チームに新しいコラボレーションソフトウェアをインテリジェントに導入する方法

チームにその新しいツールを採用させることは、思ったほど簡単ではありません。 実際、彼らに強制することはあなたのビジネス全体を混乱に陥れる可能性があります。

調査によると、変更を間違った方法で実装すると、従業員の無関心、辞職の事例、マネージャーに対する敵意がすべて高まる可能性があります。

エンタープライズコラボレーションシステムは、よりまとまりのあるワークフローにとって重要であるため、チームに新しいソフトウェアを導入する方法を知っておく必要があります。 これを正しく行う方法は次のとおりです。

コラボレーションソフトウェアを評価するように招待します

約65年前、研究者のレスターコッホとジョンフレンチジュニアは、衣料品工場で驚くべき発見をしました。

組織変更が従業員に与える影響を測定することを目的とした調査では、従業員を4つのグループに分け、同様のレベルの凝集性と運用効率を実現しました。 これら4つのグループのうち3つで、彼らは行動にいくつかの大きな違いを見つけました。

（グループ2は、テスト結果に影響を与えなかったため、含まれていませんでした）

• グループ1：

このグループは、研究者によって「参加なし」グループとしてラベル付けされました。 グループ1のメンバーは、上層部から会議室に呼ばれ、組み立てプロセスを改善する必要があると言われました。

次に、マネージャーは、組み立て速度を改善するための特定の方法を提供しました。 彼らは、そのプロセスが何を伴うのかについては何も言いませんでした。 彼らは自分たちの駅に戻ってそれに従うように指示されました。

• グループ3＆4：

これら2つのグループは「総参加」グループと呼ばれていました。 彼らは経営陣からワークフローを改善する必要があると言われ、それを修正する方法についてアイデアをブレインストーミングするように求められました。

オペレーターが排除できるステップと合理化できるプロセスについて合意したとき、両方のグループは新しい方法で完全に訓練されました。 グループ1とは異なり、これらの労働者は新しい方法が何を伴うかについて完全に発言していました。

次に何が起こったのか、実験者は唖然としました。 グループ1について彼らが書いたものは次のとおりです。

「変化が起こった直後に抵抗が生じました。 作業技術者との対立、…監督者に対する敵意、生産の意図的な制限、監督者との協力の欠如など、管理に対する攻撃性の顕著な表現が発生しました。 最初の40日間で17％が辞めました。 出来高給についての苦情が提出された。 しかし、レートをチェックしたところ、少し「緩い」ことがわかりました。」

新しいプロセスが実装される前と比較して、これらの労働者は約65％の効率で稼働していました。 そして、彼らは変更が行われた後30日間そのレベルにとどまりました。

グループ3と4でも、最初は効率が低下しましたが、グループ1で見られたものよりも大幅ではありませんでしたが、それほど長くは続きませんでした。

新しいプロセスに慣れると、「総参加」グループの労働者は、以前のレベルの生産効率に戻るだけでなく、それを上回りました。 そして、彼らは経営陣に対する敵意や攻撃性なしにそうしました。

ここでのレッスンは？ 新しいツールを採用するプロセスにチームを参加させます。 たとえば、Instapageの使用に興味がある場合は、チーム全体で試用できるようにします。 新しいコラボレーションソリューションを使用して、プラットフォームを使用してページを簡単に一緒に作成できることを確認します。

彼らのフィードバックを招待し、それを考慮に入れてください。 彼らがそれを使用するつもりなら、ソフトウェアのすべての機能があなたと同様に彼らのために働く必要があります。

新しいエンタープライズソフトウェアの採用に伴う社会の変化を最小限に抑える

コッホとフランス人がその衣料品工場に足を踏み入れてから4年後、ポール・ローレンスとハリエット・ロンケンは電気工場で目を見張るような相互作用を観察する機会がありました。

この特定の設定では、エンジニア/オペレーターチームは毎日常に連絡を取り合っていました。 エンジニアがオペレーターに手順の改善を提案すること、またはその逆を行うことは珍しくありませんでした。 パーツまたはプロセスが効果がないと見なされた場合、チームはそれを一緒に修正しようとします。

ほとんどの場合、システムは機能しましたが、機能しなかったものもありました。 エンジニアが定期的に仕事をしていない特定のオペレーターに新しい部品を試すように提案したとき、状況は通常とは少し異なっていました。

適切にテストする代わりに、彼女は「通常の注意を払って部品を処理しませんでした。 製品を組み立てた後、彼女はそれをテストしました、そしてそれは検査に合格しませんでした。 彼女は新しいエンジニアの方を向いて、勝ち誇った空気で、「それはうまくいきません」と言いました。

エンジニアがさらに部品をテストすることを提案したとき、彼女は再び、中途半端に、研究者が「異常に大まかな方法​​」と呼んだ方法で部品を取り付けました。 そして再び、彼らは機能しませんでした。

