Um guia definitivo sobre a criação de um modelo de assinatura de e-mail profissional

A gestão da marca tem tudo a ver com comunicação. Cada vez que nos comunicamos de forma profissional, nossa marca é impactada. Isso é verdade tanto pessoalmente quanto como empresa. Não há sinal de que o e-mail esteja diminuindo como meio vital de comunicação empresarial, o que significa que ele continua sendo um meio-chave para o gerenciamento da marca. Um e-mail profissional sem assinatura é como um carro sem crachá . Deixa você se perguntando de que tipo de operação duvidosa veio.

Por que você precisa de um modelo de assinatura de e-mail comercial eficaz

Pense em uma assinatura de e-mail como um cartão de visita digital que representa o remetente individual e a empresa que ele representa. Uma boa assinatura de e-mail parecerá dinâmica, despertará interesse e permanecerá memorável . Deve fornecer a quantidade certa de informações e incentivar a resposta do destinatário. A pesquisa mostra que uma primeira impressão ruim pode ser quase impossível de reverter.

O e-mail também pode ser o primeiro meio pelo qual clientes ou colaboradores em potencial interagem com você ou com sua empresa. As primeiras impressões são feitas com a rapidez e o impacto de sempre. Acertar na assinatura pode fazer toda a diferença. Não importa se você está executando uma campanha de e-mail frio, respondendo a consultas de atendimento ao cliente, comunicando-se com empreiteiros ou qualquer outra coisa. Sua assinatura de e-mail deve refletir a imagem que você deseja projetar nessa interação.

Quem precisa de uma assinatura de email profissional?

Assinaturas de e-mail impecáveis ​​são essenciais para proprietários de empresas, CEOs, CTO e CMOs. Eles também são vitais para o pessoal que lida com clientes, incluindo representantes de vendas, gerentes de comunicação e especialistas em suporte ao cliente. O RH, especialmente os recrutadores, também se beneficia do aumento de imagem que uma boa assinatura de e-mail oferece. Se você trabalha em RH, também pode se beneficiar conferindo nossos exemplos de recomendação do Linkedin. Mesmo os freelancers devem conduzir correspondência profissional com um modelo de assinatura de e-mail pessoal bem projetado.

Uma variedade de fatores determina o melhor design de assinatura para você. Isso inclui sua área de negócios, sua imagem e quem são os destinatários de seus e-mails. Apesar do amplo espaço para personalização que você tem com sua assinatura, certas diretrizes devem ser seguidas em praticamente todas as instâncias . Veremos isso abaixo.

O que os modelos de assinatura de e-mail oferecem em vez de assinaturas de e-mail únicas?

Os modelos de assinatura de e-mail, também conhecidos como modelos de rodapé de e-mail, oferecem alguns benefícios importantes. Em primeiro lugar, eles podem facilitar a criação de uma assinatura eficaz sem conhecer HTML. Em segundo lugar, eles tornam mais fácil atualizar e melhorar sua assinatura sempre que necessário. Terceiro, eles permitem que você padronize facilmente as assinaturas de e-mail para todos os funcionários da sua empresa. Finalmente, os modelos de assinatura de email permitem otimizar suas assinaturas de email para diferentes contextos .

Passos para criar uma ótima assinatura de e-mail:

1. Identifique as diretrizes da empresa sobre design e conteúdo

2. Determine as informações que você precisa incluir

3. Escolha se deseja codificar o seu próprio ou usar um gerador online

4. Encontre um design adequado para a marca, incluindo as cores e fontes certas

5. Formate e alinhe os componentes da sua assinatura de forma eficaz

6. Salve o modelo a ser editado para diferentes remetentes e finalidades

Quais informações você deve incluir em sua assinatura de e-mail?

A primeira coisa a se pensar é quais informações incluir em sua assinatura de e-mail. Você deve limitá-lo a três ou quatro linhas de texto . As necessidades absolutas são o nome do remetente, cargo, empresa e um link para o site da empresa. Incluir um ou dois números de telefone é altamente recomendado. Incluir mais pode fazer com que a assinatura pareça ocupada e perca a atenção do destinatário.

Você se incomodaria em escolher esta longa assinatura?

Fonte da imagem: Mailbird

Em contraste, este exemplo do Xink tem o número perfeito de linhas:

Você não precisa incluir seu endereço de e-mail . Seus destinatários sempre podem encontrar seu endereço no campo 'de' da mensagem. Incluir seu endereço de e-mail em sua assinatura é quase tão conhecedor de tecnologia quanto postar acidentalmente sua senha no Twitter. É uma prática recomendada remover todos os endereços de e-mail do corpo de um e-mail antes de encaminhá-lo. Isso nem sempre acontece, então o endereço em sua assinatura pode acabar sendo mais público do que você gosta. Você sentirá isso em sua pasta de spam.

