Подробное руководство по созданию профессионального шаблона подписи электронной почты

Бренд-менеджмент - это общение. Каждый раз, когда мы общаемся на профессиональном уровне, это влияет на наш бренд. Это верно как для личных целей, так и для компании. Нет никаких признаков того, что электронная почта становится жизненно важным средством делового общения, а это означает, что она остается ключевым местом для управления брендом. Профессиональная электронная почта без подписи - это как машина без значка . Это заставляет задуматься о том, в результате какой сомнительной операции он произошел.

Зачем вам нужен эффективный шаблон подписи для делового электронного письма

Думайте о подписи электронной почты как о цифровой визитной карточке, обозначающей как отдельного отправителя, так и компанию, которую он представляет. Хорошая подпись электронной почты будет выглядеть динамичной, вызывать интерес и оставаться запоминающейся . Он должен предоставлять нужное количество информации и побуждать получателя откликнуться. Исследования показывают, что плохое первое впечатление почти невозможно изменить.

Электронная почта также может быть первым средством взаимодействия потенциальных клиентов или сотрудников с вами или вашей компанией. Первые впечатления производятся так же быстро и впечатляюще, как никогда. Правильная подпись может иметь решающее значение. Неважно, проводите ли вы кампанию по электронной почте, отвечаете на запросы в службу поддержки, общаетесь с подрядчиками или что-то еще. Ваша подпись в электронной почте должна отражать изображение, которое вы хотите проецировать при этом взаимодействии.

Кому нужна профессиональная подпись электронной почты?

Безупречные электронные подписи необходимы владельцам компаний, генеральным директорам, техническим директорам и директорам по маркетингу. Они также жизненно важны для персонала, работающего с клиентами, включая торговых представителей, менеджеров по связям с общественностью и специалистов службы поддержки. HR, особенно рекрутеры, также выигрывают от повышения имиджа, которое обеспечивает хорошая подпись электронной почты. Если вы работаете в отделе кадров, вам также может быть полезно ознакомиться с нашими примерами рекомендаций Linkedin. Даже фрилансеры должны вести профессиональную переписку с хорошо продуманным шаблоном личной подписи электронной почты.

Множество факторов определяют лучший дизайн подписи для вас. К ним относятся ваша сфера деятельности, ваш имидж и получатели ваших писем. Несмотря на широкое пространство для настройки, которое у вас есть с вашей подписью, определенные рекомендации следует соблюдать практически во всех случаях . Мы рассмотрим это ниже.

Что шаблоны подписи электронной почты предлагают вместо одноразовых подписей электронной почты?

Шаблоны подписи электронной почты, также известные как шаблоны нижнего колонтитула электронной почты, дают вам несколько основных преимуществ. Во-первых, они могут упростить создание эффективной подписи, не зная HTML. Во-вторых, они позволяют легко обновлять и улучшать вашу подпись, когда это необходимо. В-третьих, они позволяют легко стандартизировать подписи электронной почты для всего персонала вашей компании. Наконец, шаблоны подписи электронной почты позволяют оптимизировать подписи электронной почты для различных контекстов .

Шаги по созданию отличной электронной подписи:

1. Определите правила компании по дизайну и содержанию

2. Определите информацию, которую вам нужно включить

3. Выберите, будете ли вы кодировать самостоятельно или использовать онлайн-генератор

4. Найдите подходящий для бренда дизайн, включая правильные цвета и шрифты.

5. Эффективно форматируйте и выравнивайте компоненты вашей подписи

6. Сохраните шаблон для редактирования для разных отправителей и целей

Какую информацию вы должны включить в свою подпись в электронном письме?

В первую очередь следует подумать, какую информацию включить в подпись в электронном письме. Вы должны ограничить его тремя или четырьмя строками текста . Абсолютно необходимо указать имя отправителя, должность, компанию и ссылку на сайт компании. Настоятельно рекомендуется указать один или два телефонных номера. Добавление чего-либо еще может сделать подпись занятой и потерять внимание получателя.

Вы бы не потрудились перебирать эту длинную подпись?

Источник изображения: Mailbird

Напротив, этот пример от Xink имеет идеальное количество строк:

Вам не нужно указывать свой адрес электронной почты . Получатели всегда могут найти ваш адрес в поле "от" сообщения. Включать свой адрес электронной почты в подпись - это так же технически подкованно, как и случайно опубликовать свой пароль в Twitter. Лучше всего удалить все адреса электронной почты из текста электронного письма перед его пересылкой. Это не всегда происходит, поэтому адрес в вашей подписи может стать более публичным, чем вам нравится. Вы почувствуете это в папке со спамом.

Некоторые страны, например Великобритания, требуют, чтобы деловая электронная почта содержала определенную информацию. Ознакомьтесь с действующим законодательством и включите необходимую информацию в свою подпись в электронном письме.

