Las Fases de la Gestión de Proyectos: Cómo Gestionar un Proyecto Paso a Paso
Metodologías de Gestión de Proyectos
Herramientas de gestión de proyectos
Plantillas de gestión de proyectos
Software de gestión de proyectos
Certificaciones de gestión de proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la disciplina de planificar, ejecutar y completar proyectos. Los gerentes de proyecto logran esto mediante el uso de un conjunto de metodologías, procesos y herramientas para guiar a sus equipos y administrar los recursos.
Hoy en día, la mayoría de los profesionales de gestión de proyectos utilizan software de gestión de proyectos para planificar, ejecutar y controlar proyectos. ProjectManager, por ejemplo, le permite administrar planes, recursos, costos y equipos en una herramienta en línea.
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Para comprender mejor qué es la gestión de proyectos, la disciplina se puede dividir en 10 áreas clave, conocidas como áreas de conocimiento de gestión de proyectos.
Áreas de conocimiento de la gestión de proyectos
El término áreas de conocimiento de gestión de proyectos se utiliza para describir todos los diferentes aspectos de un proyecto que deben gestionarse. Los gerentes de proyecto son responsables de supervisar estas áreas, por lo que utilizan todas las herramientas, métodos y recursos disponibles para ellos.
Aquí hay una lista de las 10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos, tal como las describe el Project Management Institute (PMI) en su Project Management Body of Knowledge (PMBOK) . Haga clic en los enlaces para obtener una explicación detallada de cada uno.
Gestión de la integración : toma varios procesos y metodologías de gestión de proyectos para crear una estrategia que ayude a los equipos a trabajar mejor juntos. Esto fomenta el trabajo en equipo y sincroniza la información para una mayor claridad.
Gestión del alcance : las tareas del proyecto, los entregables y los hitos se identifican, definen y controlan a través de un proceso que incluye la recopilación de los requisitos de las partes interesadas, la creación de una estructura de desglose del trabajo (WBS) y luego el seguimiento y la gestión de los cambios.
Gestión del cronograma : detalla cómo se creará, administrará y monitoreará el cronograma del proyecto. Es parte de la etapa de planificación de la gestión de proyectos y crea un cronograma realista para lograr los objetivos del proyecto.
Gestión de costes : Proceso que gestiona la planificación y el control de los costes relacionados con un proyecto. Esto significa recopilar, analizar e informar sobre los costos para pronosticar y monitorear el presupuesto del proyecto para evitar gastos excesivos.
Gestión de calidad : Supervisar todas las actividades relacionadas con la creación de entregables del proyecto para garantizar que cumpla con las expectativas de calidad. Esto se hace al continuar midiendo la calidad a lo largo de la ejecución del proyecto y al corregir cualquier desviación de las expectativas de calidad.
Gestión de recursos : aprovechar al máximo las personas, los materiales y los equipos necesarios para ejecutar su proyecto mediante la asignación y reasignación de recursos según sea necesario.
Gestión de la comunicación : Varios procesos utilizados para entregar mensajes claros en un proyecto. Implica la creación de canales, frecuencia y mensajes correctos para asegurarse de que se reciban de manera oportuna y comprensible.
Gestión de Riesgos : Identificar, evaluar y prevenir o mitigar los riesgos en su proyecto, ya sean riesgos negativos para evitar o riesgos positivos para explotar.
Gestión de adquisiciones : Construir y mantener relaciones con los recursos externos requeridos en su proyecto. Esto incluye proveedores que venden productos y servicios necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.
Gestión de las partes interesadas : identificar a las partes interesadas del proyecto, determinar sus expectativas e influencia, y luego desarrollar estrategias para gestionarlas y mantenerlas actualizadas sobre el progreso.
Estas áreas de conocimiento de gestión de proyectos deben administrarse desde el principio hasta el final de sus proyectos. Todos los proyectos pasan por las mismas fases, que se conocen como el ciclo de vida de la gestión de proyectos.
El ciclo de vida del proyecto
El ciclo de vida de la gestión de proyectos está compuesto por cinco fases, conocidas como grupos de procesos de gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre.
