So führen Sie Ihrem Team auf intelligente Weise neue Collaboration-Software ein

Ihr Team dazu zu bringen, dieses neue Tool einzuführen, ist nicht so einfach, wie Sie denken. Sie dazu zu zwingen, hat das Potenzial, Ihr gesamtes Unternehmen ins Chaos zu stürzen.

Studien zeigen, dass Apathie der Mitarbeiter, Kündigungen und Feindseligkeit gegenüber Managern zunehmen können, wenn Sie Veränderungen falsch umsetzen.

Enterprise-Collaboration-Systeme sind für einen kohärenteren Workflow wichtig, daher sollten Sie wissen, wie Sie Ihrem Team neue Software einführen. So machen Sie es richtig.

Laden Sie sie ein, die Collaboration-Software zu evaluieren

Vor rund 65 Jahren machten die Forscher Lester Coch und John French Jr. in einer Kleiderfabrik eine überraschende Entdeckung.

In einer Studie, die darauf abzielte, die Auswirkungen organisatorischer Veränderungen auf die Mitarbeiter zu messen, teilten sie die Mitarbeiter in vier Gruppen mit ähnlichem Zusammenhalt und betrieblicher Effizienz ein. In drei dieser vier Gruppen fanden sie einige wesentliche Verhaltensunterschiede:

(Gruppe 2 wurde nicht aufgenommen, da sie keinen Einfluss auf die Testergebnisse hatte)

• Gruppe 1:

Diese Gruppe wurde von den Forschern als „keine Teilnahme“-Gruppe bezeichnet. Mitglieder der ersten Gruppe wurden von Vorgesetzten in einen Besprechungsraum gerufen und ihnen mitgeteilt, dass ihr Montageprozess verbessert werden müsse.

Die Manager gaben ihnen dann eine spezifische Methode, um ihre Montagegeschwindigkeit zu verbessern. Sie hatten keinen Einfluss darauf, was dieser Prozess mit sich brachte. Sie wurden angewiesen, zu ihren Stationen zurückzukehren und ihr zu folgen.

• Gruppen 3 & 4:

Diese beiden Gruppen wurden als Gruppen mit „totaler Beteiligung“ bezeichnet. Das Management teilte ihnen mit, dass die Arbeitsabläufe verbessert werden müssten, und baten sie, Ideen zur Behebung des Problems zu sammeln.

Als sich die Bediener auf vermeidbare Schritte und rationalisierte Prozesse einigten, wurden beide Gruppen umfassend in die neue Methode eingewiesen. Anders als in Gruppe 1 hatten diese Arbeiter das volle Mitspracherecht bei der neuen Methode.

Was als nächstes geschah, verblüffte die Experimentatoren. Folgendes haben sie über Gruppe eins geschrieben:

„Der Widerstand entwickelte sich fast unmittelbar nach der Veränderung. Es kam zu deutlichen Aggressionen gegenüber dem Management, wie Konflikte mit dem Methodeningenieur,… Feindseligkeit gegenüber dem Vorgesetzten, bewusste Einschränkung der Produktion und mangelnde Kooperation mit dem Vorgesetzten. In den ersten 40 Tagen gab es 17 % Abbrüche. Beschwerden über Stückpreise wurden eingereicht; Aber als der Kurs überprüft wurde, stellte sich heraus, dass er etwas "locker" war.“

Verglichen mit der Zeit vor der Einführung des neuen Prozesses arbeiteten diese Arbeiter mit einer Effizienz von etwa 65 %. Und sie blieben 30 Tage lang auf diesem Niveau, nachdem die Änderung vorgenommen wurde.

In den Gruppen 3 und 4 war anfangs ebenfalls ein Effizienzverlust zu verzeichnen, der jedoch viel weniger drastisch war als in Gruppe 1. Er hielt auch nicht sehr lange an.

Nachdem sie sich an den neuen Prozess gewöhnt hatten, kehrten die Arbeiter in den Gruppen der „totalen Teilhabe“ nicht nur auf das vorherige Niveau der Produktionseffizienz zurück, sondern übertrafen es. Und das ohne jegliche Feindseligkeit oder Aggression gegenüber dem Management.

Die Lektion hier? Beziehen Sie Ihr Team in den Prozess der Einführung des neuen Tools ein. Wenn Sie beispielsweise daran interessiert sind, Instapage zu verwenden, erlauben Sie Ihrem gesamten Team, es zu testen. Stellen Sie sicher, dass sie die Plattform verwenden können, um mithilfe unserer neuen Collaboration-Lösung einfach gemeinsam Seiten zu erstellen:

Lade ihr Feedback ein und berücksichtige es. Wenn sie es verwenden möchten, müssen alle Funktionen der Software für sie und für Sie funktionieren.

Minimieren Sie den sozialen Wandel, der mit der Einführung der neuen Unternehmenssoftware verbunden ist

Vier Jahre nachdem Coch und French einen Fuß in diese Kleiderfabrik gesetzt hatten, hatten Paul Lawrence und Harriet Ronken die Gelegenheit, eine augenöffnende Interaktion in einer Elektrofabrik zu beobachten.

In diesem speziellen Umfeld blieben die Ingenieur-/Bedienerteams täglich in ständigem Kontakt miteinander. Es war nicht ungewöhnlich, dass ein Ingenieur seinem Bediener eine Verfahrensverbesserung vorschlug oder umgekehrt. Wenn ein Teil oder Prozess als ineffektiv erachtet wurde, versuchte das Team, ihn gemeinsam zu beheben.

Das System funktionierte in den meisten Fällen, aber in einem Fall funktionierte es nicht. Als ein Ingenieur einen bestimmten Bediener ansprach, mit dem er nicht regelmäßig arbeitete, und ihr vorschlug, ein neues Teil auszuprobieren, liefen die Dinge etwas anders als gewöhnlich.

