การวางแผนการสื่อสาร: คู่มือฉบับย่อ

โครงการทั้งหมดต้องการการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดูเหมือนง่ายเพียงพอ แต่การแบ่งปันข้อมูลกับทุกคนอย่างชัดเจนและสม่ำเสมอจำเป็นต้องมีแผน หากไม่มีสิ่งใดสิ่งหนึ่งก็จะยุ่งเหยิงและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจสับสนและไม่มีความสุข

นั่นคือจุดเริ่มต้นของการวางแผนการสื่อสาร

การวางแผนการสื่อสารคืออะไร?

การวางแผนการสื่อสารเป็นกระบวนการในการจัดวางวิธีการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไม่ว่าจะเป็นในโครงการ ในองค์กร หรือทั้งสองอย่าง กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้จัดการใช้แผนการสื่อสารเพื่อสร้างกระบวนการที่เป็นทางการสำหรับการแบ่งปันข้อมูล

ซึ่งรวมถึงการสร้างระบบการสื่อสารและลำดับการดำเนินงานให้ปฏิบัติตาม นี้อาจฟังดูแห้ง แต่ท้ายที่สุดแล้วมันเป็นกระบวนการสร้างสรรค์และควรได้รับการปฏิบัติเช่นนั้น

วัตถุประสงค์ของแผนการสื่อสารคืออะไร?

การสร้างแผนการสื่อสารให้กรอบข้อมูลการแบ่งปันข้อมูล ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับอะไรหรือมีการแบ่งปันระหว่างใคร ง่ายที่จะถือว่าการสื่อสารเป็นเรื่องง่าย—ไม่ต้องคิดมาก นี่เป็นข้อผิดพลาดทั่วไป เนื่องจากเรามักถือว่าการสื่อสารเป็นเรื่องธรรมชาติ จึงง่ายที่จะกลายเป็นทางการ

การสร้างแผนช่วยให้คุณมีขั้นตอนที่แน่นอนในการปฏิบัติตามเพื่อให้ทุกคนเข้าใจข้อความและรู้ว่าควรถามคำถามใครหากจำเป็น การใช้แผนการสื่อสารเป็นโครงสร้างสำหรับข้อความของคุณจะสร้างทรัพยากรที่เชื่อถือได้สำหรับทุกคนที่จะใช้

ใครควรมุ่งเน้นไปที่การวางแผนการสื่อสาร?

การวางแผนการสื่อสารเป็นความพยายามของกลุ่ม และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดควรร่วมมือกันสร้างแผนทั่วทั้งองค์กรที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เนื่องจากควรมีความสอดคล้องกันไม่ว่าแผนกหรือโครงการใด สิ่งสำคัญคือทุกคนต้องเข้าใจพวกเขา

ดังที่กล่าวไว้ การวางแผนการสื่อสารจะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อนำโดยบุคคล ขึ้นอยู่กับบริบทของแผน (ไม่ว่าจะเป็นการก่อตั้งทั่วทั้งองค์กรหรือใช้สำหรับโครงการเดียว) บุคคลนี้จะแตกต่างกันไป ตัวอย่างเช่น แผนการสื่อสารสำหรับทั้งองค์กรอาจสร้างขึ้นโดยบุคคลในฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้นำ ในทางกลับกัน แผนพิเศษสำหรับโครงการจะถูกสร้างขึ้นโดยผู้จัดการโครงการ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนโครงการฟรีสำหรับ Word

ขั้นตอนในการวางแผนการสื่อสารมีอะไรบ้าง?