El término grupos de procesos de gestión de proyectos fue acuñado por el Project Management Institute (PMI) y se usa ampliamente en la industria de la gestión de proyectos. Algunos autores utilizan sinónimos como ciclo de vida del proyecto o ciclo de vida del proyecto, proceso de gestión de proyectos o fases de gestión de proyectos.
La triple restricción de la gestión de proyectos
La triple restricción, también conocida como el triángulo de gestión de proyectos o triángulo de hierro, se refiere a los límites de tiempo, alcance y costo que se aplican a cada proyecto. Así es como funciona.
Tiempo : los gerentes de proyecto deben estimar el tiempo requerido para completar un proyecto. Para ello, utilizan herramientas de programación de proyectos como los diagramas PERT o el método de la ruta crítica.
Esto debe hacerse durante las fases de inicio y planificación del ciclo de vida del proyecto para desarrollar un cronograma que cubra la duración de todas las actividades.
Alcance del proyecto : El alcance se refiere a todo el trabajo necesario para completar un proyecto. Debe identificarse durante la etapa de planificación mediante el uso de una estructura de descomposición del trabajo.
Si el alcance no está definido en el plan del proyecto, puede hacer que el proyecto falle, lo que se conoce como avance del alcance.
Costo : Hay muchos costos asociados con un proyecto. Los gerentes de proyecto son responsables de estimar, presupuestar y controlar los costos mediante el uso de métodos de contabilidad de proyectos y herramientas de seguimiento de costos para que el proyecto pueda completarse dentro del presupuesto aprobado.
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Los gerentes de proyecto equilibran estas tres restricciones haciendo concesiones entre ellas. Por ejemplo, puede aumentar la cantidad de actividades en el alcance de su proyecto, pero esto significa que habrá menos tiempo y los costos serán más altos para cada tarea del proyecto.
Ahora que hemos cubierto los conceptos de gestión de proyectos más esenciales, es hora de echar un vistazo a las herramientas y técnicas que los gerentes de proyectos pueden usar para planificar, monitorear y controlar.
Las Fases de la Gestión de Proyectos: Cómo Gestionar un Proyecto Paso a Paso
Arriba, identificamos las cinco etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Ahora es el momento de poner esa información en un uso práctico.
En esta sección de la guía, vamos a desglosar cada etapa con pasos prácticos que describen cómo administrar un proyecto.
1. Inicio del proyecto
Esta es la fase inicial en la que el director del proyecto debe demostrar que el proyecto tiene valor y es factible a través de una serie de documentos de gestión del proyecto. Aquí están los más importantes:
Caso de negocio : Un caso de negocio justifica la necesidad del proyecto, los objetivos del proyecto y el retorno de la inversión.
Estudio de factibilidad : Un estudio de factibilidad demuestra que el proyecto se puede ejecutar en un tiempo y costo razonables.
Carta del proyecto : una carta del proyecto transmite lo que el proyecto va a entregar.
Reunir el equipo del proyecto : se necesitan recursos para ejecutar cualquier proyecto. Antes de que se pueda hacer un cronograma de proyecto, se debe crear un equipo de proyecto. Esto incluye la creación de descripciones de puestos, roles y responsabilidades. Toda esta información se puede poner más tarde en una carta del equipo.
Configurar la oficina de gestión de proyectos (PMO) : la oficina de gestión de proyectos suele ser un espacio físico establecido para el director del proyecto y el personal de apoyo. Entonces, la infraestructura para la oficina de gestión de proyectos incluye tener un software de gestión de proyectos y cualquier equipo necesario.
Agenda de la reunión de inicio : esta etapa de gestión del proyecto culmina en una reunión de inicio del proyecto, donde el equipo del proyecto y las partes interesadas del proyecto se reúnen para acordar las metas y objetivos del proyecto, el alcance y el cronograma.
2. Planificación del proyecto
El objetivo de la fase de planificación del proyecto es la creación del plan del proyecto, que cubre cómo se gestionará cada área de gestión del proyecto durante la fase de ejecución del proyecto.
Aquí hay una descripción general rápida de los componentes más importantes de un plan de proyecto. Como puede ver, algunos de ellos son planes de acción más pequeños para administrar áreas específicas.
Cronograma del proyecto : el cronograma del proyecto define un cronograma para la ejecución de tareas y la asignación de recursos. Los gerentes de proyecto necesitan monitorear constantemente el cronograma del proyecto con herramientas de administración de tareas y seguimiento de tiempo.
