Использование операционного совершенства для повышения производительности

Люди часто думают о продуктивности в индивидуальном масштабе: как я могу быть более продуктивным? Но большинство из нас работает в организациях, и если организация непродуктивна, то и вы не сможете быть продуктивными.

Правда в том, что независимо от того, насколько вы продуктивны, могут быть внешние препятствия, блокирующие ваш путь вперед. Если вы хотите стать более продуктивным, вы должны использовать инструменты и методы управления работой, которые помогут каждому аспекту вашей организации достичь этой цели.

Действительно ли существует волшебная пуля, которая поможет преодолеть сложности сотрудничества и заставить всех работать вместе? Оперативное совершенство является такой техникой. Если вы устали ждать коллег на задании и иметь дело с властной бюрократией, то операционное совершенство может вылечить то, что вас беспокоит.

Что такое операционное совершенство?

Операционное совершенство — это когда организация последовательно реализует свою бизнес-стратегию и более надежна в этом, чем ее конкуренты. Метрики, которые указывают на то, что организация достигает своей цели в области операционного совершенства, включают более низкий операционный риск, более низкие эксплуатационные расходы и увеличение доходов по сравнению с конкурентами. Все это создает ценность как для клиента, так и для акционера.

Чтобы убедиться, что организация может эффективно внедрить операционное совершенство, оно должно быть действенным и измеримым. Но одно только операционное превосходство не гарантирует успеха. Он должен быть последовательным и иметь надежное исполнение, что означает реализацию стратегии компании на постоянной основе. Кроме того, операционное превосходство носит системный характер. Он должен положительно влиять на все аспекты бизнеса, включая доходы, затраты и риски. Он не фокусируется на одном конкретном аспекте, а поднимает все до одного стандарта.

По теме: 10 цитат о постоянстве, которые помогут вам продолжать

Конечно, чтобы операционное совершенство было успешным, оно должно дополнять вашу бизнес-стратегию. В каком-то смысле эти два аспекта — операционное совершенство и бизнес-стратегия — являются формулой для достижения высокой производительности на рынке. Без того или другого бизнес будет бороться со слабой производительностью.

Однако превосходство относительно. Он может (и, вероятно, будет) меняться со временем. Важно не довольствоваться изменениями в управлении, технологиях или чем-то еще, а оставаться гибким и адаптироваться.

Элементы операционного совершенства

Чтобы преуспеть в операционном совершенстве, должны быть два компонента: интегрированная система управления и операционная дисциплина во всех частях организации.

Интегрированная система управления

Интегрированная система менеджмента представляет собой структуру процессов и стандартов. Эта структура предназначена для того, чтобы знать, куда компания хочет пойти, и риски, связанные с таким курсом. Это позволяет компании выявлять и снижать эти риски, управляя изменениями и постоянно совершенствуясь.

Использование интегрированной системы управления также помогает более эффективно справляться с этими задачами. Меньше вероятность дублирования, избыточности или конфликта.

Оперативная дисциплина

Говоря об операционной дисциплине, это означает, что организация всегда поступает правильно, правильно, каждый раз. Хотя это кажется невозможным, существуют принципы, определяющие операционную дисциплину, чтобы команда могла достичь этих целей.

10 принципов операционного совершенства

Существует награда, присуждаемая организациям по всему миру за выдающиеся операционные успехи, которая называется премия Шинго. Он начался в 1988 году и представлен Институтом Шинго в Университете штата Юта. Победители оцениваются по тому, насколько хорошо они придерживаются следующих 10 ключевых принципов:

1. Уважайте каждого человека
2. Ведите со смирением
3. Стремитесь к совершенству
4. Гарантия качества у источника
5. Значение потока и тяги
6. Примите научное мышление
7. Сосредоточьтесь на процессе
8. Думайте системно
9. Создайте постоянство цели
10. Создайте ценность для клиента

Некоторые методологии для достижения операционного совершенства

Существует множество различных способов достижения операционного совершенства, но некоторые из них были систематизированы и регулярно применяются во всем мире. Давайте рассмотрим несколько.