Alguns países, como o Reino Unido, exigem que os e-mails comerciais contenham certas informações. Familiarize-se com as leis aplicáveis ​​e inclua as informações necessárias em sua assinatura de e-mail.

Links para suas contas de mídia social profissionais ou empresariais são acréscimos praticamente obrigatórios à sua assinatura de e-mail. Ícones de link são o padrão estabelecido para isso, em vez de URLs ou @ identificadores . Eles são uma forma elegante e eficiente de promover o envolvimento com sua presença nas redes sociais. Vincule-se apenas às suas contas profissionais de mídia social. Certifique-se de que todas as contas vinculadas são selecionadas para parecerem o mais profissional e dinâmico possível. Siga nosso guia para fazer os melhores perfis do Linkedin.

Veja como os links de mídia social foram combinados ao design geral neste exemplo da Tutsplus:

Informações a serem incluídas em sua assinatura de e-mail:

• Seu nome e cargo

• Nome da empresa, link e endereço físico

• Um ou dois números de telefone

• Qualquer informação legal necessária

• Links de mídia social

• Considere uma frase de chamariz

A sua assinatura de e-mail precisa de um apelo à ação?

Sua assinatura de e-mail pode ser a plataforma perfeita para uma frase de chamariz, como um link para o blog da sua empresa. Tome cuidado. Você não quer que isso se pareça com clickbait . Evite coisas como citações ou frases de efeito. Eles são autolimitantes na impressão que você deixa e desviam a atenção das informações valiosas em sua assinatura de e-mail. Uma chamada à ação pode ser tão simples quanto um convite para criar uma conexão Linkedin. Isso pode ser uma grande ajuda para a geração de leads do Linkedin.

Aqui está um excelente exemplo de sigstr.com:

Na verdade, essa assinatura de e-mail tem duas frases de chamariz, o link para 'obter uma visualização ao vivo agora' e o banner abaixo. Use os dois estilos, ou um ou outro, conforme o contexto ditar.

Usando gráficos em um modelo de assinatura de e-mail comercial

Os gráficos são um elemento altamente recomendado para qualquer assinatura de e-mail. Existem três opções principais para gráficos de assinatura de e-mail, um logotipo, uma foto do rosto ou a assinatura do remetente. Na maioria das vezes, você deseja limitar-se a um gráfico, mas é possível inserir um segundo. Mantenha simples. Lembre-se de que tudo precisa ter uma boa aparência em pequenas plataformas móveis.

Na maioria dos casos, você desejará apenas um flash de cor. Você não quer que sua assinatura pareça muito ocupada ou vazia . Os gráficos geralmente estão localizados à esquerda do texto da assinatura do e-mail, mas outras posições, especialmente na parte superior, são possíveis.

Este exemplo de Mail Signatures usa a abordagem clássica e elegante:

Não ficaria melhor se os links de mídia social aderissem ao esquema de cores laranja? Este de Darlene Cain incorpora com bom gosto um logotipo e uma foto de rosto:

Fotos

As fotos devem ser headshots. Fotos de corpo inteiro farão com que seus destinatários olhem para seus telefones para ver seu rosto. Afinal, a questão é dar uma cara à mensagem.

Normalmente, é melhor ter uma aparência profissional com fundo neutro. Tenha uma aparência nítida, mas acessível, e olhe para a câmera para parecer envolvente.

Quanto à fotografia, composição, iluminação e nitidez devem estar no ponto. Mantenha-o em cores, preto e branco é melhor para fotos de obituário. Você quer que você e sua empresa pareçam dinâmicos.

Para a melhor foto:

• Use uma foto colorida de alta qualidade

• Um fundo profissional e neutro

• Roupas adequadas para seu campo profissional

• Use uma foto na cabeça

• Olhe para a câmera

Aqui está um exemplo fantástico da Snovi Labs:

Imagens de assinatura manuscritas

Considere se você realmente deseja que todos os seus e-mails tenham uma cópia de sua assinatura manuscrita. Se sua assinatura já for pública, por exemplo, se você estiver em um campo criativo, incluir uma imagem de seu John Hancock em sua assinatura de e-mail pode inspirar confiança.

Uma maneira fácil é simplesmente escrever sua assinatura em um pedaço de papel e fotografá-la com seu telefone. O software de edição de fotos do seu telefone deve permitir que você recorte a imagem. Você também pode tentar aumentar o contraste e diminuir a saturação para obter uma imagem monocromática mais nítida.