Presupuesto del proyecto : El presupuesto de un proyecto es la suma de todos los costos estimados del proyecto. Los gerentes de proyecto necesitan controlar los costos para que no los excedan.
Estructura de desglose del trabajo (WBS) : una WBS es una herramienta de planificación de proyectos que permite a los gerentes de proyectos visualizar todas las actividades, hitos y entregables en el alcance de su proyecto y priorizarlos.
Plan de gestión del alcance : explica cómo se controlará el alcance de su proyecto a lo largo del proyecto para evitar el avance del alcance.
Plan de gestión de riesgos : contiene un registro de riesgos donde se enumeran todos los riesgos potenciales, junto con el propietario del riesgo y las estrategias de mitigación de riesgos que se implementarían para cada uno de ellos.
Plan de gestión de recursos : describe cómo se obtendrán, asignarán y gestionarán sus recursos a lo largo del proyecto.
Plan de Gestión de Partes Interesadas : Identifica a todas las partes interesadas del proyecto, las prioriza y explica los canales de comunicación y las estrategias de resolución de conflictos que se utilizarán.
Los gerentes de proyecto a menudo diseñan su plan de proyecto utilizando un software de diagrama de Gantt, que proporciona una representación visual de todo el cronograma y el alcance del proyecto. Algunos diagramas de Gantt identifican automáticamente las actividades de la ruta crítica.
3. Ejecución del Proyecto
La tercera fase de gestión de proyectos es la ejecución del proyecto, que es cuando se abordan las tareas y los hitos descritos en el plan del proyecto para cumplir con las metas y objetivos del proyecto.
La fase de ejecución del proyecto es cuando los gerentes de proyecto deben supervisar todas las áreas de conocimiento de gestión de proyectos a medida que su proyecto avanza hacia la fase de seguimiento y control.
Gestión de tareas : los directores de proyecto y los miembros del equipo necesitan gestionar sus tareas. Esto implica monitorear e informar para asegurarse de que la tarea se ejecute dentro del marco de tiempo del cronograma planificado. Las listas de tareas y los tableros kanban son dos herramientas populares para la gestión de tareas.
Gestión del cronograma : una vez que se crea un cronograma, debe monitorearse a través de la ejecución del proyecto para asegurarse de que se mantenga al día. La gestión adecuada del cronograma traza un camino para mantener el progreso de las tareas, los objetivos, las prioridades y los plazos coincidiendo con el cronograma.
Gestión de costes : así como se planifica un cronograma, también se planifica el presupuesto. Pero eso no significa que el trabajo esté hecho. Como sabe cualquiera que tenga una billetera, el dinero tiende a desaparecer. Los costos del proyecto deben ser controlados para mantenerlos dentro del presupuesto acordado.
Gestión de calidad : los entregables deben producirse a tiempo y dentro del presupuesto, pero si falta calidad, el proyecto no tiene éxito. Por lo tanto, asegúrese de que se cumplan los criterios de éxito y los requisitos de calidad establecidos por las partes interesadas del proyecto.
Gestión del cambio : en términos generales, la gestión del cambio es un proceso para mejorar los procesos comerciales, la asignación presupuestaria y las operaciones en una organización. Sin embargo, cuando se aplica a la gestión de proyectos, el enfoque se reduce al proyecto en sí mismo y controla los cambios en el alcance durante la fase de ejecución.
Gestión de compras : Poco es el proyecto que se puede hacer sin tener que comprar, alquilar o contratar con recursos externos. Este proceso se denomina adquisición. La gestión de las relaciones con los vendedores y proveedores es de lo que se trata la gestión de adquisiciones.
Gestión de recursos : los recursos son cualquier cosa necesaria para llevar a cabo el proyecto. Eso incluye el equipo, los suministros, el equipo, los materiales, etc. La planificación de recursos incluye las funciones y responsabilidades del equipo, lo que necesitarán y dónde trabajarán.
Colaboración en equipo : una vez que comienza la ejecución del proyecto, la planificación marca el camino, pero los miembros del equipo deben tener herramientas para trabajar juntos para que puedan mantenerse en estrecha comunicación. La colaboración en equipo se puede facilitar mediante ejercicios y herramientas de creación de equipos que conectan a los miembros del equipo, ya sea que estén en la misma oficina o trabajando de forma remota.
