عمل ESP RFP: تحسين عملية اختيار البائع

ما يقرب من 5٪ من العلامات التجارية غير راضين تمامًا عن مزود خدمة البريد الإلكتروني الخاص بهم ، و 23٪ غير راضين ، وفقًا لاستطلاع Litmus. قد تفكر العديد من هذه العلامات التجارية في تبديل المرسب الكهروستاتيكي في الأشهر المقبلة.

ومع ذلك ، قبل أن تقوم أي علامة تجارية بتبديل المرسب الكهروستاتيكي ، فمن المحتمل أن يكتبوا طلبًا لتقديم عرض. طلب تقديم العروض عبارة عن قائمة بالأسئلة التي ترسلها إلى البائعين المحتملين ، ثم تقارن إجاباتهم ببعضها البعض للتمييز بين عروضهم والعثور على أفضل ما يناسب احتياجات علامتك التجارية.

ولكن أي مرشحين ESP يجب أن تشملهم؟ كيف يجب أن تسير عملية ESP RFP؟ ما الذي يجب عليك تضمينه في طلب تقديم العروض الخاص بك؟

للإجابة على هذه الأسئلة والمزيد ، تواصل Litmus مع خبراء البريد الإلكتروني في Marketing Democracy و BrightWave و DEG و Trendline Interactive و emailvendorselection.com و Laughlin Constable و Red Pill Email.

كم من الوقت يجب أن تستغرق عملية ESP RFP؟

الإجماع بين خبرائنا هو أن 6 أشهر هي أقصر فترة زمنية للانتقال من بدء عملية RFP إلى اكتمال الترحيل - وهذا لا يترك لك مجالًا كبيرًا ، إن وجد ، للتأخير. لقد كانوا أكثر راحة مع مدرج لمدة 12 شهرًا حتى نهاية عقد ESP الحالي الخاص بك ، خاصة للشركات الأكبر والشركات التي لديها المزيد من عمليات الدمج.

يقول كريس ماريوت ، رئيس ومؤسس Marketing Democracy ، "إحدى القواعد الأساسية البسيطة التي نخبرها للعملاء هي تقدير المدة التي يعتقدون أنها ستستغرق RFP - ثم مضاعفة ذلك". [سقسقة هذا →]

تقول ليديا موندي ، مديرة الحساب في BrightWave ، "من المرجح أن تستغرق عملية RFP من 1 إلى 3 أشهر حتى تنتهي (بوتيرة سريعة) ، شهرين لتحديد وإنهاء الميزات المطلوبة ومتطلبات برنامج ESP الجديد (بما في ذلك هذا العقد) ، و 3 أشهر أخرى لتطوير خطة الترحيل ثم تنفيذها بنجاح وفقًا لتلك الخطة لإجراء التبديل رسميًا. "

تأكد من إعطاء المرساب الكهروستاتيكي الوقت الكافي للإجابة على أسئلتك. لا تمنحهم أقل من أسبوع للرد على مئات الأسئلة ، كما تقول كارا أولسون ، مديرة تسويق العلاقات في DEG.

"أرى العلامات التجارية تُدرج جداول زمنية صارمة للغاية في RFP ثم نادراً ما تتبعها" ، كما تقول. "تستغرق مراجعة الردود وقتًا أطول مما يتوقعون ، ثم يتم أحيانًا طلب جدولة المواقع للعروض التقديمية في غضون أسبوع أو أقل. إذا كنت تريد حقًا استجابة مدروسة وعرضًا تقديميًا قاتلًا ذي صلة بعملك ، فامنح المزيد من الوقت. أرى أيضًا الكثير من طلبات تقديم العروض التي تم إصدارها في الربع الرابع ، وهو أسوأ وقت لإصدار طلب تقديم العروض في رأيي ".

يقول أندرو كورديك ، كبير الاستراتيجيين والمؤسس المشارك في Trendline Interactive ، لا تقلل من شأن الوقت الذي يمكن أن تستغرقه لاتخاذ القرارات. يقول: "يجب أن تكون العلامات التجارية مستعدة لقضاء 5 أشهر في وضع اتخاذ القرار". "قد يستغرق الأمر 2.5 شهرًا فقط لجمع أصحاب المصلحة في غرفة والتأكد من كتابة طلب تقديم العروض بشكل صحيح وموجز للمورد."

