Stăpânirea programului de lucru: 5 sfaturi esențiale

Te-ai blocat vreodată să încerci să programezi un proiect? Dacă ești ca majoritatea dintre noi, răspunsul este da. Este echivalentul managementului de proiect al blocului scriitorului și vă poate încetini în mare măsură planificarea.

Vestea bună este că nu lipsesc metodele concepute pentru situații dificile de programare – indiferent dacă este vorba de lipsă de informații, inspirație sau orice altceva. O astfel de soluție este programul de lucru.

Ce este un program de workback?

Un program de lucru este o metodă de planificare în care planificatorul atribuie resurse sarcinilor în ordine inversă, începând de la ultima sarcină și mergând până la prima. Acest lucru este cel mai bine executat cu ajutorul software-ului de planificare a proiectelor. ProjectManager vă permite să programați proiecte, să gestionați resursele, să colaborați la lucru și să urmăriți progresul pe parcurs cu tablouri de bord în timp real. Începeți astăzi gratuit.

Când să utilizați un program de lucru

Utilizarea unui program de workback este deosebit de avantajoasă atunci când nu există multe detalii specifice despre proiect. De fapt, uneori există doar livrabile și o dată scadentă. În acest caz, planificarea de la început până la sfârșit poate fi o adevărată provocare, iar un plan de lucru este răspunsul.

În plus, dacă proiectul are un termen limită imobil, folosirea unui program de workback asigură că totul este programat să aibă loc în cadrul ciclului de viață al proiectului. Proiectul este planificat special, astfel încât să nu depășească programul.

Atunci când respectarea unui termen limită nu este cel mai important aspect al unui proiect, utilizarea unei metode diferite de programare ar putea fi mai potrivită. Acestea fiind spuse, un program de lucru poate fi folosit atât de des sau de rar pe cât îi place managerul de proiect.

Beneficiile unui program de workback

Un program de workback operează prin intermediul unor suporturi: data de începere a proiectului și data scadentă a proiectului. Între aceste date, managerul de proiect are libertatea de a programa sarcini și de a aloca resurse după cum consideră de cuviință – atâta timp cât aceste sarcini sunt îndeplinite în termenul stabilit.

Principalul beneficiu al utilizării unui program de workback este asigurarea că proiectele dvs. nu vor depăși termenele critice. Pentru mulți clienți și echipe, acesta este cel mai important lucru, iar proiectul nu poate fi un succes dacă lucrurile se termină. Atunci când respectarea unui termen limită este la fel de importantă ca și livrabilele în sine, programele de lucru fac posibilă structurarea întregului proiect în consecință.

Riscurile unui program de workback

Un program de workback vine cu partea sa de riscuri. Chiar și cei mai pricepuți manageri de proiect s-au confruntat cu provocările acestei metode, iar înțelegerea acestor provocări poate face diferența între programarea exactă și cea inexactă.

Totul pare mai simplu pe hârtie. Când creăm un program de lucru, programăm de la o dată scadentă înapoi și alocam resurse sarcinilor în ordine inversă. Acest lucru deschide ușa către posibilitatea de a nu distribui resursele suficient de uniform. De exemplu, este posibil să atribuiți atât de multe resurse la finalul programului, încât să nu mai rămână disponibilitate de resurse la început. Când se întâmplă acest lucru, întregul program trebuie ajustat.

Un program de lucru poate fi, de asemenea, anulat de „sughițuri” cu care se confruntă proiectele pe parcurs. Deoarece acest tip de program este cel mai bun pentru proiectele cu o scadență fermă, înseamnă, de asemenea, că întregul program este extrem de sensibil la întârzieri. Dacă, de exemplu, o sarcină la începutul proiectului durează cu o săptămână mai mult decât era anticipat, restul programului trebuie să se adapteze, menținând în același timp termenul ferm.

Înrudit: Șabloane gratuite de programare a proiectelor

Cum se creează un program de lucru

În funcție de dimensiunea și amploarea proiectului, programele variază ca complexitate. Acestea fiind spuse, există pași pe care managerii de proiect îi pot folosi pentru a crea orice program de lucru. Începeți prin a parcurge fiecare dintre acești pași și completați-vă programul de acolo.

1. Setați date scadente și dependențe

Pentru a crea un plan de lucru, trebuie să luați sarcinile din lista de sarcini și să le includeți în calendar. Dar, în ce ordine ar trebui să vină și cât de apropiați ar trebui să fie? Rețineți că acești factori se pot schimba pe măsură ce mergeți, dar cel mai bun loc în care să vă scufundați este stabilirea termenelor limită și determinarea sarcinilor care depind una de cealaltă. Cu aceste informații, plasarea sarcinilor într-un calendar de lucru este mult mai simplă.

2. Alocați resurse

Acum că există o idee generală despre ordinea sarcinilor și dependențe, este timpul să decideți ce resurse vor fi necesare pentru a finaliza aceste sarcini. Aceasta ar putea include câți membri ai echipei va necesita fiecare sarcină, câți bani și ore de muncă vor lua, etc. Unele sarcini vor necesita mai multe resurse decât altele, iar alocarea lor sarcină cu sarcină este o modalitate excelentă de a vă asigura că fiecare are suficiente resurse fără a „foame” alte sarcini. Rețineți că aceste resurse sunt supuse unor ajustări și modificări pe măsură ce programul de lucru continuă să prindă contur.

