Wählen Sie Ihre perfekte Terminplanungssoftware

Wenn Sie ein dienstleistungsorientiertes Unternehmen sind, das auf Kundentermine angewiesen ist: unter anderem Schönheitssalons, Spas, Massagekliniken, Zahnärzte und sogar Anwaltskanzleien, kann eine optimierte und zuverlässige Online-Terminfunktion erheblich dazu beitragen, Ihre Buchungsrate zu steigern.

Die heutigen Verbraucher in dieser digitalen Post-COVID-Welt erwarten einfach den Komfort einer benutzerfreundlichen Online-Buchung auf Ihrer Website oder direkt im Google Maps-Eintrag Ihres Unternehmens. Es ist auch erwähnenswert, dass heute mehr als 40 % der Online-Buchungen außerhalb der Geschäftszeiten erfolgen .

Das heißt, wenn Sie für Ihr Dienstleistungsgeschäft keine Online-Buchung rund um die Uhr anbieten, existieren Sie technisch gesehen nicht für Ihre Kunden und Kunden.

Glücklicherweise ist heutzutage eine zuverlässige 24/7-Online-Terminfunktion nur noch eine Frage der Auswahl der richtigen Terminplanungs-Softwarelösung und deren Integration in Ihre Website.

Dennoch ist es immer noch entscheidend, die richtige Lösung basierend auf Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget zu wählen, und im Folgenden geben wir einige umsetzbare Tipps, die Sie bei der Auswahl der idealsten Terminplanungssoftware verwenden können.

Beginnen wir jedoch mit der Erörterung einiger wichtiger Vorteile der Integration einer Online-Terminierungslösung.

Wie eine Terminplanungssoftware Ihrem Unternehmen beim Wachstum helfen kann

Ein funktionierendes Online-Buchungssystem kann Ihrem Unternehmen helfen, ein insgesamt besseres Kundenerlebnis zu bieten, indem:

1. Bietet rund um die Uhr eine kostengünstige Online-Buchung

Auch ohne eine Terminplanungslösung ist es technisch möglich, eine 24/7-Buchung anzubieten, aber es kann sehr teuer sein, da Sie mehrere Rezeptionisten und Kundendienstmitarbeiter einstellen müssen.

Mit der richtigen Terminplanungslösung können Sie mit relativ günstigeren Investitionen jederzeit effektiv Buchungen entgegennehmen.

2. Ein besseres Buchungserlebnis für Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden

Vor der Online-Buchung muss der Kunde zunächst zum Telefon greifen, die Telefonnummer des Unternehmens anrufen und sich nach den verfügbaren Zeitfenstern erkundigen, bevor er den Service endgültig buchen kann. Auf der anderen Seite des Anrufs muss das Unternehmen telefonisch nach den Informationen des Kunden fragen und die Informationen manuell notieren (was sehr fehleranfällig sein kann).

Mit einer Terminplanungs-Softwarelösung ist der gesamte Prozess viel einfacher und genauer. Der Kunde kann auf einen interaktiven Online-Kalender zugreifen, der die verfügbaren Zeitfenster anzeigt, und er kann das bevorzugte Zeitfenster einfach mit ein paar einfachen Klicks (oder Tippen auf einem mobilen Gerät) buchen. Die Kundendaten werden automatisch von der Softwarelösung erfasst, und der Zeitplan/Kalender wird automatisch in Echtzeit aktualisiert.

3. Reduzierung von No-Shows

Nichterscheinen kann ein ernstes Problem für jedes Termingeschäft sein. Bei nicht ordnungsgemäßem Management können Nichterscheinen zu erheblichen Einnahmeverlusten führen.

Eine geeignete Terminplanungslösung kann automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail und SMS senden, die sich als effektiv erwiesen haben, um diese No-Shows zu reduzieren.

4. Reduzierung von Doppelbuchungen

Ein weiteres häufiges Problem in Dienstleistungsunternehmen sind Doppelbuchungen, die häufig in einem manuellen Reservierungsprozess auftreten, wenn Ihre Mitarbeiter versehentlich zwei verschiedene Kunden im selben Zeitfenster gebucht haben, was viele potenzielle Probleme verursachen kann. Mit einer Terminplanungs-Softwarelösung können wir das Risiko von Doppelbuchungen vollständig eliminieren.

Auswahl Ihrer perfekten Terminplanungssoftware: Wichtige Überlegungen

Die Gewinnung von Kunden ist bei all der Konkurrenz heute schon eine große Herausforderung, und Sie möchten keine potenziellen Kunden verlieren, nur weil die Online-Buchungsfunktion auf Ihrer Website zu schwierig zu bedienen ist.

