Una guida definitiva alla creazione di un modello di firma e-mail professionale

La gestione del marchio è tutta una questione di comunicazione. Ogni volta che comunichiamo a titolo professionale, il nostro marchio ne risente. Questo è vero sia personalmente che come azienda. Non c'è alcun segno di declino della posta elettronica come mezzo vitale di comunicazione aziendale, il che significa che rimane un luogo chiave per la gestione del marchio. Un'e-mail professionale senza firma è come un'auto senza badge . Ti lascia chiedendoti da che tipo di operazione dubbia provenga.

Perché hai bisogno di un modello di firma e-mail aziendale efficace

Pensa a una firma e-mail come a un biglietto da visita digitale che rappresenta sia il singolo mittente che l'azienda che rappresentano. Una buona firma e-mail apparirà dinamica, susciterà interesse e rimarrà memorabile . Dovrebbe fornire la giusta quantità di informazioni e incoraggiare la risposta del destinatario. La ricerca mostra che una brutta prima impressione può essere quasi impossibile da invertire.

La posta elettronica può anche essere il primo mezzo attraverso il quale potenziali clienti o collaboratori interagiscono con te o la tua azienda. Le prime impressioni sono rapide e di grande impatto come sempre. Ottenere la tua firma giusta può fare la differenza. Non importa se stai eseguendo una fredda campagna di posta elettronica, rispondendo alle richieste del servizio clienti, comunicando con gli appaltatori o qualsiasi altra cosa. La tua firma e-mail dovrebbe riflettere l'immagine che vuoi proiettare in quell'interazione.

Chi ha bisogno di una firma e-mail professionale?

Le firme e-mail impeccabili sono un must per proprietari di aziende, CEO, CTO e CMO. Sono anche vitali per il personale che si occupa dei clienti, inclusi rappresentanti di vendita, responsabili della comunicazione e specialisti dell'assistenza clienti. Anche le risorse umane, in particolare i reclutatori, beneficiano del potenziamento dell'immagine fornito da una buona firma e-mail. Se ti occupi delle risorse umane, puoi anche trarre vantaggio dai nostri esempi di consigli su Linkedin. Anche i liberi professionisti dovrebbero condurre una corrispondenza professionale con un modello di firma e-mail personale ben progettato.

Una varietà di fattori determina il miglior design di firma per te. Questi includono il tuo campo di attività, la tua immagine e chi sono i destinatari delle tue e-mail. Nonostante l'ampio margine di personalizzazione che hai con la tua firma, alcune linee guida dovrebbero essere seguite praticamente in tutti i casi . Esamineremo questi di seguito.

Cosa offrono i modelli di firma e-mail rispetto alle firme e-mail una tantum?

I modelli di firma e-mail, noti anche come modelli di piè di pagina e-mail, offrono alcuni vantaggi importanti. Innanzitutto, possono semplificare la progettazione di una firma efficace senza conoscere l'HTML. In secondo luogo, semplificano l'aggiornamento e il miglioramento della firma ogni volta che è necessario. In terzo luogo, ti consentono di standardizzare facilmente le firme e-mail per tutto il personale della tua azienda. Infine, i modelli di firma e-mail consentono di ottimizzare le firme e-mail per diversi contesti .

Passaggi per progettare un'ottima firma e-mail:

1. Identificare eventuali linee guida aziendali su design e contenuto

2. Determina le informazioni che devi includere

3. Scegli se codificare il tuo o utilizzare un generatore online

4. Trova un design appropriato al marchio che includa i colori e i caratteri giusti

5. Formatta e allinea in modo efficace i componenti della tua firma

6. Salva il modello da modificare per diversi mittenti e scopi

Quali informazioni dovresti includere nella tua firma e-mail?

La prima cosa a cui pensare è quali informazioni includere nella firma dell'e-mail. Dovresti limitarlo a tre o quattro righe di testo . Le necessità assolute sono il nome del mittente, la posizione, l'azienda e un collegamento al sito dell'azienda. Si consiglia vivamente di includere uno o due numeri di telefono. Includerne altri può far sembrare la firma occupata e perdere l'attenzione del destinatario.

