Un guide définitif sur la création d'un modèle de signature de courrier électronique professionnel

La gestion de marque est une question de communication. Chaque fois que nous communiquons à titre professionnel, notre marque est impactée. Cela est vrai à la fois personnellement et en tant qu'entreprise. Il n'y a aucun signe de déclin du courrier électronique en tant que moyen essentiel de communication d'entreprise, ce qui signifie qu'il reste un lieu clé pour la gestion de la marque. Un e-mail professionnel sans signature, c'est comme une voiture sans badge . Cela vous laisse vous demander de quel type d'opération douteuse cela provient.

Pourquoi vous avez besoin d'un modèle de signature de courrier électronique professionnel efficace

Considérez une signature électronique comme une carte de visite numérique représentant à la fois l'expéditeur individuel et l'entreprise qu'il représente. Une bonne signature électronique apparaîtra dynamique, suscitera l'intérêt et restera mémorable . Il doit fournir la bonne quantité d'informations et encourager la réponse du destinataire. La recherche montre qu'une mauvaise première impression peut être presque impossible à inverser.

Le courrier électronique peut également être le premier moyen par lequel des clients potentiels ou des collaborateurs interagissent avec vous ou votre entreprise. Les premières impressions sont toujours aussi rapides et percutantes. Une bonne signature peut faire toute la différence. Peu importe que vous meniez une campagne par e-mail à froid, que vous répondiez aux demandes du service client, que vous communiquiez avec des sous-traitants ou quoi que ce soit d'autre. Votre signature électronique doit refléter l'image que vous souhaitez projeter dans cette interaction.

Qui a besoin d'une signature électronique professionnelle ?

Des signatures électroniques impeccables sont indispensables pour les propriétaires d'entreprise, les PDG, les CTO et les CMO. Ils sont également essentiels pour le personnel qui traite avec les clients, y compris les représentants commerciaux, les responsables de la communication et les spécialistes du support client. Les RH, en particulier les recruteurs, bénéficient également du boost d'image qu'apporte une bonne signature email. Si vous êtes dans les RH, vous pouvez également bénéficier de nos exemples de recommandations Linkedin. Même les pigistes devraient mener une correspondance professionnelle avec un modèle de signature de courrier électronique personnel bien conçu.

Une variété de facteurs détermine la meilleure conception de signature pour vous. Il s'agit notamment de votre domaine d'activité, de votre image et de qui sont les destinataires de vos e-mails. Malgré la grande marge de personnalisation dont vous disposez avec votre signature, certaines directives doivent être suivies dans pratiquement tous les cas . Nous allons les parcourir ci-dessous.

Qu'offrent les modèles de signature électronique par rapport aux signatures électroniques uniques ?

Les modèles de signature d'e-mail, également appelés modèles de pied de page d'e-mail, vous offrent quelques avantages majeurs. Premièrement, ils peuvent faciliter la conception d'une signature efficace sans connaître le HTML. Deuxièmement, ils facilitent la mise à jour et l'amélioration de votre signature en cas de besoin. Troisièmement, ils vous permettent de standardiser facilement les signatures de courrier électronique pour tout le personnel de votre entreprise. Enfin, les modèles de signature d'e-mail vous permettent d'optimiser vos signatures d'e-mail pour différents contextes .

Étapes pour concevoir une excellente signature électronique :

1. Identifier les directives de l'entreprise sur la conception et le contenu

2. Déterminez les informations que vous devez inclure

3. Choisissez de coder le vôtre ou d'utiliser un générateur en ligne

4. Trouvez un design approprié à la marque, y compris les bonnes couleurs et polices

5. Formatez et alignez efficacement les composants de votre signature

6. Enregistrez le modèle à modifier pour différents expéditeurs et objectifs

Quelles informations devez-vous inclure dans votre signature électronique ?

La première chose à laquelle vous devez penser est de savoir quelles informations inclure dans votre signature électronique. Vous devriez le limiter à trois ou quatre lignes de texte . Les nécessités absolues sont le nom de l'expéditeur, la position, l'entreprise et un lien vers le site de l'entreprise. Il est fortement recommandé d'inclure un ou deux numéros de téléphone. En inclure davantage peut donner l'impression que la signature est occupée et perdre l'attention du destinataire.

