Uso de la excelencia operativa para ser más productivo

La gente suele pensar en la productividad a escala individual: ¿cómo puedo ser más productivo? Pero la mayoría de nosotros trabajamos para organizaciones, y si la organización no es productiva, tú tampoco puedes ser productivo.

La verdad es que no importa cuán productivo sea, puede haber obstáculos externos que bloqueen su camino hacia adelante. Si busca ser más productivo, debe utilizar herramientas y métodos de gestión del trabajo que ayuden a todos los aspectos de su organización a lograr ese objetivo.

¿Realmente puede haber una bala mágica que pueda atravesar las complejidades de la colaboración y hacer que todos trabajen juntos? La excelencia operativa es una técnica de este tipo. Si está cansado de esperar a sus colegas en las asignaciones y lidiar con burocracia abrumadora, entonces la excelencia operativa puede curar sus problemas.

¿Qué es la excelencia operativa?

La excelencia operativa es cuando una organización ejecuta su estrategia comercial con consistencia y es más confiable en esa acción que sus competidores. Las métricas que indican que una organización está logrando su objetivo de excelencia operativa incluyen un menor riesgo operativo, menores costos operativos y mayores ingresos en comparación con la competencia. Todo esto crea valor tanto para el cliente como para el accionista.

Para asegurarse de que una organización pueda adoptar efectivamente la excelencia operativa, debe ser procesable y medible. Pero la excelencia operativa por sí sola no garantiza el éxito. Debe ser consistente y tener una ejecución confiable, lo que significa implementar la estrategia de la empresa de manera continua. Además, la excelencia operativa es sistémica. Debe influir positivamente en todos los aspectos de un negocio, incluidos los ingresos, los costos y los riesgos. No se enfoca en un aspecto en particular, sino que eleva todos al mismo estándar.

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Por supuesto, para que la excelencia operativa tenga éxito, debe complementar su estrategia comercial. En cierto sentido, los dos, la excelencia operativa y la estrategia comercial, son la fórmula para lograr un desempeño sólido en el mercado. Sin uno u otro, una empresa tendrá problemas con un rendimiento débil.

La excelencia es, sin embargo, relativa. Puede (y probablemente lo hará) cambiar con el tiempo. Es importante no quedarse satisfecho con los cambios en la gestión, la tecnología o lo que sea, sino mantenerse flexible y adaptarse.

Elementos de la excelencia operativa

Para sobresalir en la excelencia operativa, debe haber dos componentes: un sistema de gestión integrado y disciplina operativa en todas las partes de una organización.

Sistema de manejo integrado

Un sistema de gestión integrado es un marco de procesos y estándares. Este marco está diseñado para saber hacia dónde quiere ir una empresa y los riesgos inherentes a tal rumbo. Esto permite que una empresa identifique y mitigue esos riesgos mientras gestiona el cambio y mejora continuamente.

El uso de un sistema de gestión integrado también ayuda a administrar estas tareas de manera más eficiente. Hay menos probabilidad de superposición, redundancia o conflicto.

Disciplina Operacional

Cuando se habla de disciplina operativa, significa que la organización siempre está haciendo lo correcto, de la manera correcta, en todo momento. Si bien parece imposible, existen principios que guían la disciplina operativa para que un equipo pueda lograr estos objetivos.

10 Principios de la Excelencia Operacional

Hay un premio que se otorga a organizaciones de todo el mundo por su excelencia operativa sobresaliente llamado Premio Shingo. Comenzó en 1988 y es presentado por el Instituto Shingo de la Universidad Estatal de Utah. Juzga a los ganadores por qué tan bien se adhieren a estos 10 principios clave:

1. Respetar a cada individuo
2. Liderar con humildad
3. Buscar la perfección
4. Asegurar la calidad en la fuente
5. Flujo y valor de atracción
6. Adoptar el pensamiento científico
7. Centrarse en el proceso
8. pensar sistémicamente
9. Crear constancia de propósito
10. Crear valor para el cliente

Algunas Metodologías para la Excelencia Operacional

Hay muchas formas diferentes de ejecutar la excelencia operativa, pero hay algunas que se han codificado y se adoptan regularmente en todo el mundo. Exploremos algunos.

