Mükemmel Randevu Planlama Yazılımınızı Seçme

Güzellik salonu, spa, masaj kliniği, diş hekimi ve hatta hukuk bürosu gibi müşteri randevularına dayanan hizmet tabanlı bir işletmeyseniz, modern ve güvenilir bir çevrimiçi randevu işlevine sahip olmak, rezervasyon oranınızı artırmanıza önemli ölçüde yardımcı olabilir.

COVID sonrası bu dijital dünyada günümüzün tüketicileri, web sitenizde veya doğrudan işletmenizin Google Haritalar girişinde kullanımı kolay çevrimiçi rezervasyonun rahatlığını beklemektedir. Ayrıca, bugün çevrimiçi rezervasyonların %40'ından fazlasının mesai saatleri dışında gerçekleştiğini de belirtmekte fayda var.

Yani, hizmet işiniz için 7/24 çevrimiçi rezervasyon sunmuyorsanız, teknik olarak müşterileriniz ve müşterileriniz için yoksunuz demektir.

Neyse ki, günümüzde güvenilir bir 7/24 çevrimiçi randevu işlevine sahip olmak, yalnızca doğru randevu planlama yazılımı çözümünü seçmek ve bunu web sitenize entegre etmek meselesidir.

Yine de ihtiyaçlarınıza ve bütçenize göre doğru çözümü seçmek çok önemlidir ve aşağıda en ideal randevu planlama yazılımını seçerken kullanabileceğiniz bazı uygulanabilir ipuçlarını paylaşacağız.

Bununla birlikte, bir çevrimiçi randevu çözümünü entegre etmenin bazı önemli faydalarını tartışarak başlayalım.

Randevu Planlama Yazılımı İşletmenizin Büyümesine Nasıl Yardımcı Olabilir?

İşlevsel bir çevrimiçi rezervasyon sistemine sahip olmak, işletmenizin aşağıdakileri yaparak daha iyi bir genel müşteri deneyimi sağlamasına yardımcı olabilir:

1. 7/24 uygun maliyetli çevrimiçi rezervasyon sunmak

Randevu planlama çözümü olmasa bile, 7/24 rezervasyon sunmak teknik olarak mümkündür, ancak birden fazla resepsiyonist ve müşteri hizmetleri temsilcisi kiralamanız gerekeceğinden çok pahalı olabilir.

Doğru randevu planlama çözümü ile nispeten daha uygun maliyetli yatırımlarla istediğiniz zaman etkin bir şekilde rezervasyon alabilirsiniz.

2. Personeliniz ve müşterileriniz için daha iyi bir rezervasyon deneyimi

Çevrimiçi rezervasyondan önce, müşteri ilk önce telefonu açmalı, işletmenin telefon numarasını aramalı ve nihayet hizmet için rezervasyon yapmadan önce mevcut zaman dilimlerini sorgulamalıdır. Aramanın diğer tarafında, işletme telefonda müşterinin bilgilerini istemeli ve bilgileri manuel olarak not etmelidir (ki bu çok hataya açık olabilir).

Yerinde bir randevu planlama yazılımı çözümü ile tüm süreç çok daha kolay ve daha doğru. Müşteri, uygun zaman dilimlerini gösteren bir çevrimiçi etkileşimli takvime erişebilir ve tercih edilen zaman dilimini birkaç basit tıklamayla (veya bir mobil cihaza dokunmayla) kolayca rezerve edebilir. Müşterinin ayrıntıları yazılım çözümü tarafından otomatik olarak yakalanacak ve program/takvim gerçek zamanlı olarak otomatik olarak güncellenecektir.

3. No-show'ları azaltmak

Randevuya dayalı herhangi bir iş için randevuya gelmeme ciddi bir sorun olabilir. Uygun şekilde yönetilmediğinde, kullanılmaması önemli bir gelir kaybına dönüşebilir.

Uygun bir randevu planlama çözümü, bu no-show'ları azaltmada etkili olduğu kanıtlanmış e-posta ve SMS yoluyla otomatik bildirimler ve hatırlatıcılar gönderebilir.

4. Çifte rezervasyonları azaltmak

Hizmet işletmelerinde yaygın olarak görülen bir diğer sorun, personelinizin yanlışlıkla aynı zaman diliminde iki farklı müşteriyi rezerve etmesi ve bu da birçok potansiyel soruna neden olabileceği durumlarda, genellikle manuel rezervasyon sürecinde çifte rezervasyon olur. Randevu planlama yazılımı çözümü ile çifte rezervasyon risklerini tamamen ortadan kaldırabiliriz.

Mükemmel Randevu Planlama Yazılımınızı Seçmek: Önemli Hususlar

Müşterileri cezbetmek bugün tüm rekabette zaten çok zor ve web sitenizdeki çevrimiçi rezervasyon işlevinin kullanımı çok zor olduğu için potansiyel müşterilerinizi kaybetmek istemezsiniz.

