Una guía definitiva para crear una plantilla de firma de correo electrónico profesional

Brand Management tiene que ver con la comunicación. Cada vez que nos comunicamos de manera profesional, nuestra marca se ve afectada. Esto es cierto tanto a nivel personal como empresarial. No hay indicios de que el correo electrónico se desvanezca como medio vital de comunicación empresarial, lo que significa que sigue siendo un lugar clave para la gestión de la marca. Un correo electrónico profesional sin firma es como un automóvil sin placa . Te deja preguntándote de qué tipo de operación dudosa provino.

Por qué necesita una plantilla de firma de correo electrónico empresarial eficaz

Piense en una firma de correo electrónico como una tarjeta de presentación digital que representa tanto al remitente individual como a la empresa a la que representa. Una buena firma de correo electrónico parecerá dinámica, despertará interés y seguirá siendo memorable . Debe proporcionar la cantidad adecuada de información y fomentar la respuesta del destinatario. Las investigaciones muestran que una mala primera impresión puede ser casi imposible de revertir.

El correo electrónico también puede ser el primer medio a través del cual los posibles clientes o colaboradores interactúan con usted o su empresa. Las primeras impresiones se hacen tan rápido y tienen el mismo impacto que siempre. Obtener su firma correctamente puede marcar la diferencia. No importa si está ejecutando una campaña de correo electrónico frío, respondiendo a consultas de servicio al cliente, comunicándose con contratistas o cualquier otra cosa. Su firma de correo electrónico debe reflejar la imagen que desea proyectar en esa interacción.

¿Quién necesita una firma de correo electrónico profesional?

Las firmas de correo electrónico impecables son imprescindibles para los propietarios de empresas, directores ejecutivos, directores de tecnología y directores de marketing. También son vitales para el personal que trata con los clientes, incluidos los representantes de ventas, los gerentes de comunicación y los especialistas en atención al cliente. RR.HH., especialmente los reclutadores, también se benefician del impulso de imagen que proporciona una buena firma de correo electrónico. Si está en RR.HH., también puede beneficiarse de consultar nuestros ejemplos de recomendaciones de Linkedin. Incluso los autónomos deben realizar correspondencia profesional con una plantilla de firma de correo electrónico personal bien diseñada.

Una variedad de factores determina el mejor diseño de firma para usted. Estos incluyen su campo de negocios, su imagen y quiénes son los destinatarios de sus correos electrónicos. A pesar del amplio margen de personalización que tiene con su firma, se deben seguir ciertas pautas en prácticamente todos los casos . Repasaremos estos a continuación.

¿Qué ofrecen las plantillas de firma de correo electrónico sobre las firmas de correo electrónico únicas?

Las plantillas de firma de correo electrónico, también conocidas como plantillas de pie de página de correo electrónico, le brindan algunos beneficios importantes. En primer lugar, pueden facilitar el diseño de una firma eficaz sin tener conocimientos de HTML. En segundo lugar, facilitan la actualización y mejora de su firma cuando sea necesario. En tercer lugar, le permiten estandarizar fácilmente las firmas de correo electrónico para todo el personal de su empresa. Finalmente, las plantillas de firma de correo electrónico le permiten optimizar sus firmas de correo electrónico para diferentes contextos .

Pasos para diseñar una excelente firma de correo electrónico:

1. Identificar las pautas de la empresa sobre diseño y contenido.

2. Determine la información que necesita incluir

3. Elija si desea codificar el suyo propio o utilizar un generador en línea

4. Encuentre un diseño apropiado para la marca que incluya los colores y fuentes correctos

5. Formatee y alinee los componentes de su firma de forma eficaz

6. Guarde la plantilla para editarla para diferentes remitentes y propósitos

¿Qué información debe incluir en su firma de correo electrónico?

