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La gestión de proyectos es la disciplina de planificar, ejecutar y completar proyectos. Los gerentes de proyecto logran esto mediante el uso de un conjunto de metodologías, procesos y herramientas para guiar a sus equipos y administrar los recursos.
Hoy en día, la mayoría de los profesionales de gestión de proyectos utilizan software de gestión de proyectos para planificar, ejecutar y controlar proyectos. ProjectManager, por ejemplo, le permite administrar planes, recursos, costos y equipos en una herramienta en línea.
Utilice nuestros diagramas de Gantt, tableros kanban y calendarios para crear cronogramas de proyectos y asignar trabajo con disponibilidad de recursos en tiempo real.
Para comprender mejor qué es la gestión de proyectos, la disciplina se puede dividir en 10 áreas clave, conocidas como áreas de conocimiento de gestión de proyectos.
El término áreas de conocimiento de gestión de proyectos se utiliza para describir todos los diferentes aspectos de un proyecto que deben gestionarse. Los gerentes de proyecto son responsables de supervisar estas áreas, por lo que utilizan todas las herramientas, métodos y recursos disponibles para ellos.
Aquí hay una lista de las 10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos, tal como las describe el Project Management Institute (PMI) en su Project Management Body of Knowledge (PMBOK) . Haga clic en los enlaces para obtener una explicación detallada de cada uno.
Estas áreas de conocimiento de gestión de proyectos deben administrarse desde el principio hasta el final de sus proyectos. Todos los proyectos pasan por las mismas fases, que se conocen como el ciclo de vida de la gestión de proyectos.
El ciclo de vida de la gestión de proyectos está compuesto por cinco fases, conocidas como grupos de procesos de gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre.
El término grupos de procesos de gestión de proyectos fue acuñado por el Project Management Institute (PMI) y se usa ampliamente en la industria de la gestión de proyectos. Algunos autores utilizan sinónimos como ciclo de vida del proyecto o ciclo de vida del proyecto, proceso de gestión de proyectos o fases de gestión de proyectos.
La triple restricción, también conocida como el triángulo de gestión de proyectos o triángulo de hierro, se refiere a los límites de tiempo, alcance y costo que se aplican a cada proyecto. Así es como funciona.
Esto debe hacerse durante las fases de inicio y planificación del ciclo de vida del proyecto para desarrollar un cronograma que cubra la duración de todas las actividades.
Si el alcance no está definido en el plan del proyecto, puede hacer que el proyecto falle, lo que se conoce como avance del alcance.
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Los gerentes de proyecto equilibran estas tres restricciones haciendo concesiones entre ellas. Por ejemplo, puede aumentar la cantidad de actividades en el alcance de su proyecto, pero esto significa que habrá menos tiempo y los costos serán más altos para cada tarea del proyecto.
Ahora que hemos cubierto los conceptos de gestión de proyectos más esenciales, es hora de echar un vistazo a las herramientas y técnicas que los gerentes de proyectos pueden usar para planificar, monitorear y controlar.
Arriba, identificamos las cinco etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Ahora es el momento de poner esa información en un uso práctico.
En esta sección de la guía, vamos a desglosar cada etapa con pasos prácticos que describen cómo administrar un proyecto.
Esta es la fase inicial en la que el director del proyecto debe demostrar que el proyecto tiene valor y es factible a través de una serie de documentos de gestión del proyecto. Aquí están los más importantes:
El objetivo de la fase de planificación del proyecto es la creación del plan del proyecto, que cubre cómo se gestionará cada área de gestión del proyecto durante la fase de ejecución del proyecto.
Aquí hay una descripción general rápida de los componentes más importantes de un plan de proyecto. Como puede ver, algunos de ellos son planes de acción más pequeños para administrar áreas específicas.
Los gerentes de proyecto a menudo diseñan su plan de proyecto utilizando un software de diagrama de Gantt, que proporciona una representación visual de todo el cronograma y el alcance del proyecto. Algunos diagramas de Gantt identifican automáticamente las actividades de la ruta crítica.