一見意図的に、彼女は新しいデザインを妨害しました。

その新しいエンジニアが去ったとき、オペレーターは彼女が日常的に一緒に働いているエンジニアの方を向いて、新しいエンジニアの考えはただ「良くない」と彼に言いました。

そのとき、研究者たちは、技術的側面と社会的側面の両方を変える必要があることに気づきました。 この場合、技術的な変更は、オペレーターの作業設計の調整でした。 社会の変化は、その変化を実行する見知らぬエンジニアでした。

あなたの場合、技術的な変更は新しいコラボレーションツールの実装です。 しかし、その変化はどのような社会的影響をもたらすでしょうか？ のように、ツールはチームの運営方法をどのように変えますか？

誰が変更を実装しますか？ コマンドのチェーンを再構築しますか？ スタッフの役割は変わりますか？ なじみのないチームメンバー同士が接触することはありますか？

キャリアコーチで元フォーチュン500の幹部であるリサ・クワストは、彼女自身の経験からの言葉で実験の持ち帰りを追加します。

「マネージャーが一定期間にわたって信頼を築いてきたために、部門内の個人がマネージャーを高く評価している場合、チームは変更をより受け入れるようになります。 マネージャーが新しく、従業員の信頼をまだ獲得していない場合、不信感は変化への抵抗として現れる可能性があります。」

「新しい」とは、必ずしも「会社にとって新しい」という意味ではありません。 オペレーター/エンジニアの例では、「新規」とは、オペレーターが作業に慣れていない人を意味します。 変更のその他の社会的影響と同様に、変更の実装者に対するこの信頼と知識は非常に重要です。

可能であれば、ビジネスのシニアメンバーに新しいコラボレーションソフトウェアの採用を開始してもらいます。 その前に、その変更の影響を予測していることを確認してください。

チームを無傷に保ち、役割を同じに保つことによって、抵抗を最小限に抑えるために最善を尽くします。 そうしないと、頑固で自己破壊的なオペレーターの部門全体になってしまう可能性があります。

変更の理由を明確に表現する

「スタッフが変更の必要性を理解していない場合、抵抗が予想されます」と変更管理の専門家であるTobinRick氏は言います。 「特に、現在のやり方がうまく機能していると強く信じている人たちから…そして20年間やってきた！」

MIT Sloan ManagementReviewとCapgeminiConsultingが実施した共同調査では、マネージャーの63％が、テクノロジーの変更をビジネスに実装するには時間がかかりすぎると報告しました。最大の理由の1つは、新しいツールの利点についてのコミュニケーションが不明確だったことです。

電気工場で成功するための鍵の1つに戻ることを忘れないでください。 おなじみのエンジニアは、オペレーターに変更を依頼する前に、変更を行う必要がある理由を説明しました。

なじみのないエンジニアは、説明なしに、オペレーターに新しい部品をテストしてほしいと単に「身振りで示した」。 そして彼女は抵抗した。 説明がない場合は、スタッフもそうします。

なぜ今なのか？ この新しいエンタープライズコラボレーションツールを採用する理由は何ですか？ 古い方法の何が問題になっていますか？

彼らは間違いなく「なぜ？」と尋ねるでしょうから、あなたが答えを準備していることを確認してください。

新しいコラボレーションソフトウェアを導入する適切な時期を待つ

変更は簡単ではありません—そしてそれが一度に行われる場合は特にそうです。

組織が短期間で大きな変更を行った場合は、新しいツールの採用を実装する前に待つことを検討してください。 Quastによれば、そうしないと反対を招く可能性もあります。

「古いことわざにあるように、「タイミングがすべてです」。 短期間に従業員にあまりにも多くの変化を積み上げると、抵抗を引き起こす可能性があります。」

最近誰かを雇ったり解雇したり、組織内の役割やプロセスを再構築したりした場合は、従業員にさらに別の変更を加える前に、調整する時間を与えてください。

チームの前に、新しいコラボレーションツールの詳細を学びましょう

使用するコラボレーションソフトウェアを（できればチームの助けを借りて）決定したら、チームにとって最も価値のある機能を学びます。 あなたは彼らが今後持っているかもしれないどんな質問にも備えたいです。

各機能のトレーニングを開始する前に、新しいツールをどのように学びたいかを尋ねてください。 技術に精通したスタッフは、集中コースを時間の無駄に感じる可能性がありますが、他のメンバーは追加のサポートが必要になる場合があります。

チームのトレーニングを開始する前に、チームの理解度を測定して、各メンバーに合わせて学習プロセスをカスタマイズします。

新しいコラボレーションツールをうまく採用する

組織に変更を実装する前に、従業員とその役割に対する技術的および社会的影響の両方を考慮したことを確認してください。 これは、今日ランディングページツールを評価している場合にも当てはまります。 市場にも出回っています。

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