Lo primero en lo que debe pensar es en qué información incluir en su firma de correo electrónico. Debe limitarlo a tres o cuatro líneas de texto . Las necesidades absolutas son el nombre del remitente, el cargo, la empresa y un enlace al sitio de la empresa. Se recomienda encarecidamente incluir uno o dos números de teléfono. Incluir más puede hacer que la firma parezca ocupada y perder la atención del destinatario.

¿Te molestarías en elegir entre esta larga firma?

Fuente de la imagen: Mailbird

Por el contrario, este ejemplo de Xink tiene el número perfecto de líneas:

No es necesario que incluya su dirección de correo electrónico . Sus destinatarios siempre pueden encontrar su dirección en el campo 'de' del mensaje. Incluir su dirección de correo electrónico en su firma es tan experto en tecnología como publicar accidentalmente su contraseña en Twitter. Es una buena práctica eliminar cualquier dirección de correo electrónico del cuerpo de un correo electrónico antes de reenviarlo. Esto no siempre sucede, por lo que la dirección en su firma podría terminar siendo más pública de lo que le gusta. Lo sentirás en tu carpeta de spam.

Algunos países, como el Reino Unido, requieren que los correos electrónicos comerciales contengan cierta información. Familiarícese con las leyes aplicables e incluya la información necesaria en su firma de correo electrónico.

Los enlaces a sus cuentas de redes sociales profesionales o de la empresa son adiciones prácticamente obligatorias a su firma de correo electrónico. Los iconos de enlace son el estándar establecido para esto en lugar de las URL o los identificadores @ . Son una forma elegante y eficiente de promover el compromiso con su presencia en las redes sociales. Vincula solo a tus cuentas de redes sociales profesionales. Asegúrese de que todas las cuentas vinculadas estén seleccionadas para que parezcan lo más profesionales y dinámicas posible. Siga nuestra guía para crear los mejores perfiles de Linkedin.

Vea cómo los enlaces de las redes sociales se han combinado en el diseño general en este ejemplo de Tutsplus:

Información para incluir en su firma de correo electrónico:

• Tu nombre y cargo

• Nombre de la empresa, enlace y dirección física

• Un número de teléfono o dos

• Cualquier información legal necesaria

• Enlaces a redes sociales

• Considere una llamada a la acción

¿Su firma de correo electrónico necesita una llamada a la acción?

Su firma de correo electrónico puede ser la plataforma perfecta para una llamada a la acción, como un enlace al blog de su empresa. Ten cuidado. No quieres que esto se parezca a un clickbait . Evite cosas como citas o eslóganes. Estos son autolimitantes en la impresión que deja y distraen de la información valiosa en su firma de correo electrónico. Un llamado a la acción puede ser tan simple como una invitación para crear una conexión de Linkedin. Esto puede ser de gran ayuda para la generación de leads de Linkedin.

Aquí hay un excelente ejemplo de sigstr.com:

Esta firma de correo electrónico en realidad tiene dos llamadas a la acción, el enlace para "obtener una vista previa en vivo ahora" y el banner a continuación. Utilice ambos estilos o uno u otro según lo dicte el contexto.

Uso de gráficos en una plantilla de firma de correo electrónico empresarial

Los gráficos son un elemento muy recomendable para cualquier firma de correo electrónico. Hay tres opciones principales para los gráficos de firma de correo electrónico, un logotipo, una foto en la cabeza o la firma del remitente. La mayoría de las veces, desea ceñirse a un gráfico, pero es posible ajustar un segundo. Mantenlo simple. Recuerde que todo debe verse bien en plataformas móviles pequeñas.

En la mayoría de los casos, solo querrá un destello de color. No desea que su firma se vea demasiado ocupada o demasiado plana . Los gráficos suelen estar ubicados a la izquierda del texto de la firma del correo electrónico, pero son posibles otras posiciones, especialmente en la parte superior.

