Ein definitiver Leitfaden zum Erstellen einer professionellen E-Mail-Signaturvorlage

Beim Markenmanagement dreht sich alles um Kommunikation. Jedes Mal, wenn wir professionell kommunizieren, wird unsere Marke beeinflusst. Dies gilt sowohl persönlich als auch als Unternehmen. E-Mail als wichtiges Medium der Unternehmenskommunikation ist ungebrochen und bleibt daher ein wichtiger Ort für die Markenführung. Eine professionelle E-Mail ohne Signatur ist wie ein Auto ohne Plakette . Es lässt Sie sich fragen, von welcher Art zweifelhafter Operation es stammt.

Warum Sie eine effektive Vorlage für geschäftliche E-Mail-Signaturen benötigen

Stellen Sie sich eine E-Mail-Signatur als digitale Visitenkarte vor, die sowohl für den einzelnen Absender als auch für das von ihm vertretene Unternehmen steht. Eine gute E-Mail-Signatur wirkt dynamisch, weckt Interesse und bleibt einprägsam . Es sollte die richtige Menge an Informationen liefern und die Reaktion des Empfängers fördern. Untersuchungen zeigen, dass ein schlechter erster Eindruck so gut wie unmöglich rückgängig gemacht werden kann.

E-Mail kann auch das erste Medium sein, über das potenzielle Kunden oder Mitarbeiter mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen interagieren. Der erste Eindruck ist so schnell und wirkungsvoll wie eh und je. Die richtige Unterschrift kann den Unterschied ausmachen. Es spielt keine Rolle, ob Sie eine kalte E-Mail-Kampagne durchführen, auf Kundendienstanfragen antworten, mit Auftragnehmern kommunizieren oder was auch immer. Ihre E-Mail-Signatur sollte das Bild widerspiegeln, das Sie in dieser Interaktion projizieren möchten.

Wer braucht eine professionelle E-Mail-Signatur?

Einwandfreie E-Mail-Signaturen sind ein Muss für Unternehmensinhaber, CEOs, CTO und CMOs. Sie sind auch für Mitarbeiter, die mit Kunden zu tun haben, von entscheidender Bedeutung, einschließlich Vertriebsmitarbeitern, Kommunikationsmanagern und Kundendienstspezialisten. Auch die Personalabteilung, insbesondere Recruiter, profitiert vom Imagegewinn, den eine gute E-Mail-Signatur mit sich bringt. Wenn Sie in der Personalabteilung tätig sind, können Sie auch von unseren Linkedin-Empfehlungsbeispielen profitieren. Auch Freiberufler sollten professionelle Korrespondenz mit einer gut gestalteten persönlichen E-Mail-Signaturvorlage führen.

Eine Vielzahl von Faktoren bestimmt das beste Signature-Design für Sie. Dazu gehören Ihr Geschäftsfeld, Ihr Image und wer die Empfänger Ihrer E-Mails sind. Trotz des großen Gestaltungsspielraums, den Sie mit Ihrer Unterschrift haben, sollten in praktisch allen Fällen bestimmte Richtlinien beachtet werden . Diese gehen wir weiter unten durch.

Was bieten E-Mail-Signaturvorlagen gegenüber einmaligen E-Mail-Signaturen?

Vorlagen für E-Mail-Signaturen, auch als Vorlagen für E-Mail-Fußzeilen bekannt, bieten Ihnen einige wichtige Vorteile. Erstens können sie es einfach machen, eine effektive Signatur zu entwerfen, ohne HTML zu kennen. Zweitens machen sie es einfach, Ihre Signatur bei Bedarf zu aktualisieren und zu verbessern. Drittens können Sie damit ganz einfach E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens standardisieren. Schließlich können Sie mit Vorlagen für E-Mail-Signaturen Ihre E-Mail-Signaturen für verschiedene Kontexte optimieren .

