Tout ce que vous devez savoir sur l'embauche virtuelle

Même avant la pandémie, de nombreux employés choisissaient de travailler virtuellement. Maintenant, à la suite de COVID-19, certaines personnes qui ont été forcées de travailler à domicile ont appris qu'elles le préféraient en fait, et la disponibilité des employés virtuels est en augmentation. Plus de 80 % des employés pensent que le travail à distance a été un succès, et moins d'un employeur sur 5 prévoit de ramener le bureau à la « normale » après la pandémie.

Permettre à une partie de votre équipe de travailler à domicile peut avoir un certain nombre d'avantages. Mais à un moment donné, vous devrez également embaucher de nouveaux employés. Dans ce guide, nous vous guiderons étape par étape tout au long du processus d'embauche virtuelle.

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Choisir d'embaucher des employés virtuels

Avant d'embaucher des employés virtuels, vous devez d'abord décider si les employés virtuels seraient avantageux pour votre entreprise. Dans de nombreux cas, avoir un pourcentage - voire la totalité - de vos employés travaillant à distance peut être bénéfique. Voici pourquoi.

Les employés virtuels peuvent vous faire économiser de l'argent

Les employés virtuels réduisent vos frais généraux. Vous ne payez pas l'électricité pour faire fonctionner leur poste informatique, vous ne payez pas leur eau ou vous ne payez pas les autres coûts associés à la présence d'un employé dans un environnement de bureau traditionnel. En fait, si vous embauchez un employé indépendant, vous n'aurez pas besoin de payer un salaire à temps plein ou de fournir des avantages sociaux. Une étude a montré que si vous ne laissiez vos employés travailler à domicile que la moitié du temps, vous pourriez économiser en moyenne 11 000 $ par employé et par an.

Autres avantages des employés virtuels‌

Permettre aux travailleurs de passer une partie ou la totalité de leur temps à travailler à distance peut améliorer leur équilibre travail-vie personnelle. Cela peut les rendre plus fidèles à votre entreprise et améliorer la rétention des employés.

Les recherches ont également montré que pendant le confinement, les employés passaient plus de temps sur des tâches qui comptaient vraiment et moins de temps à essayer de décharger des tâches sur d'autres personnes. Le fait d'être maître de son emploi du temps tend à encourager les télétravailleurs à faire plus attention à leur emploi du temps, ce qui peut contribuer à leur productivité. Les employés qui travaillent à domicile peuvent même travailler plus d'heures et prendre moins de congés qu'ils ne le faisaient pendant les heures de bureau traditionnelles.

Choisir le bon type d'employé virtuel

Lorsque vous embauchez des employés virtuels, différentes options s'offrent à vous. Vous pouvez choisir de commencer petit ou de créer une équipe entièrement virtuelle pour votre bureau. Avant de décider quel type d'employé virtuel embaucher, vous voudrez connaître les avantages et les inconvénients de chacun. Ensuite, vous pouvez faire un remue-méninges sur les tâches dont vous avez besoin et décider quel type de travailleur convient le mieux à votre équipe.

Travailleurs hybrides

Les salariés hybrides alternent travail à domicile et travail au bureau. Ces employés partiellement virtuels auraient toujours besoin d'un espace de bureau ou d'une cabine. Ils peuvent également avoir besoin d'un ordinateur fourni par le travail pour pouvoir accéder à votre réseau.

En règle générale, les employés hybrides sont salariés, tout comme vos employés de bureau. Vous pouvez choisir cette option si vous souhaitez toujours qu'un membre de l'équipe puisse collaborer au bureau et assister à des réunions en personne, mais que vous cherchez à économiser de l'argent et à offrir à quelqu'un un horaire plus flexible.

Travailleurs à distance

Les travailleurs à distance travaillent exclusivement à domicile ou sur un autre lieu de travail flexible, mais ont généralement toujours un salaire et des avantages sociaux et travaillent spécifiquement pour votre entreprise. Ils peuvent travailler pendant vos heures normales de bureau, ou ils peuvent travailler selon des horaires plus flexibles, selon les besoins de votre entreprise.

Les travailleurs à distance sont idéaux si vous n'avez pas besoin de quelqu'un dans votre bureau, mais que vous avez quand même des heures régulières à offrir et que vous souhaitez un certain niveau d'exclusivité avec votre employé.

Indépendants

Les pigistes sont des contractuels indépendants. Généralement, vous n'êtes pas le seul client pour lequel ils travaillent et ils peuvent ne pas avoir les mêmes heures de bureau que vous.

Les pigistes peuvent être moins chers que les travailleurs hybrides ou à distance parce que vous payez pour le travail produit plutôt que pour un poste fixe. Vous n'êtes pas non plus censé payer les avantages sociaux des travailleurs indépendants. Cependant, ils sont considérés comme à volonté. Ils peuvent cesser de travailler pour vous à tout moment et sans préavis.

