Menggunakan Keunggulan Operasional Menjadi Lebih Produktif

Orang sering berpikir tentang produktivitas dalam skala individu: bagaimana saya bisa lebih produktif? Tetapi kebanyakan dari kita bekerja untuk organisasi, dan jika organisasi tidak produktif, maka Anda juga tidak bisa produktif.

Yang benar adalah, tidak peduli seberapa produktif Anda, mungkin ada hambatan eksternal yang menghalangi jalan Anda ke depan. Jika Anda ingin menjadi lebih produktif, maka Anda harus menggunakan alat dan metode manajemen kerja yang membantu setiap aspek organisasi Anda untuk mencapai tujuan tersebut.

Bisakah benar-benar ada peluru ajaib yang dapat menembus kompleksitas kolaborasi dan membuat semua orang bekerja sama? Keunggulan operasional adalah teknik seperti itu. Jika Anda lelah menunggu rekan kerja dalam tugas dan berurusan dengan birokrasi yang sombong, maka keunggulan operasional dapat menyembuhkan apa yang membuat Anda sakit.

Apa itu Keunggulan Operasional?

Keunggulan operasional adalah ketika sebuah organisasi menjalankan strategi bisnisnya dengan konsistensi dan lebih dapat diandalkan dalam tindakan itu daripada para pesaingnya. Metrik yang menunjukkan bahwa organisasi mencapai tujuan keunggulan operasionalnya mencakup risiko operasional yang lebih rendah, biaya operasional yang lebih rendah, dan pendapatan yang meningkat jika dibandingkan dengan kompetisi. Semua ini menciptakan nilai bagi pelanggan dan pemegang saham.

Untuk memastikan sebuah organisasi dapat secara efektif mengadopsi keunggulan operasional, itu harus dapat ditindaklanjuti dan diukur. Tetapi keunggulan operasional saja tidak menjamin kesuksesan. Itu harus konsisten dan memiliki eksekusi yang andal, yang berarti menerapkan strategi perusahaan secara berkelanjutan. Juga, keunggulan operasional bersifat sistemik. Ini harus secara positif mempengaruhi semua aspek bisnis, termasuk pendapatan, biaya, dan risiko. Itu tidak fokus pada satu aspek tertentu, tetapi mengangkat semua ke standar yang sama.

Terkait: 10 Kutipan Konsistensi untuk Membantu Anda Terus Berjalan

Tentu saja, agar keunggulan operasional berhasil, itu harus melengkapi strategi bisnis Anda. Dalam arti tertentu, keduanya—keunggulan operasional dan strategi bisnis—adalah formula untuk mencapai kinerja yang kuat di pasar. Tanpa satu atau yang lain, bisnis akan berjuang dengan kinerja yang lemah.

Keunggulan itu, bagaimanapun, relatif. Itu bisa (dan kemungkinan besar akan) berubah seiring waktu. Penting untuk tidak berpuas diri dengan perubahan dalam manajemen, teknologi, atau apa pun, tetapi tetap fleksibel dan beradaptasi.

Elemen Keunggulan Operasional

Untuk unggul dalam keunggulan operasional, harus ada dua komponen: sistem manajemen yang terintegrasi dan disiplin operasional di semua bagian organisasi.

Sistem manajemen terintegrasi

Sistem manajemen terintegrasi adalah kerangka proses dan standar. Kerangka kerja ini dirancang untuk mengetahui ke mana perusahaan ingin pergi, dan risiko yang melekat dalam kursus semacam itu. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko tersebut sambil mengelola perubahan dan terus meningkatkan.

Penggunaan sistem manajemen terintegrasi juga membantu mengelola tugas-tugas ini dengan lebih efisien. Kemungkinan tumpang tindih, redundansi, atau konflik lebih kecil.

Disiplin Operasional

Ketika berbicara tentang disiplin operasional, itu berarti organisasi selalu melakukan hal yang benar, dengan cara yang benar, setiap saat. Meskipun tampaknya tidak mungkin, ada prinsip yang memandu disiplin operasional agar tim dapat mencapai tujuan ini.

10 Prinsip Keunggulan Operasional

Ada penghargaan yang diberikan kepada organisasi di seluruh dunia untuk keunggulan operasional yang luar biasa yang disebut Penghargaan Shingo. Ini dimulai pada tahun 1988 dan dipresentasikan oleh Institut Shingo di Universitas Negeri Utah. Ini menilai pemenang dengan seberapa baik mereka mematuhi 10 prinsip utama ini:

1. Hormati setiap individu
2. Pimpin dengan kerendahan hati
3. Mencari kesempurnaan
4. Pastikan kualitas di sumbernya
5. Nilai aliran dan tarik
6. Rangkullah pemikiran ilmiah
7. Fokus pada proses
8. Berpikir secara sistemik
9. Ciptakan keteguhan tujuan
10. Ciptakan nilai bagi pelanggan

Beberapa Metodologi untuk Keunggulan Operasional

Ada banyak cara berbeda untuk melaksanakan keunggulan operasional, tetapi ada beberapa yang telah dikodifikasi dan diadopsi secara teratur di seluruh dunia. Mari kita jelajahi beberapa.