هذا سبب إضافي لعدم الشعور بالبخل عند تخصيص وقت ميزانية ESP RFP. يقول ماريوت: "لقد رأينا الجداول الزمنية تنحرف عن مسارها لأن الشخص الذي يحمل العلامة التجارية الذي يقود طلب تقديم العروض يغادر في منتصف الطريق" ، أو يهمل الفريق تحديد معايير اختيار الفائز مسبقًا في نهاية العملية. لذلك ينتهي بهم الأمر بالترنح من RFP إلى اجتماعات لا نهاية لها مع البائعين - ثم تحليل حالات الشلل ".

تقييم المرساب الكهروستاتيكي وترحيلها بسهولة يعد فحص ESPs جزءًا واحدًا فقط من عملية ترحيل ESP. احصل على دليلنا الكامل لترحيل ESP - بما في ذلك قوالب التخطيط - حتى تتمكن من القيام بذلك بشكل صحيح. احصل على دليلك →

ما هو المرساب الكهروستاتيكي الذي يجب أن أرسل إليه طلبات تقديم العروض؟

لا تعاني العلامات التجارية من نقص في المرسب الكهروستاتيكي للاختيار من بينها. فيما يلي قائمة بأكثر من 240 برنامجًا إلكترونيًا يستخدمها المشاركون في استطلاع حالة البريد الإلكتروني لعام 2018 لشركة Litmus. ولكن كيف يمكنك تضييق نطاق القائمة؟ الوقت للقيام ببعض الأبحاث.

اسأل الخبراء. يقول جوردي فان راين ، مؤسس موقع emailvendorselection.com: "اطلب من زملائك على LinkedIn الحصول على توصيات ، وسوف تنجذب في 20 اتجاهًا مختلفًا". بدلاً من ذلك ، ابحث عن خبراء الصناعة ، وخاصة أولئك الذين يعرفون سوق ESP جيدًا.

"اعمل مع وكالتك أو مع شريك صناعي آخر" ، هذا ما قالته إميلي هوبل ، محلل إستراتيجي رقمي في Laughlin Constable. "لقد قاموا بتقييم برامج ESP للمؤسسات الأخرى ، وفهموا الأنظمة الأساسية وما تقدمه جيدًا ، ويمكنهم مساعدتك في فهم الميزات المهمة بالفعل لدعم أهداف عملك."

ذكر العديد من خبرائنا المصادر التالية لمعلومات ESP:

• Forrester (Forrester Wave: مقدمو خدمة البريد الإلكتروني)
• Gartner ، بما في ذلك G2Crowd.com (أفضل برنامج تسويق عبر البريد الإلكتروني)
• The Relevancy Group (The Relevancy Ring: دليل المشتري ESP)
• Red Pill Email (دليل بائع البريد الإلكتروني)
• EmailVendorSelection (قائمة كاملة بمقدمي خدمة البريد الإلكتروني)

انظر إلى المرسبات الكهروستاتيكية التي يستخدمها أقرانك. يتخصص العديد من المرساب الكهروستاتيكي في خدمة العلامات التجارية في قطاعات معينة. في تقرير حالة مزودي خدمة البريد الإلكتروني لعام 2018 من Litmus ، اخترقنا أفضل 10 خدمات ESP في العديد من القطاعات - بما في ذلك البيع بالتجزئة والتعليم والمؤسسات غير الربحية والتقنية - وشهدنا ارتفاع عدد من ESP في تلك القوائم.

يقول جون إيه كالدويل ، رئيس Red Pill Email: "لتضييق نطاق البحث ، ستحتاج العلامة التجارية إلى فهم كيفية قيام كل ESP بخدمة قطاعها الرأسي". "انظر إلى علامتك التجارية الخاصة ومنافسيك لبدء التخلص من قشر ESP."

اسأل مستخدمي برنامج ESP. بمجرد أن يكون لديك قائمة بالمرشحين المحتملين لبرنامج ESP ، يمكنك تضييقها أكثر عن طريق إجراء عروض توضيحية والتحدث مع العملاء.

يقول كالدويل: "تعتبر أحداث الصناعة ، مثل مؤتمر تطور البريد الإلكتروني وقمة ابتكار البريد الإلكتروني ، رائعة لاستكشاف والاستماع مباشرةً إلى ما يعتقده المستخدمون الآخرون" ، ويضيف أنه يمكنك غالبًا الحصول على عروض توضيحية عملية في الأحداث.

