اختيار برنامج جدولة المواعيد المثالي

إذا كنت تعمل في مجال الخدمات وتعتمد على مواعيد العملاء: صالون التجميل والمنتجع الصحي وعيادة التدليك وطبيب الأسنان وحتى مكتب المحاماة ، من بين أمور أخرى ، فإن الحصول على وظيفة مواعيد مبسطة وموثوقة عبر الإنترنت يمكن أن يساعد بشكل كبير في زيادة معدل الحجز الخاص بك.

يتوقع مستهلكو اليوم في عالم ما بعد COVID الرقمي هذا ببساطة راحة الحجز عبر الإنترنت سهل الاستخدام على موقع الويب الخاص بك أو مباشرة في قائمة خرائط Google الخاصة بشركتك. تجدر الإشارة أيضًا إلى أن أكثر من 40٪ من الحجوزات عبر الإنترنت اليوم تتم خارج ساعات العمل .

بمعنى ، إذا كنت لا تقدم حجزًا عبر الإنترنت على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لشركتك الخدمية ، فأنت من الناحية الفنية غير موجود لعملائك وعملائك.

لحسن الحظ ، في الوقت الحاضر ، فإن الحصول على وظيفة موثوقة للتعيين عبر الإنترنت على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع هو مجرد مسألة اختيار الحل المناسب لجدولة المواعيد ودمجها مع موقع الويب الخاص بك.

ومع ذلك ، لا يزال من الضروري اختيار الحل المناسب بناءً على احتياجاتك وميزانيتك ، وسنشارك أدناه بعض النصائح العملية التي يمكنك استخدامها في اختيار برنامج جدولة المواعيد الأكثر مثالية.

ومع ذلك ، فلنبدأ بمناقشة بعض الفوائد الرئيسية لدمج حل المواعيد عبر الإنترنت.

كيف يمكن لبرامج جدولة المواعيد أن تساعد في نمو أعمالك

يمكن أن يساعد وجود نظام حجز وظيفي عبر الإنترنت عملك على توفير تجربة عملاء أفضل بشكل عام من خلال:

1. توفير خدمة الحجز عبر الإنترنت على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع

حتى بدون حل جدولة المواعيد ، من الممكن تقنيًا تقديم حجز على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، ولكن قد يكون مكلفًا للغاية حيث ستحتاج إلى توظيف العديد من موظفي الاستقبال ووكلاء خدمة العملاء.

مع الحل الصحيح لجدولة المواعيد ، يمكنك إجراء الحجوزات بشكل فعال في أي وقت باستثمارات ميسورة التكلفة نسبيًا.

2. تجربة حجز أفضل لموظفيك وعملائك

قبل الحجز عبر الإنترنت ، يجب على العميل أولاً التقاط الهاتف والاتصال برقم هاتف الشركة والاستعلام عن الفترات الزمنية المتاحة قبل أن يتمكن من حجز الخدمة أخيرًا. على الجانب الآخر من المكالمة ، يجب أن تطلب الشركة معلومات العميل عبر الهاتف وتدوين المعلومات يدويًا (والتي يمكن أن تكون معرضة جدًا للخطأ).

مع وجود حل برمجي لجدولة المواعيد ، تصبح العملية برمتها أسهل بكثير وأكثر دقة. يمكن للعميل الوصول إلى تقويم تفاعلي عبر الإنترنت يعرض الفترات الزمنية المتاحة ، ويمكنه ببساطة حجز الفترة الزمنية المفضلة ببضع نقرات بسيطة (أو نقرات على جهاز محمول). سيتم التقاط تفاصيل العميل تلقائيًا بواسطة حل البرنامج ، وسيتم تحديث الجدول / التقويم تلقائيًا في الوقت الفعلي.

3. الحد من عدم الحضور

يمكن أن يكون عدم الحضور مشكلة خطيرة لأي عمل يعتمد على المواعيد. عندما لا تتم إدارتها بشكل صحيح ، يمكن أن يترجم عدم الحضور إلى خسارة كبيرة في الإيرادات.

يمكن لحل جدولة المواعيد المناسب إرسال إشعارات وتذكيرات تلقائية عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة ، والتي أثبتت فعاليتها في تقليل حالات عدم الحضور هذه.

4. تقليل الحجوزات المزدوجة

مشكلة أخرى شائعة في الأعمال الخدمية ، غالبًا ما تحدث الحجوزات المزدوجة في عملية الحجز اليدوي عندما حجز موظفوك بطريق الخطأ عميلين مختلفين في نفس الفترة الزمنية ، مما قد يتسبب في الكثير من المشاكل المحتملة. من خلال حل برنامج جدولة المواعيد ، يمكننا القضاء تمامًا على مخاطر الحجوزات المزدوجة.

اختيار برنامج جدولة المواعيد المثالي: الاعتبارات الأساسية

يمثل جذب العملاء تحديًا كبيرًا بالفعل مع كل المنافسة اليوم ، ولن ترغب في خسارة العملاء المحتملين لمجرد أن وظيفة الحجز عبر الإنترنت على موقع الويب الخاص بك يصعب استخدامها.