Localisez votre employé

Une fois que vous avez pris la décision d'essayer l'embauche virtuelle, l'étape suivante consiste à apprendre à contacter les candidats et à leur faire savoir que vous avez des postes virtuels disponibles.

Embaucher des travailleurs à distance et hybrides

L'embauche de travailleurs à distance ou hybrides n'est pas si différente de l'embauche d'employés sur place. Vous pouvez chercher à promouvoir en interne, publier des offres d'emploi sur votre site Web ou les répertorier sur les sites d'emploi.

L'une des plus grandes différences que vous trouverez dans l'embauche de ces types de travailleurs à distance n'est pas où les trouver, mais comment les embaucher.

Les employés qui ne sont pas censés travailler régulièrement dans votre bureau peuvent ne pas vivre localement. Cela signifie que vous ne pourrez peut-être pas les faire venir dans votre bureau pour un entretien en personne, à moins que vous ne soyez prêt à payer pour qu'ils s'envolent pour vous rencontrer. Au lieu de cela, vous devrez peut-être mener une série d'entretiens téléphoniques ou vidéo pour déterminer si un candidat convient à votre poste.

Embaucher des pigistes

Embaucher un pigiste ou un travailleur indépendant peut sembler intimidant, mais avec un peu de préparation, vous serez à la hauteur de la tâche.

Vous avez trois options principales pour embaucher des freelances :

• Trouvez une équipe qui vous aidera à trouver des travailleurs indépendants
• Utilisez un conseil indépendant pour trouver des travailleurs indépendants
• Trouvez des travailleurs indépendants grâce aux recommandations de votre réseau

‌Trouver une équipe

L'utilisation d'une équipe est l'un des moyens les plus simples d'embaucher des travailleurs indépendants. Dans ce cas, vous recherchez sur Google le type de freelance que vous recherchez. Par exemple, si vous avez besoin de quelqu'un pour faire votre optimisation pour les moteurs de recherche, vous pouvez rechercher une "société d'optimisation des moteurs de recherche" ou des "sociétés expertes en référencement".

‌ Ces entreprises embauchent des pigistes pour faire le travail et jumeler les travailleurs avec les clients. Travailler avec une entreprise sous-traitante comme celle-ci, c'est un peu comme embaucher des travailleurs temporaires : vous n'avez pas à vous soucier d'interroger les employés individuels, et si l'un d'entre eux ne travaille pas, vous pouvez demander à quelqu'un d'autre sans vous soucier des délais dans votre temps de roulement. . Cependant, avec cette option, vous n'avez pas la possibilité de former personnellement les employés et vous pourriez finir par payer plus d'argent parce que vous payez à la fois pour le travailleur individuel et pour le service.

Utiliser un tableau indépendant

Certains sites vous permettent de publier le travail que vous devez faire, et les pigistes postuleront pour le poste. Ceci est similaire à l'utilisation d'un site d'emploi. La différence est que de nombreux pigistes expérimentés s'appuient sur des références plutôt que sur des sites d'emploi indépendants, de sorte que vous pouvez voir un pourcentage plus élevé de nouveaux pigistes lorsque vous utilisez cette méthode. Cependant, certains travailleurs expérimentés continueront d'utiliser ces sites. Et bien que les nouveaux travailleurs aient besoin de plus de conseils, ils peuvent être assez loyaux si vous êtes prêt à consacrer du temps à leur formation.

Utilisation des recommandations‌

Une autre façon de trouver des travailleurs indépendants est de demander à d'autres personnes de votre réseau si elles utilisent quelqu'un. Le bouche à oreille est puissant dans l'industrie de la pige. Demandez des recommandations, soit d'autres personnes dans votre domaine, soit sur les réseaux sociaux, et vous pourriez être surpris par ce qui vous attend.

Fixer un prix

L'embauche virtuelle est très différente de l'embauche en personne. Une des raisons est le salaire. Alors que l'embauche en personne signifie souvent offrir un salaire et des avantages définitifs, lorsque vous embauchez des employés virtuels, ces attentes peuvent sembler un peu différentes.

Salaire standard

Même lors d'une embauche virtuelle, vous pouvez choisir d'utiliser un salaire standard. Ceci est plus courant pour les travailleurs hybrides ou les travailleurs à distance, qui sont des employés de votre entreprise spécifique. Dans ces cas, vous pouvez fixer un prix raisonnable en recherchant des emplois similaires sur les sites d'emploi et en voyant ce que les autres entreprises paient.

Prix ​​"à la tâche"

Lorsque vous embauchez un pigiste, la tarification peut être plus difficile. Généralement, vous payez par tâche accomplie plutôt que de payer un salaire fixe. Cela peut être délicat, car vous ne savez peut-être pas combien vous devez payer pour une tâche. Utilisez Internet pour rechercher combien vous devriez payer un écrivain indépendant, par exemple, et vous verrez des estimations allant de quelques centimes par mot à des dollars par mot.

