워크백 일정 마스터하기: 5가지 필수 팁

프로젝트 일정을 짜느라 막힌 적이 있습니까? 당신이 우리 대부분과 같다면 대답은 '예'입니다. 그것은 작가의 블록과 동등한 프로젝트 관리이며 계획을 크게 늦출 수 있습니다.

좋은 소식은 정보가 부족하거나 영감이 부족하거나 다른 어떤 것이든 까다로운 일정 상황을 위해 설계된 방법이 부족하지 않다는 것입니다. 그러한 솔루션 중 하나는 워크백 일정입니다.

워크백 일정이란 무엇입니까?

워크백 일정은 계획자가 마지막 작업부터 시작하여 첫 번째 작업까지 역순으로 작업에 리소스를 할당하는 일정을 잡는 방법입니다. 이것은 프로젝트 스케줄링 소프트웨어의 도움으로 가장 잘 실행됩니다. ProjectManager를 사용하면 실시간 대시보드를 통해 프로젝트를 예약하고, 리소스를 관리하고, 작업에 대해 협업하고, 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 지금 무료로 시작하세요.

워크백 일정을 사용하는 경우

워크백 일정을 사용하는 것은 프로젝트에 대한 구체적인 세부 사항이 많지 않을 때 특히 유리합니다. 사실, 때로는 결과물과 기한만 지나야 하는 경우가 있습니다. 이 경우 처음부터 끝까지 계획하는 것이 진정한 도전이 될 수 있으며 워크백 계획이 답입니다.

또한 프로젝트에 고정 기한이 있는 경우 워크백 일정을 사용하면 모든 것이 프로젝트의 수명 주기 내에서 발생하도록 예약됩니다. 프로젝트는 일정을 초과하지 않도록 구체적으로 계획됩니다.

기한을 맞추는 것이 프로젝트의 가장 중요한 측면이 아닌 경우 다른 일정 방법을 사용하는 것이 더 적절할 수 있습니다. 즉, 워크백 일정은 프로젝트 관리자가 원하는 만큼 자주 또는 드물게 사용할 수 있습니다.

워크백 일정의 이점

워크백 일정은 북엔드 방식으로 운영됩니다: 프로젝트 시작 날짜와 프로젝트 기한. 이 날짜 사이에 프로젝트 관리자는 작업을 예약하고 적절하다고 판단되는 리소스를 자유롭게 할당할 수 있습니다.

워크백 일정을 사용하는 주요 이점은 프로젝트가 중요한 기한을 넘지 않는다는 확신입니다. 많은 고객과 팀에게 이것이 가장 중요한 일이며, 일이 지나치면 프로젝트가 성공할 수 없습니다. 기한을 맞추는 것이 결과물 자체만큼 중요할 때 워크백 일정을 통해 전체 프로젝트를 적절하게 구성할 수 있습니다.

워크백 일정의 위험

워크백 일정에는 위험 부담이 따릅니다. 가장 숙련된 프로젝트 관리자라도 이 방법의 문제를 경험했으며 이러한 문제를 이해하면 정확한 일정과 부정확한 일정을 구분할 수 있습니다.

모든 것이 종이에 더 간단해 보입니다. 워크백 일정을 만들 때 기한부터 거꾸로 예약하고 리소스를 작업에 역순으로 할당합니다. 이것은 자원을 충분히 균등하게 분배하지 못할 가능성의 문을 엽니다. 예를 들어 일정 후반부에 너무 많은 리소스를 할당하여 처음에는 리소스 가용성이 남지 않을 수 있습니다. 이 경우 전체 일정을 조정해야 합니다.

워크백 일정은 도중에 직면하는 "딸꾹질" 프로젝트로 인해 취소될 수도 있습니다. 이러한 유형의 일정은 기한이 확정된 프로젝트에 가장 적합하기 때문에 전체 일정이 지연에 매우 민감하다는 의미이기도 합니다. 예를 들어 프로젝트 시작 시 작업이 예상보다 일주일 더 오래 걸린다면 나머지 일정은 확정된 기한을 유지하면서 조정해야 합니다.