Método Okapi

Iris Tsidon, cofundadora y directora ejecutiva de Okapi, una plataforma para mejorar la gestión organizacional, y Maya Gal, CTO de Okapi, crearon el método Okapi, que incorpora indicadores clave de rendimiento (KPI) SMART. Okapi lleva el nombre de un mamífero único que tiene las características de una jirafa, un querido y una cebra.

SMART es un acrónimo de específico, medible, alcanzable, relevante y oportuno. La aplicación de esta técnica ayuda a tener KPI más precisos, que se miden por acciones, no por comportamientos. Son desafiantes pero alcanzables, relevantes para el objetivo de la organización y programados dentro de un cronograma definido.

El método Okapi señala varios desafíos importantes para cualquier organización en el logro de la excelencia operativa.

1. Okapi lucha cuando las personas están desconectadas de las necesidades comerciales más importantes de la empresa.
2. La falta de progreso puede obstaculizar a Okapi. Aquí es cuando se estancan las tareas necesarias para el crecimiento del negocio. Las personas son dedicadas y trabajadoras, pero la prioridad de las tareas asignadas está mal estructurada.
3. Si una empresa no puede cambiar para seguir siendo competitiva y adaptar la infraestructura de gestión para adaptarse y prosperar en estos entornos cambiantes, entonces la empresa no se mantiene competitiva. Se debe aplicar un proceso de cambio de manera rápida y eficiente para que Okapi prospere. (Lea más sobre la importancia de ser flexible).
4. Cuando los datos son demasiado complicados, comprender qué significan esos datos puede convertirse en un problema. La complejidad no sirve a la empresa. Dentro de Okapi, los informes deben ser oportunos, agregar valor y ser fáciles de digerir, para que se pueda actuar de manera efectiva.

Finalmente, sin un plan de gestión coherente, todos los esfuerzos de excelencia operativa están condenados al fracaso. Si las personas de la organización no usan el sistema de gestión, o no se molestan en configurarlo y seguir un plan para usarlo, la capacidad de lograr la excelencia operativa se ve gravemente comprometida. Si bien es importante facilitar las transacciones, liderar el desarrollo comercial y resolver problemas inmediatos, los gerentes deben delegar responsabilidades.

Método FLEX o PBED

También existe la metodología de ejecución impecable (FLEX), también conocida como PBED, para el plan, briefing, ejecución y debrief, que se basa en lo que utilizan los pilotos de combate en combate. La metodología pasó al sector privado en 1998 y tiene sus raíces en el manifiesto ágil creado por los desarrolladores de software.

Es un proceso iterativo que valora la adaptación de la estrategia empresarial a las influencias cambiantes del mundo real. Eso se hace a través de una práctica llamada debriefing, que es una herramienta que las organizaciones pueden usar para impulsar el cambio cultural. Ofrece una voz a todos los empleados, que luego se puede escuchar en toda la organización. Esto comienza con el establecimiento de una estrategia a largo plazo que se centre en un objetivo común, que es la parte del "plan" de PBED. Debe establecer un objetivo claro, medible y alcanzable. Asegúrese de identificar los riesgos y los recursos necesarios para evitarlos. Para obtener ayuda, use las lecciones aprendidas del informe posterior a las tareas y desarrolle objetivos para los miembros del equipo que se alineen con las metas generales.

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En términos de las otras partes del acrónimo PBED, el “resumen” se refiere a cómo se comunica el plan a los equipos que deben ejecutarlo. “Ejecutar” es actuar sobre el plan y enfocarse en sus objetos, sin dejar de ser flexible al cambio cultural. Finalmente, el "informe" es cuando el equipo analiza la ejecución diaria y la compara con el plan. Cualquier diferencia se analiza y luego se aplican los cambios.

Independientemente del método elegido, la excelencia operativa apoya la simplicidad sobre la complejidad. Los equipos aprenden de los errores y son recompensados ​​por resolverlos y encontrar soluciones más elegantes. El punto de la excelencia operativa es estar constantemente trabajando en mejoras en el proceso.

La excelencia operativa requiere un plan que luego se rastrea y mide contra su progreso. Es un proyecto, y como cualquier proyecto, necesita la herramienta adecuada. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube con funciones que permiten a los administradores programar con diagramas de Gantt en línea y realizar un seguimiento de los cambios con un panel en tiempo real. Vea cómo puede ayudar a su organización a alcanzar la excelencia operativa realizando esta prueba gratuita de 30 días.