Tudo o que você precisa saber sobre contratação virtual

Mesmo antes da pandemia, muitos funcionários optavam por trabalhar virtualmente. Agora, após o COVID-19, algumas pessoas que foram forçadas a trabalhar em casa aprenderam que realmente preferem isso, e a disponibilidade de funcionários virtuais está aumentando. Mais de 80% dos funcionários acreditam que o trabalho remoto foi bem-sucedido e menos de 1 em cada 5 empregadores planeja retornar o escritório ao “normal” após a pandemia.

Permitir que uma parte de sua equipe trabalhe em casa pode ter vários benefícios. Mas em algum momento, você também terá que contratar novos funcionários. Neste guia, orientaremos você passo a passo pelo processo de contratação virtual.

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Escolhendo contratar funcionários virtuais

Antes de contratar funcionários virtuais, primeiro você precisa decidir se os funcionários virtuais beneficiariam sua empresa. Em muitos casos, ter uma porcentagem – ou mesmo todos – de seus funcionários trabalhando remotamente pode ser benéfico. Aqui está o porquê.

Funcionários virtuais podem economizar seu dinheiro

Funcionários virtuais reduzem seus custos indiretos. Você não está pagando pela eletricidade para operar a estação de computador, pagando pela água ou pagando os outros custos associados a ter um funcionário no ambiente de escritório tradicional. Na verdade, se você contratar um funcionário freelance, não precisará pagar um salário em tempo integral ou fornecer benefícios. Um estudo mostrou que, se você deixar seus funcionários trabalharem em casa apenas metade do tempo, poderá economizar uma média de US$ 11.000 por funcionário por ano.

Outros benefícios dos funcionários virtuais‌

Permitir que os trabalhadores passem parte ou todo o tempo trabalhando remotamente pode melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Isso pode torná-los mais leais à sua empresa e melhorar a retenção de funcionários.

A pesquisa também mostrou que, durante o bloqueio, os funcionários passaram mais tempo em tarefas que realmente importavam e menos tempo tentando descarregar tarefas em outras pessoas. Ter o controle de sua própria agenda tende a incentivar os trabalhadores remotos a serem mais cuidadosos com seu tempo, o que pode ajudar na produtividade. Os funcionários que trabalham em casa podem até trabalhar mais horas e tirar menos tempo de folga do que no horário comercial tradicional.

Escolhendo o tipo certo de funcionário virtual

Quando você está contratando funcionários virtuais, há diferentes opções a serem consideradas. Você pode optar por começar pequeno ou criar uma equipe totalmente virtual para o seu escritório. Antes de decidir que tipo de funcionário virtual contratar, você deve aprender os prós e os contras de cada um. Em seguida, você pode fazer um brainstorming das tarefas que precisa que eles concluam e decidir qual tipo de trabalhador é melhor para sua equipe.

Trabalhadores híbridos

Os funcionários híbridos alternam o trabalho em casa e o trabalho no escritório. Esses funcionários parcialmente virtuais ainda precisariam de um espaço de escritório ou cubículo. Eles também podem precisar de um computador com fornecimento de trabalho para que possam entrar em sua rede.

Normalmente, os funcionários híbridos são assalariados, assim como seus funcionários de escritório. Você pode escolher essa opção se ainda quiser que um membro da equipe possa colaborar no escritório e participar de reuniões pessoalmente, mas deseja economizar dinheiro e oferecer a alguém um horário mais flexível.

Trabalhadores remotos

Os trabalhadores remotos trabalham exclusivamente em casa ou em outro local de trabalho flexível, mas geralmente ainda têm salário e benefícios e trabalham especificamente para sua empresa. Eles podem trabalhar durante o horário normal de expediente ou podem trabalhar em horários mais flexíveis, dependendo das necessidades da sua empresa.

Os trabalhadores remotos são ideais se você não precisa de alguém em seu escritório, mas ainda tem horários regulares para oferecer e deseja algum nível de exclusividade com seu funcionário.

Freelancers

Freelancers são trabalhadores autônomos contratados. Geralmente, você não é o único cliente para quem eles estão trabalhando e eles podem não manter o mesmo horário comercial que você.

Os freelancers podem ser mais baratos do que os trabalhadores híbridos ou remotos porque você paga pelo trabalho produzido e não por uma posição fixa. Também não se espera que você pague por benefícios para trabalhadores autônomos. No entanto, eles são considerados à vontade. Eles podem parar de trabalhar para você a qualquer momento e sem aviso prévio.