Metode Okapi

Iris Tsidon, salah satu pendiri dan CEO Okapi, sebuah platform untuk meningkatkan manajemen organisasi, dan Maya Gal, CTO Okapi, menciptakan metode Okapi, yang menggabungkan indikator kinerja utama (KPI) SMART. Okapi dinamai mamalia unik yang memiliki ciri-ciri jerapah, sayang dan zebra.

SMART adalah singkatan dari Spesific, Measurable, Achievable, Relevan, dan Tepat Waktu. Menerapkan teknik ini membantu dengan memiliki KPI yang lebih tepat, yang diukur dengan tindakan bukan perilaku. Mereka menantang tetapi dapat dicapai, relevan dengan tujuan organisasi dan dijadwalkan dalam garis waktu yang ditentukan.

Metode Okapi mencatat beberapa tantangan utama bagi setiap organisasi dalam mencapai keunggulan operasional.

1. Okapi berjuang ketika orang-orang tidak terhubung dengan kebutuhan bisnis perusahaan yang lebih besar.
2. Kurangnya kemajuan dapat menghalangi Okapi. Ini adalah saat tugas-tugas yang diperlukan untuk pertumbuhan bisnis terhenti. Orang-orang berbakti dan pekerja keras, tetapi prioritas tugas yang diberikan tidak terstruktur dengan baik.
3. Jika sebuah perusahaan tidak dapat berubah untuk tetap kompetitif dan mengadaptasi infrastruktur manajemen untuk beradaptasi dan berkembang dalam lingkungan yang berubah ini, maka perusahaan tersebut tidak tetap kompetitif. Sebuah proses perubahan harus diterapkan dengan cepat dan efisien agar Okapi bisa berkembang. (Baca lebih lanjut tentang pentingnya menjadi fleksibel.)
4. Ketika data terlalu rumit, maka memahami apa arti data itu bisa menjadi masalah. Kompleksitas tidak melayani perusahaan. Di Okapi, laporan harus tepat waktu, menambah nilai dan mudah dicerna, sehingga dapat ditindaklanjuti secara efektif.

Akhirnya, tanpa rencana pengelolaan yang koheren, semua upaya keunggulan operasional pasti akan gagal. Jika orang-orang dalam organisasi tidak menggunakan sistem manajemen, atau tidak repot-repot mengaturnya dan mengikuti rencana untuk menggunakannya, kemampuan untuk mencapai keunggulan operasional akan sangat terganggu. Sementara memfasilitasi transaksi, memimpin pengembangan bisnis dan memecahkan masalah langsung adalah penting, manajer harus mendelegasikan tanggung jawab.

Metode FLEX atau PBED

Ada juga metodologi eksekusi tanpa cela (FLEX), juga dikenal sebagai PBED, untuk rencana, pengarahan, pelaksanaan, dan pembekalan, yang didasarkan pada apa yang digunakan pilot pesawat tempur dalam pertempuran. Metodologi pindah ke sektor swasta pada tahun 1998 dan berakar pada manifesto tangkas yang dibuat oleh pengembang perangkat lunak.

Ini adalah proses berulang yang menghargai mengadaptasi strategi bisnis untuk mengubah pengaruh di dunia nyata. Itu dilakukan melalui praktik yang disebut pembekalan, yang merupakan alat yang dapat digunakan organisasi untuk mendorong perubahan budaya. Ini menawarkan suara kepada semua karyawan, yang kemudian dapat didengar di seluruh organisasi. Ini dimulai dengan menetapkan strategi jangka panjang yang terfokus pada tujuan bersama, yaitu bagian “rencana” dari PBED. Itu harus menetapkan tujuan yang jelas, terukur dan dapat dicapai. Pastikan untuk mengidentifikasi risiko dan sumber daya yang diperlukan untuk menghindarinya. Untuk bantuan, gunakan pelajaran yang didapat dari pembekalan setelah tugas, dan kembangkan tujuan untuk anggota tim yang selaras dengan tujuan keseluruhan.

Terkait: Cara Menulis Pernyataan Misi yang Tak Terlupakan (dengan Contoh)

Dalam hal bagian lain dari akronim PBED, "ringkasan" mengacu pada bagaimana rencana tersebut dikomunikasikan kepada tim yang harus melaksanakannya. "Eksekusi" bertindak berdasarkan rencana dan berfokus pada objeknya, sambil tetap fleksibel terhadap perubahan budaya. Terakhir, “debrief” adalah saat tim melihat pelaksanaan harian dan mengukurnya sesuai dengan rencana. Setiap perbedaan dianalisis dan kemudian perubahan diterapkan.

Terlepas dari metode yang dipilih, keunggulan operasional mendukung kesederhanaan daripada kompleksitas. Tim belajar dari kesalahan dan dihargai karena menyelesaikannya dan menemukan solusi yang lebih elegan. Inti dari keunggulan operasional adalah terus-menerus melakukan perbaikan dalam prosesnya.

Keunggulan operasional membutuhkan rencana yang kemudian dilacak dan diukur terhadap kemajuannya. Ini adalah proyek, dan seperti proyek lainnya, ia membutuhkan alat yang tepat. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud dengan fitur yang memungkinkan manajer menjadwalkan dengan bagan Gantt online dan melacak perubahan dengan dasbor waktu nyata. Lihat bagaimana hal itu dapat membantu organisasi Anda mencapai keunggulan operasional dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.