Метод окапи

Айрис Цидон, соучредитель и генеральный директор Okapi, платформы для улучшения организационного управления, и Майя Гал, технический директор Okapi, создали метод Okapi, который включает в себя ключевые показатели эффективности (KPI) SMART. Окапи назван в честь уникального млекопитающего, обладающего чертами жирафа, милашки и зебры.

SMART — это аббревиатура от «конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и своевременный». Применение этого метода помогает получить более точные ключевые показатели эффективности, которые измеряются действиями, а не поведением. Они сложны, но достижимы, имеют отношение к цели организации и запланированы в установленные сроки.

Метод Окапи отмечает несколько основных проблем, с которыми сталкивается любая организация в достижении операционного совершенства.

1. Окапи тяжело, когда люди не связаны с более крупными бизнес-потребностями компании.
2. Отсутствие прогресса может поставить Окапи в тупик. Это когда задачи, необходимые для роста бизнеса, останавливаются. Люди преданные и трудолюбивые, но приоритет поставленных задач плохо структурирован.
3. Если компания не может измениться, чтобы оставаться конкурентоспособной, и адаптировать управленческую инфраструктуру, чтобы адаптироваться и процветать в этих меняющихся условиях, то она не может оставаться конкурентоспособной. Процесс изменений должен применяться быстро и эффективно, чтобы окапи процветала. (Узнайте больше о важности гибкости.)
4. Когда данные слишком сложны, понимание того, что они означают, может стать проблемой. Сложность не служит компании. В Okapi отчеты должны быть своевременными, добавлять ценность и легко усваиваться, чтобы по ним можно было эффективно действовать.

Наконец, без согласованного плана управления все усилия по совершенствованию операционной деятельности обречены на провал. Если люди в организации не используют систему управления или не утруждают себя ее настройкой и не следуют плану ее использования, возможность достижения операционного совершенства серьезно скомпрометирована. Хотя облегчение транзакций, руководство развитием бизнеса и решение неотложных проблем важны, менеджеры должны делегировать ответственность.

Метод FLEX или PBED

Существует также методология безупречного выполнения (FLEX), также известная как PBED, для планирования, инструктажа, выполнения и подведения итогов, которая основана на том, что летчики-истребители используют в бою. Эта методология была перенесена в частный сектор в 1998 году и уходит своими корнями в agile-манифест, созданный разработчиками программного обеспечения.

Это итеративный процесс, в котором ценится адаптация бизнес-стратегии к изменяющимся влияниям в реальном мире. Это делается с помощью практики, называемой разбором полетов, которая представляет собой инструмент, который организации могут использовать для стимулирования культурных изменений. Он предлагает голос всем сотрудникам, который затем может быть услышан во всей организации. Это начинается с разработки долгосрочной стратегии, ориентированной на общую цель, которая является частью «плана» PBED. Он должен ставить перед собой четкую, измеримую и достижимую цель. Обязательно определите любые риски и ресурсы, необходимые для их предотвращения. В качестве справки используйте уроки, извлеченные из подведения итогов после выполнения задач, и разработайте задачи для членов команды, которые соответствуют общим целям.

Связанный: Как написать незабываемое заявление о миссии (с примерами)

С точки зрения других частей аббревиатуры PBED, «бриф» относится к тому, как план передается командам, которые должны его выполнить. «Исполнение» — это действие по плану и сосредоточение внимания на его объектах, но при этом остается гибким к культурным изменениям. Наконец, «подведение итогов» — это когда команда смотрит на ежедневное выполнение и сопоставляет его с планом. Любая разница анализируется, а затем вносятся изменения.

Независимо от выбранного метода операционное совершенство поддерживает простоту, а не сложность. Команды учатся на ошибках и получают вознаграждение за их исправление и поиск более элегантных решений. Суть операционного совершенства заключается в постоянной работе над улучшением процесса.

Операционное совершенство требует плана, который затем отслеживается и оценивается по его прогрессу. Это проект, и, как и любой другой проект, ему нужен правильный инструмент. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами с функциями, которые позволяют менеджерам планировать с помощью онлайн-диаграмм Ганта и отслеживать изменения с помощью панели управления в режиме реального времени. Воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией и узнайте, как это может помочь вашей организации добиться операционного совершенства.