Ti preoccuperesti di selezionare questa lunga firma?

Fonte immagine: Mailbird

Al contrario, questo esempio di Xink ha il numero perfetto di righe:

Non è necessario includere il tuo indirizzo email . I tuoi destinatari possono sempre trovare il tuo indirizzo nel campo "da" del messaggio. Includere il tuo indirizzo e-mail nella tua firma è tanto tecnologico quanto pubblicare accidentalmente la tua password su Twitter. È buona norma rimuovere tutti gli indirizzi e-mail dal corpo di un'e-mail prima di inoltrarla. Questo non accade sempre, quindi l'indirizzo nella tua firma potrebbe finire per essere più pubblico di quello che ti piace. Lo sentirai nella tua cartella spam.

Alcuni paesi, come il Regno Unito, richiedono che le e-mail aziendali contengano determinate informazioni. Acquisisci familiarità con le leggi applicabili e includi le informazioni necessarie nella tua firma e-mail.

I collegamenti ai tuoi account di social media professionali o aziendali sono aggiunte praticamente obbligatorie alla tua firma e-mail. Le icone di collegamento sono lo standard stabilito per questo piuttosto che gli URL o gli @handle . Sono un modo elegante ed efficiente per promuovere il coinvolgimento con la tua presenza sui social media. Collegati solo ai tuoi account di social media professionali. Assicurati che tutti gli account collegati siano curati per apparire il più professionale e dinamico possibile. Segui la nostra guida per creare i migliori profili Linkedin.

Scopri come i collegamenti ai social media sono stati integrati nel design generale in questo esempio di Tutsplus:

Informazioni da includere nella firma dell'e-mail:

• Il tuo nome e posizione

• Nome dell'azienda, link e indirizzo fisico

• Uno o due numeri di telefono

• Qualsiasi informazione legale necessaria

• Link ai social media

• Considera un invito all'azione

La tua firma e-mail ha bisogno di un invito all'azione?

La tua firma e-mail può essere la piattaforma perfetta per un invito all'azione, ad esempio un collegamento al blog della tua azienda. Stai attento. Non vuoi che assomigli al clickbait . Evita cose come citazioni o slogan. Questi sono autolimitanti nell'impressione che lasci e distraggono dalle preziose informazioni nella tua firma e-mail. Un invito all'azione può essere semplice come un invito a creare una connessione Linkedin. Questo può essere di grande aiuto per la generazione di lead di Linkedin.

Ecco un ottimo esempio da sigstr.com:

Questa firma e-mail ha in realtà due inviti all'azione, il link per "ottenere un'anteprima dal vivo ora" e il banner sottostante. Usa entrambi gli stili o l'uno o l'altro a seconda del contesto.

Utilizzo della grafica in un modello di firma e-mail aziendale

La grafica è un elemento altamente consigliato per qualsiasi firma e-mail. Ci sono tre opzioni principali per la grafica della firma e-mail, un logo, un'immagine alla testa o la firma del mittente. La maggior parte delle volte, si desidera attenersi a un elemento grafico, ma è possibile comprimerne un secondo. Mantienilo semplice. Ricorda che tutto deve avere un bell'aspetto su piccole piattaforme mobili.

Nella maggior parte dei casi, vorrai solo un lampo di colore. Non vuoi che la tua firma appaia troppo occupata o troppo piatta . I grafici si trovano solitamente a sinistra del testo della firma dell'e-mail, ma sono possibili altre posizioni, soprattutto in alto.

Questo esempio di Mail Signatures adotta l'approccio classico e di classe:

Tuttavia, non sarebbe meglio se i collegamenti ai social media aderissero allo schema di colori arancione? Questo di Darlene Cain incorpora con gusto sia un logo che un colpo alla testa:

Fotografie

Le foto dovrebbero essere dei primi piani. Gli scatti a figura intera faranno sì che i tuoi destinatari strizzino gli occhi sui loro telefoni per vedere la tua faccia. Il punto è, dopo tutto, dare un volto al messaggio.