En el camino, el director del proyecto reasignará los recursos o ajustará el tiempo y el alcance según sea necesario para mantener el trabajo del equipo. Además, identificarán y mitigarán los riesgos, abordarán los problemas e incorporarán cualquier cambio.
4. Seguimiento y Control de Proyectos
La cuarta fase de gestión del proyecto, seguimiento y control del proyecto, tiene lugar simultáneamente con la fase de ejecución del proyecto. Implica monitorear el progreso y el desempeño del proyecto para garantizar que se mantenga dentro del cronograma y el presupuesto. Se aplican procedimientos de control de calidad para garantizar el aseguramiento de la calidad.
La generación de informes también es una parte fundamental de esta fase de gestión del proyecto. En primer lugar, permite a los directores de proyectos realizar un seguimiento del progreso y, en segundo lugar, proporciona datos a las partes interesadas durante las presentaciones para mantenerlos informados. Hay muchos informes de gestión de proyectos, como el estado del proyecto, las hojas de tiempo, la carga de trabajo, la asignación y los informes de gastos.
5. Cierre del proyecto
La quinta fase de gestión del proyecto es el cierre del proyecto, en el que los entregables finales del proyecto se presentan a las partes interesadas. Una vez aprobado, se liberan los recursos, se completa la documentación y se aprueba todo.
Estos son algunos de los pasos principales de esta fase de gestión de proyectos.
Transferir entregables: el proyecto se trata de producir un entregable final. Eso marca el final de la ejecución del proyecto y el comienzo del cierre del proyecto. Por lo tanto, asegúrese de que todos los entregables del proyecto estén identificados, completados y entregados a la parte adecuada.
Confirmar finalización: en esta etapa, se necesita la confirmación de todas las partes interesadas, los clientes e incluso el equipo del proyecto. Eso significa aprobaciones, por lo que no hay confusión ni solicitudes de cambio de última hora.
Revisar la documentación: por lo general, el gerente del proyecto es responsable de revisar todos los contratos y la documentación para asegurarse de que todo esté bien y aprobado.
Liberar recursos: antes de que se complete un proyecto, el equipo, los trabajadores contratados, los alquileres, etc. deben ser liberados oficialmente. Tenga un proceso establecido para notificar y asegurarse de que todos estén pagados.
Hacer una autopsia: una autopsia es cuando se analiza el proyecto terminado para observar qué funcionó y qué no. Esta es una excelente manera de repetir los éxitos y reparar los errores para el próximo proyecto. ¡No te olvides de celebrar con el equipo! Ellos lo merecen.
Ahora que hemos aprendido sobre el ciclo de vida de la gestión de proyectos, echemos un vistazo a algunos enfoques de gestión de proyectos.
Metodologías de Gestión de Proyectos
A lo largo de los años, se han desarrollado muchas metodologías de gestión de proyectos para ajustarse a las necesidades de las diferentes industrias. Algunos de estos tipos o enfoques de gestión de proyectos también funcionan mejor para proyectos de ciertos tamaños y niveles de complejidad.
Aquí hay una lista de las principales metodologías de gestión de proyectos. Haga clic en los enlaces para obtener una explicación detallada de cada uno.
Gestión de proyectos en cascada : un enfoque de gestión de proyectos lineal, en el que los requisitos de las partes interesadas se recopilan al comienzo del proyecto y luego se crea un plan de proyecto secuencial.
Gestión ágil de proyectos : un enfoque iterativo de gestión de proyectos, que no sigue un plan de proyecto rígido, sino sprints cortos de trabajo llamados sprints ágiles.
Scrum Project Management : un marco ágil que es muy popular para el desarrollo de productos y software.
Lean Project Management (o Lean Manufacturing) : esta técnica se inventó para mejorar los procesos de fabricación y se convirtió en una metodología de gestión de proyectos muy importante a lo largo de los años.
Método Kanban : Kanban es un enfoque de gestión de proyectos ampliamente utilizado que consiste en gestionar el trabajo a través de tableros y tarjetas visuales. Los tableros Kanban son utilizados por equipos ágiles y scrum.
