Wykonywanie zapytania ofertowego ESP: ulepszanie procesu wyboru dostawcy

Prawie 5% marek jest bardzo niezadowolonych ze swojego dostawcy usług pocztowych, a kolejne 23% jest niezadowolonych, według sondażu Litmus. Wiele z tych marek może rozważyć zmianę ESP w nadchodzących miesiącach.

Jednak zanim jakakolwiek marka zmieni ESP, prawdopodobnie napisze zapytanie ofertowe. RFP to lista pytań, które wysyłasz do potencjalnych dostawców, których odpowiedzi następnie porównujesz ze sobą w celu zróżnicowania ich ofert i znalezienia najlepszego dopasowania do potrzeb Twojej marki.

Ale jakich kandydatów ESP powinieneś uwzględnić? Jak powinien przebiegać Twój proces ESP RFP? Co powinieneś uwzględnić w swoim zapytaniu ofertowym?

Aby odpowiedzieć na te pytania i nie tylko, Litmus skontaktował się z ekspertami ds. poczty e-mail z Marketing Democracy, BrightWave, DEG, Trendline Interactive, emailvendorselection.com, Laughlin Constable i Red Pill Email.

Jak długo powinien trwać proces ESP RFP?

Konsensus wśród naszych ekspertów jest taki, że 6 miesięcy to najkrótszy czas, jaki upływa od rozpoczęcia procesu zapytania ofertowego do zakończenia migracji — a to nie pozostawia wiele, jeśli w ogóle, miejsca na opóźnienia. Byli znacznie bardziej komfortowi z 12-miesięcznym pasem startowym do końca obecnej umowy ESP, szczególnie dla większych firm i tych z większą liczbą integracji.

„Prostą zasadą, którą mówimy klientom, jest oszacowanie, jak długo ich zdaniem potrwa ich zapytanie ofertowe, a następnie podwojenie tego”, mówi Chris Marriott, prezes i założyciel Demokracji Marketingowej. [Tweetuj to →]

Lydia Mundie, Account Director w BrightWave, mówi: „Najprawdopodobniej zakończenie procesu RFP zajmie 1-3 miesiące (w przyspieszonym tempie), 2 miesiące na zidentyfikowanie i sfinalizowanie pożądanych funkcji i wymagań nowego ESP (w tym tej umowy) i kolejne 3 miesiące na opracowanie planu migracji, a następnie pomyślne wykonanie tego planu, aby oficjalnie dokonać zmiany”.

Pamiętaj, aby dać ESP wystarczająco dużo czasu, aby odpowiedzieć na twoje pytania. Nie dawaj im mniej niż tydzień na udzielenie odpowiedzi na setki pytań, mówi Cara Olson, dyrektor ds. marketingu relacji w DEG.

„Widzę, że marki umieszczają w zapytaniu ofertowym bardzo agresywne harmonogramy, a potem rzadko je stosują”, mówi. „Przejrzenie odpowiedzi trwa dłużej, niż się spodziewają, a następnie zaplanowanie prezentacji na miejscu jest czasami wymagane w ciągu tygodnia lub krócej. Jeśli naprawdę chcesz mieć przemyślaną odpowiedź i zabójczą prezentację dotyczącą Twojej firmy, poświęć więcej czasu. Widzę również wiele zapytań ofertowych wystawionych w czwartym kwartale, który jest moim zdaniem najgorszym czasem na wystawienie zapytania”.

Nie lekceważ czasu, jaki może zająć podjęcie decyzji, mówi Andrew Kordek, główny strateg i współzałożyciel Trendline Interactive. „Marki powinny być przygotowane na spędzenie 5 miesięcy w trybie decyzyjnym” – mówi. „Zgromadzenie interesariuszy w pokoju i upewnienie się, że RFP jest napisane poprawnie i zwięźle dla dostawcy, może zająć 2,5 miesiąca”.

To jeszcze jeden powód, aby nie być skąpym, gdy budżet czasu dla zapytania ofertowego ESP. „Widzieliśmy, że ramy czasowe wykoleiły się, ponieważ osoba odpowiedzialna za markę prowadząca zapytanie ofertowe wychodzi w połowie”, mówi Marriott, „lub zespół zaniedbuje z góry określenie kryteriów wyboru zwycięzcy na końcu procesu. W końcu przeskakują z zapytania ofertowego na niekończące się spotkania z dostawcami — a potem pojawia się paraliż analityczny”.

Oceniaj ESP i migruj z łatwością Weryfikacja ESP to tylko jedna z części procesu migracji ESP. Pobierz nasz kompletny przewodnik po migracji ESP — w tym szablony planowania — aby zrobić to dobrze. Pobierz przewodnik →

Do których dostawców usług internetowych powinienem wysyłać zapytania ofertowe?

Marki nie brakuje ESP do wyboru. Oto lista ponad 240 ESP wykorzystywanych przez respondentów ankiety Litmus dotyczącej stanu poczty e-mail z 2018 roku. Ale jak zawęzić listę? Czas na rozeznanie.

