ESP RFP'si Yapmak: Satıcı Seçim Sürecinizi İyileştirme

Bir Litmus anketine göre, markaların yaklaşık %5'i e-posta servis sağlayıcılarından çok memnun değil ve diğer %23'ü de memnun değil. Bu markaların çoğu, önümüzdeki aylarda ESP'leri değiştirmeyi düşünebilir.

Bununla birlikte, herhangi bir marka ESP'leri değiştirmeden önce, muhtemelen bir teklif talebi yazacaktır. RFP, tekliflerini farklılaştırmak ve markanızın ihtiyaçlarına en uygun olanı bulmak için yanıtlarını karşılaştırdığınız olası satıcılara gönderdiğiniz soruların bir listesidir.

Ancak hangi ESP adaylarını dahil etmelisiniz? ESP RFP süreciniz nasıl gitmeli? RFP'nize neleri dahil etmelisiniz?

Bu soruları ve daha fazlasını yanıtlamak için Litmus, Marketing Democracy, BrightWave, DEG, Trendline Interactive, emailvendorselection.com, Laughlin Constable ve Red Pill Email'deki e-posta uzmanlarına ulaştı.

ESP RFP süreci ne kadar sürmelidir?

Uzmanlarımız arasındaki fikir birliği, bir RFP sürecinin başlatılmasından geçişin tamamlanmasına kadar geçen en kısa sürenin 6 ay olduğudur ve bu, varsa, gecikmeler için size fazla yer bırakmaz. Özellikle daha büyük şirketler ve daha fazla entegrasyona sahip şirketler için mevcut ESP sözleşmenizin sonuna kadar 12 aylık bir pistle çok daha rahatlardı.

Pazarlama Demokrasisi Başkanı ve Kurucusu Chris Marriott, "Müşterilere söylediğimiz basit bir kural, RFP'lerinin ne kadar süreceğini düşündüklerini tahmin etmeleri ve ardından bunu ikiye katlamalarıdır" diyor. [Bunu tweetle →]

BrightWave Hesap Direktörü Lydia Mundie, "RFP sürecinin sonuçlanması (hızlandırılmış bir hızda) 1-3 ay, yeni ESP'nin (dahil bu sözleşme) ve geçiş planını geliştirmek ve ardından resmi geçişi yapmak için bu plana karşı başarılı bir şekilde yürütmek için 3 ay daha.”

Sorularınızı cevaplamak için ESP'lere yeterli zaman verdiğinizden emin olun. DEG İlişki Pazarlaması Direktörü Cara Olson, "Onlara yüzlerce soruyu yanıtlamaları için bir haftadan az zaman vermeyin" diyor.

"Markaların RFP'ye çok agresif zaman çizelgesi programları eklediğini ve ardından nadiren takip ettiğini görüyorum" diyor. “Yanıtları gözden geçirmek tahmin ettiklerinden daha uzun sürüyor ve daha sonra sunumlar için yerinde planlama yapmak bazen bir hafta veya daha kısa sürede talep ediliyor. Gerçekten işinizle ilgili düşünceli bir yanıt ve etkileyici bir sunum istiyorsanız, daha fazla zaman ayırın. Ayrıca, bence bir RFP yayınlamak için en kötü zaman olan 4. çeyrekte yayınlanan çok sayıda RFP görüyorum."

Trendline Interactive'in Baş Stratejisti ve Kurucu Ortağı Andrew Kordek, karar vermek için gereken süreyi hafife almayın, diyor. “Markalar karar verme modunda 5 ay geçirmeye hazır olmalı” diyor. "Paydaşları bir odada toplamak ve RFP'nin satıcı için doğru ve özlü bir şekilde yazıldığından emin olmak 2,5 ay sürebilir."

Bu, bir ESP RFP için bütçe ayırırken cimri olmamak için daha fazla neden. Marriott, “RFP'ye liderlik eden marka sahibi yarı yolda bıraktığı için zaman çizelgelerinin raydan çıktığını gördük” diyor, “veya ekip sürecin sonunda kazananı seçmek için kriterleri önceden belirlemeyi ihmal ediyor. Bu nedenle, RFP'den satıcılarla sonsuz toplantılara sürükleniyorlar ve ardından analiz felci başlıyor."

ESP'leri değerlendirin ve kolaylıkla geçiş yapın ESP'lerin incelenmesi, ESP geçiş sürecinin yalnızca bir parçasıdır. Planlama şablonları da dahil olmak üzere ESP geçişine ilişkin eksiksiz kılavuzumuzu edinin, böylece doğru şekilde yapabilirsiniz. Rehberinizi alın →

RFP'leri hangi ESP'lere göndermeliyim?

Markaların aralarından seçim yapabilecekleri ESP sıkıntısı yok. İşte Litmus'un 2018 E-posta Durumu Anketine katılanlar tarafından kullanılan 240'tan fazla ESP'nin listesi. Ama listeyi nasıl daraltırsınız? Biraz araştırma yapma zamanı.