Schritte zum Entwerfen einer großartigen E-Mail-Signatur:

1. Identifizieren Sie alle Unternehmensrichtlinien zu Design und Inhalt

2. Bestimmen Sie die Informationen, die Sie einschließen müssen

3. Wählen Sie, ob Sie selbst codieren oder einen Online-Generator verwenden möchten

4. Finden Sie ein markengerechtes Design mit den richtigen Farben und Schriftarten

5. Formatieren und richten Sie die Komponenten Ihrer Signatur effektiv aus

6. Speichern Sie die zu bearbeitende Vorlage für verschiedene Absender und Zwecke

Welche Informationen sollten Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen?

Das erste, was Sie sich überlegen sollten, ist, welche Informationen Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollen. Sie sollten es auf drei oder vier Textzeilen beschränken . Unbedingt erforderlich sind der Name des Absenders, die Position, das Unternehmen und ein Link zur Website des Unternehmens. Die Angabe von ein oder zwei Telefonnummern wird dringend empfohlen. Das Einfügen weiterer Elemente kann dazu führen, dass die Unterschrift überladen aussieht und die Aufmerksamkeit des Empfängers verloren geht.

Würden Sie sich die Mühe machen, diese lange Signatur zu durchsuchen?

Bildquelle: Mailbird

Im Gegensatz dazu hat dieses Beispiel von Xink die perfekte Zeilenanzahl:

Sie müssen Ihre E-Mail-Adresse nicht angeben . Ihre Empfänger können Ihre Adresse immer im 'Von'-Feld der Nachricht finden. Das Einfügen Ihrer E-Mail-Adresse in Ihre Signatur ist ungefähr so ​​technisch versiert wie das versehentliche Posten Ihres Passworts auf Twitter. Es empfiehlt sich, alle E-Mail-Adressen aus dem Text einer E-Mail zu entfernen, bevor Sie sie weiterleiten. Dies geschieht nicht immer, sodass die Adresse in Ihrer Signatur am Ende öffentlicher erscheinen kann, als Sie möchten. Sie werden es in Ihrem Spam-Ordner spüren.

In einigen Ländern wie Großbritannien müssen geschäftliche E-Mails bestimmte Informationen enthalten. Machen Sie sich mit den geltenden Gesetzen vertraut und fügen Sie die erforderlichen Informationen in Ihre E-Mail-Signatur ein.

Links zu Ihren beruflichen oder betrieblichen Social-Media-Konten sind praktisch obligatorische Ergänzungen zu Ihrer E-Mail-Signatur. Link-Icons sind dafür der etablierte Standard und nicht URLs oder @-Handles . Sie sind eine elegante und effiziente Möglichkeit, die Interaktion mit Ihrer Social-Media-Präsenz zu fördern. Verlinken Sie nur auf Ihre professionellen Social-Media-Konten. Stellen Sie sicher, dass alle verknüpften Konten so professionell und dynamisch wie möglich erscheinen. Folgen Sie unserem Leitfaden, um die besten LinkedIn-Profile zu erstellen.

Sehen Sie sich in diesem Beispiel von Tutsplus an, wie die Social-Media-Links in das Gesamtdesign integriert wurden:

In Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmende Informationen:

• Ihr Name und Position

• Firmenname, Link und physische Adresse

• Eine oder zwei Telefonnummern

• Alle notwendigen rechtlichen Informationen

• Social-Media-Links

• Betrachten Sie einen Aufruf zum Handeln

Braucht Ihre E-Mail-Signatur einen Call-to-Action?

Ihre E-Mail-Signatur kann die perfekte Plattform für einen Call-to-Action sein, z. B. einen Link zu Ihrem Unternehmensblog. Vorsichtig sein. Sie möchten nicht, dass dies Clickbait ähnelt . Vermeiden Sie Dinge wie Zitate oder Schlagworte. Diese schränken den Eindruck, den Sie hinterlassen, selbst ein und lenken von den wertvollen Informationen in Ihrer E-Mail-Signatur ab. Ein Call-to-Action kann so einfach sein wie eine Einladung zum Erstellen einer Linkedin-Verbindung. Dies kann eine große Hilfe für die Lead-Generierung von LinkedIn sein.