Ссылки на ваши профессиональные или корпоративные учетные записи в социальных сетях являются практически обязательным дополнением к вашей электронной подписи. Значки ссылок являются установленным стандартом для этого, а не URL-адреса или @ дескрипторы . Это элегантный и эффективный способ привлечь внимание к вашему присутствию в социальных сетях. Связывайтесь только с вашими профессиональными аккаунтами в социальных сетях. Убедитесь, что все связанные аккаунты настроены так, чтобы выглядеть максимально профессионально и динамично. Следуйте нашему руководству по созданию лучших профилей на Linkedin.

Посмотрите, как ссылки социальных сетей были вписаны в общий дизайн в этом примере от Tutsplus:

Информация для включения в вашу подпись в электронном письме:

• Ваше имя и должность

• Название компании, ссылка и физический адрес

• Телефонный номер или два

• Любая необходимая юридическая информация

• Ссылки в социальных сетях

• Рассмотрите призыв к действию

Нужен ли в вашей электронной подписи призыв к действию?

Ваша электронная подпись может быть идеальной платформой для призыва к действию, например, ссылки на блог вашей компании. Будь осторожен. Вы же не хотите, чтобы это напоминало кликбейт . Избегайте цитат и крылатых фраз. Они самоограничиваются в впечатлении, которое вы оставляете, и отвлекают от ценной информации в вашей электронной подписи. Призыв к действию может быть таким же простым, как приглашение создать соединение с Linkedin. Это может быть большим подспорьем для лидогенерации Linkedin.

Вот отличный пример с сайта sigstr.com:

Эта подпись электронной почты на самом деле содержит два призыва к действию: ссылку «получить предварительный просмотр прямо сейчас» и баннер ниже. Используйте оба стиля или один или другой в зависимости от контекста.

Использование графики в шаблоне подписи делового электронного письма

Графика - это очень рекомендуемый элемент для любой электронной подписи. Существует три основных варианта графики для подписи электронной почты: логотип, фотография или подпись отправителя. В большинстве случаев вы хотите придерживаться одного изображения, но можно сжать второй. Будь проще. Помните, что все должно хорошо выглядеть на небольших мобильных платформах.

В большинстве случаев вам понадобится всего лишь вспышка цвета. Вы не хотите, чтобы ваша подпись выглядела слишком насыщенной или слишком плоской . Графика обычно расположена слева от текста подписи электронного письма, но возможны и другие позиции, особенно вверху.

В этом примере из Mail Signatures используется классический и стильный подход:

Разве не было бы лучше, если бы ссылки в социальных сетях придерживались оранжевой цветовой схемы? Этот от Дарлин Кейн со вкусом включает в себя как логотип, так и фотографию:

Фото

Фотографии должны быть хедшотами. Снимки всего тела заставят ваших получателей щуриться в телефоны, чтобы увидеть ваше лицо. В конце концов, суть в том, чтобы показать сообщение лицом.

Обычно лучше всего подходит профессиональный внешний вид с нейтральным фоном. Выглядите резко, но доступно и смотрите в камеру, чтобы выглядеть привлекательно.

Что касается фотографии, композиция, освещение и резкость должны быть на высоте. Держите его в цвете, черно-белый лучше всего подходит для некрологов. Вы хотите, чтобы вы и ваша компания выглядели динамично.

За лучшее фото:

• Используйте качественную цветную фотографию

• Профессиональный нейтральный фон

• Одежда, подходящая для вашей профессиональной области

• Используйте выстрел в голову

• Смотреть в камеру

Вот фантастический пример от Snovi Labs:

Рукописные подписные изображения

Подумайте, действительно ли вы хотите, чтобы у всех, до которых доходили ваши электронные письма, была копия вашей собственноручной подписи. Если ваша подпись уже общедоступна, например, если вы занимаетесь творчеством, включение изображения вашего Джона Хэнкока в подпись электронной почты может внушить доверие.

Самый простой способ - просто написать свою подпись на листе бумаги и сфотографировать ее на свой телефон. Программа для редактирования фотографий вашего телефона должна позволять обрезать изображение. Вы также можете попробовать полностью увеличить контрастность и полностью уменьшить насыщенность, чтобы получить более четкое монохромное изображение.

Чтобы сделать изображение собственноручной подписи:

1. Напишите свою подпись на бумаге

2. Сделайте фото на свой телефон

   

3. Используйте фоторедактор вашего телефона, чтобы обрезать изображение

4. Увеличьте контрастность и уменьшите насыщенность

5. Добавьте изображение в свою электронную подпись

У вас останется что-то вроде этого примера из Email Signature Rescue. Обратите внимание, насколько четко и современно он выглядит с одним шрифтом и одним цветом:

Логотипы

Если вы включаете логотип компании, постарайтесь включить его версию, которая будет понятна на небольших мобильных платформах. Большинство логотипов имеют сдержанную цветовую схему. Это позволяет легко сопоставить цветовую схему с остальной частью вашей электронной подписи. Можно использовать методы дизайна, чтобы максимально легко интегрировать ваш текст и форматирование с вашим логотипом.