Para fazer uma imagem de assinatura manuscrita:

1. Escreva sua assinatura no papel

2. Tire uma foto com seu telefone

3. Use o editor de fotos do seu telefone para cortar a imagem

4. Ajuste o contraste para cima e a saturação para baixo

5. Adicione a imagem à sua assinatura de e-mail

Você ficará com algo como este exemplo do Email Signature Rescue. Observe como fica nítido e moderno com apenas uma fonte e uma cor:

Logos

Se você incluir o logotipo de uma empresa, tente incluir uma versão que pareça clara em plataformas móveis pequenas. A maioria dos logotipos apresenta um esquema de cores restrito. Isso torna mais fácil combinar o esquema de cores com o resto da assinatura do seu e-mail. Técnicas de design podem ser usadas para integrar seu texto e formatação com seu logotipo da maneira mais perfeita.

Observe como o logotipo, as fontes, as cores e o design geral são integrados ao exemplo do Rocket Steed:

Prêmios ou certificações

Se você tiver alguns prêmios ou certificações que deseja exibir em sua assinatura de e-mail, eles podem ser incluídos além do logotipo ou foto padrão, geralmente embaixo. Gráficos oficiais representando tais prêmios ou certificações devem estar disponíveis gratuitamente para uso. Essa é uma ótima maneira de inspirar confiança e participar de algumas flexibilizações profissionais aceitáveis.

Pense em algo como este design arrojado de assinaturas de correio:

Se um gráfico de prêmio tão proeminente parece muito flexível, tente algo como este flex discreto do Pinterest:

Projetando a assinatura de e-mail perfeita gratuitamente

Não é suficiente combinar todas as informações e gráficos corretos. Como você os combina também é importante. Você desejará vincular todas as informações da assinatura do seu e-mail a um design eficaz. Existem vários detalhes a serem considerados aqui:

• Layout

• Hierarquia

• Cor

• Fontes

• Divisores

Sua assinatura de e-mail deve ser responsiva, o que significa que deve parecer perfeita em qualquer plataforma, especialmente no celular, onde o tamanho é um problema . Os gráficos devem ser claros, o texto deve ser fácil de ler e os links devem ser facilmente clicáveis. Isso significa que os links devem ser grandes e bem armazenados o suficiente para que os destinatários possam tocar em seus telefones.

Já destacamos que a brevidade é uma virtude do conteúdo de sua assinatura de e-mail. Simplicidade em seu layout e design também é algo a se buscar. Excesso de cores, gifs piscantes ou outros elementos de design desnecessários simplesmente parecem pouco empresariais.

Como sempre, menos é mais. Se sua assinatura de e-mail estiver desordenada ou muito ocupada, os olhos do destinatário ficarão vidrados e a impressão deixada sobre eles será abaixo do ideal. Nunca se contente com isso.

Uma adição que pode melhorar a organização e a legibilidade de sua assinatura de e-mail é o divisor. Eles podem ser gráficos minúsculos, wingdings ou, mais efetivamente, o glifo de barra vertical que compartilha uma tecla do teclado com a barra invertida. Este último oferece uma maneira simples e elegante de organizar as informações dentro de sua assinatura de e-mail.

Quando um destinatário escaneia rapidamente uma assinatura de e-mail com divisores eficazes, tudo o que eles precisam saber se encaixa sem se misturar. A eficiência disso também deixa uma boa impressão, mesmo que apenas inconscientemente.

Este exemplo de sitepoint.com consegue uma aparência nítida e limpa com divisórias de barra vertical:

Hierarquia visual

Você pode chamar a atenção do destinatário para as informações mais importantes em sua assinatura de e-mail usando uma caixa de ferramentas de truques de design, criando o que é conhecido como hierarquia visual. Primeiro, há alinhamento e posicionamento. Dependendo do design geral, o canto superior direito ou possivelmente o centro são os melhores lugares para obter as informações para as quais você mais deseja chamar a atenção. Ajustes no tamanho, peso e cor da fonte também são maneiras importantes de criar hierarquia visual. Outros usos de cores, como realçar ou usar divisórias de cores diferentes também podem ajudar. A integração com gráficos ou outros elementos de marca também funciona.

Veja como este exemplo do WiseStamp usa a cor, o tamanho e o peso de uma fonte para estabelecer a hierarquia visual:

Economia em elementos de design

Os elementos de design, como cores e fontes, devem ser adequados para a marca. Elementos coloridos como texto, divisórias, ícones de mídia social ou realce devem corresponder às cores de sua marca. Conforme observado acima, use uma ou no máximo duas cores e com moderação.

As fontes também devem corresponder à sua imagem profissional. Em serifa clássica ou sans-serif moderna, há infinitas opções para dar a você a aparência certa. O que quer que você use, clareza e minimalismo devem ser regras básicas. De acordo com isso, evite usar mais de duas fontes diferentes. Em vez de usar uma fonte diferente, é melhor variar o tamanho, a espessura e a cor de uma fonte.