Bununla birlikte, farklı randevu planlama yazılımı çözümleri arasında seçim yaparken dikkat etmeniz gereken bazı önemli noktalar şunlardır:

1. İhtiyaçlarınızı ve Bütçenizi Tanımlayın

Randevu planlama çözümünüzü (ve herhangi bir teknoloji çözümünü) seçerken, bu çözümleri tam tersi değil, ihtiyaçlarınıza göre seçmeniz çok önemlidir.

Birçok işletme tarafından yapılan yaygın bir hata, önce bir teknoloji çözümüne yatırım yapmak ve iş akışlarını bu çözüm etrafında biçimlendirmektir, ancak bu yaklaşım genellikle etkisizdir.

Bunun yerine, önce web sitenize ve/veya uygulamanıza bir çevrimiçi rezervasyon işlevi ekleme amacınızı ve hedefinizi belirleyin: sadece daha fazla rezervasyon almak için mi? Zamanlama sürecini kolaylaştırın mı?

Amacınızı ve hedeflerinizi belirledikten sonra, bu hedeflere ulaşmak için randevu planlama yazılımınızın minimum gereksinimlerini belirleyin. Hangi özelliklerin olmazsa olmaz, olması güzel ve önemli olmayan özellikler olduğunu listeleyen bir kontrol listesi oluşturmalısınız. Bir randevu planlama çözümünde göz önünde bulundurmanız gereken bazı temel özellikler şunlardır:

• Arayüzü özelleştirmek, örneğin logonuzu ve marka öğelerinizi eklemek ne kadar kolay.
• Müşterilerinizin hizmetinizi doğrudan işletmenizin Google Haritalar girişinden rezerve edebilmesi için Google ile Rezervasyon ile entegrasyon. Bookeo randevu planlama yazılımı, Google ile Rezervasyon ile kolay entegrasyon sunar.
• Müşterilerin uygun zaman dilimlerini kolayca görüntüleyebilecekleri ve tercih ettikleri zaman dilimlerini kolayca ayırtabilecekleri etkileşimli çevrimiçi takvim.
• Otomatik SMS ve e-posta bildirimleri/hatırlatıcılar
• Programınızın her zaman güncel kalmasını sağlamak için gerçek zamanlı takvim senkronizasyonu
• Güvenli çevrimiçi ödeme entegrasyonu. Çözüm, popüler ödeme seçeneklerini (banka havalesi, kredi kartı, PayPal, Venmo, vb.)
• Güvenilir ve kaliteli müşteri hizmetleri, tercihen 7/24 müşteri desteği

2. Kullanım Kolaylığını Değerlendirin

Yazılım çözümü ne kadar gelişmiş olursa olsun, çok karmaşık ve kullanımı zor ise çok fazla değeri olmayacaktır. Kullanım kolaylığı ile ilgili bazı önemli hususlar şunlardır:

• Arayüzü ve rezervasyon formlarını özelleştirmek ne kadar kolay?
• Personelinizin rezerve edilmiş randevuları gözden geçirmesi ve manuel olarak kontrol etmesi ne kadar kolay?
• Çözüm, ziyaretlerinden sonra müşterilerle kolayca iletişim kurmanıza (ör. deneyimleri hakkında bir anket sunmak için) izin veriyor mu?

3. Müşteri Deneyimine Her Şeyden Önce Öncelik Verin

Rezervasyon sürecinde optimum müşteri deneyimi sağlamak, başarıyı ve büyümeyi sağlamanın anahtarıdır ve bu alanda dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar şunlardır:

• Çözümün, potansiyel müşterilerin kullanılabilirlik konusunda güncel kalabilmesi için müşteriye yönelik takvimi gerçek zamanlı olarak güncelleyip güncelleyemeyeceği
• Müşterilerin seçtikleri hizmeti ve zaman aralığını seçmeleri ne kadar kolay?
• Müşteriler, uygun ziyaret süresini/uzunluğunu ayırtmak için hizmet türlerini ve sürelerini kolayca seçebiliyorlar mı?
• Çözümün, süreci kolaylaştırmak için hastaların ilk önce kaydolmadan (oturum açma/şifre olmadan) hızlı bir şekilde rezervasyon yapmasına izin verip vermediği. Bu, rezervasyon oranınızı artırmanıza yardımcı olabilir.
• Müşteriler randevu onay e-postasından randevularını kolayca iptal edip yeniden planlayabilir mi?

Toplama

İşletmenizin ihtiyaçlarına ve hedef müşterinizin tercihlerine göre doğru randevu planlama yazılımı çözümünü seçmek çok önemlidir. Yukarıda paylaştığımız ipuçlarını kullanarak, mükemmel randevu planlama yazılımınızda ne tür özellikler aramanız gerektiği konusunda daha net bir fikre sahip olacaksınız.