Voudriez-vous vous embêter à parcourir cette longue signature ?

Source de l'image : Mailbird

En revanche, cet exemple de Xink a le nombre parfait de lignes :

Vous n'avez pas besoin d'inclure votre adresse e-mail . Vos destinataires peuvent toujours trouver votre adresse dans le champ « de » du message. Inclure votre adresse e-mail dans votre signature est à peu près aussi technique que de publier accidentellement votre mot de passe sur Twitter. Il est recommandé de supprimer toutes les adresses e-mail du corps d'un e-mail avant de le transférer. Cela n'arrive pas toujours, de sorte que l'adresse dans votre signature pourrait finir par être plus publique que vous le souhaitez. Vous le sentirez dans votre dossier spam.

Certains pays, comme le Royaume-Uni, exigent que les e-mails professionnels contiennent certaines informations. Familiarisez-vous avec les lois applicables et incluez les informations nécessaires dans votre signature électronique.

Les liens vers vos comptes de réseaux sociaux professionnels ou d'entreprise sont des ajouts pratiquement obligatoires à votre signature électronique. Les icônes de lien sont la norme établie pour cela plutôt que les URL ou les poignées @ . Ils sont un moyen élégant et efficace de promouvoir l'engagement avec votre présence sur les réseaux sociaux. Lien uniquement vers vos comptes de réseaux sociaux professionnels. Assurez-vous que tous les comptes liés sont organisés pour apparaître aussi professionnels et dynamiques que possible. Suivez notre guide pour créer les meilleurs profils Linkedin.

Découvrez comment les liens vers les réseaux sociaux ont été intégrés à la conception globale dans cet exemple de Tutsplus :

Informations à inclure dans votre signature électronique :

• Votre nom et fonction

• Nom de l'entreprise, lien et adresse physique

• Un numéro de téléphone ou deux

• Toute information légale nécessaire

• Liens vers les réseaux sociaux

• Envisagez un appel à l'action

Votre signature électronique a-t-elle besoin d'un appel à l'action ?

Votre signature électronique peut être la plate-forme idéale pour un appel à l'action, tel qu'un lien vers le blog de votre entreprise. Fais attention. Vous ne voulez pas que cela ressemble à un clickbait . Évitez les choses comme les citations ou les slogans. Celles-ci sont auto-limitées dans l'impression que vous laissez et détournent l'attention des informations précieuses contenues dans votre signature électronique. Un appel à l'action peut être aussi simple qu'une invitation à créer une connexion Linkedin. Cela peut être d'une grande aide pour la génération de leads Linkedin.

Voici un excellent exemple de sigstr.com :

Cette signature d'e-mail comporte en fait deux appels à l'action, le lien pour « obtenir un aperçu en direct maintenant » et la bannière ci-dessous. Utilisez les deux styles ou l'un ou l'autre selon le contexte.

Utilisation de graphiques dans un modèle de signature de courrier électronique professionnel

Les graphiques sont un élément hautement recommandé pour toute signature de courrier électronique. Il existe trois options principales pour les graphiques de signature de courrier électronique, un logo, un portrait ou la signature de l'expéditeur. La plupart du temps, on veut s'en tenir à un seul graphique, mais il est possible d'en insérer un deuxième. Rester simple. N'oubliez pas que tout doit être beau sur les petites plateformes mobiles.

Dans la plupart des cas, vous voudrez juste un éclair de couleur. Vous ne voulez pas que votre signature ait l'air trop chargée ou trop plate . Les graphiques sont généralement situés à gauche du texte de la signature électronique, mais d'autres positions, notamment en haut, sont possibles.

Cet exemple de Mail Signatures adopte l'approche classique et élégante :

N'aurait-il pas l'air mieux si les liens des réseaux sociaux respectaient le schéma de couleur orange ? Celui-ci de Darlene Cain intègre avec goût à la fois un logo et un portrait :

Photos

Les photos doivent être des portraits. Les photos de tout le corps inciteront vos destinataires à plisser les yeux sur leur téléphone pour voir votre visage. Il s'agit, après tout, de mettre un visage sur le message.

