Como apresentar de forma inteligente um novo software de colaboração para sua equipe

Fazer com que sua equipe adote essa nova ferramenta não é tão fácil quanto você pensa. Na verdade, forçá-los a fazer isso tem o potencial de lançar todo o seu negócio no caos.

Estudos mostram que a apatia dos funcionários, os casos de demissão e a hostilidade em relação aos gerentes podem aumentar quando você implementa a mudança da maneira errada.

Os sistemas de colaboração empresarial são importantes para um fluxo de trabalho mais coeso, portanto, você deve saber como apresentar um novo software à sua equipe. Veja como fazer isso direito.

Convide-os a avaliar o software de colaboração

Há cerca de 65 anos, os pesquisadores Lester Coch e John French Jr. fizeram uma descoberta surpreendente em uma fábrica de roupas.

Em um estudo que teve como objetivo medir o impacto da mudança organizacional sobre os funcionários, eles separaram os trabalhadores em quatro grupos com níveis semelhantes de coesão e eficiência operacional. Em três desses quatro grupos, eles encontraram algumas diferenças importantes no comportamento:

(Grupo 2 não foi incluído porque não teve impacto nos resultados do teste)

• Grupo 1:

Este grupo foi rotulado pelos pesquisadores como o grupo “sem participação”. Os membros do grupo um foram chamados por superiores para uma sala de reunião e informados de que seu processo de montagem precisava ser melhorado.

Os gerentes então lhes deram um método específico para fazer melhorias em sua velocidade de montagem. Eles não tinham nenhuma palavra a dizer sobre o que esse processo implicava. Eles foram instruídos a retornar às suas estações e segui-lo.

• Grupos 3 e 4:

Esses dois grupos foram chamados de grupos de “participação total”. Eles foram informados pela gerência de que havia uma necessidade de melhorar o fluxo de trabalho e foram convidados a debater ideias sobre como corrigi-lo.

Quando os operadores concordaram com as etapas que poderiam ser eliminadas e os processos que poderiam ser simplificados, os dois grupos foram totalmente treinados no novo método. Ao contrário do grupo 1, esses trabalhadores tinham uma palavra completa sobre o que o novo método implicava.

O que aconteceu a seguir os experimentadores atordoados. Aqui está o que eles escreveram sobre o grupo um:

“A resistência desenvolveu-se quase imediatamente após a mudança ocorrer. Ocorreram expressões marcadas de agressão contra a gerência, como conflito com o engenheiro de métodos, ... hostilidade para com o supervisor, restrição deliberada da produção e falta de cooperação com o supervisor. Houve 17% de desistências nos primeiros 40 dias. Queixas foram arquivadas sobre as taxas por peça; mas quando a taxa foi verificada, descobriu-se que estava um pouco 'frouxa'. ”

Em comparação com antes da implementação do novo processo, esses trabalhadores operavam com uma eficiência de cerca de 65%. E eles permaneceram nesse nível por 30 dias depois que a mudança foi feita.

Os grupos 3 e 4 também viram uma queda na eficiência inicialmente, embora tenha sido muito menos drástica do que a observada no grupo 1. Também não durou muito.

Assim que se acostumaram com o novo processo, os trabalhadores dos grupos de “participação total” não apenas voltaram ao nível anterior de eficiência produtiva - eles o superaram. E eles o fizeram sem qualquer hostilidade ou agressão à administração.

A lição aqui? Envolva sua equipe no processo de adoção da nova ferramenta. Por exemplo, se você estiver interessado em usar o Instapage, permita que toda a sua equipe faça um teste. Certifique-se de que eles podem usar a plataforma para criar páginas facilmente juntos usando nossa nova Solução de Colaboração:

Convide seus comentários e leve-os em consideração. Se eles vão usá-lo, todos os recursos do software precisam funcionar para eles e também para você.

Minimize a mudança social envolvida na adoção do novo software empresarial

Quatro anos depois que Coch e French colocaram os pés naquela fábrica de roupas, Paul Lawrence e Harriet Ronken tiveram a chance de observar uma interação reveladora em uma fábrica de eletricidade.

Nesse cenário específico, as equipes de engenheiros / operadores permaneceram em contato constante umas com as outras diariamente. Não era incomum um engenheiro sugerir uma melhoria de procedimento para seu operador, ou vice-versa. Quando uma peça ou processo era considerado ineficaz, a equipe tentaria consertá-lo em conjunto.

O sistema funcionou na maioria dos casos, mas houve um em que não funcionou. Quando um engenheiro abordou um determinado operador com o qual não trabalhava regularmente, sugerindo que ela experimentasse uma nova peça, as coisas foram um pouco diferentes do normal.

Em vez de testá-lo adequadamente, ela “não lidou com a peça com seus cuidados habituais. Depois de montar o produto, ela o testou e não passou na inspeção. Ela se virou para o novo engenheiro e, com ar triunfante, disse: 'Não funciona.' ”

Quando o engenheiro sugeriu que ela testasse mais peças, ela o fez - novamente, sem muita convicção - instalando-as no que os pesquisadores chamaram de "uma maneira incomumente rústica". E, novamente, eles não funcionaram.