Vous pourriez être tenté de magasiner les prix, puis de choisir la personne qui est prête à faire le travail au prix le plus bas. Mais si vous suivez cette voie, vous risquez de vous retrouver avec un travail de qualité inférieure de la part de quelqu'un avec moins d'expérience.

Une meilleure option consiste à établir un budget pour ce que vous pouvez vous permettre de payer pour cette tâche. Ensuite, recherchez des employés qui répondent à vos besoins, faites des recommandations et semblent bien s'entendre avec le reste de votre équipe. Une fois que vous avez réduit votre liste à vos meilleurs candidats, vous pouvez négocier les prix et trouver celui qui correspond le mieux à votre budget.

Travailler avec des employés virtuels

L'embauche virtuelle exige que vous soyez capable de gérer les attentes, de respecter les délais et de maintenir vos relations solides même lorsque vos employés ne sont pas au bureau.

Gardez à l'esprit qu'il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les professionnels peuvent choisir de travailler à distance. Certains cherchent peut-être à voyager ou à améliorer leur équilibre travail/vie personnelle. D'autres peuvent travailler à distance parce que les conditions médicales rendent impossible le maintien d'un travail de bureau traditionnel. Un horaire flexible leur permet de travailler quand ils se sentent le plus en santé. Pour ces raisons, de nombreux travailleurs à distance - en particulier les indépendants - peuvent ne pas respecter les horaires traditionnels.

Voici ce que vous devez savoir sur le travail avec des employés virtuels :

Gérer les attentes

Lorsqu'un employé travaille au bureau, vous pouvez lui confier des tâches au fur et à mesure qu'elles se présentent. Il n'est pas nécessaire d'avoir une liste de tâches complète pour eux le premier jour où vous les embauchez. Mais lorsque vous embauchez des employés virtuels, vous devez savoir exactement pour quelles tâches vous les embauchez lorsque vous listez le travail.

Les employés virtuels ne travaillent pas nécessairement de 9 à 5 heures normales. Ces postes concernent les tâches accomplies et non les heures travaillées.

À bien des égards, c'est un avantage - vous savez que vous ne gaspillez pas d'argent en travaux occupés. Mais cela signifie également que si vous modifiez vos attentes après avoir embauché un travailleur à distance, il peut s'attendre à ce que son salaire change également.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'embauche d'un employé virtuel :

• À quelle fréquence devez-vous soumettre des tâches ?
• À quelle vitesse pensez-vous qu'ils répondront aux e-mails ou aux appels téléphoniques ?
• Vous attendez-vous à ce qu'ils respectent les heures normales de bureau ?
• Pouvez-vous compter sur vous pour répondre régulièrement aux questions ? Si non, sur qui peuvent- ils compter ?

Une communication ouverte sur le moment où vous pouvez vous attendre à ce que les projets reviennent, la fréquence à laquelle vous prévoyez de communiquer et la rapidité avec laquelle vous en avez besoin pour répondre aux questions peut vous aider à embaucher le bon employé virtuel pour les besoins de votre entreprise.

Gérer les relations avec les employés virtuels

Si vous avez des employés distants, il peut être facile d'oublier de les inclure dans votre environnement de bureau. En fonction de votre relation spécifique avec un employé virtuel, vous pouvez prendre différentes mesures pour maintenir votre relation et les tenir au courant.

Pour les travailleurs à distance ou hybrides, incluez-les dans les grandes réunions d'équipe et les formations de groupe, et proposez-leur de les faire participer aux fêtes d'entreprise et aux exercices de consolidation d'équipe. Ce peuvent être de bonnes occasions pour eux d'interagir avec d'autres membres de votre équipe et de se sentir inclus dans les décisions du bureau.

Gérer les relations avec les pigistes peut être un peu plus difficile, mais c'est quand même important. Soyez toujours cordial lorsque vous communiquez avec eux et répondez aux demandes de renseignements dans un délai raisonnable.

Une autre façon de maintenir vos relations avec les indépendants est de les recommander à d'autres dans votre domaine s'ils font du bon travail, ou de leur donner de bonnes recommandations sur leur page d'entreprise.

Engagez votre meilleure équipe aujourd'hui

L'objectif de tout processus d'embauche est d'obtenir le meilleur travailleur pour le poste. L'embauche virtuelle n'est pas différente. Gardez ces directives simples à l'esprit et vous pourrez constituer une équipe formidable.

Si vous envisagez d'embaucher des employés à distance, la première chose à faire est de réfléchir à toutes les tâches que vous voulez qu'ils soient capables de faire. Une fois que vous avez une liste complète, il sera plus facile de décider si vous devez rechercher un travailleur hybride, un travailleur à distance ou un pigiste. Avoir des attentes claires vous aidera à constituer la meilleure équipe à distance pour votre entreprise.