Un aspetto professionale con uno sfondo neutro di solito è il migliore. Sembri nitido ma disponibile e guarda nella telecamera per apparire accattivante.

Per quanto riguarda la fotografia, la composizione, l'illuminazione e la nitidezza dovrebbero essere al punto. Tienilo a colori, il bianco e nero è il migliore per le foto dei necrologi. Vuoi che te stesso e la tua azienda abbiano un aspetto dinamico.

Per la foto migliore:

• Usa una foto a colori di alta qualità

• Uno sfondo professionale e neutro

• Abbigliamento adatto al tuo settore professionale

• Usa un colpo alla testa

• Guarda nella telecamera

Ecco un fantastico esempio di Snovi Labs:

Immagini firmate a mano

Considera se vuoi davvero che tutti coloro che raggiungono le tue e-mail abbiano una copia della tua firma scritta a mano. Se la tua firma è già pubblica, ad esempio, se ti trovi in ​​un campo creativo, includere un'immagine del tuo John Hancock nella tua firma e-mail può ispirare fiducia.

Un modo semplice è semplicemente scrivere la tua firma su un pezzo di carta e fotografarla con il tuo telefono. Il software di fotoritocco del telefono dovrebbe consentirti di ritagliare l'immagine. Puoi anche provare ad aumentare il contrasto al massimo e la saturazione al minimo per un'immagine monocromatica più nitida.

Per creare un'immagine della firma scritta a mano:

1. Scrivi la tua firma su carta

   

2. Scatta una foto con il tuo telefono

3. Usa l'editor di foto del tuo telefono per ritagliare l'immagine

4. Aumenta il contrasto e diminuisci la saturazione

5. Aggiungi l'immagine alla tua firma e-mail

Ti verrà lasciato qualcosa come questo esempio da Email Signature Rescue. Nota quanto appare nitido e moderno con un solo carattere e un colore:

Loghi

Se includi un logo aziendale, prova a includere una versione che appaia chiara su piccole piattaforme mobili. La maggior parte dei loghi presenta una combinazione di colori contenuta. Ciò semplifica l'abbinamento della combinazione di colori al resto della firma e-mail. Le tecniche di progettazione possono essere utilizzate per integrare il testo e la formattazione con il logo nel modo più fluido.

Nota come il logo, i caratteri, i colori e il design generale sono integrati nell'esempio di Rocket Steed:

Premi o certificazioni

Se hai alcuni premi o certificazioni che vuoi mostrare nella tua firma e-mail, questi possono essere inclusi in aggiunta al logo standard o al colpo alla testa, di solito sotto. La grafica ufficiale che rappresenta tali premi o certificazioni dovrebbe essere liberamente disponibile per l'uso. Questo è un ottimo modo per ispirare fiducia e per prendere parte a qualche flessione professionale accettabile.

Pensa a qualcosa come questo design audace di Mail Signatures:

Se una grafica di un premio così importante sembra troppo flessibile, prova qualcosa come questo flex low-key di Pinterest:

Progettare gratuitamente la firma e-mail perfetta

Non è sufficiente combinare tutte le informazioni e la grafica giuste. Anche il modo in cui li combini è importante. Dovrai legare tutte le informazioni nella tua firma e-mail insieme a un design efficace. Ci sono vari dettagli da considerare qui:

• Disposizione

• Gerarchia

• Colore

• caratteri

• divisori

La tua firma e-mail dovrebbe essere reattiva, il che significa che dovrebbe apparire perfetta su qualsiasi piattaforma, specialmente sui dispositivi mobili, dove le dimensioni sono un problema . La grafica deve essere chiara, il testo deve essere di facile lettura e i collegamenti devono essere facilmente cliccabili. Ciò significa che i collegamenti dovrebbero essere sufficientemente grandi e sufficientemente ben bufferizzati da consentire ai destinatari di toccare i propri telefoni.

