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La gestion de projet est la discipline de la planification, de l'exécution et de l'achèvement des projets. Les chefs de projet y parviennent en utilisant un ensemble de méthodologies, de processus et d'outils pour guider leurs équipes et gérer les ressources.
Aujourd'hui, la plupart des professionnels de la gestion de projet utilisent un logiciel de gestion de projet pour planifier, exécuter et contrôler des projets. ProjectManager, par exemple, vous permet de gérer les plans, les ressources, les coûts et les équipes dans un seul outil en ligne.
Utilisez nos diagrammes de Gantt, nos tableaux Kanban et nos calendriers pour créer des calendriers de projet et assigner le travail avec la disponibilité des ressources en temps réel.
Pour mieux comprendre ce qu'est la gestion de projet, la discipline peut être décomposée en 10 domaines clés, appelés domaines de connaissances en gestion de projet.
Le terme domaines de connaissances en gestion de projet est utilisé pour décrire tous les différents aspects d'un projet qui doivent être gérés. Les chefs de projet sont chargés de superviser ces domaines, ils utilisent donc tous les outils, méthodes et ressources à leur disposition.
Voici une liste des 10 domaines de connaissances en gestion de projet, tels que décrits par le Project Management Institute (PMI) dans son Project Management Body of Knowledge (PMBOK) . Cliquez sur les liens pour une explication détaillée de chacun.
Ces domaines de connaissances en gestion de projet doivent être gérés du début à la fin de vos projets. Tous les projets passent par les mêmes phases, appelées cycle de vie de la gestion de projet.
Le cycle de vie de la gestion de projet est composé de cinq phases, appelées groupes de processus de gestion de projet : lancement, planification, exécution, suivi et contrôle et clôture.
Le terme groupes de processus de gestion de projet a été inventé par le Project Management Institute (PMI) et est largement utilisé dans l'industrie de la gestion de projet. Certains auteurs utilisent des synonymes tels que cycle de vie de projet ou cycle de vie de projet, processus de gestion de projet ou phases de gestion de projet.
La triple contrainte, également connue sous le nom de triangle de gestion de projet, ou triangle de fer, fait référence aux limites de temps, de portée et de coût qui s'appliquent à chaque projet. Voici comment ça fonctionne.
Cela doit être fait pendant les phases d'initiation et de planification du cycle de vie du projet pour élaborer un calendrier couvrant la durée de toutes les activités.
Si la portée n'est pas définie dans le plan de projet, cela peut entraîner l'échec du projet, ce que l'on appelle la dérive de la portée.
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Les chefs de projet équilibrent ces trois contraintes en faisant des compromis entre elles. Par exemple, vous pouvez augmenter le nombre d'activités dans la portée de votre projet, mais cela signifie qu'il y aura moins de temps et que les coûts seront plus élevés pour chaque tâche de projet.
Maintenant que nous avons couvert les concepts de gestion de projet les plus essentiels, il est temps d'examiner les outils et les techniques que les chefs de projet peuvent utiliser pour planifier, surveiller et contrôler.
Ci-dessus, nous avons identifié les cinq étapes du cycle de vie de la gestion de projet. Il est maintenant temps de mettre ces informations en pratique.
Dans cette section du guide, nous allons décomposer chaque étape avec des étapes concrètes qui décrivent comment gérer un projet.
C'est la phase de démarrage où le chef de projet doit prouver que le projet a de la valeur et est réalisable à travers une série de documents de gestion de projet. Voici les plus importants :
L'objectif de la phase de planification du projet est la création du plan de projet, qui couvre la manière dont chaque domaine de gestion de projet sera géré pendant la phase d'exécution du projet.
Voici un aperçu rapide des éléments les plus importants d'un plan de projet. Comme vous pouvez le voir, certains d'entre eux sont des plans d'action plus petits pour gérer des domaines spécifiques.
Les chefs de projet présentent souvent leur plan de projet à l'aide d'un logiciel de diagramme de Gantt, qui fournit une représentation visuelle de l'ensemble du calendrier et de la portée du projet. Certains diagrammes de Gantt identifient automatiquement les activités du chemin critique.