3. Programați și atribuiți sarcini

În acest moment, este timpul să trasezi sarcinile pe planul tău de lucru, ținând cont de resursele și dependențele fiecărei sarcini. Având aceste informații la îndemână, planificarea sarcinilor în sine este mult mai ușoară, deoarece acum cunoașteți constrângerile și detaliile pentru fiecare. De asemenea, informează deciziile despre câtă forță de muncă necesită fiecare sarcină. Unele sarcini pot necesita doar un membru al echipei, în timp ce altele au nevoie de trei sau patru. Acești membri ai echipei sunt apoi mai puțin disponibili pentru alte sarcini. Ca și în cazul resurselor, sarcinile ar trebui să fie repartizate cât mai uniform posibil pentru a preveni epuizarea.

Programarea și atribuirea sarcinilor se simplifică mult cu ajutorul software-ului de planificare a proiectelor. Aflați mai multe despre beneficiile software-ului de programare în videoclipul de mai jos.

Cinci sfaturi esențiale pentru crearea unui program de lucru

Așadar, înțelegeți conceptul de plan de lucru și cum să începeți. Dar mai sunt încă de învățat. Crearea unui program de lucru este un proces nuanțat care necesită adesea încercări și erori. Acestea fiind spuse, aceste cinci sfaturi esențiale vă vor pune pe calea succesului.

1. Amintiți-vă datele scadente ale sarcinilor

Datorită accentului pus pe data scadentă finală a proiectului, poate fi ușor să luați termenele de scadență ale sarcinilor ca fiind de la sine înțeles sau să nu le stabiliți deloc. La urma urmei, de ce contează, atâta timp cât întreg proiectul este finalizat la timp? Această linie de gândire poate duce la dezastru.

Crearea de sarcini cu traiectorii ferme și termene de scadență este fundația pentru finalizarea proiectului în ansamblu pe drumul cel bun. Și, dacă o sarcină se depășește, cunoașterea datei sale inițiale de scadență arată exact cum să ajustați sarcinile viitoare pentru a compensa.

2. Distribuiți resursele în mod inteligent

Când se lucrează înapoi în înainte, există riscul de a aloca prea mult resurse la sfârșitul proiectului și de a nu lăsa suficiente pentru început. Când se întâmplă acest lucru, începutul proiectului are de suferit și poate prezenta multe provocări pentru restul proiectului.

În schimb, începeți prin a împărți resursele în mod egal și alocați-le cât mai egal posibil. Dacă mai rămân resurse la sfârșitul sarcinilor, acestea pot fi oricând realocate către alte sarcini pe viitor.

3. Creați planuri de urgență

Luați în considerare cel mai rău scenariu. Lucrurile au mers prost și există riscul să depășești termenul. La fel, câteva sarcini eșuate sau întârziate pot scufunda întregul proiect. Trucul pentru a evita acest lucru este crearea mai multor planuri de urgență care reacționează la anumite lucruri care merg prost.

Dacă se întâmplă X, atunci trebuie și Y. Într-un program de lucru, aceasta înseamnă să aveți un plan de adaptare a programului, menținând în același timp aceeași dată de scadență. Imaginați-vă că data de începere și data limită sunt suporturi de cărți. Totul dintre ei trebuie să fie adaptabil.

4. Încercați diferite versiuni ale programului Workback

Una dintre cele mai mari greșeli pe care le poate face un manager de proiect atunci când creează un program de lucru este să îl trateze ca și cum ar fi pus în piatră. Prima schiță este doar atât, iar cei mai buni manageri de proiect iau în considerare multe opțiuni diferite înainte de a consolida un program. Într-un program de lucru, aceasta înseamnă repartizarea sarcinilor și alocarea resurselor în moduri diferite până când găsiți soluția perfectă.

Fără această perioadă de „joc”, este prea ușor să mergi cu un program mai puțin decât perfect. În schimb, creați o serie de machete și comparați-le. Acest proces este simplificat cu instrumente moderne de programare.

5. Utilizați Instrumentele software de programare

După cum am spus, este esențial să te „juci” cu un program până când este cel mai bun. Din păcate, instrumentele de programare învechite fac acest lucru o bătaie de cap și împiedică utilizatorii să creeze diferite versiuni ale unui program. Este ca și cum utilizatorii scriu cu marker permanent, mai degrabă decât cu creion, iar această lipsă de libertate creativă duce la greșeli ușor de prevenit.

În schimb, alegeți un software de management de proiect cu instrumente de planificare create pentru creativitate și flexibilitate. Cele mai bune instrumente salvează fiecare modificare și modificare pe care o faceți în cloud, în mod automat, astfel încât să nu vă fie teamă de a pierde date importante în timp ce faceți modificări. Căutați funcții precum diagrame Gantt, cronologie și calendare pentru a vă asigura că puteți construi un plan de lucru solid.

Cum ProjectManager facilitează programarea

ProjectManager este doar software-ul de care aveți nevoie pentru a găzdui orice metodă de programare. Pe măsură ce începeți să lucrați înapoi, utilizați lista de activități pentru a crea sarcini și a atribui membri ai echipei, a face comentarii, a atașa documente, a seta prioritate, a crea liste de sarcini și multe altele. Având toate aceste informații la îndemână, este mai ușor să determinați unde să trasați sarcinile din planul de lucru.

Creați cronologie dinamice în mai multe vizualizări

Când ești mulțumit de sarcinile tale, folosește o varietate de instrumente de programare pentru a începe să lucrezi. Nu vă lăsați îngropați de un singur instrument de programare. În schimb, alegeți din diagrama Gantt, vizualizarea calendarului și panoul kanban pentru a vă construi programul după cum doriți.

ProjectManager este un instrument premiat care vă ajută să creați programe de lucru și vă oferă instrumentele necesare pentru a-l menține pe drumul cel bun. De la compilarea unei liste cu sarcinile tale până la plasarea lor într-o diagramă Gantt, ai control total asupra întregii lucrări. Organizați sarcini, atribuiți resurse și monitorizați totul în timp real, încercând ProjectManager gratuit timp de 30 de zile.