Exemplo de plano de projeto para seu próximo projeto

Há muitas etapas que são tomadas apenas para obter um projeto aprovado. O projeto tem que ter um objetivo e depois um critério para definir seu sucesso. Mas uma vez que você vendeu o projeto com um forte caso de negócios e apresentação para seus stakeholders, a diversão realmente começa.

Isso porque agora vem o planejamento. As ideias são ótimas, mas sem um roteiro prático detalhando como você passará do conceito à criação, você está apenas girando as rodas.

Nenhum plano jamais se materializou totalmente formado em sua mesa. Se apenas. O que você precisa é de um software de planejamento de projeto que lhe dê as ferramentas para reunir e organizar todas as informações dissipadas que você precisa gerenciar. Mas vamos começar simples e trabalhar nosso caminho.

O que faz um plano de projeto?

Se você lidera muitos projetos ou este é o seu primeiro, nunca é demais lembrar os fundamentos. Vamos dar uma olhada no que o plano do projeto é composto. Primeiro, um plano de projeto são as atividades, tarefas e recursos que você usará para cumprir seu projeto.

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A boa notícia é que muitos desses traços gerais já foram delineados em seu caso de negócios, onde você propôs o projeto e explicou seu benefício comercial esperado. Mas agora você precisa descrever esses processos reais pelos quais você levará esse projeto ao sucesso.

Plano de Projeto de Amostra

Descreva as principais fases do projeto

O plano precisa incluir todas as partes do projeto, que são as seguintes.

1. Concepção e Iniciação: Esta é uma reiteração do caso de negócios, onde você descreveu a ideia por trás do projeto e como isso beneficia a organização. Você já explorou isso e identificou como isso pode ser concluído em seu caso de negócios. Agora você deseja expandir essas ideias e detalhar o conceito do projeto e como planeja atender a essas demandas.
2. Definição e Planejamento: Agora você coloca o plano por escrito, concentrando-se no escopo do projeto e delineando o trabalho que precisará ser realizado. Aqui é onde você prioriza tarefas e calcula seu orçamento e cronograma. Liste todas as suas tarefas em ordem de importância e, a partir dessa lista, faça uma estimativa de quanto dinheiro e tempo serão necessários para concluir o projeto.
3. Lançamento: A execução do plano que você idealizou começa com a alocação de recursos e tarefas para sua equipe, que é informada de suas responsabilidades. Este é o início do trabalho real, embora isso não signifique que o plano seja posto de lado. Sempre haverá mudanças para as quais você terá que se ajustar.
4. Desempenho e controle: Falando dessas mudanças, durante a execução do projeto, é crucial monitorar o progresso estimado do seu plano de projeto para o progresso real conforme registrado pelas atualizações de status de sua equipe. É quando você retorna ao plano para realocar recursos conforme necessário para manter o controle. Quanto melhor você acompanhar o andamento do projeto, idealmente em tempo real, mais precisa será a imagem de onde seu projeto está e o que ele precisa para permanecer no caminho certo. O ProjectManager oferece um painel em tempo real que usa dados ao vivo para obter um instantâneo completamente preciso do status do seu projeto.
5. Fechar: Você não terminou quando terminar, agora você precisa obter a aprovação do cliente, certificar-se de que toda a papelada foi assinada, os pagamentos foram entregues etc. ainda responsável pela gestão, desde a integração dos membros da equipe até o pagamento da equipe, fornecedores, contratados, etc.

Portanto, o plano do projeto é mais do que apenas um plano de como executar o projeto, mas o mais próximo de um instantâneo realista do projeto em sua totalidade que você pode estimar.

Aprofundar em detalhes

As fases são importantes para dividir o projeto nas partes que compõem seu ciclo de vida. Agora você tem que ir ao âmago da questão de como você vai passar de uma fase para a próxima.

