ارتق بمشروعك إلى المستوى التالي باستخدام تقنيات إدارة المشاريع السبعة هذه

من أجل إكمال المشروع وتسليمه بنجاح ، يجب إدارته بشكل جيد من البداية.

في النهاية ، الطريقة الأكثر فاعلية للقيام بذلك هي تنفيذ تقنيات إدارة المشاريع ، خاصةً عندما يكون التحول الرقمي قيد التشغيل.

تأخذ هذه التقنيات في الاعتبار المشروع ككل وتكون بمثابة دليلك لإكمال مهامك في الوقت المحدد وبأفضل النتائج الممكنة.

هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها لمديري المشروع وفرقهم التعامل مع عملية إدارة المشروع. لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع. كل تقنية تقدم شيئًا فريدًا.

دعنا نلقي نظرة على سبعة من أكثر تقنيات إدارة المشاريع شيوعًا والتي يمكن أن تساعدك في الارتقاء بمشروعك إلى المستوى التالي.

رقم 1: هيكل تنظيم العمل (WBS)

عندما تشاهد مشروعًا لأول مرة ، بغض النظر عن حجمه ، قد تشعر بالإرهاق. هناك الكثير مما يجب القيام به لإكمال المشروع.

أحد الأسباب الأكثر شيوعًا التي تجعل المشاريع تستغرق وقتًا أطول وتكلفتها أعلى وتفشل تامًا هو عدم وجود هيكل للعمل. لا يوجد تخطيط.

يحتاج مديرو المشاريع إلى تنظيم العمل في مهام أصغر بكثير وأكثر قابلية للإدارة ، وهي عملية يشار إليها غالبًا باسم هيكل تقسيم العمل (WBS).

لاستخدام هذا المشروع ، ستقوم بإنشاء رسم (أو خريطة مهام) مع المشروع النهائي في الأعلى ثم المربعات أدناه مع المهام الفردية وما إلى ذلك لتمثيل مراحل مختلفة من المشروع.

بشكل أساسي ، يتيح لك هذا عرض المهام التي يجب إكمالها ومتى.

إذا كانت هناك مهام معينة تعتمد على مهام أخرى ، فتأكد من تمثيلها في الرسم. ليس من غير المألوف أن تحتاج بعض المهام إلى الإكمال قبل أن تبدأ المهمة (المهام) التالية.

عند التنفيذ بشكل صحيح ، يمكن لـ WBS أن يجعل أي مشروع أقل إرهاقًا بسبب التنظيم والتدفق. من الأسهل بكثير عرض المهام الصغيرة وإكمالها مقارنة بالمهام الأكبر.

رقم 2: مخطط جانت

مخطط جانت هو أسلوب مرئي آخر لإدارة المشروع.

إنه مفيد لمديري المشاريع لأنه يعرض العمل الذي يجب إكماله في أيام معينة. يوفر طريقة سريعة لمديري المشروع لتحديد مدى تقدم المشروع.

تم تصميم مخططات جانت للمساعدة في تخطيط وجدولة المهام ، ولكنها يمكن أن تساعدك أيضًا في تخطيط وجدولة المشاريع بأكملها.

يمكنك جدولة عمل الفريق بأكمله ، وتخطيط الأحداث الرئيسية ، وضبط الجداول ، وربط تبعيات المهام.

يتم استخدام المهام التابعة عندما تكون هناك مهام معينة لا يمكن البدء فيها حتى تكتمل المهمة السابقة لها بنجاح.

يمكن تعيين المهام للأعضاء الفرديين ويمكن أتمتة الإخطارات للتأكد من أن كل فرد في الفريق على نفس الصفحة وعلى دراية بالمواعيد النهائية القادمة.

باستخدام مخطط جانت ، ستتمكن من عرض تاريخ بدء المشروع وتاريخ الانتهاء ، ومهام المشروع الفردية ، والوقت الذي يجب أن تبدأ فيه كل مهمة وتنتهي ، وعضو الفريق الذي يعمل على كل مهمة ، والمدة التي تستغرقها كل مهمة ، والمعالم الرئيسية ، والمهمة التبعيات.

رقم 3: أسلوب تقييم البرامج والمراجعة (PERT)

تقنية تقييم البرنامج ومراجعته (PERT ، باختصار) هي شكل خاص من إدارة المشروع يساعد في جدولة وتقديرات الوقت للمشروع.

تعمل هذه التقنية الخاصة عن طريق تقسيم جميع المهام إلى مهام أكثر تفصيلاً من خلال استخدام WBS.

بعد ذلك ، تتم إضافة هذه الأنشطة إلى مخطط جانت بحيث يمكن تحديدها على أنها تابعة. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك تطوير خريطة مرئية لتدفق المهام وتبعياتها.

في هذه الخريطة ، يتم رسم الأسهم من مهمة إلى أخرى بناءً على الترتيب المطلوب لإكمال المهام.

العقدة هي تمثيل لحدث. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تحديد الأوقات الأقدم والأخيرة لكل مهمة ، بالإضافة إلى وقت الركود المحتمل لجميع المهام.

بمعنى آخر ، ستسمح تقنية إدارة المشروع هذه بإدخال الوقت المتفائل للمنافسة ، والوقت التشاؤمي للإنجاز ، والوقت الأكثر ترجيحًا للإنجاز ، مما يؤدي إلى تحسين الدقة الشاملة للجدول الزمني لجميع المهام.

رقم 4: كانبان

يعتبر هذا من أسهل وأبسط تقنيات إدارة المشاريع ، ولهذا السبب فهو مثالي لمديري المشاريع المبتدئين.

ومع ذلك ، يمكن استخدامه من قبل مديري المشاريع المخضرمين أيضًا.

