創建專業電子郵件簽名模板的權威指南

品牌管理就是溝通。 每次我們以專業身份進行交流時，我們的品牌都會受到影響。 個人和公司都是如此。 沒有跡象表明電子郵件作為商業溝通的重要媒介會減弱，這意味著它仍然是品牌管理的關鍵場所。 沒有簽名的專業電子郵件就像沒有徽章的汽車。 它讓您想知道它來自什麼樣的可疑操作。

為什麼需要有效的企業電子郵件簽名模板

將電子郵件簽名視為代表個人發件人和他們所代表的公司的數字名片。 一個好的電子郵件簽名會顯得充滿活力、激發興趣並令人難忘。 它應該提供適量的信息並鼓勵接收者做出回應。 研究表明，糟糕的第一印象幾乎不可能逆轉。

電子郵件也可以是潛在客戶或合作者與您或您的公司互動的第一種媒介。 第一印象和以往一樣迅速而有影響力。 正確簽名可以使一切變得不同。 無論您是在運行冷郵件活動、回复客戶服務查詢、與承包商溝通還是其他任何事情，都沒有關係。 您的電子郵件簽名應反映您希望在該交互中投射的圖像。

誰需要專業的電子郵件簽名？

無可挑剔的電子郵件簽名是公司所有者、CEO、CTO 和 CMO 的必備品。 它們對於與客戶打交道的人員（包括銷售代表、溝通經理和客戶支持專家）也至關重要。 HR，尤其是招聘人員，也受益於良好的電子郵件簽名提供的形象提升。 如果您在人力資源部門，您還可以從查看我們的 Linkedin 推薦示例中受益。 即使是自由職業者也應該使用精心設計的個人電子郵件簽名模板進行專業通信。

多種因素決定了最適合您的簽名設計。 其中包括您的業務領域、您的形像以及您的電子郵件收件人是誰。 儘管您的簽名有很大的自定義空間，但實際上在所有情況下都應遵循某些準則。 我們將在下面討論這些。

電子郵件簽名模板比一次性電子郵件簽名提供什麼？

電子郵件簽名模板，也稱為電子郵件頁腳模板，為您提供了一些主要好處。 首先，它們可以在不了解 HTML 的情況下輕鬆設計有效的簽名。 其次，它們可以在需要時輕鬆更新和改進您的簽名。 第三，它們讓您可以輕鬆地為公司所有人員標準化電子郵件簽名。 最後，電子郵件簽名模板可讓您針對不同的上下文優化電子郵件簽名。

設計出色電子郵件簽名的步驟：

1. 確定任何關於設計和內容的公司指南

2. 確定您需要包含的信息

3. 選擇是自己編碼還是使用在線生成器

4. 找到適合品牌的設計，包括正確的顏色和字體

5. 有效地格式化和對齊簽名的組成部分

6. 為不同的發件人和目的保存要編輯的模板

您應該在電子郵件簽名中包含哪些信息？

首先要考慮的是要在電子郵件簽名中包含哪些信息。 您應該將其限制為三或四行文本。 絕對必要的是發件人的姓名、職位、公司和公司網站的鏈接。 強烈建議包括一兩個電話號碼。 包含更多內容會使簽名看起來很忙並失去收件人的注意力。

你會費心挑選這麼長的簽名嗎？

圖片來源：郵鳥

相比之下，來自 Xink 的這個例子有完美的行數：

您不需要包含您的電子郵件地址。 您的收件人始終可以在郵件的“發件人”字段中找到您的地址。 在簽名中包含您的電子郵件地址就像不小心將密碼發佈到 Twitter 一樣精通技術。 最佳做法是在轉發電子郵件之前從電子郵件正文中刪除任何電子郵件地址。 這並不總是發生，因此您簽名中的地址最終可能會比您喜歡的更公開。 您會在垃圾郵件文件夾中感受到它。

