利害関係者の管理

プロジェクト利害関係者とは?

利害関係者とは、ビジネス ベンチャーまたはプロジェクトの結果によって影響を受ける個人、グループ、または組織です。 プロジェクトの利害関係者は、その名前が示すように、プロジェクトの成功に関心を持ち、プロジェクトを後援している組織の内部または外部にいる可能性があります。

関係者との関係は、プロジェクトのライフ サイクルにプラスまたはマイナスの影響を与える可能性があるため、主要な関係者を特定し、その要件を満たすための関係者管理計画を作成する必要があります。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用して主要な利害関係者を追跡することは、物事を把握し、プロジェクトの利害関係者の満足と生産性を維持するための優れた方法です。

誰がプロジェクトの利害関係者になることができますか? それは長いリストです。 以下にいくつかの例を示します。

• プロジェクト マネージャーとプロジェクト チーム メンバー
• 外部のお客様
• 請負業者および下請け業者
• 投資家
• サプライヤー
• 政府機関

プロジェクトの利害関係者には、主に内部と外部の 2 種類があります。 それぞれの違いと、利害関係者グループごとに利害関係者管理プロセスがどのように機能するかを見てみましょう。

内部利害関係者と外部利害関係者の違い

内部関係者

内部利害関係者とは、そのプロジェクトを管理している組織の一員であることと直接関係があるプロジェクトへの関心を持つ人物です。 内部関係者は、プロジェクトのビジネス目標と戦略目標を達成したいと考えています。 彼らは、組織のプロジェクト マネージャー、チーム メンバー、スポンサー、所有者、さらには投資家である場合もあります。

外部ステークホルダー

外部の利害関係者は、組織に直接関係していないが、ビジネスにとって重要であるか、プロジェクトによってある程度影響を受ける人々です。 これらは通常、サプライ チェーン、債権者、または公的グループの一部です。

関連:利害関係者分析テンプレート

ステークホルダーマネジメントとは？

利害関係者管理は、プロジェクトに関与するすべての内部および外部の利害関係者の期待と要件を管理することで構成されるプロジェクト管理プロセスです。

そのために、プロジェクト マネージャーは、プロジェクト中に適用される利害関係者管理戦略を説明する重要なプロジェクト管理文書である利害関係者管理計画を作成する必要があります。

さらに、プロジェクト マネージャーは、プロジェクト ステータス レポートなどのツールや手法を使用して、プロジェクト ライフ サイクルの各フェーズを通じて利害関係者の管理プロセスを促進します。

利害関係者管理という用語は、プロジェクト管理に限定されるものではなく、経営管理にも関連する可能性があることに注意する必要があります。 利害関係者との関係管理は、大企業、中規模企業、さらには非営利団体にとっても同様に、中小企業にとっても重要です。

同様に、プロジェクト管理チームとあらゆる規模の企業の両方が、利害関係者の管理に ProjectManager などのプロジェクト計画ソフトウェアを使用することでメリットを得ることができます。 これは、ProjectManager がガント チャート、かんばんボード、カレンダー、タスク リストなどの強力な計画ツールを提供するためです。

プロのヒント:プロジェクト管理協会 (PMI) は、利害関係者の管理を「プロジェクト管理の知識領域」と呼んでいます。

ProjectManager には、利害関係者関係管理ツールとチーム コラボレーション機能があります。詳細については、こちらをご覧ください。

利害関係者管理計画とは?

前述のように、利害関係者管理計画は、プロジェクトの利害関係者と、彼らとコミュニケーションを取り、要件を満たすために使用する戦略を特定するプロジェクト管理ドキュメントです。

利害関係者の管理計画には通常、次の要素が含まれます。

1. すべてのプロジェクト関係者のリストとその基本情報。
2. 利害関係者マップまたは権力関心マトリックス。
3. 利害関係者の優先順位付けセクション。
4. 利害関係者のコミュニケーション計画。
5. コンフリクトの解決やプロジェクト ステータスの報告手法など、さまざまなシナリオで適用されるさまざまな利害関係者の管理戦略について説明するセクション。

5 つのステップで利害関係者管理計画を作成する方法

利害関係者の管理アプローチはプロジェクトやビジネスのニーズによって異なりますが、利害関係者との関係を管理するためのベスト プラクティスがいくつかあります。

次の 5 つの手順に従って、利害関係者管理計画のすべての基盤が網羅されていることを確認してください。

1. 利害関係者を特定する

優れた利害関係者管理計画への最初のステップは、適切な利害関係者を特定することです。 あなたのプロジェクトやビジネスにとって、誰が主要な利害関係者および利害関係者グループであるかを特定します。 利害関係者理論は、利害関係者が誰で、プロジェクトによって彼らがどのように影響を受けるかをよりよく理解するのに役立ちます。

