Todo lo que necesitas saber sobre la contratación virtual

Incluso antes de la pandemia, muchos empleados elegían trabajar virtualmente. Ahora, a raíz de la COVID-19, algunas personas que se vieron obligadas a trabajar desde casa han aprendido que en realidad lo prefieren, y la disponibilidad de empleados virtuales va en aumento. Más del 80 % de los empleados cree que trabajar de forma remota ha tenido éxito, y menos de 1 de cada 5 empleadores planea volver a la oficina a la “normalidad” después de la pandemia.

Permitir que una parte de su equipo trabaje desde casa puede tener una serie de beneficios. Pero en algún momento, también tendrá que contratar nuevos empleados. En esta guía, lo guiaremos paso a paso a través del proceso de contratación virtual.

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Elegir contratar empleados virtuales

Antes de contratar empleados virtuales, primero debe decidir si los empleados virtuales beneficiarían a su empresa. En muchos casos, tener un porcentaje, o incluso todos, de sus empleados trabajando de forma remota puede ser beneficioso. Este es el por qué.

Los empleados virtuales pueden ahorrarle dinero

Los empleados virtuales reducen sus gastos generales. No está pagando por la electricidad para hacer funcionar su estación de computadoras, pagando por el agua o pagando los otros costos asociados con tener un empleado en el entorno de oficina tradicional. De hecho, si contrata a un empleado independiente, no necesitará pagar un salario de tiempo completo ni proporcionar beneficios. Un estudio mostró que si deja que sus empleados trabajen desde casa solo la mitad del tiempo, podría ahorrar un promedio de $11,000 por empleado por año.

Otros beneficios de los empleados virtuales‌

Permitir que los trabajadores pasen parte o la totalidad de su tiempo trabajando de forma remota puede mejorar su equilibrio entre el trabajo y la vida. Esto puede hacer que se sientan más leales a su empresa y mejorar la retención de empleados.

La investigación también mostró que durante el confinamiento, los empleados pasaban más tiempo en tareas que realmente importaban y menos tiempo tratando de descargar tareas en otras personas. Tener el control de su propio horario tiende a alentar a los trabajadores remotos a ser más cuidadosos con su tiempo, lo que puede ayudar con su productividad. Los empleados que trabajan desde casa pueden incluso trabajar más horas y tomarse menos tiempo libre que cuando trabajaban en el horario de oficina tradicional.

Elegir el tipo correcto de empleado virtual

Cuando está contratando empleados virtuales, hay diferentes opciones a considerar. Puede optar por comenzar poco a poco o crear un equipo completamente virtual para su oficina. Antes de decidir qué tipo de empleado virtual contratar, querrá conocer los pros y los contras de cada uno. Luego, puede hacer una lluvia de ideas sobre las tareas que necesita que completen y decidir qué tipo de trabajador es mejor para su equipo.

Trabajadores híbridos

Los empleados híbridos alternan el trabajo desde casa y desde la oficina. Estos empleados parcialmente virtuales aún necesitarían un espacio de oficina o cubículo. Es posible que también necesiten una computadora suministrada por el trabajo para poder ingresar a su red.

Por lo general, los empleados híbridos son asalariados, al igual que sus empleados de oficina. Puede elegir esta opción si aún desea que un miembro del equipo pueda colaborar en la oficina y asistir a las reuniones en persona, pero busca ahorrar dinero y ofrecerle a alguien un horario más flexible.

trabajadores remotos

Los trabajadores remotos trabajan exclusivamente desde casa u otro lugar de trabajo flexible, pero generalmente aún tienen un salario y beneficios, y trabajan específicamente para su empresa. Pueden trabajar durante su horario normal de oficina, o pueden trabajar en horarios más flexibles, según las necesidades de su empresa.

Los trabajadores remotos son ideales si no necesita a alguien en su oficina, pero aún tiene horarios regulares para ofrecer y desea cierto nivel de exclusividad con su empleado.

autónomos

Los autónomos son trabajadores autónomos por contrato. Por lo general, usted no es el único cliente para el que trabajan y es posible que no tengan el mismo horario de oficina que usted.

Los trabajadores autónomos pueden ser menos costosos que los trabajadores remotos o híbridos porque se paga por el trabajo producido en lugar de por un puesto fijo. Tampoco se espera que pague por los beneficios de los trabajadores independientes. Sin embargo, se consideran a voluntad. Pueden dejar de trabajar para usted en cualquier momento y sin previo aviso.