أيضًا ، ضع في اعتبارك الذهاب إلى أحداث ESP ، كما يقول ريتش ويلسون ، نائب رئيس CX في BrightWave. "انتقل إلى المؤتمر السنوي لـ ESP وتواصل مع العملاء الحاليين للحصول على معلومات مباشرة حول نقاط القوة والضعف الفعلية للأداة مباشرة من المستخدمين."

عباد الشمس يعمل في مكان عملك يتكامل Litmus مع منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني التي يستخدمها فريقك كل يوم. قم بزيادة الاستثمار في تكنولوجيا التسويق إلى الحد الأقصى ، وتبسيط العمليات ، وتقليل الأخطاء باستخدام ESP Syncing و Litmus Extension. اعرف المزيد →

من الذي يجب أن يشارك في ESP RFP الخاص بي؟

يعتبر التسويق وتكنولوجيا المعلومات أساس العملية ، ولكن يجب أيضًا الترحيب بالإدارات الأخرى في هذه العملية.

يقول ماريوت: "ستندهش العلامات التجارية من أن السلوكيات العدوانية السلبية من قبل الآخرين في المؤسسة يمكن أن تعرقل طلب تقديم العروض تمامًا". "إن ترك رئيس قسم خارج دائرة الثقة في عملية طلب تقديم العروض يضمن دائمًا تقريبًا أن هذا الشخص سيفعل كل ما في وسعه لإحباط العملية. يمكن أن يكون هذا معطلاً بشكل خاص إذا كان هذا الشخص يعمل في مجال المشتريات أو تكنولوجيا المعلومات.

ويضيف قائلاً: "أو ربما يكون هناك موظف كبير جديد في مجال تكنولوجيا المعلومات لديه شغف لبناء حل البريد الإلكتروني الداخلي الخاص به". "صدقني ، إذا قمت بتعيين أي شخص من أمازون ، فهذا مضمون. إذا أهملت الحصول على موافقة الجميع على خطط RFP الخاصة بك ، فسوف تندم على ذلك في مرحلة ما من العملية ".

في تقرير حالة سير عمل البريد الإلكتروني لعام 2018 لـ Litmus ، ناقشنا الأقسام التي تم تضمينها في مراجعة رسائل البريد الإلكتروني والموافقة عليها. من المحتمل أن تكون نقطة بداية جيدة لتضمين أي قسم في عملية طلب تقديم العروض التي تشارك في هذا المستوى مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ثم انظر إلى الأقسام المتبقية التي تدرجها العلامات التجارية الأخرى في عمليات المراجعة الخاصة بها واسأل نفسك عما إذا كان يجب أن يكون لأي منها يد في صياغة ESP RFP.

ما هي الأسئلة التي يجب أن أطرحها في ESP RFP؟

لن نتطرق إلى الأسئلة المتعلقة بالإمكانيات والتكامل والتكلفة والعوامل الأخرى التي من المؤكد أنها تحتل المرتبة الأولى في ذهنك. بدلاً من ذلك ، سنركز على بعض الأسئلة التي قد لا تكون واضحة جدًا ، ولكنها مع ذلك مهمة.

التفاصيل من فضلك؟ بالإضافة إلى طرح الأسئلة الصحيحة ، تحتاج العلامات التجارية إلى طرح هذه الأسئلة بالطريقة الصحيحة. تجنب طرح الأسئلة بنعم / لا التي تضر بقدرتك على تحديد الاختلافات الجوهرية في قدرتها على تلبية متطلباتك ، كما يقول ماريوت.

يقول: "عندما يركز طلب تقديم العروض على إجابات بسيطة بنعم أو لا على كل سؤال ، سيقول الجميع نعم لكل شيء". "من الأهمية بمكان أن يتم طرح الأسئلة بطريقة تتطلب من البائعين تقديم بعض الشرح. على سبيل المثال ، هل تستند الإجابة بـ "نعم" على متطلبات معينة إلى وظيفة خارج الصندوق ، أم حل مخصص ، أم تكامل مع جهة خارجية؟ "

خدمات؟ يقول أولسون ، يجب أن يركز طلب تقديم العروض على إمكانيات النظام الأساسي. لا تعكر صفو المياه بمحاولة تقييم عروض الخدمات في نفس الوقت.