Zapytaj ekspertów. „Pytaj swoich współpracowników na LinkedIn o rekomendacje, a zostaniesz pociągnięty w 20 różnych kierunkach”, mówi Jordie van Rijn, założyciel emailvendorselection.com. Zamiast tego szukaj ekspertów branżowych, zwłaszcza tych, którzy dobrze znają rynek ESP.

„Współpracuj ze swoją agencją lub innym partnerem branżowym” — mówi Emily Hauttle, Digital Strategist w Laughlin Constable. „Ocenili ESP dla innych organizacji, bardzo dobrze rozumieją platformy i to, co oferują, i mogą pomóc Ci zrozumieć, jakie funkcje rzeczywiście mają znaczenie dla wspierania Twoich celów biznesowych”.

Kilku naszych ekspertów wspomniało o następujących źródłach danych ESP:

• Forrester (Forrester Wave: dostawcy usług poczty e-mail)
• Gartner, w tym G2Crowd.com (najlepsze oprogramowanie do e-mail marketingu)
• The Relevancy Group (The Relevancy Ring: Przewodnik dla kupujących ESP)
• E-mail dotyczący czerwonej pigułki (e-mail do przewodników dostawców)
• EmailVendorSelection (pełna lista dostawców usług poczty e-mail)

Spójrz na ESP, z których korzystają Twoi rówieśnicy. Wielu ESP specjalizuje się w obsłudze marek w określonych branżach. W raporcie firmy Litmus o stanie dostawców usług e-mail z 2018 r. wymieniliśmy 10 największych dostawców usług e-mail w kilku branżach — w tym w handlu detalicznym, edukacji, organizacjach non-profit i technologii — i zauważyliśmy, że na tych listach pojawiło się wiele dostawców usług ESP.

„Aby zawęzić wyszukiwanie, marka będzie musiała zrozumieć, w jaki sposób każdy ESP obsługuje ich branżę”, mówi John A. Caldwell, prezes Red Pill Email. „Spójrz na swoją konkretną markę i konkurentów, aby zacząć eliminować plewy ESP”.

Zapytaj użytkowników ESP. Gdy masz już listę potencjalnych kandydatów na ESP, możesz ją zawęzić, robiąc prezentacje i rozmawiając z klientami.

„Wydarzenia branżowe, takie jak Email Evolution Conference i Email Innovation Summit, doskonale nadają się do odkrywania i słuchania z pierwszej ręki tego, co myślą inni użytkownicy”, mówi Caldwell, który dodaje, że często można uzyskać praktyczne prezentacje na imprezach.

Rozważ także pójście na imprezy ESP, mówi Rich Wilson, wiceprezes CX w BrightWave. „Udaj się na coroczną konferencję ESP i nawiąż kontakt z istniejącymi klientami, aby uzyskać informacje z pierwszej ręki o rzeczywistych mocnych i słabych stronach narzędzia bezpośrednio od użytkowników”.

Lakmus działa tam, gdzie Ty pracujesz Litmus integruje się z platformami e-mail marketingu, z których Twój zespół korzysta na co dzień. Zmaksymalizuj inwestycje w technologię marketingową, uprość procesy i zmniejsz liczbę błędów dzięki ESP Syncing i Litmus Extension. Dowiedz się więcej →

Kto powinien być zaangażowany w moje zapytanie ofertowe ESP?

Marketing i IT są podstawą tego procesu, ale inne działy również powinny być mile widziane w tym procesie.

„Marki byłyby zdumione, jak pasywne, agresywne zachowania innych osób w organizacji mogą całkowicie wykoleić RFP” – mówi Marriott. „Pozostawienie kierownika działu poza kręgiem zaufania w procesie RFP prawie zawsze gwarantuje, że ta osoba zrobi wszystko, co możliwe, aby udaremnić ten proces. Może to być szczególnie uciążliwe, jeśli osoba ta zajmuje się zaopatrzeniem lub działem IT.

„A może pojawił się nowy starszy pracownik działu IT, który ma serce nastawione na zbudowanie własnego rozwiązania poczty e-mail” — dodaje. „Zaufaj mi, jeśli zatrudnisz kogoś z Amazon, na pewno tak się stanie. Jeśli zaniedbujesz uzyskanie wpisowego dla wszystkich swoich planów RFP, w pewnym momencie tego procesu pożałujesz”.

W raporcie Litmusa 2018 State of Email Workflows omówiliśmy, które działy zostały uwzględnione w przeglądaniu i zatwierdzaniu wiadomości e-mail. Prawdopodobnie dobrym punktem wyjścia jest włączenie do procesu zapytania ofertowego dowolnego działu, który jest zaangażowany na tym poziomie w swoje wiadomości e-mail. Następnie spójrz na pozostałe działy, które inne marki włączają do swoich procesów recenzji i zadaj sobie pytanie, czy któryś z nich również powinien mieć rękę w tworzeniu Twojego zapytania ofertowego ESP.