관련: 무료 프로젝트 일정 템플릿

워크백 일정을 만드는 방법

프로젝트의 규모와 범위에 따라 일정의 복잡성이 달라집니다. 즉, 프로젝트 관리자가 워크백 일정을 만드는 데 사용할 수 있는 단계가 있습니다. 이러한 각 단계를 완료하여 시작하고 거기에서 일정을 구체화하십시오.

1. 기한 및 종속성 설정

워크백 계획을 만들려면 작업 목록에서 작업을 가져와 달력에 가져와야 합니다. 그러나 어떤 순서로 나와야 하며 얼마나 가까이 있어야 합니까? 이러한 요소는 진행하면서 변경될 수 있지만 가장 좋은 점은 마감 날짜를 설정하고 서로 의존하는 작업을 결정하는 것입니다. 이 정보를 사용하면 작업을 워크백 달력에 추가하는 것이 훨씬 간단해집니다.

2. 자원 할당

이제 작업 순서 및 종속성에 대한 일반적인 개념이 있으므로 이러한 작업을 완료하는 데 사용할 리소스를 결정할 차례입니다. 여기에는 각 작업에 필요한 팀 구성원의 수, 작업에 소요되는 비용 및 시간 등이 포함될 수 있습니다. 일부 작업은 다른 작업보다 더 많은 리소스를 요구하며 작업별로 할당하는 것은 각 작업이 다른 작업을 "굶주리게"하지 않고도 충분한 리소스를 얻을 수 있습니다. 이러한 리소스는 워크백 일정이 계속 형성됨에 따라 조정 및 변경될 수 있습니다.

3. 작업 일정 및 할당

이 시점에서 각 작업의 리소스와 종속성을 염두에 두고 워크백 계획에 작업을 그릴 차례입니다. 이 정보를 가지고 있으면 이제 각각의 제약 조건과 세부 사항을 알 수 있으므로 작업 자체를 훨씬 쉽게 예약할 수 있습니다. 또한 각 작업에 필요한 인력의 양에 대한 결정을 알려줍니다. 일부 작업에는 한 명의 팀 구성원만 필요할 수 있지만 다른 작업에는 3-4명이 필요할 수 있습니다. 이 팀 구성원은 다른 작업에 사용할 수 없습니다. 자원과 마찬가지로 작업은 소진을 방지하기 위해 가능한 한 균등하게 할당되어야 합니다.

프로젝트 일정 관리 소프트웨어를 사용하면 작업 일정을 잡고 할당하는 작업이 훨씬 간단해집니다. 아래 비디오에서 예약 소프트웨어의 이점에 대해 자세히 알아보십시오.

워크백 일정 생성을 위한 5가지 필수 팁

따라서 워크백 계획의 개념과 시작 방법을 이해하게 됩니다. 하지만 아직 배울 것이 더 있습니다. 워크백 일정을 만드는 것은 종종 시행착오를 요하는 미묘한 과정입니다. 즉, 이 다섯 가지 필수 팁이 성공으로 가는 길을 안내할 것입니다.

1. 작업 마감일 기억

프로젝트의 최종 기한을 강조하기 때문에 작업 기한을 당연하게 여기거나 아예 설정하지 않을 수 있습니다. 결국, 전체 프로젝트가 정시에 완료되는 한 그것이 왜 중요합니까? 이러한 사고방식은 재앙으로 이어질 수 있습니다.

확고한 궤도와 기한으로 작업을 생성하는 것은 프로젝트 전체를 순조롭게 마무리하기 위한 기초입니다. 또한 작업이 초과된 경우 원래 기한을 알면 이를 보상하기 위해 예정된 작업을 조정하는 방법을 정확하게 알 수 있습니다.

2. 자원을 현명하게 분배

뒤로에서 앞으로 작업할 때 프로젝트가 끝날 때 리소스를 너무 많이 할당하고 시작을 위해 충분히 남기지 않을 위험이 있습니다. 이런 일이 발생하면 프로젝트의 시작 부분이 어려움을 겪고 나머지 프로젝트에 많은 어려움이 따를 수 있습니다.