Обратите внимание, как логотип, шрифты, цвета и общий дизайн интегрированы в пример из Rocket Steed:

Награды или сертификаты

Если у вас есть награды или сертификаты, которые вы хотите продемонстрировать в своей электронной подписи, их можно добавить в дополнение к стандартному логотипу или снимку в голову, как правило, внизу. Официальная графика, представляющая такие награды или сертификаты, должна быть доступна для использования в свободном доступе. Это отличный способ вызвать доверие и поучаствовать в приемлемой профессиональной игре.

Подумайте о чем-то вроде этого смелого дизайна от Mail Signatures:

Если такая заметная графика награды кажется слишком гибкой, попробуйте что-то вроде этого сдержанного гибкости от Pinterest:

Создание идеальной электронной подписи бесплатно

Недостаточно объединить всю нужную информацию и графику. Также важно, как вы их комбинируете. Вы захотите связать всю информацию в своей электронной подписи вместе с эффективным дизайном. Здесь необходимо учесть различные детали:

• Макет

• Иерархия

• Цвет

• Шрифты

• Разделители

Ваша подпись электронной почты должна быть отзывчивой, то есть она должна идеально выглядеть на любой платформе, особенно на мобильных устройствах, где размер является проблемой . Графика должна быть четкой, текст должен быть легко читаемым, а ссылки должны легко переходить по ссылкам. Это означает, что ссылки должны быть достаточно большими и достаточно хорошо буферизованными, чтобы получатели могли нажимать на свои телефоны.

Мы уже подчеркивали, что краткость - это достоинство содержания вашей электронной подписи. Простота в планировке и дизайне - это тоже то, к чему нужно стремиться. Слишком много цветов, мигающие гифки или другие ненужные элементы дизайна выглядят не по бизнесу.

Как обычно, лучше меньше, да лучше. Если ваша подпись электронной почты загромождена или слишком занята, глаза получателя будут тусклыми, и впечатление, оставленное им, будет неоптимальным. Никогда не соглашайтесь на это.

Еще одним дополнением, которое может улучшить организацию и удобочитаемость вашей подписи электронной почты, является разделитель. Это может быть крошечная графика, крылья или, что наиболее эффективно, глиф с вертикальной полосой, который разделяет клавишу клавиатуры с обратной косой чертой. Последний предлагает простой и элегантный способ организации информации в вашей электронной подписи.

Когда получатель быстро сканирует подпись электронной почты с помощью эффективных разделителей, все, что ему нужно знать, становится на свои места, не путаясь воедино. Эффективность его тоже оставляет приятное впечатление, пусть даже подсознательно.

Этот пример с сайта sitepoint.com обеспечивает четкий, чистый вид с вертикальными разделителями:

Визуальная иерархия

Вы можете привлечь внимание получателя к наиболее важной информации в вашей подписи электронной почты, используя набор дизайнерских приемов, создавая так называемую визуальную иерархию. Во-первых, выравнивание и позиционирование. В зависимости от вашего общего дизайна, верхний правый или, возможно, центральный - лучшие места для информации, на которую вы больше всего хотите привлечь внимание. Корректировки размера, веса и цвета шрифта также являются ключевыми способами создания визуальной иерархии. Также могут помочь другие способы использования цвета, такие как выделение или использование разноцветных разделителей. Также работает интеграция с графикой или другими элементами брендинга.

Посмотрите, как этот пример от WiseStamp использует цвет, размер и толщину одного шрифта для создания визуальной иерархии:

Экономия в элементах дизайна

Элементы дизайна, такие как цвета и шрифты, должны соответствовать бренду. Цветные элементы, такие как текст, разделители, значки социальных сетей или выделение, должны соответствовать цветам вашего бренда. Как отмечалось выше, используйте один или максимум два цвета и используйте их экономно.

Шрифты также должны соответствовать вашему профессиональному имиджу. Среди классических шрифтов с засечками или современного шрифта без засечек есть бесконечное количество вариантов, которые помогут вам добиться нужного вида. Что бы вы ни использовали, ясность и минимализм должны быть эмпирическими правилами. В соответствии с этим, избегайте использования более двух разных шрифтов. Вместо использования другого шрифта лучше изменять размер, вес и цвет одного шрифта.

Собираем все вместе

Ваша электронная подпись должна быть уникальной и убедительной. Включив необходимое количество контента и следуя приведенным выше советам по дизайну, вы получите выигрышную подпись электронной почты.