Localize seu funcionário

Depois de tomar a decisão de tentar a contratação virtual, o próximo passo é aprender como entrar em contato com os candidatos e informá-los de que você tem vagas virtuais disponíveis.

Contratação de trabalhadores remotos e híbridos

Contratar trabalhadores remotos ou híbridos não é tão diferente de contratar funcionários no local. Você pode procurar promover internamente, publicar anúncios de emprego em seu site ou listá-los em quadros de empregos.

Uma das maiores diferenças que você encontrará ao contratar esses tipos de trabalhadores remotos não é onde encontrá-los, mas como contratá-los.

Os funcionários que não devem trabalhar em seu escritório regularmente podem não morar localmente. Isso significa que você pode não conseguir trazê-los ao seu escritório para uma entrevista pessoal, a menos que esteja disposto a pagar para que eles voem para encontrá-lo. Em vez disso, pode ser necessário realizar uma série de entrevistas por telefone ou vídeo para determinar se um candidato é adequado para sua posição.

Contratando freelancers

Contratar um freelancer ou trabalhador independente pode parecer intimidante, mas com um pouco de preparação, você estará à altura da tarefa.

Você tem três opções principais quando se trata de contratar freelancers:

• Encontre uma equipe que o ajudará a encontrar trabalhadores independentes
• Use um quadro freelance para encontrar trabalhadores independentes
• Encontre trabalhadores independentes por meio de recomendações da sua rede

‌Encontrando uma equipe

Usar uma equipe é uma das maneiras mais fáceis de contratar trabalhadores freelance. Nesse caso, você pesquisa no Google o tipo de freelancer que procura. Por exemplo, se você precisa de alguém para fazer sua otimização de mecanismos de pesquisa, você pode pesquisar por uma “empresa de otimização de mecanismos de pesquisa” ou “empresas especializadas em SEO”.

‌ Essas empresas contratam freelancers para fazer o trabalho e combinar trabalhadores com clientes. Trabalhar com uma empresa contratada como essa é um pouco como contratar trabalhadores temporários: você não precisa se preocupar em entrevistar os funcionários individualmente e, se um não estiver dando certo, pode solicitar alguém diferente sem se preocupar com lapsos no seu tempo de rotatividade . No entanto, com esta opção, você não tem a capacidade de treinar pessoalmente os funcionários e pode acabar pagando mais dinheiro porque está pagando tanto pelo trabalhador individual quanto pelo serviço.

Usando uma placa freelance

Alguns sites permitem que você publique o trabalho que precisa ser feito, e freelancers se candidatarão à vaga. Isso é semelhante ao uso de um quadro de empregos. A diferença é que muitos freelancers experientes confiam em referências em vez de usar quadros de empregos freelance, então você pode ver uma porcentagem maior de novos freelancers ao usar esse método. No entanto, alguns trabalhadores experientes ainda usarão esses sites. E embora os novos funcionários possam precisar de mais orientação, eles podem ser bastante leais se você estiver disposto a dedicar tempo para treiná-los.

Usando recomendações‌

Outra maneira de encontrar trabalhadores freelancers é perguntar a outras pessoas em sua rede se elas estão usando alguém. O boca a boca é poderoso na indústria de freelancers. Procure recomendações, seja de outras pessoas em seu campo ou nas mídias sociais, e você pode se surpreender com o que vem em seu caminho.

Estabelecendo um preço

A contratação virtual é muito diferente da contratação presencial. Um dos motivos é o salário. Embora contratar pessoalmente geralmente signifique oferecer um salário e benefícios definitivos, quando você contrata funcionários virtuais, essas expectativas podem parecer um pouco diferentes.

Salário padrão

Mesmo ao contratar virtualmente, você pode optar por usar um salário padrão. Isso é mais comum para trabalhadores híbridos ou remotos, que são funcionários de sua empresa específica. Nesses casos, você pode definir um preço razoável procurando empregos semelhantes em quadros de empregos e vendo o que outras empresas estão pagando.

Preço “por tarefa”

Quando você contrata um freelancer, o preço pode ser mais difícil. Geralmente, você paga por tarefa concluída em vez de pagar um salário fixo. Isso pode ser complicado, porque você pode não saber quanto deve pagar por uma tarefa. Use a internet para pesquisar quanto você deve pagar a um escritor freelance, por exemplo, e você verá estimativas que variam de centavos por palavra a dólares por palavra.