1. Faça uma Lista de Tarefas: As tarefas são os pequenos trabalhos que compõem todo o projeto. Você deseja criar uma lista detalhada determinando cada passo ao longo do caminho do seu projeto. Priorize essa lista. Haverá tarefas que são cruciais para o projeto, que devem ser feitas, mas também haverá algumas que você pode sacrificar sem afetar o sucesso geral do projeto.
2. Duração: Depois de coletar todas as tarefas necessárias para concluir o projeto, você precisa descobrir da melhor maneira possível quanto tempo cada uma delas levará para ser concluída. Você só pode fazer uma estimativa, é claro, mas deve usar a experiência anterior e quaisquer outros fatores à sua disposição para tornar essas suposições o mais precisas possível.
3. Dependências: Nem todas as tarefas são criadas iguais, algumas não podem começar até que a anterior seja concluída. Você precisa saber quais tarefas são dependentes umas das outras. Uma tarefa dependente tem o potencial de bloquear outro membro da equipe e tirar todo o projeto dos trilhos. Portanto, certifique-se de anotá-los em seu plano de projeto e vinculá-los para que você e a equipe estejam cientes da importância de concluir um antes de iniciar o outro.
4. Recursos: O próximo passo é decidir quais recursos você precisa para realizar as tarefas no tempo que você reservou para cada uma. Isso pode incluir tudo, desde ferramentas de planejamento de projetos e membros da equipe até equipamentos e espaço de escritório. Você tem que gerenciar esses recursos, então você precisa saber quais são eles e planejar de acordo.

Mas ainda há mais coisas a serem levadas em consideração em seu plano de projeto.

1. Escopo: Quais são as atividades e tarefas que devem ser feitas para concluir seu projeto com sucesso. Você precisa documentar essas metas do projeto, desde entregas e tarefas até custos e prazos.
2. Marcos: Estas são as principais fases ou eventos em seu projeto que são coletados para quebrar o monólito do projeto em partes mais digeríveis. Eles podem ser adicionados a um gráfico de Gantt, com uma descrição e uma data de entrega – mais sobre isso a seguir.

Exemplo de um Plano de Projeto

A melhor maneira de entender o planejamento de um projeto é fazendo um. Vamos percorrer os passos de um projeto simples, digamos, finalmente pendurar aquela obra de arte que sua filha fez na escola primária.

O conceito e a iniciação são simples: sua filha vem perguntando por que você não pendurou o desenho dela. “Você não gosta?” ela pergunta. Claro que você faz. Na verdade, você vai pendurá-lo na sala para que todos possam ver o quanto você está orgulhoso do trabalho dela. A ideia é emoldurar e pendurar a peça, o que beneficia a organização ao devolver paz e harmonia à família.

O próximo passo é definir e planejar. Anote o plano e o escopo do trabalho, anotando quaisquer riscos e como resolvê-los. Este projeto requer uma ida à Target e a compra de uma moldura bonita, mas barata, que complemente estilisticamente o trabalho, mas não ofusque a peça da sua filha.

Então, você tem que levar em conta o tempo para chegar à loja, escolher a moldura adequada e depois chegar em casa e montar sua equipe e ferramentas. Você terá o irmão dela para ajudar, pois seus filhos têm alguma rivalidade entre irmãos que trabalhar juntos pode resolver. Em seguida, você passará por aquela gaveta bagunçada na cozinha e encontrará o martelo, os pregos e um nível. Você colocará a foto no porta-retratos e ajudará as crianças a pendurá-la, limpar e aproveitar a luz de um trabalho bem feito.

Em seguida, você inicia o projeto e atribui aos seus filhos as tarefas que você escreveu anteriormente no estágio de planejamento. Enquanto você trabalha, pode haver conflitos a serem resolvidos, pois sua equipe não é o todo coeso que você esperava. A mudança faz parte de um projeto. Talvez não haja pregos suficientes ou você não consiga encontrar o martelo. Esses riscos foram identificados anteriormente, portanto, se ocorrerem, use o plano de contingência que você criou.

Enquanto você está executando o projeto, como gerente de projeto é sua responsabilidade monitorar o desempenho e controlá-lo, para que tudo fique nos trilhos e você não perca tempo tendo que voltar à Target para comprar os pregos que você pensou você tinha em casa.

Uma maneira de acompanhar o progresso do projeto é obter relatórios de status de sua equipe enquanto eles trabalham em suas tarefas. Você deu a eles uma certa quantidade de tempo para concluir a tarefa, então peça a eles que relatem a você se esse cronograma está sendo cumprido ou se eles estão ficando para trás. Se eles estiverem atrasados, você terá que trabalhar para ajustar o escopo, adicionando mais tempo ao cronograma ou alocando recursos, o que pode significar sair do sofá e ajudar.