某些國家/地區（例如英國）要求企業電子郵件包含某些信息。 熟悉適用的法律，並在您的電子郵件簽名中包含必要的信息。

指向您的專業或公司社交媒體帳戶的鏈接實際上是您電子郵件簽名的強制性補充。 鏈接圖標是已建立的標準​​，而不是 URL 或 @ 句柄。 它們是一種優雅而有效的方式，可以促進您與社交媒體的互動。 僅鏈接到您的專業社交媒體帳戶。 確保任何鏈接到的帳戶都經過精心策劃，使其看起來盡可能專業和動態。 按照我們的指南製作最好的 Linkedin 個人資料。

在 Tutsplus 的這個例子中，看看社交媒體鏈接是如何融入整體設計的：

要包含在您的電子郵件簽名中的信息：

• 您的姓名和職位

• 公司名稱、鏈接和實際地址

• 一兩個電話號碼

• 任何必要的法律信息

• 社交媒體鏈接

• 考慮號召性用語

您的電子郵件簽名是否需要號召性用語？

您的電子郵件簽名可以成為號召性用語的完美平台，例如指向您公司博客的鏈接。 當心。 您不希望它類似於 clickbait 。 避免引用或標語之類的東西。 這些在您留下的印像中是自我限制的，並且會分散您對電子郵件簽名中有價值信息的注意力。 號召性用語可以像創建 Linkedin 連接的邀請一樣簡單。 這對 Linkedin 潛在客戶生成有很大幫助。

這是來自 sigstr.com 的一個很好的例子：

該電子郵件簽名實際上有兩個號召性用語，即“立即獲取實時預覽”的鏈接和下方的橫幅。 根據上下文使用兩種樣式或其中一種樣式。

在企業電子郵件簽名模板中使用圖形

圖形是任何電子郵件簽名的強烈推薦元素。 電子郵件簽名圖形有三個主要選項：徽標、頭像或發件人簽名。 大多數情況下，您想堅持使用一個圖形，但也可以擠入第二個圖形。 把事情簡單化。 請記住，一切都需要在小型移動平台上看起來不錯。

在大多數情況下，您只需要一閃而過的顏色。 你不希望你的簽名看起來太忙或太平。 圖形通常位於電子郵件簽名文本的左側，但其他位置，尤其是頂部，也是可能的。

Mail Signatures 中的這個示例採用了經典而優雅的方法：

如果社交媒體鏈接堅持橙色配色方案，它會不會看起來更好？ 達琳·凱恩 (Darlene Cain) 的這幅作品高雅地融合了徽標和頭像：

相片

照片應該是頭像。 全身照會讓您的收件人瞇著眼睛看手機看您的臉。 畢竟，關鍵是要為消息加上一張臉。

具有中性背景的專業外觀通常是最好的。 看起來銳利但平易近人，看著相機看起來很吸引人。

至於攝影，構圖、光線和銳度應該是重點。 保持彩色，黑色和白色最適合訃告照片。 您希望您自己和您的公司看起來充滿活力。

最佳照片：

• 使用高質量的彩色照片

• 專業、中立的背景

• 適合您專業領域的服裝

• 使用爆頭

• 看著相機

這是來自 Snovi Labs 的一個很好的例子：

手寫簽名圖像

考慮一下您是否真的希望您的電子郵件到達的每個人都擁有您手寫簽名的副本。 如果您的簽名已經公開，例如，如果您從事創意領域，則在您的電子郵件簽名中包含您的約翰·漢考克 (John Hancock) 的圖像可以激發信心。

一種簡單的方法是簡單地將您的簽名寫在一張紙上，然後用手機拍照。 您手機的照片編輯軟件應該可以讓您裁剪圖像。 您還可以嘗試將對比度一直調高，飽和度一直調低，以獲得更清晰的單色圖像。

要製作手寫簽名圖像：

1. 在紙上寫下你的簽名

2. 用手機拍照

3. 使用手機的照片編輯器裁剪圖像

   