La troisième phase de gestion de projet est l'exécution du projet, c'est-à-dire lorsque les tâches et les étapes décrites dans le plan de projet sont abordées pour atteindre les buts et objectifs du projet.
La phase d'exécution du projet correspond au moment où les chefs de projet doivent superviser tous les domaines de connaissances en gestion de projet au fur et à mesure que leur projet progresse vers la phase de surveillance et de contrôle.
En cours de route, le chef de projet réaffectera les ressources ou ajustera le temps et la portée selon les besoins pour que l'équipe continue de travailler. De plus, ils identifieront et atténueront les risques, traiteront les problèmes et intégreront tout changement.
La quatrième phase de gestion de projet, le suivi et le contrôle du projet, se déroule parallèlement à la phase d'exécution du projet. Cela implique de surveiller l'avancement et la performance du projet pour s'assurer qu'il respecte le calendrier et le budget. Des procédures de contrôle qualité sont appliquées pour garantir l'assurance qualité.
Le reporting est également un élément essentiel de cette phase de gestion de projet. Premièrement, il permet aux chefs de projet de suivre les progrès, et deuxièmement, il fournit des données aux parties prenantes lors des présentations pour les tenir au courant. Il existe de nombreux rapports de gestion de projet tels que l'état du projet, les feuilles de temps, la charge de travail, les allocations et les rapports de dépenses.
La cinquième phase de gestion de projet est la clôture du projet, au cours de laquelle les livrables finaux du projet sont présentés aux parties prenantes. Une fois approuvées, les ressources sont libérées, la documentation est complétée et tout est signé.
Voici quelques-unes des principales étapes de cette phase de gestion de projet.
Maintenant que nous avons appris le cycle de vie de la gestion de projet, examinons quelques approches de gestion de projet.
Au fil des ans, de nombreuses méthodologies de gestion de projet ont été développées pour s'adapter aux besoins des différentes industries. Certains de ces types ou approches de gestion de projet fonctionnent également mieux pour des projets de certaines tailles et niveaux de complexité.
Voici une liste des principales méthodologies de gestion de projet. Cliquez sur les liens pour une explication détaillée de chacun.
Il existe une large gamme d'outils de gestion de projet, à la fois en ligne et mobiles, disponibles pour gérer des projets. Voici les outils les plus essentiels pour un chef de projet :
Un tableau de bord de projet est un outil de suivi de projet qui vous permet de surveiller vos coûts, vos tâches et votre avancement. C'est un outil très utile lors de l'exécution d'un projet car il aide les chefs de projet à déterminer rapidement si leurs projets sont sur la bonne voie ou non.
Un diagramme de Gantt est une représentation visuelle d'un calendrier de projet qui montre toutes les tâches du projet dans un seul graphique. Les diagrammes de Gantt sont utilisés pour la planification de projet, la planification de projet, la gestion des tâches et la gestion des ressources. Ils fonctionnent mieux sur les projets en cascade.
Le diagramme de Gantt est la méthode préférée utilisée par les chefs de projet pour planifier leurs projets. Certaines tâches dépendent d'autres avant de pouvoir démarrer ou se terminer, et ces dépendances de tâches peuvent créer des goulots d'étranglement plus tard dans le projet.
En les reliant sur un diagramme de Gantt, un head's up est créé pour ne pas ralentir le planning. Les projets peuvent être divisés par des jalons, des symboles de diamant, qui indiquent la fin d'une phase et le début de la suivante.
Un tableau kanban est un outil de gestion des tâches qui permet aux chefs de projet et aux membres de l'équipe de visualiser les tâches. Les tableaux Kanban sont utilisés par les équipes agiles et scrum qui travaillent dans des sprints itératifs. Ils sont faciles à utiliser et favorisent la collaboration en équipe.
Il existe de nombreux tableaux et diagrammes de gestion de projet que les chefs de projet utilisent pour planifier, programmer et suivre leurs projets. Voici quelques-uns des plus couramment utilisés.