대신 리소스를 균등하게 분할하여 가능한 한 균등하게 할당합니다. 작업이 끝날 때 남은 리소스가 있으면 언제든지 다른 작업에 다시 할당할 수 있습니다.

3. 비상 계획 수립

최악의 시나리오를 고려하십시오. 일이 잘못되어 마감일을 넘길 위험이 있습니다. 마찬가지로 몇 가지 실패하거나 기한이 지난 작업이 전체 프로젝트를 침몰시킬 수 있습니다. 이를 피하는 비결은 잘못된 특정 상황에 대응하는 몇 가지 비상 계획을 만드는 것입니다.

X가 발생하면 Y도 발생해야 합니다. 워크백 일정에서 이는 동일한 기한을 유지하면서 일정을 조정할 계획이 있음을 의미합니다. 시작 날짜와 기한이 북엔드라고 상상해 보세요. 그들 사이의 모든 것은 적응할 수 있어야 합니다.

4. 다른 버전의 워크백 일정 시도

프로젝트 관리자가 워크백 일정을 생성할 때 저지를 수 있는 가장 큰 실수 중 하나는 마치 마치 마치 고정된 것처럼 처리하는 것입니다. 첫 번째 초안은 그저 그런 것이며, 최고의 프로젝트 관리자는 일정을 확정하기 전에 다양한 옵션을 고려합니다. 워크백 일정에서 이는 완벽한 솔루션을 찾을 때까지 작업을 분산하고 다양한 방식으로 리소스를 할당하는 것을 의미합니다.

이 "재생" 기간이 없으면 완벽하지 않은 일정으로 진행하기가 너무 쉽습니다. 대신 모형의 배열을 만들고 비교하십시오. 이 프로세스는 최신 일정 도구를 사용하여 쉽게 수행할 수 있습니다.

5. 스케줄링 소프트웨어 도구 사용

우리가 말했듯이, 그것이 할 수 있는 최선이 될 때까지 스케쥴과 함께 "플레이"하는 것이 중요합니다. 불행히도 구식 일정 도구는 이것을 번거롭게 만들고 사용자가 일정의 다른 버전을 만드는 것을 꺼리게 합니다. 마치 사용자가 연필이 아닌 영구 마커로 작성하는 것과 같으며, 이러한 창의적 자유가 부족하여 실수를 방지하기 쉽습니다.

대신 창의성과 유연성을 위해 제작된 일정 도구가 포함된 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하십시오. 최고의 도구는 모든 변경 사항을 클라우드에 저장하고 자동으로 조정하므로 변경하는 동안 중요한 데이터가 손실될 염려가 없습니다. 강력한 워크백 계획을 세울 수 있도록 Gantt 차트, 타임라인 및 캘린더와 같은 기능을 찾으십시오.

ProjectManager가 일정을 쉽게 만드는 방법

ProjectManager는 일정 관리 방법을 수용하는 데 필요한 소프트웨어일 뿐입니다. 역방향 작업을 시작할 때 작업 목록을 사용하여 작업을 만들고 팀 구성원을 할당하고, 주석을 달고, 문서를 첨부하고, 우선 순위를 설정하고, 할 일 목록을 만드는 등의 작업을 수행하십시오. 이 모든 정보를 손쉽게 사용할 수 있으므로 워크백 계획에서 작업을 표시할 위치를 쉽게 결정할 수 있습니다.

여러 보기에서 동적 타임라인 구축

작업에 만족하면 다양한 일정 도구를 사용하여 다시 작업을 시작하세요. 하나의 일정 도구에만 집착하지 마십시오. 대신 Gantt 차트, 달력 보기 및 간판 보드에서 선택하여 원하는 방식으로 일정을 구성하십시오.

ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 도구로 워크백 일정을 생성하고 일정을 유지하는 데 필요한 도구를 제공합니다. 작업 목록을 컴파일하는 것부터 Gantt 차트에 배치하는 것까지 모든 작업을 완전히 제어할 수 있습니다. ProjectManager를 30일 동안 무료로 사용하여 실시간으로 작업을 구성하고 리소스를 할당하고 모니터링하십시오.