2.利害関係者に優先順位を付ける

どの主要な利害関係者がプロジェクトに大きな影響を与えるか、またどの段階で彼らの影響が小さくなったり大きくなったりするかに注意してください。 利害関係者の優先順位付けプロセスにオニオン ダイアグラムを使用できます。 プロジェクトやビジネスに最大の影響を与える可能性があるため、主要な利害関係者との関係に常に注意してください。

3. 利害関係者にインタビューする

新しい利害関係者との作業は、最初は難しい場合があります。 利害関係者を知ることは、効果的な利害関係者関係管理の鍵です。 このため、プロジェクトの利害関係者にインタビューすることをお勧めします。いくつかの例を次に示します。

• このプロジェクトに期待することは何ですか?
• どの成果物に最も関心がありますか?
• このプロジェクトがローンチ後にどのように変化することを望みますか?
• このプロジェクトはどのくらいの速さで展開されると思いますか?
• このプロジェクトに前向きな気持ちがあるとしたら、それはなぜですか?
• このプロジェクトについて懸念がある場合、その理由は何ですか?

4. 電力関心グリッドを作成する

権力への関心グリッドまたはプロジェクトへの関心マトリックスは、利害関係者がプロジェクトで持っている権力と関心のレベルを判断できるチャートです。 これは、利害関係者の分析に非常に役立つプロジェクト管理ツールです。

このツールを使用して、これら 4 つの利害関係者グループを特定できます。 それらは重要度順にリストされています。

• 権力と関心の高い利害関係者
• ハイパワーで関心の低い利害関係者
• 低消費電力、高関心の利害関係者
• 低電力、低関心の利害関係者

5.期待を設定して管理する

各主要な利害関係者が関与する段階と、フィードバックが必要なタイムラインを明確に特定します。 利害関係者との関係をどのように管理するかを定義するために、利害関係者の関与または利害関係者とのコミュニケーション計画を作成します。 いつものように、プロジェクト管理のすべての段階で、現実的で、透明性があり、正直であること。

プロジェクト関係者管理ビデオ

期待値を設定して管理することは、おそらく、利害関係者の管理計画において最も重要な側面です。 利害関係者はプロジェクトに投資しており、プロジェクトをどのように進めるべきかについて、良いことも悪いことも含めて多くの意見を持っています。 利害関係者との関係を管理する方法の詳細については、以下にチュートリアル ビデオを埋め込みました。

ステークホルダー管理プロセス

1. 利害関係者分析

利害関係者の分析は単一のステップではなく、一連のステップ、つまり利害関係者の特定、利害関係者のマッピング、および利害関係者の優先順位付けです。 簡単に言えば、利害関係者分析は、プロジェクトの利害関係者が誰であるか、彼らの影響力と関与のレベル、およびプロジェクトまたはビジネスに対する彼らの重要性を理解するプロセスとして定義できます。

2. 利害関係者の特定

利害関係者の特定は、利害関係者分析プロセスの最初のステップであり、利害関係者管理計画の基礎となります。 その名前が示すように、このプロセスは、社内外のすべての利害関係者を特定することにあります。 後で、これらの利害関係者を分析し、優先順位を付けて関与させます。

プロジェクト マネージャーが利害関係者の特定プロセスで考慮すべき事項を次に示します。

• プロジェクト憲章などのプロジェクト計画文書を確認して、利害関係者の情報を見つけるのに役立ててください。
• プロジェクトに適用される可能性のある政府の規制を探します。 もしそうなら、それらの政府機関はプロジェクトの利害関係者になります。
• チーム メンバーやその他の内部関係者にフィードバックを求めます。
• サプライ チェーンに関与するすべての人および組織を特定します。

3. 利害関係者のマッピング

社内外のすべての利害関係者を特定したので、今度は彼らの関心のレベルと、プロジェクトに対する権限や影響力を判断します。 これは、利害関係者の優先順位付けに必要な情報を取得するときであるため、利害関係者の関係管理プロセスにおける重要なステップです。

これを行う最も簡単な方法は、電力関心グリッドまたは電力関心マトリックスを作成することです。 ProjectManager の無料の利害関係者マップ テンプレートをお試しください。

4. 利害関係者の優先順位付け

完全なリストを作成したら、プロジェクトにとっての重要性によってプロジェクトの利害関係者に優先順位を付けることができます。 その中で誰がプロジェクトに最も影響を与え、影響を受けているかを決定します。

主要な利害関係者が誰であるかを特定すると、彼らを監視し、満足度を維持するための最善の利害関係者管理戦略を決定することが容易になります。

5. 利害関係者の関与

最後に、利害関係者マップで作成された情報を使用して、利害関係者を関与させる方法を見つけます。 これは、プロジェクトの利害関係者とどのようにコミュニケーションを取り、対話するかを決定するプロセスです。

