Escolhendo seu software de agendamento de consultas perfeito

Se você é um negócio baseado em serviços que depende de agendamentos de clientes: salão de beleza, spa, clínica de massagem, dentista e até escritório de advocacia, entre outros, ter uma função de agendamento online simplificada e confiável pode ajudar significativamente no aumento da sua taxa de reservas.

Os consumidores de hoje neste mundo digital pós-COVID simplesmente esperam a conveniência de reservas on-line fáceis de usar em seu site ou diretamente na listagem do Google Maps de sua empresa. Também é importante notar que hoje, mais de 40% das reservas online acontecem fora do horário comercial .

Ou seja, se você não oferece reservas on-line 24 horas por dia, 7 dias por semana para sua empresa de serviços, tecnicamente você não existe para seus clientes e clientes.

Felizmente, hoje em dia, ter uma função confiável de agendamento on-line 24 horas por dia, 7 dias por semana, é apenas uma questão de escolher a solução de software de agendamento de agendamento certa e integrá-la ao seu site.

No entanto, ainda é crucial escolher a solução certa com base em suas necessidades e orçamento e, a seguir, compartilharemos algumas dicas práticas que você pode usar para escolher o software de agendamento de consultas mais ideal.

Vamos começar, no entanto, discutindo alguns dos principais benefícios da integração de uma solução de agendamento online.

Como o software de agendamento de consultas pode ajudar sua empresa a crescer

Ter um sistema de reservas online funcional pode ajudar sua empresa a oferecer uma melhor experiência geral ao cliente:

1. Oferecendo reservas on-line econômicas 24 horas por dia, 7 dias por semana

Mesmo sem uma solução de agendamento de consultas, é tecnicamente possível oferecer uma reserva 24 horas por dia, 7 dias por semana, mas pode ser muito caro, pois você precisará contratar várias recepcionistas e agentes de atendimento ao cliente.

Com a solução certa de agendamento de consultas, você pode efetivamente fazer reservas a qualquer momento com investimentos relativamente mais acessíveis.

2. Uma melhor experiência de reserva para sua equipe e seus clientes

Antes de reservar online, o cliente deve primeiro pegar o telefone, ligar para o número de telefone da empresa e perguntar sobre os horários disponíveis antes de poder reservar o serviço. Do outro lado da ligação, a empresa deve solicitar as informações do cliente por telefone e anotá-las manualmente (o que pode ser muito propenso a erros).

Com uma solução de software de agendamento de consultas, todo o processo é muito mais fácil e preciso. O cliente pode acessar um calendário interativo on-line mostrando os horários disponíveis e pode simplesmente reservar o horário preferido com apenas alguns cliques (ou toques em um dispositivo móvel). Os detalhes do cliente serão capturados automaticamente pela solução de software, e o cronograma/calendário será atualizado automaticamente em tempo real.

3. Reduzir no-shows

A não comparência pode ser um problema sério para qualquer negócio baseado em compromissos. Quando não gerenciados adequadamente, os não comparecimentos podem se traduzir em uma perda significativa de receita.

Uma solução adequada de agendamento de consultas pode enviar notificações e lembretes automáticos por e-mail e SMS, que comprovadamente são eficazes na redução desses não comparecimentos.

4. Reduzir reservas duplas

Outro problema comum em empresas de serviços, as reservas duplas geralmente acontecem em um processo de reserva manual quando sua equipe acidentalmente reserva dois clientes diferentes no mesmo horário, o que pode causar muitos problemas em potencial. Com uma solução de software de agendamento de consultas, podemos eliminar totalmente os riscos de reservas duplas.

Escolhendo o software de agendamento de consultas perfeito: principais considerações

Atrair clientes já é muito desafiador com toda a concorrência hoje, e você não gostaria de perder clientes em potencial só porque a função de reserva on-line em seu site é muito difícil de usar.

Com isso dito, aqui estão algumas considerações importantes que você deve ter ao escolher entre diferentes soluções de software de agendamento de consultas:

1. Defina suas necessidades e orçamento

Ao escolher sua solução de agendamento de consultas (e qualquer solução de tecnologia), é crucial escolher essas soluções com base em suas necessidades e não o contrário.

Um erro comum cometido por muitas empresas é investir primeiro em uma solução de tecnologia e moldar seus fluxos de trabalho em torno dela, mas essa abordagem geralmente é ineficaz.

Em vez disso, primeiro, identifique seu propósito e objetivo ao adicionar uma função de reserva online ao seu site e/ou aplicativo: apenas para obter mais reservas? Agilizar o processo de agendamento?

Depois de identificar sua finalidade e objetivos, identifique os requisitos mínimos de seu software de agendamento de compromissos para atingir esses objetivos. Você deve criar uma lista de verificação listando quais recursos são obrigatórios, agradáveis ​​e não importantes. Aqui estão alguns recursos importantes que você deve considerar em uma solução de agendamento de consultas:

• Como é fácil personalizar a interface, por exemplo, para adicionar seu logotipo e elementos de marca.
• Integração com o Reservar com o Google para que seus clientes possam reservar seu serviço diretamente da listagem do Google Maps de sua empresa. O software de agendamento de compromissos Bookeo oferece fácil integração com o Reserve com o Google.
• Calendário online interativo onde os clientes podem visualizar facilmente os horários disponíveis e reservar facilmente seus slots preferidos.
• Notificações/lembretes automatizados por SMS e e-mail
• Sincronização de calendário em tempo real para garantir que sua agenda esteja sempre atualizada
• Integração segura de pagamentos online. A solução deve suportar opções de pagamento populares (transferência bancária, cartão de crédito, PayPal, Venmo, etc.)
• Atendimento ao cliente confiável e qualificado, de preferência suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana

2. Avalie a facilidade de uso

Não importa quão avançada seja a solução de software, ela não terá muito valor se for muito complexa e difícil de usar. Aqui estão algumas considerações importantes a ter em relação à facilidade de uso:

• Quão fácil é personalizar a interface e os formulários de reserva?
• Quão fácil é para sua equipe revisar e realizar uma verificação manual nos compromissos agendados?
• Se a solução permite que você entre em contato facilmente com os clientes após a visita (ou seja, para oferecer uma pesquisa sobre suas experiências)?

3. Priorize a experiência do cliente acima de tudo

Garantir a experiência ideal do cliente durante o processo de reserva é fundamental para garantir o sucesso e o crescimento, e aqui estão algumas considerações importantes nessa área:

• Se a solução pode atualizar o calendário voltado para o cliente em tempo real para que os clientes em potencial possam manter-se atualizados sobre a disponibilidade
• Quão fácil é para os clientes escolherem o serviço e o horário escolhidos?
• Os clientes podem escolher facilmente seus tipos de serviço e duração para reservar o horário/duração apropriado da visita?
• Se a solução permite que os pacientes reservem rapidamente sem se registrar primeiro (sem logins/senhas) para agilizar o processo. Isso pode ajudar a melhorar sua taxa de reserva.
• Os clientes podem cancelar e reagendar facilmente seus compromissos a partir do e-mail de confirmação do compromisso?

Empacotando

É crucial escolher a solução certa de software de agendamento de compromissos com base nas necessidades da sua empresa e nas preferências do seu cliente-alvo. Ao usar as dicas que compartilhamos acima, você terá uma ideia mais clara de quais tipos de recursos você deve procurar em seu software de agendamento de consultas perfeito.