"يجب أن تكون طلبات تقديم العروض منفصلة عن النظام الأساسي والخدمات" ، كما تقول. "الجمع بين الاثنين لا معنى له. يتخصص المرساب الكهروستاتيكي في النظام الأساسي وليس الخدمات ".

الدعم؟ يقول Hauptle ، "اسأل عن مستويات خدمة الدعم ومتى سيعودون إليك سريعًا بشأن مشكلة ما". "عندما تكون في خضم غمار حملة كبرى ، فإن آخر شيء تريده هو وكيل دعم العملاء غير المستجيب أو الخطوات التالية غير الواضحة لحل المشكلة."

إدارة البيانات؟ يقول ويلسون: "لا تتضمن معظم طلبات تقديم العروض معلومات كافية حول إدارة البيانات وإمكانيات التجزئة". قد يكون هذا نتيجة لافتراض فرق تقنية المعلومات الداخلية أنهم سيقومون بالعمل داخل الشركة أو أنهم لا يفهمون أن الأدوات التي يقومون بتقييمها قد تحتوي على تلك القدرات. قد تسأل طلبات تقديم العروض كثيرًا عن نقاط اتصال البيانات ... ولكن قد يكون التعامل مع البيانات مرة واحدة في الأداة مفقودًا. "

معدل نجاح الهجرة؟ تبديل المرساب الكهروستاتيكي ليس بالأمر السهل. اسأل عن عملية الترحيل ، كما يقول كورديك. "كم عدد الهجرات الناجحة التي يقومون بها في السنة المماثلة لحجم شركاتنا؟ كم عدد الأشخاص في فريق المبيعات أو الترحيل الذين عملوا بالفعل بجانب العميل؟ ما هو معدل الاحتفاظ بالعملاء الخاص بك في العامين الماضيين على الشركات من حيث الحجم؟ "

برهان المستقبل؟ هل ستتمتع المرساب الكهروستاتيكي بالقدرات التي ستحتاجها في السنوات القادمة؟ لطرح الأسئلة الصحيحة هنا ، ستحتاج إلى طرح بعض الأسئلة على نفسك ، كما يقول كالدويل.

"اسأل نفسك ، كيف أخطط لوضع علامتي التجارية في مكانة في 5 سنوات؟" هو يقول. "إذا كنت تعرف إلى أين تتجه ، فمن الأسهل تحديد ما تحتاجه من المرساب الكهروستاتيكي الخاص بك لمساعدتك في الوصول إلى هناك."

يوافق كورديك. يقول: "معظم الشركات تريد نظام ESP الذي تنمو به ، وليس فقط الأرخص". وإلا ، فأنت تقوم بعملية ESP RFP أخرى في غضون سنوات قليلة. هذا بالتأكيد شيء يريد الجميع تجنبه.

هل هم متواضعون؟ يوصي Kordek أيضًا بطرح بعض الأسئلة التي تعطيك فكرة عن مدى صدق وإدراك الذات في برنامج ESP. "اسأل: ما الذي تمتصه يا رفاق؟ هو يقول. "ماذا سيقول أفضل عميل لك عنك وماذا سيقول أسوأ عميل لك عنك؟"

ويضيف ماريوت: "يتعين على العلامات التجارية أن تتذكر أنه في خضم معركة تجارية جديدة ، حتى أكثر المرساب الكهروستاتيكي احترافًا يمكن أن يتراجع عن استراتيجية" الفوز الآن ، اكتشف ذلك لاحقًا ". من خلال التركيز على الأشياء الصحيحة وطرح الأسئلة الصحيحة مقدمًا ، يمكن للعلامات التجارية تقليل التحديات التي تواجهها أي مؤسسة أثناء الترحيل إلى مورد جديد ".

أخبرنا عن تجربتك في ESP RFP

هل شاركت في طلب تقديم عروض لمزود خدمة بريد إلكتروني جديد؟ كيف سار الأمر؟ ما هي النصيحة التي تقدمها للآخرين الذين يبدؤون ESP RFP؟ أخبرنا من خلال الانضمام إلى المحادثة حول ESP RFPs في Litmus Community.

شارك قصة ESP RFP →