4. 調高對比度和調低飽和度

5. 將圖像添加到您的電子郵件簽名

您將得到類似於 Email Signature Rescue 中的此示例的內容。 請注意僅使用一種字體和一種顏色的外觀是多麼清晰和現代：

標誌

如果您包含公司徽標，請嘗試包含在小型移動平台上看起來清晰的版本。 大多數徽標都採用內斂的配色方案。 這樣可以輕鬆地將配色方案與電子郵件簽名的其餘部分相匹配。 設計技術可用於以最無縫的方式將您的文本和格式與您的徽標集成在一起。

請注意徽標、字體、顏色和整體設計如何集成到 Rocket Steed 的示例中：

獎項或認證

如果您想在電子郵件簽名中展示一些獎項或認證，除了標準徽標或頭像之外，通常還可以包含這些獎項或認證，通常在下方。 代表此類獎項或認證的官方圖形應可免費使用。 這是激發信任並參與一些可接受的專業屈曲的好方法。

想想Mail Signatures的這種大膽設計：

如果這樣一個突出的獎項圖形感覺太像彎曲了，試試 Pinterest 的這種低調的彎曲：

免費設計完美的電子郵件簽名

將所有正確的信息和圖形結合起來是不夠的。 如何組合它們也很重要。 您需要將電子郵件簽名中的所有信息與有效的設計聯繫在一起。 這裡有各種細節需要考慮：

• 佈局

• 等級制度

• 顏色

• 字體

• 分隔線

您的電子郵件簽名應該是響應式的，這意味著它應該在任何平台上看起來都完美無缺，尤其是在大小為問題的移動設備上。 圖形必須清晰，文字必須易於閱讀，鏈接必須易於點擊。 這意味著鏈接應該足夠大並且緩沖得足夠好，以便收件人點擊他們的手機。

我們已經強調過，簡潔是您電子郵件簽名內容的優點。 其佈局和設計的簡單性也是一個目標。 太多的顏色、閃爍的 gif 或其他不必要的設計元素只會看起來不合時宜。

像往常一樣，少即是多。 如果您的電子郵件簽名雜亂無章或太忙，收件人的眼睛就會呆滯，給他們留下的印象將是次優的。 永遠不要滿足於此。

可以增強電子郵件簽名的組織性和可讀性的一項附加功能是分隔符。 這些可以是微小的圖形、翼形，或者最有效的是與反斜杠共享鍵盤鍵的垂直條形字形。 後者提供了一種簡單而優雅的方式來組織電子郵件簽名中的信息。

當收件人使用有效的分隔符快速掃描電子郵件簽名時，他們需要知道的一切都會到位，而不會混亂。 它的效率也給人留下了很好的印象，即使只是下意識的。

這個來自 sitepoint.com 的示例使用垂直條形分隔線實現了清晰、乾淨的外觀：

視覺層次

您可以使用設計技巧工具箱將收件人的注意力吸引到電子郵件簽名中最重要的信息上，從而創建所謂的視覺層次結構。 首先，有對齊和定位。 根據您的整體設計，右上角或可能是中心是您最想引起注意的信息的最佳位置。 調整字體大小、粗細和顏色也是創建視覺層次結構的關鍵方法。 顏色的其他用途，例如突出顯示或使用不同顏色的分隔線也有幫助。 與圖形或其他品牌元素的集成也有效。

看看這個來自 WiseStamp 的例子如何使用一種字體的顏色、大小和粗細來建立視覺層次結構：

設計元素中的經濟

顏色和字體等設計元素應該適合品牌。 文本、分隔線、社交媒體圖標或突出顯示等豐富多彩的元素應與您的品牌顏色相匹配。 如上所述，使用一種或最多兩種顏色並謹慎使用。

字體也應該與您的專業形象相匹配。 在經典襯線字體或現代無襯線字體中，有無數的選擇可以為您提供恰到好處的外觀。 無論您使用什麼，清晰和極簡主義都應該是經驗法則。 據此，避免使用兩種以上的不同字體。 最好改變一種字體的大小、粗細和顏色，而不是使用不同的字體。

