Cómo presentar de forma inteligente un nuevo software de colaboración a su equipo

Lograr que su equipo adopte esa nueva herramienta no es tan fácil como cree. De hecho, obligarlos a hacerlo tiene el potencial de hacer que todo su negocio se convierta en un caos.

Los estudios muestran que la apatía de los empleados, los casos de abandono y la hostilidad hacia los gerentes pueden aumentar cuando implementa el cambio de manera incorrecta.

Los sistemas de colaboración empresarial son importantes para un flujo de trabajo más cohesivo, por lo que debe saber cómo presentar nuevo software a su equipo. He aquí cómo hacerlo bien.

Invítelos a evaluar el software de colaboración

Hace unos 65 años, los investigadores Lester Coch y John French Jr. hicieron un descubrimiento sorprendente en una fábrica de ropa.

En un estudio que tenía como objetivo medir el impacto del cambio organizacional en los empleados, separaron a los trabajadores en cuatro grupos con niveles similares de cohesión y eficiencia operativa. En tres de esos cuatro grupos, encontraron algunas diferencias importantes en el comportamiento:

(El grupo 2 no se incluyó porque no tuvo ningún impacto en los resultados de la prueba)

• Grupo 1:

Este grupo fue etiquetado por los investigadores como el grupo de "no participación". Los altos mandos llamaron a los miembros del grupo uno a una sala de reuniones y les dijeron que era necesario mejorar su proceso de montaje.

Luego, los gerentes les dieron un método específico con el que realizar mejoras en su velocidad de ensamblaje. No tenían voz en lo que implicaba ese proceso. Se les indicó que regresaran a sus puestos y lo siguieran.

• Grupos 3 y 4:

Estos dos grupos se denominaron grupos de “participación total”. La gerencia les dijo que era necesario mejorar el flujo de trabajo y les pidió que hicieran una lluvia de ideas sobre cómo solucionarlo.

Cuando los operadores acordaron los pasos que podrían eliminarse y los procesos que podrían simplificarse, ambos grupos recibieron capacitación completa en el nuevo método. A diferencia del grupo 1, estos trabajadores tenían voz y voto en lo que implicaba el nuevo método.

Lo que sucedió a continuación sorprendió a los experimentadores. Esto es lo que escribieron sobre el grupo uno:

“La resistencia se desarrolló casi inmediatamente después de que ocurrió el cambio. Ocurrieron manifestaciones marcadas de agresión contra la gerencia, como conflicto con el ingeniero de métodos, ... hostilidad hacia el supervisor, restricción deliberada de la producción y falta de cooperación con el supervisor. Hubo un 17% de abandonos en los primeros 40 días. Se presentaron quejas sobre tarifas a destajo; pero cuando se verificó la tasa, se encontró que estaba un poco 'floja' ".

En comparación con antes de que se implementara el nuevo proceso, estos trabajadores operaban con una eficiencia de alrededor del 65%. Y permanecieron en ese nivel durante 30 días después de que se realizó el cambio.

Los grupos 3 y 4 también vieron una caída en la eficiencia inicialmente, aunque fue mucho menos drástica que la observada en el grupo 1. Tampoco duró mucho.

Una vez que se acostumbraron al nuevo proceso, los trabajadores de los grupos de “participación total” no solo regresaron al nivel anterior de eficiencia de producción, sino que lo superaron. Y lo hicieron sin ninguna hostilidad o agresión hacia la dirección.

¿La lección aquí? Involucre a su equipo en el proceso de adopción de la nueva herramienta. Por ejemplo, si está interesado en usar Instapage, permita que todo su equipo lo pruebe. Asegúrese de que puedan usar la plataforma para crear páginas fácilmente juntos con nuestra nueva solución de colaboración:

Invite a sus comentarios y téngalos en cuenta. Si van a usarlo, todas las funciones del software deben funcionar para ellos y para usted.

Minimizar el cambio social involucrado en la adopción del nuevo software empresarial.

Cuatro años después de que Coch y French pusieran un pie en esa fábrica de ropa, Paul Lawrence y Harriet Ronken tuvieron la oportunidad de observar una interacción reveladora en una fábrica eléctrica.

En este entorno particular, los equipos de ingenieros / operadores permanecieron en contacto constante entre sí todos los días. No era raro que un ingeniero sugiriera una mejora de procedimiento a su operador, o viceversa. Cuando una parte o un proceso se consideraba ineficaz, el equipo intentaba arreglarlo en conjunto.

El sistema funcionó en la mayoría de los casos, pero hubo uno en el que no funcionó. Cuando un ingeniero se acercó a un operador en particular con el que no trabajaba regularmente y le sugirió que probara una pieza nueva, las cosas fueron un poco diferentes de lo habitual.

En lugar de probarlo adecuadamente, “no manejó la pieza con su cuidado habitual. Después de haber ensamblado el producto, lo probó y no pasó la inspección. Se volvió hacia el nuevo ingeniero y, con aire triunfante, dijo: 'No funciona' ”.

Cuando el ingeniero le sugirió que probara más piezas, lo hizo, de nuevo, sin entusiasmo, instalándolas en lo que los investigadores llamaron "una manera inusualmente tosca". Y de nuevo, no funcionaron.

