Nivelamento de recursos 101: domine esta técnica de PM

Existem tantos recursos no mundo – e para um projeto específico. Cada tarefa do projeto requer um recurso que deve estar de acordo com o cronograma do projeto, orçamento, etc. E à medida que o projeto se desenvolve, você pode encontrar desafios e eventos inesperados que o forçam a repensar sua alocação de recursos. O nivelamento de recursos pode ajudá-lo a redistribuir efetivamente seus recursos sem afetar o cronograma do projeto.

O que é nivelamento de recursos?

Em qualquer projeto, você trabalhará com vários recursos que precisam ser usados ​​simultaneamente. O objetivo do nivelamento de recursos é estruturar as tarefas em um projeto de forma otimizada para que nenhuma de suas atividades seja bloqueada por falta de recursos. Os recursos neste sistema incluem pessoal, materiais e as ferramentas necessárias para completar o projeto. O nivelamento de recursos é um aspecto crítico do planejamento de recursos.

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No nivelamento de recursos, a cada recurso é atribuída uma data de início do recurso (RS) e uma data de término do recurso (RF) para determinar quando ele pode ser usado para uma atividade. As datas RS e as datas RF são modificadas de acordo com os recursos disponíveis e são mapeadas em relação à demanda necessária para o projeto.

Como fazer isso

Para executar o nivelamento de recursos, comece criando uma data de início e término de linha de base, com prazos flexíveis entre eles. Programe as atividades de prioridade mais alta primeiro, seguidas pelas atividades de prioridade mais baixa. As prioridades aqui são determinadas pelo valor total de folga de cada atividade. O valor flutuante de uma tarefa normalmente é determinado pelo quanto uma tarefa pode ser atrasada sem bloquear o progresso de outras tarefas. Uma vez que o valor de folga é considerado, o cronograma pode ser mapeado algoritmicamente para que os riscos do projeto possam ser mitigados e possa haver um pouco de espaço para erros.

Se feito com sucesso, você terá uma nova linha do tempo de datas de RS e RF para emparelhar com seu CPM: em muitos casos, o nivelamento de recursos geralmente é emparelhado com o método de caminho crítico (CPM). O método do caminho crítico exige que as tarefas sejam mapeadas dentro de um projeto com antecedência de acordo com suas dependências e recebam períodos flexíveis de tempo para serem concluídas.

À medida que um projeto avança, muitos gerentes de projeto encontram a restrição tripla, onde, em qualquer projeto, existem três restrições principais: custo, escopo e tempo. Devido a essas restrições, o nivelamento de recursos pode ser uma ferramenta útil para gerentes de projeto.

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Quando o nivelamento de recursos é necessário?

O nivelamento de recursos é usado quando há escassez de recursos. Isso inclui quando um recurso não está disponível para um determinado intervalo de datas, quando precisa ser compartilhado com outras equipes ou quando a demanda excede a oferta.

Como mencionado anteriormente, o nivelamento de recursos funciona melhor dentro do modelo CPM, ao mesmo tempo em que considera as restrições triplas para ajudar a limpar uma lista de pendências de projetos.

Exemplos do mundo real que exigem nivelamento de recursos

O nivelamento de recursos é mais importante quando você precisa navegar por um possível problema de projeto futuro, mitigar riscos e garantir que os resultados sejam atendidos com eficiência. Mais especificamente, é ideal para quem lida com muitas pendências, como equipes de TI ou suporte ao cliente. Por exemplo, isso pode ser particularmente útil para provedores de serviços de Internet que tentam agendar quando os trabalhadores de manutenção podem chegar às casas de seus clientes.

O nivelamento de recursos pode manter seus colegas de equipe avaliados sobre o que está por vir, o que é mais importante eliminar mais cedo ou mais tarde, e manter seus stakeholders satisfeitos com o tempo necessário para concluir a tarefa. No final das contas, esse método pode significar a diferença entre um projeto que ultrapassou o prazo e um backlog limpo.

Em que fase do projeto o nivelamento de recursos é importante?

Ele normalmente entra em jogo no meio do projeto, em qualquer parte do caminho. No entanto, é importante considerar desde o início, assim como você está mapeando o caminho crítico de seus projetos.