La tercera fase de gestión de proyectos es la ejecución del proyecto, que es cuando se abordan las tareas y los hitos descritos en el plan del proyecto para cumplir con las metas y objetivos del proyecto.
La fase de ejecución del proyecto es cuando los gerentes de proyecto deben supervisar todas las áreas de conocimiento de gestión de proyectos a medida que su proyecto avanza hacia la fase de seguimiento y control.
En el camino, el director del proyecto reasignará los recursos o ajustará el tiempo y el alcance según sea necesario para mantener el trabajo del equipo. Además, identificarán y mitigarán los riesgos, abordarán los problemas e incorporarán cualquier cambio.
La cuarta fase de gestión del proyecto, seguimiento y control del proyecto, tiene lugar simultáneamente con la fase de ejecución del proyecto. Implica monitorear el progreso y el desempeño del proyecto para garantizar que se mantenga dentro del cronograma y el presupuesto. Se aplican procedimientos de control de calidad para garantizar el aseguramiento de la calidad.
La generación de informes también es una parte fundamental de esta fase de gestión del proyecto. En primer lugar, permite a los directores de proyectos realizar un seguimiento del progreso y, en segundo lugar, proporciona datos a las partes interesadas durante las presentaciones para mantenerlos informados. Hay muchos informes de gestión de proyectos, como el estado del proyecto, las hojas de tiempo, la carga de trabajo, la asignación y los informes de gastos.
La quinta fase de gestión del proyecto es el cierre del proyecto, en el que los entregables finales del proyecto se presentan a las partes interesadas. Una vez aprobado, se liberan los recursos, se completa la documentación y se aprueba todo.
Estos son algunos de los pasos principales de esta fase de gestión de proyectos.
Ahora que hemos aprendido sobre el ciclo de vida de la gestión de proyectos, echemos un vistazo a algunos enfoques de gestión de proyectos.
A lo largo de los años, se han desarrollado muchas metodologías de gestión de proyectos para ajustarse a las necesidades de las diferentes industrias. Algunos de estos tipos o enfoques de gestión de proyectos también funcionan mejor para proyectos de ciertos tamaños y niveles de complejidad.
Aquí hay una lista de las principales metodologías de gestión de proyectos. Haga clic en los enlaces para obtener una explicación detallada de cada uno.
Hay una amplia gama de herramientas de gestión de proyectos, tanto en línea como móviles, disponibles para gestionar proyectos. Estas son las herramientas más esenciales para un gerente de proyecto:
Un tablero de proyectos es una herramienta de seguimiento de proyectos que le permite monitorear sus costos, tareas y progreso. Es una herramienta muy útil durante la ejecución del proyecto porque ayuda a los gerentes de proyecto a determinar rápidamente si sus proyectos van por buen camino o no.
Un diagrama de Gantt es una representación visual de la línea de tiempo de un proyecto que muestra todas las tareas del proyecto en un gráfico. Los diagramas de Gantt se utilizan para la planificación de proyectos, la programación de proyectos, la gestión de tareas y la gestión de recursos. Funcionan mejor en proyectos de cascada.
El diagrama de Gantt es el método preferido que utilizan los directores de proyectos para programar sus proyectos. Algunas tareas dependen de otras antes de que puedan comenzar o finalizar, y estas dependencias de tareas pueden crear cuellos de botella más adelante en el proyecto.
Al vincularlos en un diagrama de Gantt, se crea un aviso para evitar ralentizar el cronograma. Los proyectos se pueden dividir por hitos, símbolos de diamantes, que indican el final de una fase y el comienzo de la siguiente.
Un tablero kanban es una herramienta de gestión de tareas que permite a los directores de proyectos y a los miembros del equipo visualizar las tareas. Los tableros Kanban son utilizados por equipos ágiles y scrum que trabajan en sprints iterativos. Son fáciles de usar y fomentan la colaboración en equipo.