Что отличает шаблоны подписей от одноразовых подписей электронной почты?

Составить выдающуюся разовую подпись электронной почты - это одно, но что, если вы хотите стандартизировать подписи электронной почты для всех в вашей компании? Шаблоны подписи электронной почты - вот ответ.

Еще один удобный прием - использовать шаблоны подписей электронной почты для создания разных подписей электронной почты для разных категорий получателей. Вы можете использовать один для маркетинга, например, рассылку по электронной почте, один для обслуживания клиентов, а другой - для работы с инвесторами или подрядчиками. Даже независимые профессионалы, такие как фрилансеры, могут извлечь из них пользу, поскольку шаблоны упрощают обновление информации в вашей подписи.

Преимущества шаблона:

• последовательность бренда

• соблюдение правил компании

• оптимизация для каждой категории получателей.

С помощью шаблона вы можете гарантировать, что подписи электронной почты всего вашего персонала соответствуют корпоративным цветам и шрифтам, включают логотип компании и другую важную информацию . Это может даже включать стандартное соглашение о конфиденциальности или другие юридические требования.

Как создавать шаблоны подписи электронной почты: необработанный код против бесплатных генераторов HTML

Практически каждый почтовый сервис предлагает способ создать шаблон подписи электронного письма. Например, Microsoft упрощает создание шаблона подписи электронной почты Outlook. Вы также можете создать шаблон подписи электронной почты Gmail. Ознакомьтесь с нашим руководством по шаблонам Linkedin Inmail.

Проблема здесь может заключаться в быстродействии. Вам нужно что-то, что выглядит последовательным и впечатляющим на каждой платформе . Вот тут-то и пригодятся независимые от платформы стандарты, такие как HTML.

Форматы файлов: выбор PSD вместо HTML

Существует бесчисленное множество онлайн-сервисов, которые помогут вам создать бесплатный шаблон подписи электронной почты. Однако будьте осторожны, поскольку некоторые из них создают шаблоны в форматах файлов PSD или AI. Они представляют собой редактируемые изображения. Подпись электронной почты в виде изображения вряд ли будет реагировать, а это означает, что она может отображаться не на всех платформах. Не идите на компромисс. Вы должны убедиться, что ваша подпись в электронном письме каждый раз выглядит идеально.

Вот почему лучше использовать шаблон подписи электронной почты, отформатированный в адаптивном формате HTML . Если у вас есть кто-то, кто знает HTML, он может с нуля создать отличный шаблон подписи для электронной почты. В остальном, есть еще бесконечное множество простых в использовании онлайн-инструментов, из которых можно выбирать. В любом случае вы можете получить отличную бесплатную подпись электронной почты в формате HTML. Хороший генератор шаблонов подписи электронной почты обеспечит идеальное форматирование для любой платформы, особенно мобильной.

Вот некоторые из лучших онлайн-генераторов шаблонов подписей электронной почты. Каждый предлагает простые инструкции по созданию собственного нового шаблона:

1. Newoldstamp

2. WiseStamp

3. HubSpot

4. ZippySig

5. Моя подпись

Включение аналитики в ваш шаблон подписей электронной почты HTML

Такой шаблон может включать удобную встроенную аналитику для отслеживания эффективности вашей электронной подписи, особенно при использовании в маркетинговых целях. Все, что вам нужно, это ссылки с параметрами модуля отслеживания urchin (UTM), также известными как пользовательские теги URL. Их можно настроить для отправки данных в Google Analytics. Оттуда вы можете увидеть, когда и сколько раз были нажаты ссылки в вашей подписи электронной почты. Пользовательские теги URL-адресов можно создавать с помощью конструктора URL-адресов Google Analytics. Хороший онлайн-инструмент для подписи электронной почты должен сделать это за вас.

Добавьте шаблон подписи в свою учетную запись электронной почты

У каждого поставщика услуг электронной почты или почтового клиента есть своя процедура добавления подписи. Чтобы узнать, как это сделать со всеми наиболее популярными сервисами, перейдите по ссылкам ниже.

• Gmail

• Перспективы

• Apple Mail

• Yahoo

Заключение

Помните, что вы хотите, чтобы ваша подпись была уникальной и выделялась, но в хорошем смысле. Правила созданы для того, чтобы их нарушать, и это также относится к нашим рекомендациям. Просто учтите, что если вы хотите использовать более пары цветов, вам, вероятно, следует уравновесить это, сведя к минимуму другую конструктивную особенность, такую ​​как количество шрифтов. Просто не идите на компромисс в отношении основной информации, которую вам нужно передать получателям электронной почты. Y наша электронная подпись означает вас и вашу компанию. Сделайте тот, который вам будет интересно разослать .