Ce ne sont là que quelques exemples de tableaux de gestion de projet. Nous avons une bibliothèque de modèles de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour gérer chaque phase du projet.
Cependant, bien que ces modèles puissent être très utiles, ce sont toujours des documents statiques qui ne peuvent pas correspondre aux fonctionnalités que vous obtiendriez d'un logiciel de gestion de projet tel que ProjectManager.
Le logiciel de gestion de projet est une plate-forme permettant aux gestionnaires de planifier, de surveiller et de rendre compte des projets ; il permet aux équipes de gérer leur travail et de collaborer également. Regardez la vidéo ci-dessous pour voir le logiciel de gestion de projet en action :
Choisir le meilleur logiciel de gestion de projet pour votre organisation n'est pas une tâche facile. C'est principalement parce qu'il existe de nombreuses alternatives à choisir. Mais tous les logiciels de gestion de projet n'ont pas les mêmes fonctionnalités et, en tant que chef de projet, il vous incombe de décider quel outil convient le mieux à votre organisation.
ProjectManager offre une suite de tous les outils de gestion de projet dont vous avez besoin pour mener votre projet à chaque étape, du lancement à la clôture. Nous avons les meilleures fonctionnalités de planification, de planification et de suivi de projet.
Un projet fonctionne mieux lorsque les rôles de gestion de projet sont bien définis. Bien qu'il existe des méthodes de gestion de projet qui nécessitent différents types d'équipes de projet, voici les principaux rôles de gestion de projet :
Prêt à devenir un professionnel de la gestion de projet ? Vous devrez travailler sur vos compétences en gestion de projet et sur un programme de certification pour devenir un chef de projet professionnel.
Il existe plusieurs organisations dans le monde qui proposent des certifications et des formations en gestion de projet. Voici les plus populaires.
Chacun des processus de gestion de projet a un objectif spécifique tout au long du cycle de vie du projet et, lorsqu'il est bien fait, il garantit la réussite des projets.
La portée fait référence à l'ensemble des travaux nécessaires à la réalisation d'un projet qui est défini par une structure de répartition du travail au cours de la phase de planification. En termes simples, la gestion du périmètre consiste à inclure toutes les activités et à clarifier ce qui ne sera pas fait. C'est la base de la planification, de la budgétisation et de la gestion des tâches.
Ce processus commence par une planification minutieuse. Une fois la structure de répartition du travail construite, on peut connaître toutes les tâches nécessaires pour mener à bien le projet. Ensuite, des tâches peuvent être attribuées aux membres de l'équipe. Il est important de comprendre les dépendances des tâches afin que les tâches soient disposées dans l'ordre dans lequel elles doivent être exécutées.
Ce processus consiste à identifier, acquérir et allouer efficacement les ressources telles que les personnes, les capitaux, l'équipement et les matériaux pour accomplir les tâches et produire les livrables. Une fois la portée du projet définie, les ressources qui seront nécessaires pour chaque activité peuvent être déterminées. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, l'utilisation des ressources doit être maîtrisée.
Le processus de gestion du planning peut être divisé en 3 sous-processus : estimation, planification et contrôle. Tout d'abord, estimez le temps pour chaque activité, jalon et livrable. Ensuite, développez des horaires basés sur ces estimations de temps. Une fois la phase d'exécution commencée, surveillez régulièrement le calendrier du projet.
Le processus de gestion des risques identifie ce qui pourrait se produire pour faire dérailler le projet, puis définit une réponse afin que des plans d'urgence soient en place.
Cela se fait généralement sur des projets plus importants, plutôt que sur des projets plus petits. Bien que même pour les petites équipes, une courte synchronisation avec l'équipe pour identifier les problèmes potentiels dans le plan serait utile pour se prémunir contre les imprévus et avoir des plans d'action au cas où. Il existe plusieurs types de risques, mais les plus importants sont ceux qui affectent la triple contrainte.