Hay muchos cuadros y diagramas de gestión de proyectos que los directores de proyectos utilizan para planificar, programar y realizar un seguimiento de sus proyectos. Éstos son algunos de los más utilizados.
Estos son solo algunos ejemplos de gráficos de gestión de proyectos. Tenemos una biblioteca de plantillas de administración de proyectos que puede usar para administrar cada fase del proyecto.
Sin embargo, aunque estas plantillas pueden ser muy útiles, siguen siendo documentos estáticos que no pueden igualar las características que obtendría de un software de gestión de proyectos como ProjectManager.
El software de gestión de proyectos es una plataforma para que los gerentes planifiquen, supervisen e informen sobre proyectos; permite que los equipos administren su trabajo y también colaboren. Mire el video a continuación para ver el software de gestión de proyectos en acción:
Elegir el mejor software de gestión de proyectos para su organización no es tarea fácil. Eso es principalmente porque hay muchas alternativas para elegir. Pero no todo el software de gestión de proyectos tiene las mismas funciones y, como director de proyectos, es su responsabilidad decidir qué herramienta funciona mejor para su organización.
ProjectManager ofrece un conjunto de todas las herramientas de gestión de proyectos que necesita para llevar su proyecto en cada paso del camino, desde el inicio hasta el cierre. Contamos con las mejores funciones de planificación, programación y seguimiento de proyectos.
Un proyecto funciona mejor cuando los roles de gestión de proyectos están bien definidos. Si bien existen métodos de gestión de proyectos que requieren diferentes tipos de equipos de proyecto, estos son los principales roles de gestión de proyectos:
¿Listo para convertirte en un profesional de la gestión de proyectos? Deberá trabajar en sus habilidades de gestión de proyectos y en un programa de certificación para convertirse en un director de proyectos profesional.
Hay varias organizaciones en todo el mundo que brindan certificaciones y capacitación en gestión de proyectos. Aquí están los más populares.
Cada uno de los procesos de gestión de proyectos tiene un propósito específico a lo largo del ciclo de vida del proyecto y, cuando se realiza correctamente, garantiza la finalización exitosa de los proyectos.
El alcance se refiere a todo el trabajo requerido para completar un proyecto que está definido por una estructura de desglose del trabajo durante la fase de planificación. En términos simples, la gestión del alcance consiste en incluir todas las actividades y aclarar lo que no se hará. Esta es la base para la programación, el presupuesto y la gestión de tareas.
Este proceso comienza con una planificación cuidadosa. Una vez que se construye la estructura de desglose del trabajo, se pueden conocer todas las tareas necesarias para completar el proyecto. Luego, las tareas se pueden asignar a los miembros del equipo. Es importante comprender las dependencias de las tareas para que las tareas se presenten en el orden en que deben completarse.
Este proceso consiste en identificar, adquirir y asignar de manera efectiva recursos tales como personas, capital, equipos y materiales para completar tareas y producir entregables. Una vez que se define el alcance del proyecto, se pueden determinar los recursos que se necesitarán para cada actividad. A medida que avanza el proyecto, se debe controlar el uso de los recursos.
El proceso de gestión del cronograma se puede dividir en 3 subprocesos: estimación, programación y control. Primero, calcule el tiempo para cada actividad, hito y entregable. Luego desarrolle horarios basados en esas estimaciones de tiempo. Una vez que comience la fase de ejecución, controle el cronograma del proyecto con regularidad.
El proceso de gestión de riesgos identifica lo que podría suceder para desviar el proyecto y luego define una respuesta para que existan planes de contingencia.
Esto generalmente se hace en proyectos más grandes, en lugar de más pequeños. Aunque incluso para equipos pequeños, una breve sincronización con el equipo para identificar posibles problemas en el plan sería útil para protegerse contra lo inesperado y tener planes de acción en caso de que suceda. Existen varios tipos de riesgos, pero los más importantes son los que afectan a la triple restricción.