Este ejemplo de Mail Signatures adopta el enfoque clásico y elegante:

Sin embargo, ¿no se vería mejor si los enlaces de las redes sociales se adhirieran al esquema de color naranja? Este de Darlene Cain incorpora con buen gusto tanto un logotipo como una foto en la cabeza:

Fotos

Las fotos deben ser disparos a la cabeza. Las tomas de cuerpo entero harán que sus destinatarios entrecerren los ojos en sus teléfonos para ver su cara. Después de todo, se trata de ponerle rostro al mensaje.

Lo mejor suele ser una apariencia profesional con un fondo neutro. Mire nítido pero accesible y mire a la cámara para parecer atractivo.

En cuanto a la fotografía, la composición, la iluminación y la nitidez deben ser acertadas. Manténgalo en color, el blanco y negro es lo mejor para las fotografías de obituarios. Quiere que usted y su empresa se vean dinámicos.

Para obtener la mejor foto:

• Utilice una foto en color de alta calidad

• Un fondo profesional y neutro

• Ropa adecuada para tu campo profesional

• Usa un tiro en la cabeza

• Mira a la camara

Aquí hay un ejemplo fantástico de Snovi Labs:

Imágenes de firma manuscrita

Considere si realmente desea que todas las personas a las que lleguen sus correos electrónicos tengan una copia de su firma manuscrita. Si su firma ya es pública, por ejemplo, si se encuentra en un campo creativo, incluir una imagen de su John Hancock en su firma de correo electrónico puede inspirar confianza.

Una forma fácil es simplemente escribir su firma en una hoja de papel y fotografiarla con su teléfono. El software de edición de fotos de su teléfono debería permitirle recortar la imagen. También puede intentar subir el contraste al máximo y bajar la saturación al mínimo para obtener una imagen monocromática más nítida.

Para hacer una imagen de firma manuscrita:

1. Escriba su firma en papel

2. Toma una foto con tu teléfono

3. Use el editor de fotos de su teléfono para recortar la imagen

4. Ajusta el contraste hacia arriba y hacia abajo la saturación

5. Agregue la imagen a su firma de correo electrónico

Te quedará algo como este ejemplo de Email Signature Rescue. Observe lo nítido y moderno que se ve con solo una fuente y un color:

Logotipos

Si incluye el logotipo de una empresa, intente incluir una versión que se vea clara en plataformas móviles pequeñas. La mayoría de los logotipos presentan un esquema de color sobrio. Esto hace que sea más fácil hacer coincidir el esquema de color con el resto de su firma de correo electrónico. Las técnicas de diseño se pueden utilizar para integrar su texto y formato con su logotipo de la manera más fluida.

Observe cómo el logotipo, las fuentes, los colores y el diseño general se integran en el ejemplo de Rocket Steed:

Premios o certificaciones

Si tiene algunos premios o certificaciones que desea exhibir en su firma de correo electrónico, estos se pueden incluir además del logotipo estándar o la foto de la cabeza, generalmente debajo. Los gráficos oficiales que representen dichos premios o certificaciones deben estar disponibles gratuitamente para su uso. Esta es una excelente manera de inspirar confianza y participar en algunas flexiones profesionales aceptables.

Piense en algo como este diseño atrevido de Mail Signatures:

Si un gráfico de premio tan prominente se parece demasiado a una flexión, pruebe algo como este flex discreto de Pinterest:

Diseñar la firma de correo electrónico perfecta de forma gratuita

No es suficiente combinar toda la información y los gráficos correctos. La forma de combinarlos también es importante. Querrá vincular toda la información en su firma de correo electrónico junto con un diseño eficaz. Hay varios detalles a considerar aquí:

• Diseño

• Jerarquía

• Color

• Fuentes

• Divisores

Su firma de correo electrónico debe ser receptiva, lo que significa que debe verse perfecta en cualquier plataforma, especialmente en dispositivos móviles, donde el tamaño es un problema . Los gráficos deben ser claros, el texto debe ser fácil de leer y los enlaces deben ser fáciles de hacer clic. Esto significa que los enlaces deben ser lo suficientemente grandes y estar lo suficientemente bien almacenados para que los destinatarios puedan tocar en sus teléfonos.