Jakie pytania powinienem zadać w moim ESP RFP?

Nie będziemy rozwodzić się nad pytaniami dotyczącymi możliwości, integracji, kosztów i innych czynników, które z pewnością są już dla Ciebie najważniejsze. Zamiast tego skupimy się na kilku pytaniach, które mogą nie są tak oczywiste, ale mimo wszystko są ważne.

Proszę o szczegóły? Oprócz zadawania właściwych pytań, marki muszą zadawać je we właściwy sposób. Unikaj zadawania pytań tak/nie, które szkodzą twojej zdolności do identyfikowania istotnych różnic w ich zdolności do spełnienia twoich wymagań, mówi Marriott.

„Kiedy RFP skupia się na prostych odpowiedziach „tak” lub „nie” na każde pytanie, wszyscy powiedzą „tak” na wszystko”, mówi. „Niezwykle ważne jest, aby pytania były zadawane w sposób, który wymaga od dostawców wyjaśnienia. Na przykład, czy odpowiedź „tak” na określone wymagania jest oparta na gotowej funkcjonalności, niestandardowym rozwiązaniu lub integracji z firmą zewnętrzną?”

Usługi? Twoje zapytanie ofertowe powinno koncentrować się na możliwościach platformy, mówi Olson. Nie zamęczaj wody, próbując jednocześnie oceniać oferty usług.

„RFP powinny być oddzielne dla platformy i usług”, mówi. „Łączenie ich razem nie ma sensu. ESP specjalizują się w platformach, a nie usługach”.

Wsparcie? „Zapytaj o poziomy usług wsparcia i jak szybko skontaktują się z Tobą w sprawie” — mówi Hauttle. „Kiedy jesteś w gorączce wyprowadzania dużej kampanii za drzwi, ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest brak reakcji agenta obsługi klienta lub niejasne dalsze kroki w celu rozwiązania problemu”.

Zarządzanie danymi? „Większość zapytań ofertowych nie zawiera wystarczających informacji na temat zarządzania danymi i możliwości segmentacji” — mówi Wilson. Może to wynikać z założenia, że ​​wewnętrzne zespoły IT będą wykonywać pracę wewnętrznie lub że nie rozumieją, że narzędzia, które oceniają, mogą mieć takie możliwości. Zapytania ofertowe mogą pytać o wiele punktów połączeń danych… ale może brakować obsługi danych w narzędziu.”

Wskaźnik powodzenia migracji? Przełączanie ESP nie jest proste. Zapytaj o proces migracji – mówi Kordek. „Ile udanych migracji wykonują w ciągu roku podobnego do wielkości naszych firm? Ile osób w zespole sprzedaży lub migracji faktycznie pracowało po stronie klienta? Jaki jest wskaźnik utrzymania klientów w ciągu ostatnich 2 lat w firmach mojej wielkości?”

Przyszłościowy? Czy ESP będzie miał możliwości, których będziesz potrzebować w nadchodzących latach? Aby zadać tutaj właściwe pytania, musisz zadać kilka pytań sobie, mówi Caldwell.

„Zadaj sobie pytanie, jak mam pozycjonować swoją markę za 5 lat?” on mówi. „Jeśli wiesz, dokąd zmierzasz, łatwiej jest określić, czego potrzebujesz od swojego ESP, aby pomóc Ci tam dotrzeć”.

Kordek się zgadza. „Większość firm chce ESP, na którym będą się rozwijać, a nie tylko najtańszego”, mówi. W przeciwnym razie za kilka lat wykonasz kolejny proces ESP RFP. To zdecydowanie coś, czego każdy chce uniknąć.

Czy są pokorni? Kordek zaleca również zadawanie pytań, które dają wyobrażenie o tym, jak uczciwy i świadomy jest ESP. „Zapytaj: W czym jesteście do bani? On mówi. „Co powiedziałby o tobie twój najlepszy klient, a co powiedziałby o tobie najgorszy klient?”

Marriott dodaje: „Marki muszą pamiętać, że w ogniu nowej bitwy biznesowej nawet najbardziej profesjonalni ESP mogą się oprzeć na strategii „wygraj teraz, odkryj to później”. Koncentrując się na właściwych rzeczach i zadając właściwe pytania z góry, marki mogą zminimalizować wyzwania, przed jakimi staje każda organizacja podczas migracji do nowego dostawcy”.

Opowiedz nam o swoich doświadczeniach z ESP RFP

Czy brałeś udział w zapytaniu ofertowym na nowego dostawcę usług pocztowych? Jak poszło? Jaką radę dałbyś innym, którzy rozpoczynają RFP ESP? Daj nam znać, dołączając do rozmowy na temat zapytań ofertowych ESP w społeczności lakmusowej.

Podziel się swoją historią ESP RFP →