Memilih Perangkat Lunak Penjadwalan Janji Temu Sempurna Anda

Jika Anda adalah bisnis berbasis layanan yang mengandalkan janji temu klien: salon kecantikan, spa, klinik pijat, dokter gigi, dan bahkan kantor hukum, antara lain, memiliki fungsi janji temu online yang efisien dan andal dapat secara signifikan membantu meningkatkan tingkat pemesanan Anda.

Konsumen saat ini di dunia digital pasca-COVID ini hanya mengharapkan kemudahan pemesanan online yang mudah digunakan di situs web Anda atau langsung di cantuman Google Maps bisnis Anda. Perlu juga diperhatikan bahwa saat ini, lebih dari 40% pemesanan online terjadi di luar jam kerja .

Artinya, jika Anda tidak menawarkan pemesanan online 24/7 untuk bisnis layanan Anda, secara teknis Anda tidak ada untuk klien dan pelanggan Anda.

Untungnya, saat ini memiliki fungsi janji temu online 24/7 yang andal hanyalah masalah memilih solusi perangkat lunak penjadwalan janji temu yang tepat dan mengintegrasikannya dengan situs web Anda.

Namun, tetap penting untuk memilih solusi yang tepat berdasarkan kebutuhan dan anggaran Anda, dan di bawah ini kami akan membagikan beberapa tip yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda gunakan dalam memilih perangkat lunak penjadwalan janji temu yang paling ideal.

Namun, mari kita mulai dengan membahas beberapa manfaat utama dari mengintegrasikan solusi janji temu online.

Bagaimana Perangkat Lunak Penjadwalan Janji Temu Dapat Membantu Bisnis Anda Tumbuh

Memiliki sistem pemesanan online yang fungsional dapat membantu bisnis Anda memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik secara keseluruhan dengan:

1. Menawarkan pemesanan online hemat biaya 24/7

Bahkan tanpa solusi penjadwalan janji temu, secara teknis dimungkinkan untuk menawarkan pemesanan 24/7, tetapi bisa sangat mahal karena Anda harus menyewa beberapa resepsionis dan agen layanan pelanggan.

Dengan solusi penjadwalan janji temu yang tepat, Anda dapat secara efektif melakukan pemesanan kapan saja dengan investasi yang relatif lebih terjangkau.

2. Pengalaman pemesanan yang lebih baik untuk staf dan klien Anda

Sebelum pemesanan online, klien harus terlebih dahulu mengangkat telepon, menghubungi nomor telepon bisnis, dan menanyakan tentang slot waktu yang tersedia sebelum mereka akhirnya dapat memesan layanan. Di sisi lain panggilan, bisnis harus meminta informasi klien melalui telepon dan mencatat informasi secara manual (yang bisa sangat rawan kesalahan).

Dengan solusi perangkat lunak penjadwalan janji temu, seluruh proses menjadi lebih mudah dan lebih akurat. Klien dapat mengakses kalender interaktif online yang menunjukkan slot waktu yang tersedia, dan mereka dapat dengan mudah memesan slot waktu yang diinginkan dengan beberapa klik sederhana (atau ketuk pada perangkat seluler). Rincian klien akan secara otomatis ditangkap oleh solusi perangkat lunak, dan jadwal/kalender akan diperbarui secara otomatis secara real-time.

3. Mengurangi ketidakhadiran

Ketidakhadiran bisa menjadi masalah serius untuk bisnis berbasis janji. Jika tidak dikelola dengan baik, ketidakhadiran dapat menyebabkan hilangnya pendapatan yang signifikan.

Solusi penjadwalan janji temu yang tepat dapat mengirimkan pemberitahuan dan pengingat otomatis melalui email dan SMS, yang telah terbukti efektif dalam mengurangi ketidakhadiran ini.

4. Mengurangi pemesanan ganda

Masalah umum lainnya dalam bisnis jasa, pemesanan ganda sering terjadi dalam proses reservasi manual ketika staf Anda secara tidak sengaja memesan dua klien berbeda pada slot waktu yang sama, yang dapat menyebabkan banyak masalah potensial. Dengan solusi perangkat lunak penjadwalan janji temu, kami benar-benar dapat menghilangkan risiko pemesanan ganda.

Memilih Perangkat Lunak Penjadwalan Janji Temu Sempurna Anda: Pertimbangan Utama

Menarik klien sudah sangat menantang dengan semua persaingan saat ini, dan Anda tidak ingin kehilangan calon klien hanya karena fungsi pemesanan online di situs web Anda terlalu sulit untuk digunakan.