Lors de la phase d'initiation, les parties prenantes expriment leurs exigences de qualité sur les livrables du projet. Sur cette base, les chefs de projet élaborent une politique qualité qui définit les procédures de contrôle qualité qui garantiront l'assurance qualité.
Les parties prenantes sont l'âme d'un projet. En comprenant leurs besoins et en communiquant fréquemment avec eux tout au long du cycle de vie du projet, leurs exigences peuvent être plus facilement satisfaites.
Ce processus est appliqué à chaque étape du cycle de vie du projet. Cela implique l'estimation des coûts, l'établissement des budgets et le contrôle des coûts. Commencez par estimer le coût associé à chaque tâche, puis créez un budget pour couvrir ces dépenses. Une fois la phase d'exécution commencée, surveillez le coût du projet au fur et à mesure de son avancement.
Un risque est un problème affectant le projet. La gestion des problèmes est la façon dont les problèmes sont traités lorsqu'ils surviennent sur le projet et cela vaut la peine de déterminer à quoi cela va ressembler parce que quelque chose va forcément mal tourner.
Le processus couvrira qui doit être informé, comment prendre des décisions sur ce qu'il faut faire ensuite et qui a le pouvoir de prendre des mesures.
Chaque projet a des changements. Parfois, c'est parce que l'objectif n'était pas particulièrement bien défini au départ. Ou parce que la stratégie commerciale a changé et que le projet doit être mis à jour en conséquence. Un plan de gestion des changements doit être élaboré, qui comprendra les procédures et les formulaires de gestion des changements du projet.
De nombreux projets impliquent de travailler avec des fournisseurs et il existe normalement un processus sur la façon de s'engager et de contracter avec eux afin que chacun sache à quoi s'attendre et ce qu'il obtient pour son argent.
Oui, la communication est un processus ! Identifiez qui doit recevoir quel message quand et quelle méthode de communication est la plus appropriée. Un plan de communication fait cela.
Ce sont les processus de gestion de projet les plus courants, mais les équipes peuvent créer des processus internes sur mesure pour faire face aux caprices de leur organisation. L'essentiel est d'éviter de recommencer à zéro à chaque fois et qu'il existe un niveau de normalisation dans la manière dont les projets sont gérés autant que possible.
En fonction de l'industrie, des objectifs et des exigences des parties prenantes, les chefs de projet peuvent utiliser différentes méthodologies de gestion de projet pour gérer les cinq étapes et obtenir un résultat positif. Voici quelques-uns des plus populaires :
Agile est souvent utilisé dans les projets logiciels, mais il devient de plus en plus courant dans d'autres types de projets, comme le marketing. Cela implique un travail itératif en courtes rafales appelées "sprints". Le travail est limité dans le temps et l'équipe fait tout ce qu'elle peut de manière réaliste avant de passer à l'ensemble d'exigences suivant.
Les principes Agile ont été utilisés pour développer des méthodes telles que Scrum, Extreme Programming, Crystal, entre autres.
Scrum est une courte approche « sprint » pour gérer des projets. Il est idéal pour les équipes de gestion de projet de 10 personnes maximum et est souvent associé à des cycles de deux semaines avec de courtes réunions quotidiennes, appelées réunions scrum quotidiennes. Il est dirigé par ce qu'on appelle un Scrum master. Scrum fonctionne dans un cadre agile et se compose de plages horaires, d'interactions d'équipe collaboratives, d'un backlog de produit et de cycles de rétroaction.
Le modèle en cascade est une approche linéaire de la livraison du travail. Le chef de projet définit les exigences des parties prenantes, élabore la conception, construit la solution, la teste et la met en œuvre, puis la fait passer à une phase de maintenance.
Lean a pris plusieurs significations récemment, depuis l'avènement du mouvement Lean Startup, qui favorise une approche itérative du développement de produits et implique de faire appel aux utilisateurs finaux tôt et souvent pour obtenir des commentaires sur la livraison du projet.