Vor diesem Hintergrund sind hier einige wichtige Überlegungen, die Sie bei der Wahl zwischen verschiedenen Softwarelösungen für die Terminplanung berücksichtigen sollten:

1. Definieren Sie Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget

Bei der Auswahl Ihrer Terminplanungslösung (und jeder Technologielösung überhaupt) ist es entscheidend, diese Lösungen basierend auf Ihren Bedürfnissen auszuwählen und nicht umgekehrt.

Ein häufiger Fehler vieler Unternehmen besteht darin, zuerst in eine Technologielösung zu investieren und ihre Arbeitsabläufe darauf auszurichten, aber dieser Ansatz ist oft ineffektiv.

Identifizieren Sie stattdessen zunächst Ihren Zweck und Ihr Ziel beim Hinzufügen einer Online-Buchungsfunktion zu Ihrer Website und/oder Anwendung: nur um mehr Buchungen zu erhalten? Den Planungsprozess optimieren?

Sobald Sie Ihren Zweck und Ihre Ziele identifiziert haben, identifizieren Sie die Mindestanforderungen an Ihre Terminplanungssoftware, um diese Ziele zu erreichen. Sie sollten eine Checkliste erstellen, die auflistet, welche Funktionen Must-haves, Nice-to-haves und unwichtige Features sind. Hier sind einige wichtige Funktionen, die Sie bei einer Terminplanungslösung berücksichtigen sollten:

• Wie einfach es ist, die Benutzeroberfläche anzupassen, um beispielsweise Ihr Logo und Branding-Elemente hinzuzufügen.
• Integration mit „Mit Google reservieren“, damit Ihre Kunden Ihren Service direkt über den Google Maps-Eintrag Ihres Unternehmens buchen können. Die Bookeo-Terminplanungssoftware bietet eine einfache Integration mit Reserve with Google.
• Interaktiver Online-Kalender, in dem Kunden verfügbare Zeitfenster leicht anzeigen und ihre bevorzugten Zeitfenster einfach buchen können.
• Automatisierte SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen/Erinnerungen
• Echtzeit-Kalendersynchronisierung, um sicherzustellen, dass Ihr Zeitplan immer auf dem neuesten Stand bleibt
• Sichere Online-Zahlungsintegration. Die Lösung sollte gängige Zahlungsmöglichkeiten unterstützen (Banküberweisung, Kreditkarte, PayPal, Venmo etc.)
• Zuverlässiger und qualifizierter Kundenservice, vorzugsweise 24/7 Kundenbetreuung

2. Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit

Egal wie fortschrittlich die Softwarelösung ist, sie wird nicht viel Wert haben, wenn sie zu komplex und schwierig zu bedienen ist. Hier sind einige wichtige Überlegungen zur Benutzerfreundlichkeit:

• Wie einfach ist es, die Benutzeroberfläche und die Buchungsformulare anzupassen?
• Wie einfach ist es für Ihre Mitarbeiter, gebuchte Termine zu überprüfen und manuell zu überprüfen?
• Ob die Lösung es Ihnen ermöglicht, Kunden nach ihrem Besuch einfach zu kontaktieren (z. B. eine Umfrage zu ihren Erfahrungen anzubieten)?

3. Priorisieren Sie das Kundenerlebnis über alles andere

Die Gewährleistung eines optimalen Kundenerlebnisses während des Buchungsprozesses ist der Schlüssel zu Erfolg und Wachstum, und hier sind einige wichtige Überlegungen, die in diesem Bereich zu beachten sind:

• Ob die Lösung den kundenorientierten Kalender in Echtzeit aktualisieren kann, damit potenzielle Kunden bezüglich der Verfügbarkeit auf dem Laufenden bleiben
• Wie einfach ist es für Kunden, den Service und das Zeitfenster ihrer Wahl auszuwählen?
• Können Kunden ihre Servicearten und -dauer einfach auswählen, um die entsprechende Zeit/Dauer des Besuchs zu buchen?
• Ob die Lösung es Patienten ermöglicht, ohne vorherige Registrierung (ohne Logins/Passwörter) schnell zu buchen, um den Prozess zu optimieren. Dies kann dazu beitragen, Ihre Buchungsrate zu verbessern.
• Können Kunden ihren Termin einfach über die Terminbestätigungs-E-Mail stornieren und verschieben?

Einpacken

Es ist entscheidend, die richtige Softwarelösung für die Terminplanung basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens und den Präferenzen Ihres Zielkunden auszuwählen. Indem Sie die Tipps verwenden, die wir oben geteilt haben, haben Sie eine klarere Vorstellung davon, nach welchen Arten von Funktionen Sie in Ihrer perfekten Terminplanungssoftware suchen sollten.