Localiza a tu empleado

Una vez que haya tomado la decisión de probar la contratación virtual, el siguiente paso es aprender a comunicarse con los candidatos y hacerles saber que tiene puestos virtuales disponibles.

Contratación de trabajadores remotos e híbridos

Contratar trabajadores remotos o híbridos no es tan diferente de contratar empleados en el sitio. Puede buscar promocionar internamente, publicar anuncios de trabajo en su sitio web o incluirlos en bolsas de trabajo.

Una de las mayores diferencias que encontrará al contratar este tipo de trabajadores remotos no es dónde encontrarlos, sino cómo contratarlos.

Es posible que los empleados que no se espera que trabajen en su oficina de manera regular no vivan localmente. Esto significa que es posible que no pueda llevarlos a su oficina para una entrevista en persona a menos que esté dispuesto a pagar para que viajen a su encuentro. En su lugar, es posible que deba realizar una serie de entrevistas por teléfono o video para determinar si un candidato es adecuado para su puesto.

Contratación de autónomos

Contratar a un trabajador autónomo o independiente puede parecer intimidante, pero con un poco de preparación, estará a la altura de la tarea.

Tienes tres opciones principales cuando se trata de contratar freelancers:

• Encuentra un equipo que te ayude a encontrar trabajadores independientes
• Use una junta independiente para encontrar trabajadores independientes
• Encuentra trabajadores independientes a través de recomendaciones de tu red

‌Encontrar un equipo

Usar un equipo es una de las formas más fáciles de contratar trabajadores independientes. En este caso, buscas en Google el tipo de freelancer que buscas. Por ejemplo, si necesita que alguien realice la optimización de motores de búsqueda, puede buscar una "empresa de optimización de motores de búsqueda" o "empresas expertas en SEO".

‌ Estas empresas contratan trabajadores independientes para hacer el trabajo y vincular a los trabajadores con los clientes. Trabajar con una empresa contratada como esta es un poco como contratar trabajadores temporales: no tiene que preocuparse por entrevistar a los empleados individuales, y si uno no está funcionando, puede solicitar a alguien diferente sin preocuparse por lapsos en su tiempo de rotación . Sin embargo, con esta opción, no tiene la capacidad de capacitar personalmente a los empleados y puede terminar pagando más dinero porque está pagando tanto por el trabajador individual como por el servicio.

Usando un tablero independiente

Algunos sitios le permiten publicar el trabajo que necesita hacer, y los trabajadores independientes se postularán para el puesto. Esto es similar a usar una bolsa de trabajo. La diferencia es que muchos autónomos experimentados confían en las referencias en lugar de utilizar las bolsas de trabajo independientes, por lo que es posible que vea un porcentaje más alto de nuevos autónomos cuando utilice este método. Sin embargo, algunos trabajadores experimentados seguirán utilizando estos sitios. Y si bien los nuevos trabajadores pueden necesitar más orientación, pueden ser bastante leales si está dispuesto a dedicar tiempo a capacitarlos.

Uso de recomendaciones‌

Otra forma de encontrar trabajadores independientes es preguntar a otras personas de su red si están utilizando a alguien. El boca a boca es poderoso en la industria del trabajo independiente. Solicite recomendaciones, ya sea de otros en su campo o en las redes sociales, y es posible que se sorprenda con lo que se le presente.

Fijarse en un precio

La contratación virtual es muy diferente a la contratación presencial. Una de las razones es el pago. Si bien la contratación en persona a menudo significa ofrecer un salario y beneficios definitivos, cuando contrata empleados virtuales, estas expectativas pueden verse un poco diferentes.

Salario estándar

Incluso al contratar virtualmente, puede optar por utilizar un salario estándar. Esto es más común para trabajadores híbridos o trabajadores remotos, que son empleados de su empresa específica. En estos casos, puede establecer un precio razonable buscando trabajos similares en bolsas de trabajo y viendo lo que pagan otras empresas.

Precio “por tarea”

Cuando contrata a un profesional independiente, la fijación de precios puede ser más difícil. En general, paga por tarea completada en lugar de pagar un salario fijo. Esto puede ser complicado, porque es posible que no sepa cuánto debe pagar por una tarea. Use Internet para buscar cuánto debe pagarle a un escritor independiente, por ejemplo, y verá estimaciones que van desde centavos por palabra hasta dólares por palabra.