Aparentemente a propósito, ella saboteó el nuevo diseño.

Cuando ese nuevo ingeniero se fue, el operador se dirigió al ingeniero con el que trabajaba habitualmente y le dijo que las ideas del nuevo ingeniero simplemente "no eran buenas".

Fue entonces cuando los investigadores se dieron cuenta de que había que cambiar tanto un aspecto técnico como social . En este caso, el cambio técnico fue el ajuste al diseño de trabajo del operador. El cambio social fue el ingeniero desconocido que implementó ese cambio.

En su caso, el cambio técnico es la implementación de la nueva herramienta de colaboración. Pero, ¿qué ramificaciones sociales tendrá ese cambio? Como en, ¿cómo cambiará la herramienta la forma en que opera su equipo?

¿Quién implementará el cambio? ¿Reestructurará la cadena de mando? ¿Cambiará las funciones del personal? ¿Pondrá en contacto a miembros desconocidos del equipo?

Lisa Quast, entrenadora profesional y ex ejecutiva de Fortune 500, se suma a las conclusiones del experimento con palabras de su propia experiencia:

“Si las personas de un departamento respetan mucho a su gerente porque el gerente ha acumulado confianza durante un período de tiempo, el equipo aceptará mejor cualquier cambio. Si el gerente es nuevo y aún no se ha ganado la confianza de sus empleados, entonces la desconfianza puede manifestarse en resistencia al cambio ".

"Nuevo" no significa necesariamente "nuevo en la empresa". En el ejemplo del operador / ingeniero, "nuevo" simplemente significaba alguien con quien el operador no estaba acostumbrado a trabajar. Esta confianza y familiaridad con el implementador del cambio es crucial, al igual que otras implicaciones sociales del cambio.

Si es posible, haga que un miembro senior de su empresa inicie la adopción de su nuevo software de colaboración. Y antes de hacerlo, asegúrese de haber pronosticado el impacto de ese cambio.

Haga todo lo posible para minimizar la resistencia manteniendo los equipos intactos y los roles iguales. De lo contrario, podría terminar con todo un departamento de operadores obstinados y autosaboteadores.

Expresar claramente el motivo del cambio.

“Si el personal no comprende la necesidad del cambio, puede esperar resistencia”, dice el experto en gestión del cambio Tobin Rick. "Especialmente de aquellos que creen firmemente que la forma actual de hacer las cosas funciona bien ... ¡y lo ha hecho durante veinte años!"

En un estudio conjunto realizado por MIT Sloan Management Review y Capgemini Consulting, el 63% de los gerentes informaron que el cambio tecnológico tardó demasiado en implementarse en su negocio, y una de las principales razones fue la comunicación poco clara sobre los beneficios de la nueva herramienta.

Recuerde volver a una de las claves del éxito en la fábrica eléctrica. El ingeniero familiar explicó por qué se debería hacer el cambio antes de pedirle a su operador que lo hiciera.

El ingeniero desconocido simplemente "hizo un gesto", sin explicación, que quería que el operador probara una nueva pieza. Y ella resistió. También lo hará su personal si no tiene una explicación para ellos.

¿Porqué ahora? ¿Cuál es su motivo para adoptar esta nueva herramienta de colaboración empresarial? ¿Qué pasa con el método antiguo?

Asegúrese de tener las respuestas preparadas porque indudablemente van a preguntar "¿por qué?"

Espere el momento adecuado para presentar el nuevo software de colaboración

El cambio no es fácil, y eso es especialmente cierto cuando se produce de una vez.

Si su organización ha experimentado algunos cambios importantes en un corto período de tiempo, considere esperar antes de implementar la adopción de su nueva herramienta. No hacerlo, según Quast, también puede generar oposición:

“Como dice el viejo refrán, 'El tiempo lo es todo'. Dar demasiados cambios a los empleados durante un período corto de tiempo puede generar resistencia ".

Si ha contratado o despedido a alguien recientemente, o ha reestructurado roles o procesos en su organización, dé a sus empleados algo de tiempo para adaptarse antes de que les dé otro cambio.

Conozca los entresijos de la nueva herramienta de colaboración antes que su equipo

Una vez que haya decidido (con la ayuda de su equipo, con suerte) qué software de colaboración va a utilizar, aprenda las funciones más valiosas para su equipo. Desea estar preparado para cualquier pregunta que puedan tener en el futuro.

Antes de comenzar a capacitarlos en cada función, pregúnteles cómo les gustaría aprender la nueva herramienta. Los miembros de su personal conocedores de la tecnología probablemente encontrarán que un curso intensivo es una pérdida de tiempo, mientras que otros pueden necesitar el apoyo adicional.

Mida el nivel de comprensión de su equipo antes de comenzar a capacitarlos para personalizar el proceso de aprendizaje específicamente para cada miembro.

Adopte su nueva herramienta de colaboración con éxito

Antes de implementar cualquier cambio en su organización, asegúrese de haber considerado las implicaciones, tanto técnicas como sociales, sobre sus empleados y sus roles. Esto es cierto si está evaluando las herramientas de la página de destino hoy. también en el mercado.

Para que su equipo trabaje más rápido y más fácilmente en las mismas páginas de destino posteriores al clic, regístrese hoy para una demostración de Instapage Enterprise.