Durante la fase de iniciación, las partes interesadas expresan sus requisitos de calidad para los entregables del proyecto. En base a eso, los gerentes de proyecto desarrollan una política de calidad que define los procedimientos de control de calidad que garantizarán el aseguramiento de la calidad.
Los stakeholders son el alma de un proyecto. Al comprender sus necesidades y comunicarse frecuentemente con ellos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, sus requisitos se pueden cumplir más fácilmente.
Este proceso se aplica a todas las etapas del ciclo de vida del proyecto. Implica estimación de costos, establecimiento de presupuestos y control de costos. Comience estimando el costo asociado con cada tarea y luego cree un presupuesto para cubrir esos gastos. Una vez que comience la fase de ejecución, monitoree el costo del proyecto a medida que avanza.
Un riesgo es un problema que afecta al proyecto. La gestión de problemas es cómo se tratan los problemas cuando aparecen en el proyecto y vale la pena averiguar cómo se verá porque algo saldrá mal.
El proceso cubrirá quién debe ser notificado, cómo tomar decisiones sobre qué hacer a continuación y quién tiene la autoridad para tomar medidas.
Todo proyecto tiene cambios. A veces eso se debe a que el objetivo no se definió particularmente bien desde el principio. O porque la estrategia comercial ha cambiado y el proyecto debe actualizarse en consecuencia. Se debe realizar un plan de gestión de cambios, que incluirá los procedimientos y formularios de gestión de cambios del proyecto.
Muchos proyectos implican trabajar con proveedores y normalmente hay un proceso sobre cómo comprometerse y contratarlos para que todos sepan qué esperar y qué obtienen por su dinero.
¡Sí, la comunicación es un proceso! Identifique quién necesita recibir qué mensaje, cuándo y qué método de comunicación es el más apropiado. Un plan de comunicación hace esto.
Estos son los procesos de gestión de proyectos más comunes, pero los equipos pueden crear procesos internos personalizados para hacer frente a las peculiaridades de su organización. La clave es evitar empezar desde cero cada vez, y que haya un nivel de estandarización en la forma en que se gestionan los proyectos tanto como sea posible.
Dependiendo de la industria, los objetivos y los requisitos de las partes interesadas, los gerentes de proyectos pueden emplear diferentes metodologías de gestión de proyectos para gestionar las cinco etapas y lograr un resultado exitoso. Estos son algunos de los más populares:
Agile se usa a menudo en proyectos de software, pero se está volviendo más común en otros tipos de proyectos, como marketing. Implica un trabajo iterativo en ráfagas cortas llamadas "sprints". El trabajo está limitado en el tiempo y el equipo hace todo lo que puede antes de pasar al siguiente conjunto de requisitos.
Los principios Agile se han utilizado para desarrollar métodos como scrum, programación extrema, crystal, entre otros.
Scrum es un enfoque corto de "sprint" para administrar proyectos. Es ideal para equipos de gestión de proyectos de no más de 10 personas y, a menudo, se combina con ciclos de dos semanas con reuniones diarias cortas, conocidas como reuniones diarias de scrum. Está dirigido por lo que se llama un maestro Scrum. Scrum funciona dentro de un marco ágil y consta de cajas de tiempo, interacciones de equipo colaborativo, una acumulación de productos y ciclos de retroalimentación.
El modelo de cascada es un enfoque lineal para la entrega de trabajo. El gerente del proyecto presenta los requisitos de las partes interesadas, elabora el diseño, construye la solución, la prueba y la implementa y luego la pasa a una etapa de mantenimiento.
Lean ha llegado a significar un par de cosas recientemente, desde el advenimiento del movimiento Lean Startup, que favorece un enfoque iterativo para el desarrollo de productos e implica atraer a los usuarios finales desde el principio y con frecuencia para recibir comentarios sobre la entrega del proyecto.