Juntando tudo

Sua assinatura de e-mail deve ser única e atraente. Incluindo a quantidade certa de conteúdo e seguindo as dicas de design acima, você deve obter uma assinatura de e-mail vencedora.

O que diferencia os modelos de assinatura das assinaturas de e-mail únicas?

Compor uma assinatura de e-mail única excepcional é uma coisa, mas e se você quiser padronizar as assinaturas de e-mail para todos em sua empresa? Os modelos de assinatura de email são a resposta.

Outro truque útil é usar modelos de assinatura de e-mail para criar diferentes assinaturas de e-mail para diferentes categorias de destinatários. Você pode ter um para marketing, como uma campanha de e-mail frio, um para atendimento ao cliente e outro para lidar com investidores ou empreiteiros. Mesmo profissionais independentes, como freelancers, podem se beneficiar deles, pois os modelos facilitam a atualização das informações em sua assinatura.

Os benefícios de um modelo incluem:

• consistência da marca

• adesão às diretrizes da empresa

• otimização para cada categoria de destinatário.

Com um modelo, você pode garantir que as assinaturas de e-mail de todos os seus funcionários estejam de acordo com as cores e fontes corporativas, incluindo o logotipo da empresa e outras informações vitais . Isso pode até incluir um acordo de confidencialidade padrão ou outras necessidades legais.

Como fazer modelos de assinatura de e-mail: código bruto vs. geradores de html gratuitos

Praticamente todos os serviços de e-mail oferecem uma maneira de criar um modelo de assinatura de e-mail. Por exemplo, a Microsoft facilita a criação de um modelo de assinatura de e-mail do Outlook. Você também pode criar um modelo de assinatura de e-mail do Gmail. Confira nosso guia de modelos do Linkedin Inmail.

O problema aqui pode ser a capacidade de resposta. Você quer algo que pareça consistente e impressionante em todas as plataformas . É aí que entram os padrões independentes de plataforma, como HTML.

Formatos de arquivo: escolhendo PSD em vez de HTML

Existem inúmeros serviços online para ajudá-lo a criar um modelo de assinatura de e-mail gratuito. No entanto, tome cuidado, pois alguns deles produzem modelos nos formatos de arquivo PSD ou AI. Estes representam imagens editáveis. É improvável que uma assinatura de e-mail na forma de uma imagem seja responsiva, o que significa que pode não aparecer corretamente em todas as plataformas. Não se comprometa. Você deve garantir que sua assinatura de e-mail esteja sempre perfeita.

É por isso que é melhor usar um modelo de assinatura de email formatado no formato HTML responsivo . Se você tiver alguém disponível que conheça HTML, ele pode criar um ótimo modelo de assinatura de e-mail do zero. Caso contrário, ainda existem inúmeras ferramentas online fáceis de usar para você escolher. De qualquer maneira, você pode obter uma assinatura de e-mail em HTML excelente e gratuita. Um bom gerador de modelos de assinatura de e-mail fornecerá formatação perfeita para todas as plataformas, especialmente para dispositivos móveis.

Aqui estão alguns dos principais geradores de modelos de assinatura de e-mail online. Cada um oferece instruções fáceis de seguir sobre como fazer seu próprio novo modelo:

1. Newoldstamp

2. WiseStamp

3. HubSpot

4. ZippySig

5. Minha assinatura

Incluindo análises em seu modelo de assinaturas de e-mail HTML

Esse modelo pode incluir uma prática analítica integrada para rastrear a eficácia de sua assinatura de e-mail, especialmente quando usada para marketing. Você só precisa de links com os parâmetros do módulo de rastreamento do urchin (UTM), também conhecidos como tags de URL personalizadas. Eles podem ser configurados para enviar dados ao Google Analytics. A partir daí, você pode ver quando e quantas vezes os links em sua assinatura de e-mail foram clicados. Tags de URL personalizadas podem ser criadas com o construtor de URL do Google Analytics. Uma boa ferramenta de assinatura de e-mail online deve fazer isso por você.

Adicione o modelo de assinatura à sua conta de e-mail

Cada provedor de serviço de e-mail ou cliente de e-mail tem seu próprio procedimento para adicionar uma assinatura. Para obter instruções sobre como fazer isso com todos os serviços mais populares, clique nos links abaixo.

• Gmail

• Panorama

• Apple Mail

• Yahoo

Conclusão

Lembre-se de que você deseja que sua assinatura seja única e se destaque, mas de uma forma positiva. As regras são feitas para serem quebradas, e isso também se aplica às nossas diretrizes aqui. Apenas considere que se quiser usar mais do que algumas cores, você provavelmente deve equilibrar isso minimizando outro recurso de design, como o número de fontes. Apenas não comprometa as informações essenciais que você precisa fornecer aos destinatários de seu e-mail. Sua assinatura de e-mail representa você e sua empresa. Faça um que você goste de enviar .