Six Sigma : Al igual que Kanban o Lean, Six Sigma es un conjunto de herramientas y técnicas que se desarrolló para mejorar los procesos de producción y luego se convirtió en un enfoque de gestión de proyectos.
Método de ruta crítica (CPM) : El método de ruta crítica es una técnica de programación de proyectos que permite a los gerentes de proyectos estimar la duración de un proyecto, identificar dependencias de tareas, flotar y actividades críticas.
Gestión de proyectos de cadena crítica : un enfoque de gestión de proyectos que se basa en la teoría de las restricciones y utiliza la gestión de recursos como la forma principal de ejecutar proyectos de manera eficaz.
PRINCE2 : PRINCE2 es la metodología de gestión de proyectos más popular en el Reino Unido, Australia y los países europeos. PRINCE2 es muy similar al Cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos del PMI porque proporciona definiciones y mejores prácticas para los directores de proyectos.
Herramientas de gestión de proyectos
Hay una amplia gama de herramientas de gestión de proyectos, tanto en línea como móviles, disponibles para gestionar proyectos. Estas son las herramientas más esenciales para un gerente de proyecto:
Tablero del proyecto
Un tablero de proyectos es una herramienta de seguimiento de proyectos que le permite monitorear sus costos, tareas y progreso. Es una herramienta muy útil durante la ejecución del proyecto porque ayuda a los gerentes de proyecto a determinar rápidamente si sus proyectos van por buen camino o no.
Diagramas de Gantt
Un diagrama de Gantt es una representación visual de la línea de tiempo de un proyecto que muestra todas las tareas del proyecto en un gráfico. Los diagramas de Gantt se utilizan para la planificación de proyectos, la programación de proyectos, la gestión de tareas y la gestión de recursos. Funcionan mejor en proyectos de cascada.
El diagrama de Gantt es el método preferido que utilizan los directores de proyectos para programar sus proyectos. Algunas tareas dependen de otras antes de que puedan comenzar o finalizar, y estas dependencias de tareas pueden crear cuellos de botella más adelante en el proyecto.
Al vincularlos en un diagrama de Gantt, se crea un aviso para evitar ralentizar el cronograma. Los proyectos se pueden dividir por hitos, símbolos de diamantes, que indican el final de una fase y el comienzo de la siguiente.
Tableros Kanban
Un tablero kanban es una herramienta de gestión de tareas que permite a los directores de proyectos y a los miembros del equipo visualizar las tareas. Los tableros Kanban son utilizados por equipos ágiles y scrum que trabajan en sprints iterativos. Son fáciles de usar y fomentan la colaboración en equipo.
Plantillas de gestión de proyectos
Hay muchos cuadros y diagramas de gestión de proyectos que los directores de proyectos utilizan para planificar, programar y realizar un seguimiento de sus proyectos. Éstos son algunos de los más utilizados.
Plantilla de diagrama de Gantt
Plantilla de plan de proyecto
Plantilla de estructura de desglose de trabajo
Plantilla de presupuesto del proyecto
Plantilla de línea de tiempo del proyecto
Estos son solo algunos ejemplos de gráficos de gestión de proyectos. Tenemos una biblioteca de plantillas de administración de proyectos que puede usar para administrar cada fase del proyecto.
Sin embargo, aunque estas plantillas pueden ser muy útiles, siguen siendo documentos estáticos que no pueden igualar las características que obtendría de un software de gestión de proyectos como ProjectManager.
Software de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos es una plataforma para que los gerentes planifiquen, supervisen e informen sobre proyectos; permite que los equipos administren su trabajo y también colaboren. Mire el video a continuación para ver el software de gestión de proyectos en acción:
Elegir el mejor software de gestión de proyectos para su organización no es tarea fácil. Eso es principalmente porque hay muchas alternativas para elegir. Pero no todo el software de gestión de proyectos tiene las mismas funciones y, como director de proyectos, es su responsabilidad decidir qué herramienta funciona mejor para su organización.
ProjectManager ofrece un conjunto de todas las herramientas de gestión de proyectos que necesita para llevar su proyecto en cada paso del camino, desde el inicio hasta el cierre. Contamos con las mejores funciones de planificación, programación y seguimiento de proyectos.