Uzmanlara sorun. emailvendorselection.com'un kurucusu Jordie van Rijn, “LinkedIn'deki meslektaşlarınızdan tavsiye isteyin ve 20 farklı yöne çekileceksiniz” diyor. Bunun yerine, özellikle ESP pazarını iyi bilenler olmak üzere sektör uzmanlarına başvurun.

Laughlin Constable Dijital Strateji Uzmanı Emily Hauptle, "Ajansınızla veya başka bir endüstri ortağıyla çalışın" diyor. "Diğer kuruluşlar için ESP'leri değerlendirdiler, platformları ve sunduklarını çok iyi anladılar ve iş hedeflerinizi desteklemek için hangi özelliklerin gerçekten önemli olduğunu anlamanıza yardımcı olabilirler."

Uzmanlarımızdan bazıları aşağıdaki ESP istihbarat kaynaklarından bahsetti:

• Forrester (Forrester Wave: E-posta Hizmet Sağlayıcıları)
• G2Crowd.com (En İyi E-posta Pazarlama Yazılımı) dahil Gartner
• Alaka Grubu (İlgili Halka: ESP Satın Alma Rehberi)
• Kırmızı Hap E-postası (E-posta Satıcı Kılavuzları)
• EmailVendorSelection (E-posta Servis Sağlayıcılarının Tam Listesi)

Meslektaşlarınızın kullandığı ESP'lere bakın. Birçok ESP, belirli sektörlerde markalara hizmet verme konusunda uzmanlaşmıştır. Litmus'un 2018 E-posta Hizmet Sağlayıcıları Durumu raporunda, perakende, eğitim, kar amacı gütmeyen ve teknoloji dahil olmak üzere çeşitli sektörlerde en iyi 10 ESP'yi belirledik ve bu listelerde çok sayıda ESP'nin yükseldiğini gördük.

Red Pill Email Başkanı John A. Caldwell, "Aramayı daraltmak için markanın her bir ESP'nin kendi sektörlerine nasıl hizmet ettiğini anlaması gerekecek" diyor. "ESP çöpünü ayıklamaya başlamak için kendi markanıza ve rakiplerinize bakın."

ESP kullanıcılarına sorun. Potansiyel ESP adaylarının bir listesine sahip olduğunuzda, demolar yaparak ve müşterilerle konuşarak listeyi daha da daraltabilirsiniz.

Etkinliklerde genellikle uygulamalı demolar alabileceğinizi de ekleyen Caldwell, "E-posta Evrimi Konferansı ve E-posta İnovasyon Zirvesi gibi sektör etkinlikleri, diğer kullanıcıların ne düşündüğünü ilk elden keşfetmek ve duymak için harikadır" diyor.

BrightWave'de CX Başkan Yardımcısı Rich Wilson, ESP etkinliklerine gitmeyi de düşünün, diyor. "Aracın gerçek güçlü ve zayıf yönleri hakkında doğrudan kullanıcılardan ilk elden bilgi almak için ESP'nin yıllık konferansına gidin ve mevcut müşterilerle iletişim ağına gidin."

Çalıştığınız Yerde Litmus Çalışır Litmus, ekibinizin her gün kullandığı e-posta pazarlama platformlarıyla bütünleşir. ESP Senkronizasyonu ve Litmus Uzantısı ile pazarlama teknolojisi yatırımınızı en üst düzeye çıkarın, süreçleri basitleştirin ve hataları azaltın. Daha fazla bilgi edinin →

ESP RFP'me kimler dahil olmalı?

Pazarlama ve BT, sürecin özüdür, ancak diğer departmanlar da sürece dahil edilmelidir.

Marriott, "Markalar, bir kuruluştaki diğerlerinin pasif agresif davranışlarının bir RFP'yi nasıl tamamen raydan çıkarabileceğine şaşırırdı" diyor. "Bir departman başkanını RFP sürecindeki güven çemberinin dışında bırakmak neredeyse her zaman bu kişinin süreci engellemek için mümkün olan her şeyi yapmasını sağlar. Bu kişi tedarikte veya BT'deyse, bu özellikle rahatsız edici olabilir.

"Ya da belki BT'de kendi kurum içi e-posta çözümünü oluşturmaya gönül vermiş yeni bir kıdemli eleman vardır" diye ekliyor. "İnan bana, Amazon'dan birini işe alırsan, bunun olacağı garanti. RFP planlarınız için herkesin katılımını almayı ihmal ederseniz, sürecin bir noktasında pişman olacaksınız.”

Litmus'un 2018 E-posta İş Akışları Durumu raporunda, e-postaları inceleme ve onaylama sürecine hangi departmanların dahil edildiğini tartıştık. E-postalarınızla bu düzeyde yer alan herhangi bir departmanı RFP sürecine dahil etmek muhtemelen iyi bir başlangıç ​​noktasıdır. Ardından, diğer markaların inceleme süreçlerine dahil ettiği kalan departmanlara bakın ve ESP RFP'nizi hazırlamada bunlardan herhangi birinin de parmağı olup olmadığını kendinize sorun.

ESP RFP'mde hangi soruları sormalıyım?