Abbiamo già evidenziato che la brevità è una virtù nel contenuto della tua firma e-mail. Anche la semplicità nel layout e nel design è qualcosa a cui mirare. Troppi colori, gif lampeggianti o altri elementi di design non necessari sembrano semplicemente poco pratici.

Come al solito, meno è di più. Se la tua firma e-mail è disordinata o troppo occupata, gli occhi del destinatario si appannano e l'impressione lasciata su di loro non sarà ottimale. Non accontentarti mai.

Un'aggiunta che può migliorare l'organizzazione e la leggibilità della tua firma e-mail è il divisore. Questi possono essere piccoli elementi grafici, wingding o, più efficacemente, il glifo della barra verticale che condivide un tasto della tastiera con la barra rovesciata. Quest'ultimo offre un modo semplice ed elegante per organizzare le informazioni all'interno della tua firma e-mail.

Quando un destinatario scansiona rapidamente una firma e-mail con divisori efficaci, tutto ciò che deve sapere va a posto senza confondersi. Anche l'efficienza di esso lascia una buona impressione, anche se solo inconsciamente.

Questo esempio di sitepoint.com ottiene un aspetto nitido e pulito con i divisori a barre verticali:

Gerarchia visiva

Puoi attirare l'attenzione del destinatario sulle informazioni più importanti nella tua firma e-mail utilizzando una serie di trucchi di progettazione, creando quella che è nota come gerarchia visiva. In primo luogo, c'è l'allineamento e il posizionamento. A seconda del tuo progetto generale, in alto a destra o forse al centro sono i posti migliori per le informazioni su cui vuoi attirare maggiormente l'attenzione. Anche le regolazioni alla dimensione, al peso e al colore del carattere sono modi chiave per creare una gerarchia visiva. Anche altri usi del colore, come l'evidenziazione o l'uso di divisori di colori diversi, possono essere d'aiuto. Funziona anche l'integrazione con la grafica o altri elementi di branding.

Scopri come questo esempio di WiseStamp utilizza il colore, la dimensione e il peso di un carattere per stabilire la gerarchia visiva:

Economia negli elementi di design

Elementi di design come colori e caratteri dovrebbero essere appropriati per il marchio. Gli elementi colorati come testo, divisori, icone dei social media o evidenziazioni dovrebbero corrispondere ai colori del tuo marchio. Come notato sopra, usa uno o al massimo due colori e usali con parsimonia.

I caratteri dovrebbero anche corrispondere alla tua immagine professionale. All'interno del classico serif o del moderno sans-serif, ci sono infinite opzioni per darti il ​​look giusto. Qualunque cosa tu usi, chiarezza e minimalismo dovrebbero essere regole pratiche. In conformità a ciò, evitare di utilizzare più di due caratteri diversi. Invece di utilizzare un carattere diverso, è meglio variare la dimensione, il peso e il colore di un carattere.

Mettere tutto insieme

La tua firma e-mail dovrebbe essere unica e convincente. Includendo la giusta quantità di contenuti e seguendo i suggerimenti di progettazione sopra, dovresti ottenere una firma e-mail vincente.

Cosa distingue i modelli di firma dalle firme e-mail una tantum?

Comporre una firma e-mail eccezionale una tantum è una cosa, ma cosa succede se si desidera standardizzare le firme e-mail per tutti i membri della propria azienda? I modelli di firma e-mail sono la risposta.

Un altro trucco utile consiste nell'utilizzare modelli di firma e-mail per creare diverse firme e-mail per diverse categorie di destinatari. Puoi averne uno per il marketing, come una campagna di posta elettronica fredda, uno per il servizio clienti e un altro per trattare con investitori o appaltatori. Anche i professionisti indipendenti come i liberi professionisti possono trarne vantaggio, poiché i modelli facilitano l'aggiornamento delle informazioni nella tua firma.