Você pode ficar tentado a comprar preços e depois escolher a pessoa que está disposta a fazer o trabalho pelo menor preço. Mas se você seguir esse caminho, poderá acabar com um trabalho de qualidade inferior de alguém com menos experiência.

Uma opção melhor é definir um orçamento para o que você pode pagar por essa tarefa. Em seguida, procure funcionários que atendam às suas necessidades, venham com recomendações e pareçam se dar bem com o restante de sua equipe. Depois de restringir sua lista apenas aos principais candidatos, você pode negociar preços e encontrar aquele que melhor se encaixa no seu orçamento.

Trabalhando com funcionários virtuais

A contratação virtual exige que você seja capaz de gerenciar expectativas, cumprir prazos e manter seus relacionamentos fortes, mesmo quando seus funcionários não estão no escritório.

Lembre-se de que há muitas razões pelas quais os profissionais podem optar por trabalhar remotamente. Alguns podem estar procurando viajar ou melhorar seu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Outros podem estar trabalhando remotamente porque as condições médicas tornam impossível manter um emprego tradicional de escritório. Um horário flexível permite que eles trabalhem quando se sentem mais saudáveis. Por esses motivos, muitos trabalhadores remotos – especialmente freelancers – podem não cumprir o horário tradicional.

Veja o que você precisa saber sobre como trabalhar com funcionários virtuais:

Gerenciando expectativas

Quando um funcionário trabalha no escritório, você pode atribuir tarefas a ele à medida que elas surgem. Não é necessário ter uma lista de tarefas completa para eles no primeiro dia em que você os contrata. Mas quando você contrata funcionários virtuais, precisa saber exatamente para quais tarefas os está contratando ao listar o trabalho.

Os funcionários virtuais não trabalham necessariamente de 9 a 5 horas normais. Essas posições são sobre tarefas concluídas, não horas trabalhadas.

De muitas maneiras, isso é um benefício - você sabe que não está desperdiçando dinheiro com trabalho pesado. Mas isso também significa que, se você alterar suas expectativas depois de contratar um trabalhador remoto, eles podem esperar que o pagamento também mude.

Algumas coisas a serem consideradas ao contratar um funcionário virtual incluem:

• Com que frequência você precisa que as tarefas sejam enviadas?
• Com que rapidez você espera que eles respondam a e-mails ou telefonemas?
• Você espera que eles mantenham o horário de expediente regular?
• Você pode ser contado para responder a perguntas em uma base regular? Se não, em quem eles podem confiar?

A comunicação aberta sobre quando você pode esperar os projetos de volta, com que frequência você espera se comunicar e com que rapidez você precisa que eles respondam às perguntas podem ajudá-lo a contratar o funcionário virtual certo para as necessidades da sua empresa.

Gerenciando relacionamentos com funcionários virtuais

Se você tem funcionários remotos, pode ser fácil esquecer de incluí-los em seu ambiente de escritório. Dependendo do seu relacionamento específico com um funcionário virtual, existem diferentes etapas que você pode seguir para manter seu relacionamento e mantê-lo informado.

Para trabalhadores remotos ou híbridos, inclua-os em grandes reuniões de equipe e treinamento em grupo e ofereça-se para trazê-los para festas da empresa e exercícios de formação de equipe. Essas podem ser boas oportunidades para eles interagirem com outros membros de sua equipe e se sentirem incluídos nas decisões do escritório.

Gerenciar relacionamentos com freelancers pode ser um pouco mais difícil, mas ainda é importante. Seja sempre cordial ao se comunicar com eles e responda às perguntas em um prazo razoável.

Outra maneira de manter seu relacionamento com freelancers forte é recomendá-los a outras pessoas em seu campo se eles fizerem um bom trabalho ou dar boas recomendações em sua página de negócios.

Contrate sua melhor equipe hoje

O objetivo de qualquer processo de contratação é obter o melhor trabalhador para o trabalho. A contratação virtual não é diferente. Mantenha essas diretrizes simples em mente e você poderá construir uma ótima equipe.

Se você está pensando em contratar funcionários remotos, a primeira coisa que você deve fazer é fazer um brainstorming de todas as tarefas que você quer que eles façam. Depois de ter uma lista abrangente, será mais fácil decidir se você deve procurar um trabalhador híbrido, trabalhador remoto ou freelancer. Ter expectativas claras ajudará você a montar a melhor equipe remota para sua empresa.