Tradicionalmente en la gestión de proyectos, Lean PM es una forma de eliminar el desperdicio en los procesos y asegurarse de que las personas involucradas trabajen juntas de manera efectiva. Agiliza los traspasos entre equipos, eliminando el tiempo de inactividad. Una característica común del trabajo esbelto es trabajar solo en un proyecto a la vez.
Kanban es un enfoque visual para la gestión de proyectos. Gestiona el flujo de trabajo colocando tareas en un tablero Kanban donde el flujo de trabajo y el progreso son claros para todos los participantes. Kanban mejora las ineficiencias y se ha utilizado para programar la fabricación ajustada en proyectos ágiles.
Con el surgimiento de los tableros de planificación visual en el software de nuestra era, como Trello, ahora hay nuevos usos para las herramientas Kanban y los métodos Kanban. Los equipos ágiles utilizan los tableros Kanban para crear guiones gráficos de historias de usuarios y para la planificación de tareas pendientes en el desarrollo de software.
Six Sigma trabaja para mejorar la calidad identificando lo que no funciona en el proyecto. Aplica la gestión de la calidad, incluidas las estadísticas empíricas, y cuenta con personal experto en estas disciplinas. Hay un Lean Six Sigma que agrega metodología lean para eliminar el desperdicio.
Como doctrina, dice que los esfuerzos continuos para lograr resultados que sean estables y esperados son los más importantes para el éxito. Los procesos se pueden definir y mejorar. Se necesita toda la organización, de arriba hacia abajo, para mantener la calidad en un proyecto.
El método de la ruta crítica consiste en construir un modelo que incluya todas las actividades enumeradas en la estructura de desglose del trabajo para identificar las secuencias de tareas del proyecto y su duración. Con esta información, se pueden identificar las actividades críticas que deben completarse a tiempo para no afectar el cronograma del proyecto.
En CCPM, los gerentes de proyecto se enfocan en los recursos que usarán para completar el proyecto, como equipos, equipos, espacio de oficina, etc. Es un método menos técnico de gestión de proyectos que no pone tanto énfasis en el orden de las tareas o programación, sino en equilibrar los recursos y mantenerlos flexibles.
CCPM se puede aplicar tanto a empresas grandes como pequeñas, y para proyectos en industrias como la construcción, el desarrollo de software y la investigación y el desarrollo tecnológico.
Los gerentes de proyecto son líderes. Necesitan motivar a sus equipos, así como planificar, monitorear e informar sobre su progreso. Es un trabajo que requiere muchos sombreros. Deben tener fuertes habilidades de comunicación y ser capaces de conectarse claramente tanto con las partes interesadas como con el equipo del proyecto.
Los gerentes de proyectos formales generalmente están certificados a través de agencias como el Project Management Institute (PMI) en los EE. UU. o PRINCE2 en el Reino Unido. Después de la certificación, deben mantener sus certificaciones mediante la adquisición de capacitación adicional en gestión de proyectos para reunir un número específico de unidades de desarrollo profesional ( PDU).
Como se mencionó anteriormente, los estándares de calificación para los gerentes de proyectos certificados se han ampliado recientemente para incluir más habilidades comerciales y de liderazgo. La certificación de PMI y los estándares de PDU se pueden encontrar en Una guía para el conocimiento de la dirección de proyectos (Guía del PMBOK), sexta edición, o en su sitio web. Pero puede ser difícil familiarizarse con los aspectos técnicos de la gestión de proyectos sin la capacitación de certificación formal.
Pero la certificación no siempre es un requisito, puede ser algo que se adquiere más adelante en la carrera. La mayoría de los gerentes de proyectos generalmente comienzan con un título en administración de empresas, pero no siempre. A menudo, la experiencia habla más que los grados. Por ejemplo, si está liderando un proyecto creativo, un título relacionado con las artes probablemente sea más apropiado.
En términos de salario, un gerente de proyecto puede ganar desde menos de $100,000 hasta cerca de $200,000 al año. Esto depende de una serie de factores, que incluyen la ubicación, la educación, los años de experiencia, el rendimiento y más.