I vantaggi di un modello includono:

• coerenza del marchio

• rispetto delle linee guida aziendali

• ottimizzazione per ogni categoria di destinatari.

Con un modello, puoi assicurarti che le firme e-mail di tutto il tuo personale aderiscano ai colori e ai caratteri aziendali, includano il logo dell'azienda e altre informazioni vitali . Questo può includere anche un accordo di riservatezza standard o altre necessità legali.

Come creare modelli di firma e-mail: codice grezzo vs generatori html gratuiti

Praticamente ogni servizio di posta elettronica offre un modo per creare un modello di firma e-mail. Ad esempio, Microsoft semplifica la progettazione di un modello di firma e-mail di Outlook. Puoi anche creare un modello di firma e-mail Gmail. Dai un'occhiata alla nostra guida ai modelli Linkedin Inmail.

Il problema qui può essere la reattività. Vuoi qualcosa che appaia coerente e impressionante su ogni piattaforma . È qui che entrano in gioco gli standard indipendenti dalla piattaforma come HTML.

Formati di file: scegliere PSD rispetto a un HTML

Esistono innumerevoli servizi online per aiutarti a creare un modello di firma e-mail gratuito. Tuttavia, fai attenzione, poiché alcuni di questi producono modelli nei formati di file PSD o AI. Questi rappresentano immagini modificabili. È improbabile che una firma e-mail sotto forma di immagine sia reattiva, il che significa che potrebbe non apparire correttamente su tutte le piattaforme. Non scendere a compromessi. Dovresti assicurarti che la tua firma e-mail sia perfetta ogni volta.

Ecco perché è meglio utilizzare un modello di firma e-mail formattato nel formato HTML reattivo . Se hai qualcuno a portata di mano che conosce l'HTML, può creare un ottimo modello di firma e-mail da zero. Altrimenti, ci sono ancora infiniti strumenti online facili da usare tra cui scegliere. In ogni caso, puoi ottenere un'ottima firma e-mail HTML gratuita. Un buon generatore di modelli di firma e-mail fornirà una formattazione perfetta per ogni piattaforma, in particolare mobile.

Ecco alcuni dei migliori generatori di modelli di firme e-mail online. Ognuno offre istruzioni facili da seguire su come creare il tuo nuovo modello:

1. Timbro nuovo

2. Timbro saggio

3. HubSpot

4. ZippySig

5. La mia firma

Includere analisi nel modello di firme e-mail HTML

Tale modello può includere una pratica analisi integrata per tenere traccia dell'efficacia della tua firma e-mail, soprattutto se utilizzata per il marketing. Tutto ciò di cui hai bisogno sono i link con i parametri del modulo di monitoraggio Urchin (UTM), noti anche come tag URL personalizzati. Questi possono essere impostati per inviare dati a Google Analytics. Da lì, puoi vedere quando e quante volte i link nella tua firma e-mail sono stati cliccati. I tag URL personalizzati possono essere creati con il generatore di URL di Google Analytics. Un buon strumento di firma e-mail online dovrebbe farlo per te.

Aggiungi il modello di firma al tuo account di posta elettronica

Ogni fornitore di servizi di posta elettronica o client di posta elettronica ha la propria procedura per aggiungere una firma. Per istruzioni su come farlo con tutti i servizi più popolari, fai clic sui collegamenti sottostanti.

• Gmail

• Veduta

• Posta Apple

• Yahoo

Conclusione

Ricorda che vuoi che la tua firma sia unica e si distingua ma in senso positivo. Le regole sono fatte per essere infrante, e questo vale anche per le nostre linee guida qui. Considera che se vuoi usare più di un paio di colori, dovresti probabilmente bilanciarlo riducendo al minimo un'altra caratteristica del design come il numero di caratteri. Basta non scendere a compromessi sulle informazioni fondamentali di cui hai bisogno per comunicare ai tuoi destinatari di posta elettronica. La nostra firma e-mail rappresenta te e la tua azienda. Creane uno che sei entusiasta di inviare .