ง่ายที่จะหลงทางในวัชพืชเมื่อสร้างแผนการสื่อสาร เพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. กำหนดความต้องการด้านการสื่อสาร

จุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดคือการกำหนดข้อกำหนดด้านการสื่อสารเฉพาะของคุณ ตัวอย่างเช่น การคิดว่าใครจะเป็นผู้สื่อสารจะเป็นประโยชน์ หน่วยงานต่าง ๆ จะสื่อสารกันหรือไม่? HR จะสื่อสารกับทั้งองค์กรหรือไม่? ต้องพิจารณาสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดเหล่านี้

2. ระบุว่าเหตุใดการสื่อสารแต่ละครั้งจึงจำเป็น

สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งที่ควรพิจารณาเมื่อสร้างแผนการสื่อสารคือเหตุใดจึงจำเป็น เช่นเดียวกับที่เรากล่าวไว้ข้างต้น การสื่อสารอาจดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมดา ทำไมเราถึงต้องการแผนเลย? แต่เมื่อเราระบุได้ชัดเจนว่าเหตุใดเราจึงต้องมีแผนและแผนดังกล่าวจะปรับปรุงการทำงานเป็นทีมได้อย่างไร เราก็มีแรงจูงใจที่จะสร้างสิ่งที่มีประสิทธิภาพ

3. กำหนดวิธีที่ทีมจะสื่อสาร

ขั้นตอนนี้ค่อนข้างง่าย บางคนต้องตัดสินใจว่าจะสื่อสารอย่างไร กล่าวอีกนัยหนึ่งว่าทีมจะใช้เครื่องมืออะไร? ตัวอย่างเช่น ทีมอาจใช้อีเมลสำหรับบางข้อความและแอปของบุคคลที่สาม เช่น Slack สำหรับผู้อื่น อาจมีเอกสารและรายงานที่ต้องกรอกและเก็บถาวร

หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น ProjectManager คุณสามารถจัดการแผนโครงการ การสื่อสารโครงการ และเอกสารโครงการทั้งหมดได้ในแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ใช้งานง่ายเพียงแพลตฟอร์มเดียว

4. ตัดสินใจว่าจะมีการสื่อสารอย่างเป็นทางการบ่อยเพียงใด

แผนจำนวนมากกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจนสำหรับการสื่อสาร ไม่ว่าข้อความจะเป็นอย่างไร การสื่อสารเหล่านี้ถือได้ว่าเป็น "การเช็คอิน" และทำหน้าที่เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและรู้สึกได้รับข้อมูลข่าวสาร นอกจากนี้ยังสร้างบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรของอดีต

5. กำหนดความรับผิดชอบในการสื่อสาร

ใครก็ตามที่สร้างแผนจะต้องรับผิดชอบในการตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้แบ่งปัน—หัวหน้าแผนก เจ้าหน้าที่ ฯลฯ บุคคลเหล่านี้อาจส่งต่อข้อความของตนไปยังผู้ที่ได้รับมอบหมายให้รวบรวมการอัปเดตที่ครอบคลุมหรือจัดรูปแบบข้อมูลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง ความรับผิดชอบทั้งหมดเหล่านี้ต้องได้รับการพิจารณาและมอบหมาย

ที่เกี่ยวข้อง: 5 เทมเพลตรายงานโครงการฟรี

ส่วนสำคัญของแผนการสื่อสาร

ขณะที่คุณกำลังเขียนแผนการสื่อสาร มีสิ่งสำคัญห้าประการที่ควรคำนึงถึง เมื่อพิจารณาทั้งห้าสิ่งเหล่านี้แล้ว คุณจะรู้สึกมั่นใจว่าคุณได้ครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณแล้ว วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจองค์ประกอบเหล่านี้คือการตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับแต่ละข้อต่อไปนี้:

ผู้ชม

“ข้อความนี้ส่งให้ใครและมีผู้ชมมากกว่าหนึ่งคน”

การสร้างผู้ฟังข้อความเป็นสถานที่ที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น คิดว่าใครจะเป็นผู้สื่อสาร เช่น แผนกต่างๆ ผู้บริหาร หน่วยงานภายนอก เป็นต้น ผู้ชมนี้จะส่งผลต่อข้อความและวิธีนำเสนอ

ข้อความ

“ข้อความคืออะไรและข้อความนี้ชัดเจนหรือไม่”