Es posible que sienta la tentación de comparar precios y luego elegir a la persona que esté dispuesta a hacer el trabajo por el precio más bajo. Pero si sigue este camino, puede terminar con un trabajo de menor calidad de alguien con menos experiencia.

Una mejor opción es establecer un presupuesto de lo que puede pagar por esa tarea. Luego, busque empleados que satisfagan sus necesidades, vengan con recomendaciones y parezcan llevarse bien con el resto de su equipo. Una vez que haya reducido su lista a solo sus principales candidatos, puede negociar los precios y encontrar el que mejor se ajuste a su presupuesto.

Trabajar con empleados virtuales

La contratación virtual requiere que pueda administrar las expectativas, cumplir con los plazos y mantener sólidas sus relaciones incluso cuando sus empleados no están en la oficina.

Tenga en cuenta que hay muchas razones por las que los profesionales pueden optar por trabajar de forma remota. Algunos pueden estar buscando viajar o mejorar su equilibrio entre el trabajo y la vida. Otros pueden estar trabajando de forma remota porque las condiciones médicas hacen que sea imposible mantener un trabajo de oficina tradicional. Un horario flexible les permite trabajar cuando se sienten más saludables. Por estas razones, es posible que muchos trabajadores remotos, especialmente los autónomos, no mantengan los horarios tradicionales.

Esto es lo que necesita saber sobre cómo trabajar con empleados virtuales:

Gestión de expectativas

Cuando un empleado trabaja en la oficina, puede asignarle tareas a medida que surjan. No es necesario tener una lista completa de tareas para ellos el primer día que los contratas. Pero cuando contrata empleados virtuales, debe saber exactamente para qué tareas los está contratando cuando enumere el trabajo.

Los empleados virtuales no necesariamente trabajan normalmente de 9 a 5 horas. Estos puestos se refieren a tareas completadas, no a horas trabajadas.

En muchos sentidos, esto es un beneficio: sabe que no está desperdiciando dinero en trabajo pesado. Pero también significa que si cambia sus expectativas después de contratar a un trabajador remoto, es posible que también esperen que su salario cambie.

Algunas cosas a considerar al contratar a un empleado virtual incluyen:

• ¿Con qué frecuencia necesita que se envíen las tareas?
• ¿Qué tan rápido espera que respondan a los correos electrónicos o llamadas telefónicas?
• ¿Espera que mantengan un horario regular de oficina?
• ¿Se puede contar con usted para responder a las preguntas de forma regular? Si no, ¿en quién pueden confiar?

La comunicación abierta sobre cuándo puede esperar la devolución de los proyectos, con qué frecuencia espera comunicarse y qué tan rápido necesita que respondan a las preguntas puede ayudarlo a contratar al empleado virtual adecuado para las necesidades de su empresa.

Gestión de las relaciones con los empleados virtuales

Si tiene empleados remotos, puede ser fácil olvidarse de incluirlos en el entorno de su oficina. Dependiendo de su relación específica con un empleado virtual, hay diferentes pasos que puede tomar para mantener su relación y mantenerlos informados.

En el caso de los trabajadores remotos o híbridos, inclúyalos en reuniones de equipos grandes y capacitaciones grupales, y ofrézcalos para fiestas de la empresa y ejercicios de formación de equipos. Estas pueden ser buenas oportunidades para que interactúen con otros miembros de su equipo y se sientan incluidos en las decisiones de la oficina.

Manejar las relaciones con los freelancers puede ser un poco más difícil, pero sigue siendo importante. Sea siempre cordial cuando se comunique con ellos y responda a las consultas en un plazo razonable.

Otra forma de mantener sólidas tus relaciones con los freelancers es recomendarlos a otros en tu campo si hacen un buen trabajo, o darles buenas recomendaciones en su página de negocios.

Contrata a tu mejor equipo hoy

El objetivo de cualquier proceso de contratación es conseguir el mejor trabajador para el puesto. La contratación virtual no es diferente. Tenga en cuenta estas sencillas pautas y podrá formar un gran equipo.

Si está pensando en contratar empleados remotos, lo primero que debe hacer es hacer una lluvia de ideas sobre todas las tareas que desea que puedan realizar. Una vez que tenga una lista completa, será más fácil decidir si debe buscar un trabajador híbrido, un trabajador remoto o un trabajador independiente. Tener expectativas claras lo ayudará a armar el mejor equipo remoto para su empresa.