Une apparence professionnelle avec un arrière-plan neutre est généralement préférable. Ayez l'air net mais accessible et regardez dans l'appareil photo pour avoir l'air engageant.

En ce qui concerne la photographie, la composition, l'éclairage et la netteté doivent être au rendez-vous. Gardez-le en couleur, le noir et blanc est le meilleur pour les photos nécrologiques. Vous voulez que vous-même et votre entreprise soyez dynamiques.

Pour la meilleure photo :

• Utilisez une photo couleur de haute qualité

• Un parcours professionnel et neutre

• Des vêtements adaptés à votre domaine professionnel

• Utilisez un tir à la tête

• Regardez dans la caméra

Voici un exemple fantastique de Snovi Labs :

Images de signature manuscrite

Demandez-vous si vous voulez vraiment que toutes les personnes que vous envoyez par e-mail aient une copie de votre signature manuscrite. Si votre signature est déjà publique, par exemple, si vous êtes dans un domaine créatif, inclure une image de votre John Hancock dans votre signature email peut inspirer confiance.

Un moyen simple est d'écrire simplement votre signature sur un morceau de papier et de la photographier avec votre téléphone. Le logiciel de retouche photo de votre téléphone devrait vous permettre de recadrer l'image. Vous pouvez également essayer d'augmenter le contraste au maximum et de diminuer la saturation au maximum pour une image monochrome plus nette.

Pour créer une image de signature manuscrite :

1. Écrivez votre signature sur papier

2. Prenez une photo avec votre téléphone

   

3. Utilisez l'éditeur de photos de votre téléphone pour recadrer l'image

4. Ajustez le contraste vers le haut et la saturation vers le bas

5. Ajouter l'image à votre signature électronique

Vous vous retrouverez avec quelque chose comme cet exemple de Email Signature Rescue. Remarquez à quel point il est net et moderne avec une seule police et une seule couleur :

Logos

Si vous incluez un logo d'entreprise, essayez d'inclure une version claire sur les petites plateformes mobiles. La plupart des logos présentent une palette de couleurs sobre. Cela permet de faire correspondre facilement la palette de couleurs au reste de votre signature électronique. Les techniques de conception peuvent être utilisées pour intégrer votre texte et votre mise en forme à votre logo de la manière la plus transparente.

Remarquez comment le logo, les polices, les couleurs et la conception globale sont intégrés dans l'exemple de Rocket Steed :

Prix ​​ou certifications

Si vous souhaitez présenter des récompenses ou des certifications dans votre signature de courrier électronique, celles-ci peuvent être incluses en plus du logo standard ou du portrait, généralement en dessous. Les graphiques officiels représentant ces récompenses ou certifications devraient être librement disponibles pour utilisation. C'est un excellent moyen d'inspirer la confiance et de participer à une flexion professionnelle acceptable.

Pensez à quelque chose comme ce design audacieux de Mail Signatures :

Si un graphique de récompense aussi important ressemble trop à de la flexion, essayez quelque chose comme ce flex discret de Pinterest :

Concevoir la signature email parfaite gratuitement

Il ne suffit pas de combiner toutes les bonnes informations et graphiques. La façon dont vous les combinez est également importante. Vous voudrez lier toutes les informations de votre signature électronique à un design efficace. Il y a divers détails à considérer ici :

• Disposition

• Hiérarchie

• Couleur

• Polices

• Diviseurs

Votre signature d'e-mail doit être réactive, ce qui signifie qu'elle doit être parfaite sur n'importe quelle plate-forme, en particulier sur mobile, où la taille est un problème . Les graphiques doivent être clairs, le texte doit être facile à lire et les liens doivent être facilement cliquables. Cela signifie que les liens doivent être suffisamment volumineux et suffisamment mis en mémoire tampon pour que les destinataires puissent utiliser leur téléphone.