Funciones de gestión de proyectos
Un proyecto funciona mejor cuando los roles de gestión de proyectos están bien definidos. Si bien existen métodos de gestión de proyectos que requieren diferentes tipos de equipos de proyecto, estos son los principales roles de gestión de proyectos:
Gerente de proyecto: como mencionamos anteriormente, el gerente de proyecto es responsable de administrar las áreas de conocimiento de gestión de proyectos a lo largo del proyecto.
Patrocinador del proyecto: El patrocinador del proyecto representa al cliente del proyecto. Dependiendo de la organización, puede haber diferentes niveles de patrocinadores del proyecto.
Miembros del equipo del proyecto: los miembros del equipo son profesionales calificados que trabajan para contribuir al proceso de producción de entregables, gestión de riesgos y logro de los objetivos del proyecto.
Partes interesadas del proyecto: esta es una persona o un grupo que tiene un interés creado o una "participación" en el proyecto. El director del proyecto debe comunicar el progreso del proyecto a las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Clientes: Este es un grupo o una persona para quien se entrega el proyecto o un componente clave del proyecto.
¿Listo para convertirte en un profesional de la gestión de proyectos? Deberá trabajar en sus habilidades de gestión de proyectos y en un programa de certificación para convertirse en un director de proyectos profesional.
Certificaciones de gestión de proyectos
Hay varias organizaciones en todo el mundo que brindan certificaciones y capacitación en gestión de proyectos. Aquí están los más populares.
Certificado de gestión de proyectos de Google: Google desarrolló recientemente este programa de capacitación en asociación con Coursera, que enseña todos los conceptos básicos de gestión de proyectos.
Certificaciones de PMI: PMI ofrece numerosas certificaciones de gestión de proyectos. La mayoría de los gerentes de proyecto obtienen la certificación Project Management Professional (PMP), que es un estándar de la industria.
Certificaciones ágiles: hay muchos cursos de capacitación y certificación de gestión de proyectos ágiles. Estos son un requisito para los gerentes de proyectos ágiles y scrum.
Certificaciones PRINCE2: PRINCE2 es el marco de gestión de proyectos utilizado en el Reino Unido, Australia y Europa. Necesitará certificaciones específicas para participar en un proyecto PRINCE2.
Áreas de conocimiento de la gestión de proyectos: en profundidad
Cada uno de los procesos de gestión de proyectos tiene un propósito específico a lo largo del ciclo de vida del proyecto y, cuando se realiza correctamente, garantiza la finalización exitosa de los proyectos.
Gestión del alcance
El alcance se refiere a todo el trabajo requerido para completar un proyecto que está definido por una estructura de desglose del trabajo durante la fase de planificación. En términos simples, la gestión del alcance consiste en incluir todas las actividades y aclarar lo que no se hará. Esta es la base para la programación, el presupuesto y la gestión de tareas.
Administración de tareas
Este proceso comienza con una planificación cuidadosa. Una vez que se construye la estructura de desglose del trabajo, se pueden conocer todas las tareas necesarias para completar el proyecto. Luego, las tareas se pueden asignar a los miembros del equipo. Es importante comprender las dependencias de las tareas para que las tareas se presenten en el orden en que deben completarse.
Administracion de recursos
Este proceso consiste en identificar, adquirir y asignar de manera efectiva recursos tales como personas, capital, equipos y materiales para completar tareas y producir entregables. Una vez que se define el alcance del proyecto, se pueden determinar los recursos que se necesitarán para cada actividad. A medida que avanza el proyecto, se debe controlar el uso de los recursos.
Gestión de horarios
El proceso de gestión del cronograma se puede dividir en 3 subprocesos: estimación, programación y control. Primero, calcule el tiempo para cada actividad, hito y entregable. Luego desarrolle horarios basados en esas estimaciones de tiempo. Una vez que comience la fase de ejecución, controle el cronograma del proyecto con regularidad.
Gestión de riesgos
El proceso de gestión de riesgos identifica lo que podría suceder para desviar el proyecto y luego define una respuesta para que existan planes de contingencia.
Esto generalmente se hace en proyectos más grandes, en lugar de más pequeños. Aunque incluso para equipos pequeños, una breve sincronización con el equipo para identificar posibles problemas en el plan sería útil para protegerse contra lo inesperado y tener planes de acción en caso de que suceda. Existen varios tipos de riesgos, pero los más importantes son los que afectan a la triple restricción.