Hier ist ein hervorragendes Beispiel von sigstr.com:

Diese E-Mail-Signatur enthält zwei Handlungsaufforderungen, den Link "Jetzt eine Live-Vorschau abrufen" und das Banner unten. Verwenden Sie beide Stile oder den einen oder den anderen, je nach Kontext.

Verwenden von Grafiken in einer geschäftlichen E-Mail-Signaturvorlage

Grafiken sind ein dringend empfohlenes Element für jede E-Mail-Signatur. Es gibt drei Hauptoptionen für E-Mail-Signaturgrafiken, ein Logo, einen Headshot oder die Signatur des Absenders. Meistens möchten Sie sich an eine Grafik halten, aber es ist möglich, eine zweite einzufügen. Halte es einfach. Denken Sie daran, dass auf kleinen mobilen Plattformen alles gut aussehen muss.

In den meisten Fällen möchten Sie nur einen Farbtupfer. Sie möchten nicht, dass Ihre Unterschrift zu beschäftigt oder zu flach aussieht . Grafiken befinden sich normalerweise links vom Text der E-Mail-Signatur, aber auch andere Positionen, insbesondere oben, sind möglich.

Dieses Beispiel von Mail Signatures verfolgt den klassischen und klassischen Ansatz:

Wäre es nicht besser, wenn die Social-Media-Links dem orangen Farbschema entsprechen würden? Dieser von Darlene Cain enthält geschmackvoll sowohl ein Logo als auch einen Kopfschuss:

Fotos

Fotos sollten Kopfschüsse sein. Ganzkörperaufnahmen werden Ihre Empfänger dazu bringen, auf ihre Telefone zu blinzeln, um Ihr Gesicht zu sehen. Schließlich geht es darum, der Botschaft ein Gesicht zu geben.

Ein professioneller Auftritt mit neutralem Hintergrund ist in der Regel am besten. Schauen Sie scharf, aber zugänglich und schauen Sie in die Kamera, um ansprechend zu wirken.

Bei der Fotografie sollten Komposition, Beleuchtung und Schärfe auf den Punkt gebracht werden. Halten Sie es in Farbe, Schwarzweiß ist am besten für Nachruffotos. Sie möchten, dass Sie und Ihr Unternehmen dynamisch aussehen.

Für das beste Foto:

• Verwenden Sie ein hochwertiges Farbfoto

• Ein professioneller, neutraler Hintergrund

• Passende Kleidung für Ihr Berufsfeld

• Verwenden Sie einen Kopfschuss

• Schau in die Kamera

Hier ist ein fantastisches Beispiel von Snovi Labs:

Bilder von handschriftlichen Unterschriften

Überlegen Sie, ob Sie wirklich möchten, dass jeder, den Ihre E-Mails erreichen, eine Kopie Ihrer handschriftlichen Unterschrift hat. Wenn Ihre Signatur bereits öffentlich ist, beispielsweise wenn Sie in einem kreativen Bereich tätig sind, kann das Einfügen eines Bildes Ihres John Hancock in Ihre E-Mail-Signatur Vertrauen schaffen.

Eine einfache Möglichkeit besteht darin, einfach Ihre Unterschrift auf ein Blatt Papier zu schreiben und mit Ihrem Telefon zu fotografieren. Die Fotobearbeitungssoftware Ihres Telefons sollte es Ihnen ermöglichen, das Bild zuzuschneiden. Sie können auch versuchen, den Kontrast ganz nach oben und die Sättigung ganz nach unten zu drehen, um ein schärferes, monochromes Bild zu erhalten.

So erstellen Sie ein handschriftliches Signaturbild:

1. Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf Papier

   

2. Mach ein Foto mit deinem Handy

3. Verwenden Sie den Fotoeditor Ihres Telefons, um das Bild zuzuschneiden

4. Stellen Sie den Kontrast nach oben und die Sättigung nach unten ein

5. Fügen Sie das Bild zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzu

Sie erhalten so etwas wie dieses Beispiel von Email Signature Rescue. Beachten Sie, wie scharf und modern es mit nur einer Schriftart und einer Farbe aussieht:

Logos

Wenn Sie ein Firmenlogo hinzufügen, versuchen Sie, eine Version einzufügen, die auf kleinen, mobilen Plattformen klar aussieht. Die meisten Logos weisen ein zurückhaltendes Farbschema auf. Auf diese Weise können Sie das Farbschema leicht an den Rest Ihrer E-Mail-Signatur anpassen. Mithilfe von Designtechniken können Sie Ihren Text und Ihre Formatierung nahtlos in Ihr Logo integrieren.