Nous avons déjà souligné que la brièveté est une vertu dans le contenu de votre signature électronique. La simplicité dans sa mise en page et sa conception est également un objectif à atteindre. Trop de couleurs, des gifs clignotants ou d'autres éléments de conception inutiles semblent tout simplement peu commerciaux.

Comme d'habitude, moins c'est plus. Si votre signature de courrier électronique est encombrée ou trop chargée, les yeux de votre destinataire seront vitreux et l'impression qu'il laissera sera sous-optimale. Ne vous contentez jamais de ça.

Un ajout qui peut améliorer l'organisation et la lisibilité de votre signature électronique est le diviseur. Ceux-ci peuvent être de minuscules graphiques, des ailes ou, plus efficacement, le glyphe de la barre verticale qui partage une touche de clavier avec la barre oblique inverse. Ce dernier offre un moyen simple et élégant d'organiser les informations au sein de votre signature électronique.

Lorsqu'un destinataire numérise rapidement une signature de courrier électronique avec des séparateurs efficaces, tout ce qu'il doit savoir se met en place sans s'emmêler. L'efficacité de celui-ci laisse également une bonne impression, même si ce n'est qu'inconsciemment.

Cet exemple de sitepoint.com permet d'obtenir un aspect net et propre avec des séparateurs de barres verticales :

Hiérarchie visuelle

Vous pouvez attirer l'attention du destinataire sur les informations les plus vitales de votre signature électronique à l'aide d'une boîte à outils d'astuces de conception, créant ce que l'on appelle une hiérarchie visuelle. Premièrement, il y a l'alignement et le positionnement. Selon votre conception globale, le coin supérieur droit ou éventuellement le centre sont les meilleurs endroits pour les informations sur lesquelles vous souhaitez le plus attirer l'attention. Les ajustements de la taille, du poids et de la couleur de la police sont également des moyens clés de créer une hiérarchie visuelle. D'autres utilisations de la couleur, comme la mise en évidence ou l'utilisation de séparateurs de couleurs différentes, peuvent également être utiles. L'intégration avec des graphiques ou d'autres éléments de marque fonctionne également.

Découvrez comment cet exemple de WiseStamp utilise la couleur, la taille et le poids d'une police pour établir une hiérarchie visuelle :

Économie dans les éléments de conception

Les éléments de conception tels que les couleurs et les polices doivent être adaptés à la marque. Les éléments colorés comme le texte, les intercalaires, les icônes de réseaux sociaux ou la mise en évidence doivent correspondre aux couleurs de votre marque. Comme indiqué ci-dessus, utilisez une ou au plus deux couleurs et utilisez-les avec parcimonie.

Les polices doivent également correspondre à votre image professionnelle. Que ce soit avec des empattements classiques ou des sans-empattements modernes, il existe une infinité d'options pour vous donner le look parfait. Quoi que vous utilisiez, la clarté et le minimalisme devraient être des règles de base. En conséquence, évitez d'utiliser plus de deux polices différentes. Au lieu d'utiliser une police différente, il est préférable de varier la taille, le poids et la couleur d'une police.

Tout mettre ensemble

Votre signature électronique doit être unique et convaincante. En incluant juste la bonne quantité de contenu et en suivant les conseils de conception ci-dessus, vous devriez obtenir une signature électronique gagnante.

Qu'est-ce qui distingue les modèles de signature des signatures électroniques uniques ?

Composer une signature électronique exceptionnelle est une chose, mais que se passe-t-il si vous souhaitez standardiser les signatures électroniques pour tout le monde dans votre entreprise ? Les modèles de signature électronique sont la réponse.

Une autre astuce pratique consiste à utiliser des modèles de signature électronique pour créer différentes signatures électroniques pour différentes catégories de destinataires. Vous pouvez en avoir un pour le marketing, comme une campagne d'e-mails froids, un pour le service client et un autre pour traiter avec des investisseurs ou des entrepreneurs. Même les professionnels indépendants comme les pigistes peuvent en bénéficier, car les modèles facilitent la mise à jour des informations de votre signature.

Les avantages d'un modèle incluent :

• cohérence de la marque

• respect des directives de l'entreprise

• optimisation pour chaque catégorie de destinataires.