Como mencionamos anteriormente, quando feito com sucesso, você terá um novo cronograma para apresentar aos principais interessados. Mas algo a ser observado: assim que seu recurso iniciar a tarefa, ele continuará ininterrupto até que o recurso termine a tarefa. Isso significa que as datas RS e RF são atribuídas no mesmo nível, portanto, não deve interromper muito sua linha do tempo se for feito corretamente.

Quais são as melhores práticas e técnicas?

Como geralmente acontece com as práticas recomendadas de gerenciamento de projetos, tudo depende de como você se prepara. Aqui está uma lista de verificação para você começar.

1. Desenvolva sua agenda em torno do tempo que leva um recurso para concluir uma tarefa.
2. Em seguida, uma vez criado o CPM, considere o número de recursos necessários para cada tarefa.
3. Determine como atribuir uma prioridade a cada tarefa e carregue cada uma na agenda, dividida por significância.
4. Faça com que seu CPM calcule algoritmicamente as datas de início e término do novo projeto.
5. Acompanhe as atividades já agendadas e marque quanto tempo elas exigem. Dessa forma, você pode planejar com antecedência atividades futuras de calibre semelhante.

A maneira mais fácil de implementar a lista de verificação acima é usar um software de gerenciamento de projetos robusto e completo, como o ProjectManager, onde você pode rastrear seus recursos e atribuir projetos com base na disponibilidade. Porque quando há muitos pratos giratórios, pode ser fácil perder a noção de quais são os mais importantes para acompanhar. E é exatamente disso que se trata o nivelamento de recursos.

Quais são as armadilhas a serem observadas?

Em sua essência, o nivelamento de recursos é um método de gerenciamento de crises. Lidar com conflitos compostos? O nivelamento de recursos os desembaraça. No entanto, geralmente faz isso às custas de uma das restrições triplas que mencionamos – custo, escopo ou tempo. Portanto, mesmo no início, o risco de erro é alto e pequenos contratempos são incorporados ao processo.

Espere que os projetos sejam resolvidos em tempo hábil, mas às custas do custo ou do escopo. Obtenha tarefas realizadas dentro do orçamento, mas à custa de tempo ou escopo. Alcançar todo o escopo do projeto, mas à custa de custo ou tempo.

Quais são as consequências de um nivelamento inadequado de recursos?

O nivelamento de recursos é, em última análise, o paliativo para um problema emergente. Então, se isso falhar? Os resultados podem significar um projeto atrasado, perdendo recursos à medida que são transferidos para outros departamentos e custando dinheiro à sua empresa.

Em termos do mundo real?

Os problemas podem ter um efeito dominó. Os fornecedores podem sofrer atrasos, as fábricas podem ficar indisponíveis, as remessas podem ser perdidas, a produção pode ser compensada e forçada a um aperto de tempo e a liderança pode ser afetada pela interrupção de seus resultados. Em suma, pode afetar negativamente a sua gestão logística.

Como esse processo manipula recursos entre projetos, ele tem o potencial de tornar as coisas muito mais complicadas do que seriam no início do projeto. É por isso que é importante ter um mecanismo para acompanhar o cronograma e os marcos do seu projeto, para que você nunca perca o ritmo.

Como o ProjectManager pode ajudar com o nivelamento de recursos

Como mencionado anteriormente, com uma plataforma baseada em nuvem como o ProjectManager, você pode acessar ferramentas de gerenciamento de projetos para agendar recursos, equilibrar cargas de trabalho e reatribuir tarefas. Saiba quais atividades são dedicadas a quem, quando são devidas e quanto custam. Obtenha a visibilidade de que você precisa para rastrear com precisão seus recursos para uma tomada de decisão informada, inscrevendo-se em nosso premiado software de gerenciamento de projetos.

O nivelamento de recursos o ajudará a resolver os obstáculos do projeto à medida que eles acontecem. Com um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, como o ProjectManager, obtenha as ferramentas necessárias para rastrear seus recursos com eficiência desde o início. Aproveite nossa avaliação gratuita de 30 dias, onde você pode acessar nosso gráfico de Gantt interativo e obter visibilidade da carga de trabalho de toda a sua equipe.