Dengan itu, berikut adalah beberapa pertimbangan utama yang harus Anda miliki ketika memilih di antara berbagai solusi perangkat lunak penjadwalan janji temu:

1. Tentukan Kebutuhan dan Anggaran Anda

Saat memilih solusi penjadwalan janji temu Anda (dan solusi teknologi apa pun), sangat penting untuk memilih solusi ini berdasarkan kebutuhan Anda dan bukan sebaliknya.

Kesalahan umum yang dilakukan oleh banyak bisnis adalah berinvestasi dalam solusi teknologi terlebih dahulu dan membentuk alur kerja mereka di sekitarnya, tetapi pendekatan ini seringkali tidak efektif.

Sebagai gantinya, pertama-tama, identifikasi maksud dan tujuan Anda dalam menambahkan fungsi pemesanan online ke situs web dan/atau aplikasi Anda: hanya untuk mendapatkan lebih banyak pemesanan? Mempersingkat proses penjadwalan?

Setelah Anda mengidentifikasi maksud dan tujuan Anda, identifikasi persyaratan minimum perangkat lunak penjadwalan janji temu Anda dalam mencapai tujuan ini. Anda harus membuat daftar periksa yang mencantumkan fitur apa yang harus dimiliki, bagus untuk dimiliki, dan tidak penting. Berikut adalah beberapa fitur utama yang harus Anda pertimbangkan dari solusi penjadwalan janji temu:

• Betapa mudahnya menyesuaikan antarmuka, misalnya, menambahkan elemen logo dan branding Anda.
• Integrasi dengan Pesan dengan Google sehingga klien Anda dapat memesan layanan Anda langsung dari cantuman Google Maps bisnis Anda. Perangkat lunak penjadwalan janji temu Bookeo menawarkan integrasi yang mudah dengan Pesan dengan Google.
• Kalender online interaktif di mana klien dapat dengan mudah melihat slot waktu yang tersedia dan memesan slot pilihan mereka dengan mudah.
• Pemberitahuan/pengingat SMS dan email otomatis
• Sinkronisasi kalender real-time untuk memastikan jadwal Anda selalu up to date
• Integrasi pembayaran online yang aman. Solusinya harus mendukung opsi pembayaran populer (transfer bank, kartu kredit, PayPal, Venmo, dll.)
• Layanan pelanggan yang andal dan berkualitas, lebih disukai dukungan pelanggan 24/7

2. Nilai Kemudahan Penggunaan

Tidak peduli seberapa canggih solusi perangkat lunaknya, itu tidak akan terlalu berharga jika terlalu rumit dan sulit digunakan. Berikut adalah beberapa pertimbangan utama yang harus dimiliki terkait kemudahan penggunaan:

• Seberapa mudah untuk menyesuaikan antarmuka dan formulir pemesanan?
• Seberapa mudah bagi staf Anda untuk meninjau dan melakukan pemeriksaan manual pada janji temu yang dipesan?
• Apakah solusinya memungkinkan Anda untuk dengan mudah menghubungi klien setelah kunjungan mereka (mis. untuk menawarkan survei tentang pengalaman mereka)?

3. Prioritaskan Pengalaman Pelanggan Di Atas Segalanya

Memastikan pengalaman pelanggan yang optimal selama proses pemesanan mereka adalah kunci dalam memastikan kesuksesan dan pertumbuhan, dan berikut adalah beberapa pertimbangan utama yang harus dimiliki di area ini:

• Apakah solusinya dapat memperbarui kalender yang menghadap pelanggan secara real-time sehingga calon klien dapat tetap mendapatkan informasi terbaru tentang ketersediaan
• Seberapa mudah bagi klien untuk memilih layanan dan slot waktu yang mereka pilih?
• Dapatkah klien dengan mudah memilih jenis dan durasi layanan mereka untuk memesan waktu/lama kunjungan yang sesuai?
• Apakah solusinya memungkinkan pasien untuk memesan dengan cepat tanpa mendaftar terlebih dahulu (tanpa login/sandi) untuk merampingkan proses. Ini dapat membantu meningkatkan tingkat pemesanan Anda.
• Dapatkah klien dengan mudah membatalkan dan menjadwal ulang janji temu mereka dari email konfirmasi janji temu?

Membungkus

Sangat penting untuk memilih solusi perangkat lunak penjadwalan janji temu yang tepat berdasarkan kebutuhan bisnis Anda dan preferensi klien target Anda. Dengan menggunakan tip yang telah kami bagikan di atas, Anda akan memiliki gagasan yang lebih jelas tentang jenis fitur apa yang harus Anda cari dalam perangkat lunak penjadwalan janji temu yang sempurna.