Yetenekler, entegrasyonlar, maliyet ve kesinlikle sizin için zaten en önemli olan diğer faktörlerle ilgili sorular üzerinde durmayacağız. Bunun yerine, çok açık olmasa da yine de önemli olan bazı sorulara odaklanacağız.

Detaylar lütfen? Markaların doğru soruları sormanın yanı sıra bu soruları da doğru şekilde sorması gerekiyor. Marriott, gereksinimlerinizi karşılama yeteneklerindeki maddi farklılıkları belirleme yeteneğinizi zedeleyen evet/hayır soruları sormaktan kaçının, diyor.

"RFP, her soruya basit evet veya hayır yanıtlarına odaklandığında, herkes her şeye evet diyecektir" diyor. “Soruların, satıcıların bir miktar açıklama yapmasını gerektirecek şekilde sorulması çok önemlidir. Örneğin, kullanıma hazır işlevselliğe, özel bir çözüme veya üçüncü taraf entegrasyonuna dayalı belirli bir gereksinime verilen 'evet' yanıtı mı?

Hizmetler? Olson, RFP'nizin platform özelliklerine odaklanması gerektiğini söylüyor. Aynı anda sunulan hizmetleri değerlendirmeye çalışarak suları bulandırmayın.

"RFP'ler platform ve hizmetler için ayrı olmalıdır" diyor. “İkisini bir araya getirmek mantıklı değil. ESP'ler hizmetlerde değil, platformda uzmanlaşmıştır."

Destek? Hauptle, "Destek hizmeti düzeylerini ve bir sorunla ilgili olarak size ne kadar sürede geri döneceklerini sorun" diyor. "Büyük bir kampanya başlatmanın harareti içindeyken, istediğiniz son şey yanıt vermeyen bir müşteri destek temsilcisi veya sorunun çözülmesi için sonraki adımların net olmamasıdır."

Veri yönetimi? Wilson, “Çoğu RFP, veri yönetimi ve segmentasyon yetenekleri hakkında yeterli bilgi içermiyor” diyor. Bu, dahili BT ekiplerinin işi kurum içinde yapacaklarını varsaymalarının veya değerlendirmekte oldukları araçların bu yeteneklere sahip olabileceğini anlamamalarının bir sonucu olabilir. RFP'ler, veri bağlantı noktaları hakkında çok şey sorabilir… ancak verilerin araçta bir kez işlenmesi eksik olabilir.”

Taşıma başarı oranı? ESP'leri değiştirmek basit değildir. Kordek, geçiş sürecini sorun, diyor. “Şirketimizin büyüklüğüne benzer şekilde yılda kaç başarılı geçiş yapıyorlar? Satış veya geçiş ekibindeki kaç kişi gerçekten müşteri tarafında çalıştı? Benim büyüklüğümdeki şirketlerde son 2 yılda müşteri elde tutma oranınız nedir?”

Geleceğe hazır mı? ESP, önümüzdeki yıllarda ihtiyaç duyacağınız yeteneklere sahip olacak mı? Caldwell, burada doğru soruları sormak için kendinize bazı sorular sormanız gerektiğini söylüyor.

“Kendinize sorun, 5 yıl içinde markamı nasıl konumlandırmayı planlıyorum?” diyor. "Nereye gittiğinizi biliyorsanız, oraya gitmenize yardımcı olması için ESP'nizden neye ihtiyacınız olduğunu belirlemek daha kolay."

Kordek kabul eder. "Çoğu şirket, yalnızca en ucuzunu değil, birlikte büyüdükleri bir ESP istiyor" diyor. Aksi takdirde, sadece birkaç yıl içinde başka bir ESP RFP işlemi yapıyorsunuz. Bu kesinlikle herkesin kaçınmak istediği bir şey.

Alçakgönüllüler mi? Kordek ayrıca size bir ESP'nin ne kadar dürüst ve öz farkındalık sahibi olduğu konusunda fikir verecek bazı sorular sormanızı tavsiye ediyor. “Sor: Neyi berbat ediyorsunuz? Diyor. "En iyi müşterin senin hakkında ne söylerdi ve en kötü müşterin senin hakkında ne söylerdi?"

Marriott şunları ekliyor: “Markaların, yeni bir iş savaşının hararetinde en profesyonel ESP'nin bile 'şimdi kazan, sonra anla' stratejisine geri dönebileceğini hatırlamaları gerekiyor. Markalar, doğru şeylere odaklanarak ve önceden doğru soruları sorarak, yeni bir satıcıya geçiş sırasında herhangi bir kuruluşun karşılaştığı zorlukları en aza indirebilir.”

Bize ESP RFP Deneyiminizi Anlatın

Yeni bir e-posta servis sağlayıcısı için teklif talebinde bulundunuz mu? Nasıl gitti? ESP RFP'ye başlayan diğer kişilere ne gibi tavsiyelerde bulunursunuz? Litmus Topluluğundaki ESP RFP'leri hakkındaki sohbete katılarak bize bildirin.

ESP RFP hikayenizi paylaşın →