Traditionnellement dans la gestion de projet, le Lean PM est un moyen d'éliminer le gaspillage dans les processus et de s'assurer que les personnes impliquées travaillent efficacement ensemble. Il rationalise les transferts entre les équipes, éliminant les temps d'arrêt. Une caractéristique commune du travail lean est de ne travailler que sur un projet à la fois.
Kanban est une approche visuelle de la gestion de projet. Il gère le flux de travail en plaçant les tâches sur un tableau Kanban où le flux de travail et la progression sont clairs pour tous les participants. Kanban améliore les inefficacités et a été utilisé pour planifier la fabrication au plus juste dans les projets Agile.
Avec l'avènement des tableaux de planification visuels dans les logiciels de notre époque, comme Trello, il existe désormais de nouvelles utilisations pour les outils Kanban et les méthodes Kanban. Les équipes agiles utilisent des tableaux Kanban pour créer des histoires d'utilisateurs et pour planifier le backlog dans le développement de logiciels.
Six Sigma travaille à améliorer la qualité en identifiant ce qui ne fonctionne pas dans le projet. Il applique la gestion de la qualité, y compris les statistiques empiriques, et emploie du personnel expert dans ces disciplines. Il existe un Lean Six Sigma qui ajoute une méthodologie Lean pour éliminer le gaspillage.
En tant que doctrine, il est dit que des efforts continus pour obtenir des résultats stables et attendus sont les plus importants pour le succès. Les processus peuvent être définis et améliorés. Il faut toute l'organisation, du haut vers le bas, pour maintenir la qualité d'un projet.
La méthode du chemin critique consiste à construire un modèle reprenant toutes les activités répertoriées dans l'organigramme des tâches pour identifier les séquences de tâches du projet et leur durée. Avec ces informations, les activités critiques qui doivent être achevées à temps pour éviter d'affecter le calendrier du projet peuvent être identifiées.
Dans CCPM, les chefs de projet se concentrent sur les ressources qu'ils utiliseront pour mener à bien le projet, telles que les équipes, l'équipement, l'espace de bureau, etc. Il s'agit d'une méthode de gestion de projet moins technique qui ne met pas autant l'accent sur l'ordre des tâches ou planification, mais plutôt d'équilibrer les ressources et de les garder flexibles.
CCPM peut être appliqué aux grandes et petites entreprises, et pour des projets dans des secteurs tels que la construction, le développement de logiciels et la recherche et développement technologique.
Les chefs de projet sont des leaders. Ils doivent motiver leurs équipes ainsi que planifier, suivre et rendre compte de leurs progrès. C'est un métier qui demande plusieurs casquettes. Ils doivent avoir de solides compétences en communication et être capables de se connecter clairement avec les parties prenantes et l'équipe du projet.
Les chefs de projet formels sont généralement certifiés par des agences telles que le Project Management Institute (PMI) aux États-Unis ou PRINCE2 au Royaume-Uni. Après la certification, ils sont tenus de maintenir leurs certifications en acquérant une formation supplémentaire en gestion de projet pour rassembler un nombre ciblé d'unités de développement professionnel ( PDU).
Comme mentionné précédemment, les normes de qualification des chefs de projet certifiés se sont récemment élargies pour inclure davantage de compétences en leadership et en affaires. La certification PMI et les normes PDU se trouvent dans A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Sixth Edition, ou sur leur site Web. Mais il peut être difficile de se familiariser avec les aspects techniques de la gestion de projet sans la formation formelle de certification.
Mais la certification n'est pas toujours une exigence, elle peut être acquise plus tard dans sa carrière. La plupart des chefs de projet commencent généralement avec un diplôme en administration des affaires, mais pas toujours. Souvent l'expérience parle plus fort que les degrés. Par exemple, si vous dirigez un projet créatif, un diplôme lié aux arts serait probablement plus approprié.
En termes de salaire, un chef de projet peut gagner entre moins de 100 000 $ et près de 200 000 $ par an. Cela dépend d'un certain nombre de facteurs, notamment l'emplacement, l'éducation, les années d'expérience, les performances, etc.