Avec un modèle, vous pouvez vous assurer que les signatures électroniques de tout votre personnel respectent les couleurs et les polices de l'entreprise, incluent le logo de l'entreprise et d'autres informations vitales . Cela peut même inclure un accord de confidentialité standard ou d'autres nécessités légales.

Comment créer des modèles de signature d'e-mail : code brut vs générateurs html gratuits

Pratiquement tous les services de messagerie offrent un moyen de créer un modèle de signature de courrier électronique. Par exemple, Microsoft facilite la conception d'un modèle de signature de courrier électronique Outlook. Vous pouvez également créer un modèle de signature d'e-mail Gmail. Consultez notre guide des modèles Linkedin Inmail.

Le problème ici peut être la réactivité. Vous voulez quelque chose qui semble cohérent et impressionnant sur chaque plate-forme . C'est là qu'interviennent les normes indépendantes de la plate-forme comme HTML.

Formats de fichiers : choisir PSD plutôt que HTML

Il existe d'innombrables services en ligne pour vous aider à créer un modèle de signature électronique gratuit. Cependant, méfiez-vous, car certains d'entre eux produisent des modèles aux formats de fichier PSD ou AI. Ceux-ci représentent des images modifiables. Il est peu probable qu'une signature électronique sous la forme d'une image soit réactive, ce qui signifie qu'elle peut ne pas apparaître correctement sur toutes les plateformes. Ne faites pas de compromis. Vous devez vous assurer que votre signature électronique est parfaite à chaque fois.

C'est pourquoi il est préférable d'utiliser un modèle de signature d'email au format responsive HTML . Si vous avez sous la main quelqu'un qui connaît le HTML, il peut créer un excellent modèle de signature de courrier électronique à partir de zéro. Sinon, il existe encore une infinité d'outils en ligne faciles à utiliser. Dans tous les cas, vous pouvez obtenir une excellente signature électronique HTML gratuite. Un bon générateur de modèle de signature de courrier électronique fournira un formatage parfait pour chaque plate-forme, en particulier pour les mobiles.

Voici quelques-uns des meilleurs générateurs de modèles de signature de courrier électronique en ligne. Chacun propose des instructions faciles à suivre pour créer votre propre nouveau modèle :

1. Newoldstamp

2. WiseStamp

3. Hub Spot

4. ZippySig

5. Ma signature

Inclure des analyses dans votre modèle de signatures de courrier électronique HTML

Un tel modèle peut inclure une analyse intégrée pratique pour suivre l'efficacité de votre signature électronique, en particulier lorsqu'elle est utilisée pour le marketing. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont des liens avec les paramètres du module de suivi d'urchin (UTM), également appelés balises d'URL personnalisées. Ceux-ci peuvent être configurés pour envoyer des données à Google Analytics. À partir de là, vous pouvez voir quand et combien de fois les liens de votre signature électronique ont été cliqués. Des balises d'URL personnalisées peuvent être créées avec le générateur d'URL de Google Analytics. Un bon outil de signature de courrier électronique en ligne devrait le faire pour vous.

Ajoutez le modèle de signature à votre compte de messagerie

Chaque fournisseur de services de messagerie ou client de messagerie a sa propre procédure pour que vous ajoutiez une signature. Pour obtenir des instructions sur la façon de le faire avec tous les services les plus populaires, cliquez sur les liens ci-dessous.

• Gmail

• Perspectives

• Courrier Apple

• Yahoo

Conclusion

N'oubliez pas que vous voulez que votre signature soit unique et se démarque, mais dans le bon sens. Les règles sont faites pour être enfreintes, et cela vaut également pour nos directives ici. Considérez simplement que si vous souhaitez utiliser plus de deux couleurs, vous devriez probablement équilibrer cela en minimisant une autre caractéristique de conception comme le nombre de polices. Ne faites pas de compromis sur les informations essentielles dont vous avez besoin pour communiquer à vos destinataires de courrier électronique. V otre signature électronique représente vous et votre entreprise. Faites-en un que vous êtes ravi d'envoyer .