把所有東西放在一起

您的電子郵件簽名應該獨一無二且引人注目。 通過包含適量的內容並遵循上面的設計提示，您應該得到一個成功的電子郵件簽名。

簽名模板與一次性電子郵件簽名有何不同？

撰寫出色的一次性電子郵件簽名是一回事，但如果您想為公司中的每個人標準化電子郵件簽名怎麼辦？ 電子郵件簽名模板就是答案。

另一個方便的技巧是使用電子郵件簽名模板為不同的收件人類別創建不同的電子郵件簽名。 您可以有一個用於營銷，例如冷電子郵件活動，一個用於客戶服務，另一個用於與投資者或承包商打交道。 即使像自由職業者這樣的獨立專業人士也可以從中受益，因為模板可以讓您更輕鬆地更新簽名中的信息。

模板的好處包括：

• 品牌一致性

• 遵守公司準則

• 針對每個收件人類別進行優化。

使用模板，您可以確保所有員工的電子郵件簽名都符合公司的顏色和字體，包括公司徽標和其他重要信息。 這甚至可以包括標準的保密協議或其他法律要求。

如何製作電子郵件簽名模板：原始代碼與免費 html 生成器

幾乎所有的電子郵件服務都提供了一種創建電子郵件簽名模板的方法。 例如，Microsoft 可以輕鬆設計 Outlook 電子郵件簽名模板。 您還可以製作 Gmail 電子郵件簽名模板。 查看我們的 Linkedin Inmail 模板指南。

這裡的問題可能是響應能力。 您想要在每個平台上看起來一致且令人印象深刻的東西。 這就是 HTML 等獨立於平台的標準的用武之地。

文件格式：選擇 PSD 還是 HTML

有無數在線服務可以幫助您創建免費的電子郵件簽名模板。 但是，請注意，因為其中一些會生成 PSD 或 AI 文件格式的模板。 這些代表可編輯的圖像。 圖像形式的電子郵件簽名不太可能具有響應性，這意味著它可能無法在所有平台上正確顯示。 不要妥協。 您應該確保您的電子郵件簽名每次都看起來很完美。

這就是為什麼最好使用響應式 HTML 格式的電子郵件簽名模板。 如果您身邊有懂 HTML 的人，他們可以從頭開始製作出色的電子郵件簽名模板。 否則，仍然有無窮無盡的易於使用的在線工具可供選擇。 無論哪種方式，您都可以獲得很棒的免費 HTML 電子郵件簽名。 一個好的電子郵件簽名模板生成器將為每個平台提供完美的格式，尤其是移動平台。

以下是一些頂級的在線電子郵件簽名模板生成器。 每個都提供了關於製作自己的新模板的易於遵循的說明：

1. 紐奧德郵票

2. 明智的郵票

3. HubSpot

4. 簽名

5. 我的簽名

在 HTML 電子郵件簽名模板中包含分析

這樣的模板可以包含一個方便的內置分析來跟踪您的電子郵件簽名的有效性，尤其是在用於營銷時。 您所需要的只是帶有 urchin 跟踪模塊 (UTM) 參數（也稱為自定義 URL 標記）的鏈接。 這些可以設置為將數據發送到 Google Analytics。 從那裡，您可以查看電子郵件簽名中的鏈接被點擊的時間和次數。 可以使用 Google Analytics URL builder 創建自定義 URL 標記。 一個好的在線電子郵件簽名工具應該為您做到這一點。

將簽名模板添加到您的電子郵件帳戶

每個電子郵件服務提供商或電子郵件客戶端都有自己的程序供您添加簽名。 有關如何使用所有最受歡迎的服務進行操作的說明，請單擊下面的鏈接。

• Gmail

• 外表

• 蘋果郵箱

• 雅虎

結論

請記住，您希望您的簽名是獨一無二的，並且以一種好的方式脫穎而出。 規則是用來打破的，這也適用於我們這裡的指導方針。 考慮一下，如果您想使用多種顏色，您可能應該通過最小化其他設計特徵（如字體數量）來平衡這一點。 只是不要在發送給電子郵件收件人所需的核心信息上妥協。 您的電子郵件簽名代表您和您的公司。 製作一張你很高興能寄出的作品。