ข้อความคือสิ่งที่ขับเคลื่อนแผนการสื่อสาร ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างแผนของคุณ คุณต้องแน่ใจว่าได้รู้ว่าคุณกำลังพยายามสื่อสารอะไรโดยใช้เงื่อนไขที่ง่ายที่สุด

วัตถุประสงค์ของข้อความ

“เหตุใดการแบ่งปันข้อความนี้จึงสำคัญ”

กำหนดวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของข้อความเพื่อให้แน่ใจว่ามีความชัดเจนและมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด ยังไง? ลองอธิบายจุดประสงค์ของข้อความโดยใช้คำให้น้อยที่สุด นี่อาจเป็นแบบฝึกหัดที่ท้าทาย แต่ช่วยปรับปรุงความโดดเด่นของข้อความ

วิธีการสื่อสาร

“ข้อความจะถูกแบ่งปันอย่างไรและจะใช้ระบบใด”

การวางแผนการสื่อสารส่วนนี้ค่อนข้างสั้นและแห้งแล้ง ในฐานะผู้สร้าง คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมเข้าใจว่าข้อความมาจากไหนและควรตอบกลับอย่างไร ตัวอย่างเช่น หากข้อความทั้งหมดของคุณจะถูกส่งผ่านช่องทางที่หย่อนคล้อย จำเป็นต้องระบุสิ่งนี้ ในทำนองเดียวกัน หากคุณต้องการเก็บการสื่อสารทั้งหมดของคุณไว้ในเครื่องมือการจัดการโครงการ จำเป็นต้องทำให้ชัดเจน

เวลาสื่อสาร

“การสื่อสารควรเกิดขึ้นบ่อยแค่ไหน และช่วงเวลาใดดีที่สุด”

แผนการสื่อสารที่ดีที่สุดได้รับการจัดทำขึ้นเพื่อให้การสื่อสารเป็นไปอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ แม้ว่าข้อความบางข้อความจะเป็นเพียงการเช็คอินธรรมดาๆ แผนที่เลวร้ายที่สุดถูกสร้างขึ้นเพื่อส่งเฉพาะการประกาศครั้งใหญ่เท่านั้น วิธีหนึ่งในการป้องกันสิ่งนี้คือกำหนดช่วงเวลาให้ข้อความออกไป อาจเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน หรือแม้แต่รายวัน ในบางกรณี ตัวอย่างเช่น อาจมีคำแนะนำในการสร้างและแบ่งปันรายงานประจำวันกับหัวหน้างาน

เหตุใดจึงต้องใช้เทมเพลตแผนการสื่อสาร

เมื่อถึงเวลาต้องสร้างแผนการสื่อสารอย่างเป็นทางการ การใช้เทมเพลตจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ดังที่เราได้แสดงให้เห็น พวกเขาสามารถเป็นเอกสารที่ซับซ้อน และมีอะไรมากกว่าที่เห็น

การใช้เทมเพลตแผนการสื่อสารจะช่วยปกป้องคุณจากการละทิ้งข้อมูลที่เกี่ยวข้องหรือสร้างเอกสารที่เข้าใจยาก เราทุกคนได้เขียนบางสิ่งที่สมเหตุสมผลในหัวของเราแล้ว แต่ยังไม่ชัดเจนสำหรับผู้อ่านคนอื่นๆ เทมเพลตแผนการสื่อสารได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อขจัดความเสี่ยงนี้ และสร้างรูปแบบการสื่อสารที่เชื่อถือได้และสอดคล้องกัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการวางแผนการสื่อสาร

การวางแผนการสื่อสารมาพร้อมกับความท้าทายที่ยุติธรรม เช่นเดียวกับอย่างอื่น แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สามารถช่วยหลีกเลี่ยงอาการสะอึกได้

สร้างระบบความรับผิดชอบ

ย่อมมีช่วงเวลาที่ดูเหมือนง่ายกว่าที่จะ "เลิกเขียนบท" และลืมทำตามแผนไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อความเรียบง่าย แต่การปฏิบัติตามแผนเพื่อความสอดคล้องยังคงเป็นสิ่งสำคัญ