Beachten Sie, wie Logo, Schriftarten, Farben und das Gesamtdesign in das Beispiel von Rocket Steed integriert sind:

Auszeichnungen oder Zertifizierungen

Wenn Sie über einige Auszeichnungen oder Zertifizierungen verfügen, die Sie in Ihrer E-Mail-Signatur präsentieren möchten, können diese zusätzlich zum Standardlogo oder Headshot, normalerweise darunter, hinzugefügt werden. Offizielle Grafiken, die solche Auszeichnungen oder Zertifizierungen darstellen, sollten zur Verwendung frei verfügbar sein. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Vertrauen zu wecken und an einem akzeptablen, professionellen Flexing teilzunehmen.

Denken Sie an dieses kühne Design von Mail Signatures:

Wenn sich eine so prominente Award-Grafik zu sehr nach Flex anfühlt, probieren Sie etwas wie dieses zurückhaltende Flex von Pinterest:

Kostenlos die perfekte E-Mail-Signatur gestalten

Es reicht nicht aus, alle richtigen Informationen und Grafiken zu kombinieren. Wichtig ist auch, wie Sie sie kombinieren. Sie möchten alle Informationen in Ihrer E-Mail-Signatur mit einem effektiven Design verbinden. Hier sind verschiedene Details zu beachten:

• Layout

• Hierarchie

• Farbe

• Schriftarten

• Teiler

Ihre E-Mail-Signatur sollte reaktionsschnell sein, d. h. sie sollte auf jeder Plattform perfekt aussehen, insbesondere auf Mobilgeräten, bei denen die Größe eine Rolle spielt . Grafiken müssen klar sein, der Text muss gut lesbar sein und Links müssen leicht anklickbar sein. Dies bedeutet, dass die Links groß genug und gut genug gepuffert sein sollten, damit die Empfänger auf ihre Telefone tippen können.

Wir haben bereits hervorgehoben, dass Kürze eine Tugend im Inhalt Ihrer E-Mail-Signatur ist. Einfachheit in Layout und Design ist ebenfalls ein Ziel. Zu viel Farbe, blinkende Gifs oder andere unnötige Designelemente wirken einfach ungeschäftlich.

Weniger ist wie immer mehr. Wenn Ihre E-Mail-Signatur überladen oder zu beschäftigt ist, werden die Augen Ihres Empfängers glasig und der Eindruck, den sie hinterlassen, ist suboptimal. Geben Sie sich nie damit zufrieden.

Eine Ergänzung, die die Organisation und Lesbarkeit Ihrer E-Mail-Signatur verbessern kann, ist der Trenner. Dies können winzige Grafiken, Wingdings oder, am effektivsten, die vertikale Balkenglyphe sein, die eine Tastaturtaste mit dem Backslash teilt. Letzteres bietet eine einfache und elegante Möglichkeit, Informationen in Ihrer E-Mail-Signatur zu organisieren.

Wenn ein Empfänger schnell eine E-Mail-Signatur mit effektiven Trennwänden scannt, passt alles, was er wissen muss, ohne durcheinander zu geraten. Auch die Effizienz hinterlässt einen guten Eindruck, wenn auch nur unbewusst.