Gestión de la calidad
Durante la fase de iniciación, las partes interesadas expresan sus requisitos de calidad para los entregables del proyecto. En base a eso, los gerentes de proyecto desarrollan una política de calidad que define los procedimientos de control de calidad que garantizarán el aseguramiento de la calidad.
Gestión de los interesados
Los stakeholders son el alma de un proyecto. Al comprender sus necesidades y comunicarse frecuentemente con ellos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, sus requisitos se pueden cumplir más fácilmente.
Manejo de costos
Este proceso se aplica a todas las etapas del ciclo de vida del proyecto. Implica estimación de costos, establecimiento de presupuestos y control de costos. Comience estimando el costo asociado con cada tarea y luego cree un presupuesto para cubrir esos gastos. Una vez que comience la fase de ejecución, monitoree el costo del proyecto a medida que avanza.
Gestión de problemas
Un riesgo es un problema que afecta al proyecto. La gestión de problemas es cómo se tratan los problemas cuando aparecen en el proyecto y vale la pena averiguar cómo se verá porque algo saldrá mal.
El proceso cubrirá quién debe ser notificado, cómo tomar decisiones sobre qué hacer a continuación y quién tiene la autoridad para tomar medidas.
Gestión del cambio
Todo proyecto tiene cambios. A veces eso se debe a que el objetivo no se definió particularmente bien desde el principio. O porque la estrategia comercial ha cambiado y el proyecto debe actualizarse en consecuencia. Se debe realizar un plan de gestión de cambios, que incluirá los procedimientos y formularios de gestión de cambios del proyecto.
Dirección de Procuración
Muchos proyectos implican trabajar con proveedores y normalmente hay un proceso sobre cómo comprometerse y contratarlos para que todos sepan qué esperar y qué obtienen por su dinero.
Comunicaciones
¡Sí, la comunicación es un proceso! Identifique quién necesita recibir qué mensaje, cuándo y qué método de comunicación es el más apropiado. Un plan de comunicación hace esto.
Estos son los procesos de gestión de proyectos más comunes, pero los equipos pueden crear procesos internos personalizados para hacer frente a las peculiaridades de su organización. La clave es evitar empezar desde cero cada vez, y que haya un nivel de estandarización en la forma en que se gestionan los proyectos tanto como sea posible.
Metodologías de gestión de proyectos: en profundidad
Dependiendo de la industria, los objetivos y los requisitos de las partes interesadas, los gerentes de proyectos pueden emplear diferentes metodologías de gestión de proyectos para gestionar las cinco etapas y lograr un resultado exitoso. Estos son algunos de los más populares:
Ágil
Agile se usa a menudo en proyectos de software, pero se está volviendo más común en otros tipos de proyectos, como marketing. Implica un trabajo iterativo en ráfagas cortas llamadas "sprints". El trabajo está limitado en el tiempo y el equipo hace todo lo que puede antes de pasar al siguiente conjunto de requisitos.
Los principios Agile se han utilizado para desarrollar métodos como scrum, programación extrema, crystal, entre otros.
Melé
Scrum es un enfoque corto de "sprint" para administrar proyectos. Es ideal para equipos de gestión de proyectos de no más de 10 personas y, a menudo, se combina con ciclos de dos semanas con reuniones diarias cortas, conocidas como reuniones diarias de scrum. Está dirigido por lo que se llama un maestro Scrum. Scrum funciona dentro de un marco ágil y consta de cajas de tiempo, interacciones de equipo colaborativo, una acumulación de productos y ciclos de retroalimentación.
Cascada
El modelo de cascada es un enfoque lineal para la entrega de trabajo. El gerente del proyecto presenta los requisitos de las partes interesadas, elabora el diseño, construye la solución, la prueba y la implementa y luego la pasa a una etapa de mantenimiento.
Inclinarse
Lean ha llegado a significar un par de cosas recientemente, desde el advenimiento del movimiento Lean Startup, que favorece un enfoque iterativo para el desarrollo de productos e implica atraer a los usuarios finales desde el principio y con frecuencia para recibir comentarios sobre la entrega del proyecto.