Aparentemente propositalmente, ela sabotou o novo design.

Quando o novo engenheiro saiu, a operadora voltou-se para o engenheiro com quem trabalhava rotineiramente e disse-lhe que as ideias do novo engenheiro simplesmente "não eram boas".

Foi quando os pesquisadores perceberam que há um aspecto técnico e social a mudar. Nesse caso, a mudança técnica foi a adequação ao projeto de trabalho do operador. A mudança social foi o engenheiro desconhecido implementando essa mudança.

No seu caso, a mudança técnica é a implementação da nova ferramenta de colaboração. Mas que ramificações sociais essa mudança terá? Tipo, como a ferramenta mudará a maneira como sua equipe opera?

Quem implementará a mudança? Ele vai reestruturar a cadeia de comando? Isso mudará as funções da equipe? Isso colocará membros desconhecidos da equipe em contato uns com os outros?

Lisa Quast, treinadora de carreira e ex-executiva da Fortune 500, adiciona para experiências com palavras de sua própria experiência:

“Se os indivíduos em um departamento respeitam muito seu gerente porque o gerente construiu confiança durante um período de tempo, a equipe aceitará mais quaisquer mudanças. Se o gerente é novo e ainda não conquistou a confiança de seus funcionários, a desconfiança pode se manifestar em resistência à mudança ”.

“Novo” não significa necessariamente “novo para a empresa”. No exemplo do operador / engenheiro, “novo” significava simplesmente alguém com quem o operador não estava acostumado a trabalhar. Essa confiança e familiaridade com o implementador da mudança é crucial, assim como outras implicações sociais da mudança.

Se possível, peça a um membro sênior de sua empresa para iniciar a adoção de seu novo software de colaboração. E antes de fazer isso, certifique-se de prever o impacto dessa mudança.

Faça o seu melhor para minimizar a resistência, mantendo as equipes intactas e as funções iguais. Do contrário, você pode acabar com todo um departamento de operadores teimosos e auto-sabotadores.

Expresse claramente o motivo da mudança

“Se a equipe não entende a necessidade de mudança, você pode esperar resistência”, diz o especialista em gerenciamento de mudanças Tobin Rick. “Especialmente daqueles que acreditam fortemente que a maneira atual de fazer as coisas funciona bem ... e tem feito isso por vinte anos!”

Em um estudo conjunto realizado pelo MIT Sloan Management Review e Capgemini Consulting, 63% dos gerentes relataram que a mudança tecnológica demorou muito para ser implementada em seus negócios e um dos maiores motivos foi a comunicação pouco clara sobre os benefícios da nova ferramenta.

Lembre-se de uma das chaves para o sucesso na fábrica de eletricidade. O engenheiro familiar explicou por que a mudança deveria ser feita antes de pedir ao seu operador para fazê-la.

O engenheiro desconhecido simplesmente “gesticulou”, sem explicação, que queria que o operador testasse uma nova peça. E ela resistiu. O mesmo acontecerá com sua equipe, se você não tiver uma explicação para eles.

Porque agora? Qual é o seu motivo para adotar essa nova ferramenta de colaboração empresarial? O que há de errado com o método antigo?

Certifique-se de ter as respostas preparadas, porque eles, sem dúvida, perguntarão "por quê?"

Aguarde o momento certo para apresentar o novo software de colaboração

A mudança não é fácil - e isso é especialmente verdadeiro quando ocorre de uma só vez.

Se sua organização passou por algumas mudanças importantes em um curto período de tempo, considere esperar antes de implementar a adoção de sua nova ferramenta. Não fazer isso, de acordo com Quast, também pode atrair oposição:

“Como diz o velho ditado, 'O tempo é tudo.' Empilhar muitas mudanças nos funcionários em um curto período de tempo pode causar resistência. ”

Se você contratou ou demitiu alguém recentemente, ou reestruturou funções ou processos em sua organização, dê a seus funcionários algum tempo para se ajustarem antes de causar outra mudança neles.

Aprenda os meandros da nova ferramenta de colaboração antes de sua equipe

Depois de decidir (com a ajuda de sua equipe, espero) qual software de colaboração usará, conheça os recursos mais valiosos para sua equipe. Você deseja estar pronto para quaisquer perguntas que eles possam ter no futuro.

Antes de começar a treiná-los em cada recurso, pergunte como eles gostariam de aprender a nova ferramenta. Os membros de sua equipe com experiência em tecnologia provavelmente acharão um curso intensivo uma perda de tempo, enquanto outros podem precisar de suporte adicional.

Avalie o nível de compreensão de sua equipe antes de começar a treiná-los para personalizar o processo de aprendizagem especificamente para cada membro.

Adote sua nova ferramenta de colaboração com sucesso

Antes de implementar qualquer mudança em sua organização, certifique-se de ter considerado as implicações, tanto técnicas quanto sociais, sobre seus funcionários e suas funções. Isso é verdadeiro se você estiver avaliando as ferramentas da página de destino hoje. lá fora no mercado também.

Para que sua equipe trabalhe de forma mais rápida e fácil nas mesmas páginas de destino pós-clique, inscreva-se hoje para uma demonstração do Instapage Enterprise.