Dieses Beispiel von sitepoint.com erzielt mit vertikalen Balkenteilern ein klares, sauberes Erscheinungsbild:

Visuelle Hierarchie

Mit einer Toolbox von Design-Tricks können Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers auf die wichtigsten Informationen in Ihrer E-Mail-Signatur lenken und eine sogenannte visuelle Hierarchie erstellen. Zunächst erfolgt die Ausrichtung und Positionierung. Abhängig von Ihrem Gesamtdesign sind oben rechts oder möglicherweise die Mitte die besten Orte für die Informationen, auf die Sie am meisten aufmerksam machen möchten. Anpassungen an Schriftgröße, Schriftstärke und Farbe sind ebenfalls wichtige Möglichkeiten, um eine visuelle Hierarchie zu erstellen. Andere Verwendungen von Farbe, wie Hervorheben oder die Verwendung von unterschiedlich farbigen Trennwänden, können ebenfalls hilfreich sein. Auch die Integration mit Grafiken oder anderen Branding-Elementen funktioniert.

Sehen Sie sich an, wie dieses Beispiel von WiseStamp Farbe, Größe und Gewicht einer Schriftart verwendet, um eine visuelle Hierarchie aufzubauen:

Wirtschaftlichkeit in Designelementen

Designelemente wie Farben und Schriftarten sollten markengerecht sein. Bunte Elemente wie Text, Trennwände, Social-Media-Symbole oder Hervorhebungen sollten zu Ihren Branding-Farben passen. Verwenden Sie, wie oben erwähnt, eine oder höchstens zwei Farben und verwenden Sie diese sparsam.

Schriftarten sollten auch zu Ihrem professionellen Image passen. Ob klassische Serifen oder moderne Sans-Serif, es gibt unendlich viele Möglichkeiten, Ihnen genau den richtigen Look zu geben. Was auch immer Sie verwenden, Klarheit und Minimalismus sollten Faustregeln sein. Vermeiden Sie dementsprechend die Verwendung von mehr als zwei verschiedenen Schriftarten. Anstatt eine andere Schriftart zu verwenden, ist es besser, Größe, Gewicht und Farbe einer Schriftart zu variieren.

Alles zusammenfügen

Ihre E-Mail-Signatur sollte einzigartig und überzeugend sein. Wenn Sie genau die richtige Menge an Inhalten hinzufügen und die obigen Designtipps befolgen, sollten Sie eine gewinnende E-Mail-Signatur erhalten.

Was unterscheidet Signaturvorlagen von einmaligen E-Mail-Signaturen?

Eine herausragende einmalige E-Mail-Signatur zu erstellen ist eine Sache, aber was ist, wenn Sie die E-Mail-Signaturen für alle in Ihrem Unternehmen standardisieren möchten? Vorlagen für E-Mail-Signaturen sind die Antwort.

Ein weiterer praktischer Trick besteht darin, E-Mail-Signaturvorlagen zu verwenden, um verschiedene E-Mail-Signaturen für verschiedene Empfängerkategorien zu erstellen. Sie können eine für das Marketing haben, z. B. eine kalte E-Mail-Kampagne, eine für den Kundenservice und eine andere für den Umgang mit Investoren oder Auftragnehmern. Auch Freiberufler wie Freiberufler können davon profitieren, da Vorlagen die Aktualisierung der Informationen in Ihrer Signatur erleichtern.

Zu den Vorteilen einer Vorlage gehören:

• Markenkonsistenz

• Einhaltung der Unternehmensrichtlinien

• Optimierung für jede Empfängerkategorie.

Mit einer Vorlage können Sie sicherstellen, dass die E-Mail-Signaturen aller Ihrer Mitarbeiter den Unternehmensfarben und -schriften entsprechen, das Firmenlogo und andere wichtige Informationen enthalten . Dies kann sogar eine Standard-Vertraulichkeitsvereinbarung oder andere rechtliche Notwendigkeiten beinhalten.

So erstellen Sie E-Mail-Signaturvorlagen: Rohcode vs. kostenlose HTML-Generatoren

Praktisch jeder E-Mail-Dienst bietet eine Möglichkeit, eine E-Mail-Signaturvorlage zu erstellen. Microsoft macht es beispielsweise einfach, eine Outlook-E-Mail-Signaturvorlage zu entwerfen. Sie können auch eine Gmail-E-Mail-Signaturvorlage erstellen. Sehen Sie sich unseren Leitfaden zu Linkedin Inmail-Vorlagen an.