Ya hemos destacado que la brevedad es una virtud en el contenido de su firma de correo electrónico. La simplicidad en su distribución y diseño también es algo a lo que aspirar. Demasiado color, gifs parpadeantes u otros elementos de diseño innecesarios simplemente se ven poco comerciales.

Como de costumbre, menos es más. Si su firma de correo electrónico está desordenada o demasiado ocupada, los ojos de su destinatario se pondrán vidriosos y la impresión que dejará sobre ellos será subóptima. Nunca te conformes con eso.

Una adición que puede mejorar la organización y la legibilidad de su firma de correo electrónico es el divisor. Estos pueden ser gráficos diminutos, alas o, más efectivamente, el glifo de barra vertical que comparte una tecla del teclado con la barra invertida. Este último ofrece una forma sencilla y elegante de organizar la información dentro de su firma de correo electrónico.

Cuando un destinatario escanea rápidamente una firma de correo electrónico con separadores efectivos, todo lo que necesita saber encaja sin confundirse. La eficacia de la misma también deja una buena impresión, aunque solo sea de forma subconsciente.

Este ejemplo de sitepoint.com logra un aspecto nítido y limpio con divisores de barras verticales:

Jerarquía visual

Puede llamar la atención del destinatario sobre la información más vital en su firma de correo electrónico utilizando una caja de herramientas de trucos de diseño, creando lo que se conoce como una jerarquía visual. Primero, está la alineación y el posicionamiento. Dependiendo de su diseño general, la parte superior derecha o posiblemente el centro son los mejores lugares para la información sobre la que más desea llamar la atención. Los ajustes en el tamaño, el peso y el color de la fuente también son formas clave de crear una jerarquía visual. También pueden ayudar otros usos del color, como resaltar o usar separadores de diferentes colores. La integración con gráficos u otros elementos de marca también funciona.

Vea cómo este ejemplo de WiseStamp usa el color, el tamaño y el peso de una fuente para establecer la jerarquía visual:

Economía en elementos de diseño

Los elementos de diseño como los colores y las fuentes deben ser apropiados para la marca. Los elementos coloridos como texto, separadores, íconos de redes sociales o resaltado deben coincidir con los colores de su marca. Como se señaló anteriormente, use uno o dos colores como máximo y utilícelos con moderación.

Las fuentes también deben coincidir con su imagen profesional. Dentro de la serif clásica o la sans-serif moderna, hay infinitas opciones para darle el aspecto perfecto. Independientemente de lo que use, la claridad y el minimalismo deben ser reglas generales. De acuerdo con eso, evite usar más de dos fuentes diferentes. En lugar de utilizar una fuente diferente, es mejor variar el tamaño, el peso y el color de una fuente.

Poniendo todo junto

Su firma de correo electrónico debe ser única y convincente. Al incluir la cantidad justa de contenido y seguir los consejos de diseño anteriores, debería obtener una firma de correo electrónico ganadora.

¿Qué diferencia a las plantillas de firmas de las firmas de correo electrónico únicas?

Redactar una firma de correo electrónico única y excepcional es una cosa, pero ¿qué sucede si desea estandarizar las firmas de correo electrónico para todos en su empresa? Las plantillas de firma de correo electrónico son la respuesta.

Otro truco útil es utilizar plantillas de firma de correo electrónico para crear diferentes firmas de correo electrónico para diferentes categorías de destinatarios. Puede tener uno para marketing, como una campaña de correo electrónico frío, uno para servicio al cliente y otro para tratar con inversores o contratistas. Incluso los profesionales independientes como los autónomos pueden beneficiarse de ellos, ya que las plantillas facilitan la actualización de la información en su firma.

Los beneficios de una plantilla incluyen:

• consistencia de marca

• adherencia a las directrices de la empresa

• optimización para cada categoría de destinatarios.