مع ما يقال ، إليك بعض الاعتبارات الرئيسية التي يجب أن تكون لديك عند الاختيار بين الحلول البرمجية المختلفة لجدولة المواعيد:

1. تحديد احتياجاتك وميزانيتك

عند اختيار حل جدولة المواعيد (وأي حل تقني على الإطلاق) ، من الضروري اختيار هذه الحلول بناءً على احتياجاتك وليس العكس.

من الأخطاء الشائعة التي ترتكبها العديد من الشركات الاستثمار في حل تقني أولاً وصياغة سير العمل حوله ، ولكن هذا النهج غالبًا ما يكون غير فعال.

بدلاً من ذلك ، أولاً ، حدد غرضك وهدفك في إضافة وظيفة الحجز عبر الإنترنت إلى موقع الويب و / أو التطبيق الخاص بك: فقط للحصول على المزيد من الحجوزات؟ تبسيط عملية الجدولة؟

بمجرد تحديد غرضك وأهدافك ، حدد الحد الأدنى من متطلبات برنامج جدولة المواعيد في تحقيق هذه الأهداف. يجب عليك إنشاء قائمة تحقق تسرد الميزات التي يجب أن تمتلكها ، ومن اللطيفة ، وليست مهمة. فيما يلي بعض الميزات الرئيسية التي يجب أن تأخذها في الاعتبار من حل جدولة المواعيد:

• ما مدى سهولة تخصيص الواجهة ، على سبيل المثال ، لإضافة شعارك وعناصر علامتك التجارية.
• التكامل مع Reserve مع Google حتى يتمكن عملاؤك من حجز خدمتك مباشرةً من قائمة خرائط Google الخاصة بشركتك. يوفر برنامج جدولة المواعيد Bookeo سهولة في التكامل مع Reserve مع Google.
• تقويم تفاعلي عبر الإنترنت حيث يمكن للعملاء عرض الفترات الزمنية المتاحة بسهولة وحجز المواعيد المفضلة لديهم بسهولة.
• الرسائل القصيرة والبريد الإلكتروني / التنبيهات الآلية
• مزامنة التقويم في الوقت الحقيقي لضمان بقاء جدولك محدثًا دائمًا
• تكامل الدفع الآمن عبر الإنترنت. يجب أن يدعم الحل خيارات الدفع الشائعة (التحويل المصرفي ، وبطاقة الائتمان ، و PayPal ، و Venmo ، وما إلى ذلك)
• خدمة عملاء موثوقة ومؤهلة ، ويفضل دعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع

2. تقييم سهولة الاستخدام

بغض النظر عن مدى تقدم حل البرنامج ، فلن يكون ذا قيمة كبيرة إذا كان معقدًا للغاية وصعب الاستخدام. فيما يلي بعض الاعتبارات الرئيسية التي يجب مراعاتها فيما يتعلق بسهولة الاستخدام:

• ما مدى سهولة تخصيص الواجهة ونماذج الحجز؟
• ما مدى سهولة قيام موظفيك بمراجعة وإجراء فحص يدوي للمواعيد المحجوزة؟
• ما إذا كان الحل يسمح لك بالاتصال بالعملاء بسهولة بعد زيارتهم (أي لتقديم استطلاع حول تجاربهم)؟

3. إعطاء الأولوية لتجربة العملاء فوق كل شيء آخر

يعد ضمان تجربة العملاء المثلى أثناء عملية الحجز أمرًا أساسيًا لضمان النجاح والنمو ، وإليك بعض الاعتبارات الرئيسية التي يجب مراعاتها في هذا المجال:

• ما إذا كان الحل يمكنه تحديث التقويم المواجه للعميل في الوقت الفعلي حتى يتمكن العملاء المحتملون من البقاء على اطلاع دائم فيما يتعلق بالتوافر
• ما مدى سهولة اختيار العملاء للخدمة التي اختاروها والمهلة الزمنية؟
• هل يمكن للعملاء اختيار أنواع خدماتهم ومدتها بسهولة لحجز الوقت / طول الزيارة المناسب؟
• ما إذا كان الحل يسمح للمرضى بالحجز بسرعة دون التسجيل أولاً (بدون تسجيلات الدخول / كلمات المرور) لتبسيط العملية. هذا يمكن أن يساعد في تحسين معدل الحجز الخاص بك.
• هل يمكن للعملاء بسهولة إلغاء موعدهم وإعادة تحديد موعده من البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد؟

تغليف

من الأهمية بمكان اختيار الحل المناسب لبرنامج جدولة المواعيد بناءً على احتياجات عملك وتفضيلات العميل المستهدف. باستخدام النصائح التي شاركناها أعلاه ، سيكون لديك فكرة أوضح عن أنواع الميزات التي يجب أن تبحث عنها في برنامج جدولة المواعيد المثالي.