ด้วยเหตุผลนี้ การวางระบบความรับผิดชอบที่เตือนทุกคนว่าการใช้แผนนั้นมีความสำคัญเพียงใด เมื่อทุกคนเข้าใจถึงความสำคัญนี้ พวกเขาก็มักจะเบี่ยงเบนไปจากแผนน้อยลง

ประเมินประสิทธิผลอย่างสม่ำเสมอ

การวางแผนการสื่อสารที่ดีที่สุดอาจเป็นงานที่กำลังดำเนินอยู่ ดังนั้นอย่าวางของคุณบนหิ้งเพื่อรวบรวมฝุ่น ให้ตรวจสอบประสิทธิภาพและระดมความคิดอย่างต่อเนื่องถึงวิธีการใหม่ๆ ในการปรับปรุงแผน เมื่อองค์กรและโครงการเติบโตขึ้น แผนอาจต้องปรับตัว

หากมีการสื่อสารผิดพลาด อาจถึงเวลาที่ต้องประเมินว่าเหตุใดจึงเกิดขึ้นและควรทำอย่างไรเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว ในทำนองเดียวกัน แผนการสื่อสารอาจต้องปรับตัวเมื่อองค์กรและโครงการเติบโตเพื่อให้มีประสิทธิภาพ

รับฟังความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ผลตอบรับจากผู้ที่ใช้แผนนี้มีค่ามาก หากสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ชอบแผนนี้อย่างแรง พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะใช้แผนนี้น้อยลง ในทำนองเดียวกัน หากแผนการสื่อสารไม่ทำงาน—แชร์ข้อมูลอย่างชัดเจน—ก็ถึงเวลาต้องเปลี่ยนแปลง หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่เข้าใจข้อมูล ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะแบ่งปันเลย

ProjectManager ลดความซับซ้อนของการวางแผนการสื่อสาร

แผนการสื่อสารเป็นเอกสารคงที่ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำให้พวกเขามีชีวิตและมอบเครื่องมือที่แน่นอนให้กับสมาชิกในทีมเพื่อให้เป็นไปตามแผน เมื่อแผนการสื่อสารและเครื่องมือเหล่านี้อยู่ในสถานที่เดียวกัน แผนจะทำตามได้ง่ายกว่ามาก

ProjectManager ลดเวลาและพลังงานที่ใช้ในการสร้างแผนการสื่อสารและนำไปใช้งาน ไม่ว่าคุณจะใช้เทมเพลตหรือสร้างแผนการสื่อสารตั้งแต่ต้น ให้อัปโหลดเอกสารไปที่ ProjectManager เพื่อให้สมาชิกในทีมรู้ว่าจะหาเอกสารได้จากที่ใด เพราะเมื่อแผนการสื่อสารหาง่ายและเข้าถึงได้ง่าย ทุกคนก็มีแนวโน้มที่จะใช้แผนนี้มากขึ้น

จัดระเบียบทีมของคุณและทักษะของพวกเขา

เมื่อคุณสร้างแผนการสื่อสารแล้ว ก็ถึงเวลาลงมือทำ! ProjectManager นำเสนอคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างแรงบันดาลใจและดำเนินการตามแผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุด สมาชิกในทีมสามารถแสดงความคิดเห็นในงานและแท็กกันและกัน รวมทั้งเพิ่มสมาชิกในทีมเพิ่มเติมในงาน แท็กและความคิดเห็นเหล่านี้ทำให้การถามคำถาม การรับคำตอบเป็นเรื่องง่าย และการอ้างอิงการสื่อสารในอนาคตเป็นเรื่องง่าย

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่ให้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแก่ทีมของคุณในการวางแผน ติดตาม และรายงานความคืบหน้าของพวกเขา ดูว่ามันจะทำให้โครงการของคุณมีประสิทธิผลและประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไรโดยทดลองใช้ซอฟต์แวร์ฟรีวันนี้