Con una plantilla, puede asegurarse de que las firmas de correo electrónico de todo su personal se adhieran a los colores y fuentes corporativos, incluyan el logotipo de la empresa y otra información vital . Esto incluso puede incluir un acuerdo de confidencialidad estándar u otras necesidades legales.

Cómo hacer plantillas de firma de correo electrónico: código sin formato frente a generadores de html gratuitos

Prácticamente todos los servicios de correo electrónico ofrecen una forma de crear una plantilla de firma de correo electrónico. Por ejemplo, Microsoft facilita el diseño de una plantilla de firma de correo electrónico de Outlook. También puede crear una plantilla de firma de correo electrónico de Gmail. Consulte nuestra guía de plantillas de Linkedin Inmail.

El problema aquí puede ser la capacidad de respuesta. Quieres algo que se vea consistente e impresionante en todas las plataformas . Ahí es donde entran los estándares independientes de la plataforma como HTML.

Formatos de archivo: elegir PSD frente a HTML

Existen innumerables servicios en línea para ayudarlo a crear una plantilla de firma de correo electrónico gratuita. Sin embargo, tenga cuidado, ya que algunos de estos producen plantillas en los formatos de archivo PSD o AI. Estos representan imágenes editables. Es poco probable que una firma de correo electrónico en forma de imagen responda, lo que significa que es posible que no aparezca correctamente en todas las plataformas. No se comprometa. Debe asegurarse de que su firma de correo electrónico se vea perfecta en todo momento.

Por eso es mejor utilizar una plantilla de firma de correo electrónico formateada en formato HTML adaptable . Si tiene a alguien a mano que conozca HTML, puede crear una excelente plantilla de firma de correo electrónico desde cero. De lo contrario, todavía hay un sinfín de herramientas en línea fáciles de usar para elegir. De cualquier manera, puede obtener una excelente firma de correo electrónico HTML gratuita. Un buen generador de plantillas de firmas de correo electrónico proporcionará un formato perfecto para cada plataforma, especialmente para dispositivos móviles.

Estos son algunos de los principales generadores de plantillas de firmas de correo electrónico en línea. Cada uno ofrece instrucciones fáciles de seguir para crear su propia plantilla nueva:

1. Nuevo sello

2. WiseStamp

3. HubSpot

4. ZippySig

5. Mi firma

Incluir análisis en su plantilla de firmas de correo electrónico HTML

Dicha plantilla puede incluir una práctica analítica incorporada para rastrear qué tan efectiva es su firma de correo electrónico, especialmente cuando se usa para marketing. Todo lo que necesita son vínculos con los parámetros del módulo de seguimiento de Urchin (UTM), también conocidos como etiquetas URL personalizadas. Estos se pueden configurar para enviar datos a Google Analytics. Desde allí, puede ver cuándo y cuántas veces se ha hecho clic en los enlaces de su firma de correo electrónico. Se pueden crear etiquetas de URL personalizadas con el creador de URL de Google Analytics. Una buena herramienta de firma de correo electrónico en línea debería hacer esto por usted.

Agregue la plantilla de firma a su cuenta de correo electrónico

Cada proveedor de servicios de correo electrónico o cliente de correo electrónico tiene su propio procedimiento para que usted agregue una firma. Para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo con todos los servicios más populares, haga clic en los enlaces a continuación.

• Gmail

• panorama

• Correo de Apple

• Yahoo

Conclusión

Recuerda que quieres que tu firma sea única y destaque pero en el buen sentido. Las reglas están hechas para romperse, y eso también se aplica a nuestras pautas aquí. Solo considere que si desea usar más de un par de colores, probablemente debería equilibrarlo minimizando otra característica de diseño como la cantidad de fuentes. Simplemente no comprometa la información principal que necesita para entregar a sus destinatarios de correo electrónico. Su firma de correo electrónico representa a usted y a su empresa. Haga uno que esté encantado de enviar .