Tradicionalmente en la gestión de proyectos, Lean PM es una forma de eliminar el desperdicio en los procesos y asegurarse de que las personas involucradas trabajen juntas de manera efectiva. Agiliza los traspasos entre equipos, eliminando el tiempo de inactividad. Una característica común del trabajo esbelto es trabajar solo en un proyecto a la vez.
Kanban
Kanban es un enfoque visual para la gestión de proyectos. Gestiona el flujo de trabajo colocando tareas en un tablero Kanban donde el flujo de trabajo y el progreso son claros para todos los participantes. Kanban mejora las ineficiencias y se ha utilizado para programar la fabricación ajustada en proyectos ágiles.
Con el surgimiento de los tableros de planificación visual en el software de nuestra era, como Trello, ahora hay nuevos usos para las herramientas Kanban y los métodos Kanban. Los equipos ágiles utilizan los tableros Kanban para crear guiones gráficos de historias de usuarios y para la planificación de tareas pendientes en el desarrollo de software.
seis sigma
Six Sigma trabaja para mejorar la calidad identificando lo que no funciona en el proyecto. Aplica la gestión de la calidad, incluidas las estadísticas empíricas, y cuenta con personal experto en estas disciplinas. Hay un Lean Six Sigma que agrega metodología lean para eliminar el desperdicio.
Como doctrina, dice que los esfuerzos continuos para lograr resultados que sean estables y esperados son los más importantes para el éxito. Los procesos se pueden definir y mejorar. Se necesita toda la organización, de arriba hacia abajo, para mantener la calidad en un proyecto.
Método de la ruta crítica (CPM)
El método de la ruta crítica consiste en construir un modelo que incluya todas las actividades enumeradas en la estructura de desglose del trabajo para identificar las secuencias de tareas del proyecto y su duración. Con esta información, se pueden identificar las actividades críticas que deben completarse a tiempo para no afectar el cronograma del proyecto.
Gestión de Proyectos de Cadena Crítica (CCPM)
En CCPM, los gerentes de proyecto se enfocan en los recursos que usarán para completar el proyecto, como equipos, equipos, espacio de oficina, etc. Es un método menos técnico de gestión de proyectos que no pone tanto énfasis en el orden de las tareas o programación, sino en equilibrar los recursos y mantenerlos flexibles.
CCPM se puede aplicar tanto a empresas grandes como pequeñas, y para proyectos en industrias como la construcción, el desarrollo de software y la investigación y el desarrollo tecnológico.
Cómo convertirse en un gerente de proyecto
Los gerentes de proyecto son líderes. Necesitan motivar a sus equipos, así como planificar, monitorear e informar sobre su progreso. Es un trabajo que requiere muchos sombreros. Deben tener fuertes habilidades de comunicación y ser capaces de conectarse claramente tanto con las partes interesadas como con el equipo del proyecto.
Los gerentes de proyectos formales generalmente están certificados a través de agencias como el Project Management Institute (PMI) en los EE. UU. o PRINCE2 en el Reino Unido. Después de la certificación, deben mantener sus certificaciones mediante la adquisición de capacitación adicional en gestión de proyectos para reunir un número específico de unidades de desarrollo profesional ( PDU).
Como se mencionó anteriormente, los estándares de calificación para los gerentes de proyectos certificados se han ampliado recientemente para incluir más habilidades comerciales y de liderazgo. La certificación de PMI y los estándares de PDU se pueden encontrar en Una guía para el conocimiento de la dirección de proyectos (Guía del PMBOK), sexta edición, o en su sitio web. Pero puede ser difícil familiarizarse con los aspectos técnicos de la gestión de proyectos sin la capacitación de certificación formal.
Pero la certificación no siempre es un requisito, puede ser algo que se adquiere más adelante en la carrera. La mayoría de los gerentes de proyectos generalmente comienzan con un título en administración de empresas, pero no siempre. A menudo, la experiencia habla más que los grados. Por ejemplo, si está liderando un proyecto creativo, un título relacionado con las artes probablemente sea más apropiado.
¿Cuánto gana un gerente de proyecto?
En términos de salario, un gerente de proyecto puede ganar desde menos de $100,000 hasta cerca de $200,000 al año. Esto depende de una serie de factores, que incluyen la ubicación, la educación, los años de experiencia, el rendimiento y más.