これは、あなたと各プロジェクト利害関係者との間のコミュニケーションのチャネルと頻度を概説する利害関係者コミュニケーション計画につながります。 コミュニケーション計画テンプレートを使用して開始できます。

ProjectManager が利害関係者の管理にどのように役立つか

利害関係者の分析、利害関係者の管理、および利害関係者のコミュニケーションは複雑になる可能性があります。 これは、既存のプロジェクトに移植されたプロジェクトのようなものであり、物事をより困難にする可能性があります。 幸いなことに、プロジェクト管理ソフトウェア ツールを使用して、利害関係者の管理プロセスを支援できます。 ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ツールで、プロジェクト、チーム、利害関係者を整理して、より効率的に作業できるようにします。

1.スケジュールを立てる

利害関係者の管理は、活動を把握し、誰もが意見を追加できるスペースを提供するためのスケジュールから始まります。

インタラクティブなガント チャートを使用して、利害関係者にプロジェクトの計画とスケジュールを提示します。 簡単に共有でき、参加者を含めることができる共同プラットフォームとして機能します。

2.仕事を割り当てる

スケジュールは、実行されるまでは単なる抽象化です。 それにはチームの関与が必要です。 利害関係者は、これらの詳細に関与する必要はありませんが、表示できる必要があります。

3.進捗状況を監視する

利害関係者は、プロジェクトがどのように進行しているかに非常に関心があります。 彼らはあなたが彼らと一緒に雑草に入る必要はありませんが、大まかなストロークは重要です.

4. ワークロードのバランスをとる

チームの生産性を維持することで、関係者の満足度を維持します。 ワークロードを監視し、必要に応じて調整して、燃え尽きないようにする必要があります。

5. 印刷、共有、ガント、レポート

利害関係者を最新の状態に保つことは、利害関係者管理の基礎です。 利害関係者が望む方法でデータを共有できる柔軟性を提供するツールが必要です。

6. ポートフォリオを管理する

利害関係者は、個々のプロジェクトに関与するだけでなく、志を同じくするプロジェクトのプログラムやポートフォリオに投資することもできます。 拡張可能なプロジェクト管理ツールが必要です。

すべてのプロジェクトの概要を 1 ページに表示するツールを使用して、プロジェクト、プログラム、またはポートフォリオを追跡します。 ポートフォリオを戦略的目標に合わせるためのポートフォリオ ダッシュボードとロードマップもあります。

利害関係者の管理 書籍、リソースなど

プロジェクトの利害関係者と利害関係者の管理に関するその他のリソースについては、利害関係者の管理について詳しく調べて説明するためのリンクのリストをまとめました。

• プロジェクト成功のための利害関係者の関与に関するホワイト ペーパー
  Project Management Institute (PMI) には、利害関係者の関与と変更管理に関する有益なホワイト ページがあります。 利害関係者の関与を定義し、利害関係者の地図を作成し、プロジェクトの利害関係者に優先順位を付けて開発する必要があることを示す 3 ステップのアプローチを提供します。
• 利害関係者管理書
  オックスフォード大学出版局には、利害関係者管理の教授である Jeffery S. Harrison が編集した利害関係者理論に関する書籍のまとめがあります。 このトピックに関する最高の本には、R. Edward Freeman によるStrategic Management: A Stakeholder Approach 、Robert Phillips によるStakeholder Theory and Organizational Ethicsがあります。
  企業の再定義: 利害関係者の管理と組織の富(James E. Post、Lee E. Preston、Sybille Sachs 著)。
• 困難な利害関係者への対処 – リーダーシップと管理のトレーニング ビデオ
  リーダーシップ コーチの Susanne Madsen が、困難な利害関係者を管理する方法に関するこの教育ビデオをホストしています。 彼女は、利害関係者グループとの対立を乗り越えるための 7 つのヒントについて語っています。 勝てない戦いに巻き込まれることなく利害関係者の権限を受け入れることから、物事が感情的になりすぎないようにコミュニケーションを調整することまで、あらゆることができます。
• 無料の利害関係者管理パワーポイント
  ロンドンのインペリアル カレッジからのこの Powerpoint プレゼンテーションでは、利害関係者の管理、権力への関心グリッド、共感マップ、および利害関係者の管理ログについて説明します。 プロジェクトやビジネスの利害関係者との関係を管理する際の主なポイントをカバーする、短くて有益なスライドショーです。

前述のように、利害関係者との関係管理は、大企業、中規模企業、さらには非営利組織にとっても同様に、中小企業にとっても重要です。 この 30 日間の無料試用版を今すぐ利用して、ProjectManager が利害関係者の関与を向上させる方法をご覧ください。

無料トライアルを開始