A imagem é emoldurada, pendurada e até parece reta. Seus filhos estão orgulhosos e querem comemorar com limonada e biscoitos. Mas você ainda não terminou. Há limpeza, mas mais importante, você deve certificar-se de que a parte interessada do projeto está satisfeita com a qualidade das entregas. Chame a mãe lá para dar o ok final. Então a festa pode começar. Você e a equipe merecem.

Usando ferramentas para criar um plano de projeto

Como você pode ver, mesmo um projeto simples requer muitas informações para coletar e organizar. Você pode fazê-lo à moda antiga no papel. Certamente muitos no passado foram capazes de concluir projetos grandes e pequenos com sucesso dessa maneira. Mas existem ferramentas de planejamento que tornam esse trabalho muito mais fácil para você e mais eficiente e produtivo para o projeto.

Há um modelo de plano de projeto gratuito que você pode usar para ajudá-lo passo a passo na construção de um plano de projeto. Embora esses sejam um passo na direção certa, são documentos autônomos que são problemáticos para compartilhar. Eles podem ser substituídos ou duplicados podem flutuar nos e-mails das pessoas, o que pode levar a comunicações confusas na melhor das hipóteses e, na pior das hipóteses, a consequências graves para o projeto.

Não é que você deva jogar fora os modelos de planejamento. Eles são uma ótima maneira de iniciar o processo de planejamento do seu projeto. Mas uma ferramenta de gerenciamento de projetos online lhe dará maior flexibilidade, mais recursos e uma plataforma na qual você pode construir uma verdadeira colaboração para um grande sucesso de projeto.

Gerente de Projetos para Planejamento de Projetos

Nenhuma ferramenta de gerenciamento de projetos faz mais pelo planejamento de projetos do que o ProjectManager. Nosso software premiado tem vários recursos poderosos para ajudar em todos os aspectos do planejamento do projeto.

Um desses recursos é o nosso gráfico de Gantt, sobre o qual escrevemos acima. Os gráficos de Gantt são ótimas ferramentas para visualizar sua agenda, com um gráfico de barras que cria uma linha do tempo linear mostrando tarefas, duração e até dependências de tarefas. Os últimos estão vinculados, para que você possa ver onde os membros da equipe podem estar bloqueados.

Mas quando você coloca seu gráfico de Gantt online, você abre um mundo totalmente novo de possibilidades de gerenciamento. Primeiro, você pode importar facilmente seu plano de projeto para o ProjectManager a partir de qualquer modelo em que o compôs, seja MS Word ou planilha do Excel, e ele mantém sua formatação e preenche automaticamente a planilha e o gráfico de barras do seu gráfico de Gantt.

Como o gráfico de Gantt online é baseado em nuvem, é fácil de usar. Todas as suas tarefas são salvas e armazenadas remotamente, são fáceis de compartilhar em qualquer dispositivo e a colaboração é realizada no nível da tarefa. Você pode anexar arquivos e manter a conversa vinculada à tarefa em mãos.

Como observamos, as coisas vão mudar, e um gráfico de Gantt online permite que você ajuste as durações das tarefas com um simples arrastar e soltar do cursor. Isso economiza seu tempo, assim como as notificações automatizadas que podem alertá-lo quando uma tarefa estiver concluída ou prestes a sair do caminho, para que você possa vê-la em tempo real e corrigi-la antes que se torne um problema.

Ferramentas de planejamento de projetos on-line tornam o planejamento mais produtivo

Essa é apenas uma das vantagens de planejar com o ProjectManager. Você ainda precisa coletar todos os dados, mas agora eles são coletados na nuvem, onde podem ser facilmente acessados ​​e compartilhados com membros da equipe e partes interessadas. Cada vez que você importa sua lista de tarefas para o software de gerenciamento de projetos, ele cria o plano de projeto para você, deixando-o livre para lidar com o gerenciamento de um projeto bem-sucedido.

Ao planejar um projeto e gerenciar todas as suas fases até a conclusão bem-sucedida, você deseja as ferramentas certas para agilizar o processo e promover a colaboração e as comunicações. O ProjectManager tem todos os recursos que você precisa para planejar seu projeto e é uma ferramenta de PM baseada em nuvem, que relata em tempo real, para que você tenha sempre clareza sobre o plano versus a execução real do projeto. Veja você mesmo fazendo nosso teste gratuito de 30 dias.