Das Problem kann hier die Reaktionsfähigkeit sein. Sie möchten etwas, das auf jeder Plattform konsistent und beeindruckend aussieht . Hier kommen plattformunabhängige Standards wie HTML ins Spiel.

Dateiformate: PSD statt HTML wählen

Es gibt unzählige Online-Dienste, die Ihnen beim Erstellen einer kostenlosen E-Mail-Signaturvorlage helfen. Seien Sie jedoch vorsichtig, da einige davon Vorlagen im PSD- oder AI-Dateiformat erstellen. Diese stellen bearbeitbare Bilder dar. Es ist unwahrscheinlich, dass eine E-Mail-Signatur in Form eines Bildes responsiv ist, was bedeutet, dass sie möglicherweise nicht auf allen Plattformen korrekt angezeigt wird. Machen Sie keine Kompromisse. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Signatur jedes Mal perfekt aussieht.

Aus diesem Grund ist es besser, eine E-Mail-Signaturvorlage zu verwenden, die im responsiven HTML-Format formatiert ist . Wenn Sie jemanden zur Hand haben, der sich mit HTML auskennt, kann er eine großartige E-Mail-Signaturvorlage von Grund auf neu erstellen. Ansonsten gibt es noch endlose einfach zu bedienende Online-Tools zur Auswahl. In jedem Fall können Sie eine großartige, kostenlose HTML-E-Mail-Signatur erhalten. Ein guter Generator für E-Mail-Signaturvorlagen bietet die perfekte Formatierung für jede Plattform, insbesondere für Mobilgeräte.

Hier sind einige der besten Online-Generatoren für E-Mail-Signaturvorlagen. Jedes bietet leicht verständliche Anweisungen zum Erstellen Ihrer eigenen neuen Vorlage:

1. Newoldstamp

2. WiseStamp

3. HubSpot

4. ZippySig

5. Meine Unterschrift

Einschließen von Analysen in Ihre HTML-E-Mail-Signaturen-Vorlage

Eine solche Vorlage kann eine praktische integrierte Analyse enthalten, um zu verfolgen, wie effektiv Ihre E-Mail-Signatur ist, insbesondere wenn sie für Marketingzwecke verwendet wird. Sie benötigen lediglich Links zu den Parametern des Urchin-Tracking-Moduls (UTM), die auch als benutzerdefinierte URL-Tags bezeichnet werden. Diese können so eingerichtet werden, dass sie Daten an Google Analytics senden. Dort sehen Sie, wann und wie oft die Links in Ihrer E-Mail-Signatur angeklickt wurden. Mit dem URL-Builder von Google Analytics können benutzerdefinierte URL-Tags erstellt werden. Ein gutes Online-E-Mail-Signatur-Tool sollte dies für Sie tun.

Fügen Sie die Signaturvorlage zu Ihrem E-Mail-Konto hinzu

Jeder E-Mail-Dienstanbieter oder E-Mail-Client verfügt über ein eigenes Verfahren zum Hinzufügen einer Signatur. Für Anweisungen, wie Sie dies mit den beliebtesten Diensten tun können, klicken Sie auf die unten stehenden Links.

• Google Mail

• Ausblick

• Apple-Mail

• Yahoo

Abschluss

Denken Sie daran, dass Sie möchten, dass Ihre Unterschrift einzigartig ist und sich auf eine gute Weise abhebt. Regeln sind dazu da, gebrochen zu werden, und das gilt auch für unsere Richtlinien hier. Denken Sie nur daran, dass Sie, wenn Sie mehr als ein paar Farben verwenden möchten, dies wahrscheinlich ausgleichen sollten, indem Sie ein anderes Designmerkmal wie die Anzahl der Schriftarten minimieren. Machen Sie keine Kompromisse bei den Kerninformationen, die Sie für Ihre E-Mail-Empfänger benötigen. Ihre E-Mail-Signatur steht für Sie und Ihr Unternehmen. Machen Sie eine, die Sie gerne verschicken .