تتكون تقنية Kanban بشكل أساسي من إنشاء ثلاثة أعمدة منفصلة لقائمة المهام الخاصة بك وقائمة المهام الخاصة بك وقائمة المهام الخاصة بك.

يمكنك أنت وفريقك بعد ذلك نقل المهام من عمود إلى آخر عند اكتمالها أو العمل عليها أو إكمالها.

هذه التقنية رائعة إذا كنت لا تريد أن تضع الكثير من الضغط على فريقك ، لكنك تريد التأكد من التركيز على التسليم المستمر.

يسمح لأعضاء الفريق برؤية ما يجب القيام به بالضبط كل يوم ، مما يساعد على موازنة سير العمل العام.

يمكنك الحصول على لوحة كانبان مرئية ، أو يمكنك اختيار استخدام لوحة افتراضية.

في كلتا الحالتين ، يتم وضع المهام في عمود "المهام المطلوبة" بترتيب أهمية الضرورة. سيبدأ أعضاء الفريق في المهمة الأولى في التشكيلة ، وبمجرد اكتمالها ، يتم نقلها وتبدأ المهمة التالية (المعروفة أيضًا باسم البطاقة).

رقم 5: سكرم

يعتبر Scrum تقنية لإدارة المشروع تحتوي على نظرة عامة على المشروع ويمكن تغييرها حسب الحاجة في جميع مراحل المشروع بعد تقييم النتائج إلى نقطة معينة.

إنها تقنية شائعة للمشاريع الرشيقة.

تتكون هذه التقنية من فريق يعمل على المهام الفردية لمشروع كامل لفترة زمنية محددة مسبقًا ، والتي يشار إليها غالبًا باسم العدو السريع.

سيتم العمل على ميزة أو نتيجة محددة خلال كل سباق. تميل هذه السباقات إلى الاستمرار لمدة لا تزيد عن أسبوعين.

سيكون "سكرم ماستر" مسؤولاً عن مناقشات المشروع ، لكن المجموعة ككل ستقرر كيفية إزالة العقبات التي قد تعيق إكمال المشروع.

كقاعدة عامة ، هناك اجتماعات يومية لتحديثات حالة المشروع.

بعد اكتمال كل سباق ، يجب عقد اجتماع مراجعة مع الفريق بأكمله. في هذا الوقت ، يمكن مناقشة ما كان يمكن القيام به بشكل أفضل حتى يمكن تحسين العدو التالي.

في النهاية ، تسمح طريقة سكرم بإكمال كل مشروع بأقصى قدر من الكفاءة والنتائج.

علاوة على ذلك ، تسمح هذه التقنية غالبًا بإكمال المشاريع في وقت أبكر من التقنيات التقليدية الأخرى ، وهو أمر مفيد للشركات التي تحتاج إلى التركيز على سرعة الوصول إلى السوق.

رقم 6: إطار رشيق متدرج (آمن)

يعمل Scaled Agile Framework (SAFe) على تنفيذ مشاريع رشيقة على نطاق واسع.

نظرًا لأن الشركات والمشاريع يمكن أن تختلف من حيث المتطلبات والحجم ، فإن تقنية SAFe لها أربعة مستويات مختلفة من التنظيم ، والتي تشمل الحل الأساسي والكبير والمحفظة والكامل.

تعمل هذه التقنية الخاصة بشكل رائع مع الشركات أثناء نموها ، لأنها تتيح للفرق العمل بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية من خلال الاستجابة بشكل أسرع لتغيرات حالة السوق واحتياجات العملاء والتقنيات الجديدة.

لقد ثبت أن هذه التقنية تعمل على تحسين الكفاءة في جميع المجالات.

من المحتمل أن يكون هذا بسبب حقيقة أن الفرق قادرة على اتخاذ قرارات أسرع ، وتحسين العمليات ، والتواصل بشكل أفضل ، والبقاء متمحورة حول العملاء.

الطريقة رقم 7: طريقة المسار الحرج (CPM)

تُستخدم مهمة إدارة المشروع هذه للمساعدة بشكل أكثر دقة وكفاءة في جدولة جميع مهام المشروع.

بشكل أساسي ، تم تصميم CPM لحساب أقصر طريق لإكمال المشروع ثم تحديد موضع المهام.

سيجمع العديد من مديري المشاريع بين CPM و PERT لتحديد ثلاثة تقديرات زمنية: أقصر وقت ، ووقت واقعي ، وأطول وقت.

أولاً ، يجب عليك تحديد المهام التي يجب إكمالها للمشروع.

بعد ذلك ، ستنشئ علاقات الترابط. على سبيل المثال ، لا يمكن إكمال المهمة "ب" حتى تنتهي المهمة "أ".

يمكن إنشاء الرسوم التخطيطية لتقديرات الوقت المختلفة ، ومن المهم أن يكون لكل مهمة مدة تقديرية.

تعمل طريقة المسار الحرج بشكل جيد مع الفرق التي لديها مشاريع معقدة تتكون من عدد من تبعيات المهام.

يساعد في مراقبة المهام والتحكم فيها على المسار الحرج للنجاح ، مما يمكن أن يحسن تسليم المشروع في الوقت المحدد.

يتم إحتوائه

ستحدد تقنية إدارة المشروع التي تختارها مدى سلاسة سير مشروعك.

كل من الطرق المذكورة أعلاه لها مزاياها وعيوبها ، اعتمادًا على حجم ونوع المشروع.

إذا كنت تبحث عن المزيد من الطرق لزيادة إنتاجيتك وكفاءتك بشكل عام ، ففكر في تطبيق إدارة بيانات المنتج (PDM) !