Anstatt es richtig zu testen, hat sie das Teil „nicht mit ihrer üblichen Sorgfalt behandelt. Nachdem sie das Produkt zusammengebaut hatte, testete sie es, und es bestand die Prüfung nicht. Sie wandte sich an den neuen Ingenieur und sagte triumphierend: ,Das geht nicht.'“

Als der Ingenieur vorschlug, weitere Teile zu testen, baute sie sie – wiederum halbherzig – auf eine, wie Forscher es nannten, „ungewöhnlich grobe Weise“ ein. Und wieder funktionierten sie nicht.

Scheinbar absichtlich sabotiert sie das neue Design.

Als dieser neue Ingenieur ging, wandte sich der Bediener an den Ingenieur, mit dem sie regelmäßig zusammenarbeitete, und sagte ihm, dass die Ideen des neuen Ingenieurs einfach „nicht gut“ seien.

Da erkannten die Forscher, dass Veränderungen sowohl einen technischen als auch einen sozialen Aspekt haben. Die technische Änderung war in diesem Fall die Anpassung an das Arbeitsdesign des Bedieners. Der soziale Wandel war der unbekannte Ingenieur, der diesen Wandel durchführte.

Die technische Änderung ist in Ihrem Fall die Implementierung des neuen Kollaborationstools. Aber welche sozialen Auswirkungen wird dieser Wandel haben? Wie wird das Tool die Arbeitsweise Ihres Teams verändern?

Wer wird die Änderung umsetzen? Wird es die Befehlskette neu strukturieren? Wird es die Rolle der Mitarbeiter ändern? Bringt es unbekannte Teammitglieder miteinander in Kontakt?

Lisa Quast, Karrierecoach und ehemalige Fortune-500-Managerin, ergänzt ihre Experimente mit Worten aus ihrer eigenen Erfahrung:

„Wenn die Mitarbeiter einer Abteilung ihren Vorgesetzten sehr respektieren, weil der Vorgesetzte über einen längeren Zeitraum Vertrauen aufgebaut hat, wird das Team Veränderungen eher akzeptieren. Ist die Führungskraft neu und hat sich das Vertrauen ihrer Mitarbeiter noch nicht verdient, kann sich Misstrauen in Widerstand gegen Veränderungen äußern.“

„Neu“ bedeutet nicht unbedingt „neu im Unternehmen“. Im Operator/Ingenieur-Beispiel bedeutete „neu“ einfach jemanden, mit dem der Operator nicht vertraut war. Dieses Vertrauen und die Vertrautheit mit dem Change-Umsetzer sind von entscheidender Bedeutung, ebenso wie andere soziale Auswirkungen des Changes.

Wenn möglich, lassen Sie die Einführung Ihrer neuen Collaboration-Software von einem leitenden Mitarbeiter Ihres Unternehmens einleiten. Stellen Sie zuvor sicher, dass Sie die Auswirkungen dieser Änderung vorhergesehen haben.

Tun Sie Ihr Bestes, um Widerstände zu minimieren, indem Sie die Teams intakt halten und die Rollen gleich halten. Andernfalls könnten Sie mit einer ganzen Abteilung hartnäckiger, selbstsabotierender Operatoren enden.

Den Grund für die Änderung klar formulieren

„Wenn Mitarbeiter die Notwendigkeit von Veränderungen nicht verstehen, ist mit Widerstand zu rechnen“, sagt Change-Management-Experte Tobin Rick. „Besonders von denen, die fest davon überzeugt sind, dass die derzeitige Vorgehensweise gut funktioniert … und das schon seit zwanzig Jahren!“

In einer gemeinsamen Studie von MIT Sloan Management Review und Capgemini Consulting gaben 63 % der Manager an, dass die Implementierung des technologischen Wandels in ihrem Unternehmen zu lange dauerte, und einer der Hauptgründe war die unklare Kommunikation über die Vorteile des neuen Tools.

Erinnern Sie sich an einen der Schlüssel zum Erfolg in der Elektrofabrik. Der bekannte Ingenieur erklärte, warum die Änderung vorgenommen werden sollte, bevor er seinen Operator aufforderte.

Der unbekannte Ingenieur „gestikulierte“ einfach ohne Erklärung, dass er möchte, dass der Bediener ein neues Teil testet. Und sie hat sich gewehrt. Ihre Mitarbeiter werden es auch tun, wenn Sie keine Erklärung dafür haben.

Warum jetzt? Aus welchem ​​Grund haben Sie sich für dieses neue Tool für die Unternehmenszusammenarbeit entschieden? Was ist falsch an der alten Methode?

Stellen Sie sicher, dass Sie Antworten vorbereitet haben, denn sie werden zweifellos fragen "Warum?"

Warten Sie den richtigen Zeitpunkt ab, um die neue Collaboration-Software einzuführen

Veränderungen sind nicht einfach – und das gilt insbesondere dann, wenn sie alle auf einmal kommen.

Wenn in Ihrem Unternehmen in kurzer Zeit einige größere Änderungen vorgenommen wurden, sollten Sie mit der Einführung Ihres neuen Tools warten. Dies nicht zu tun, kann laut Quast auch zum Widerstand führen:

„Wie das alte Sprichwort sagt: ‚Timing ist alles.' Mitarbeiter in kurzer Zeit zu viel zu verändern, kann zu Widerständen führen.“

Wenn Sie kürzlich jemanden eingestellt oder entlassen oder Rollen oder Prozesse in Ihrem Unternehmen umstrukturiert haben, geben Sie Ihren Mitarbeitern etwas Zeit, sich anzupassen, bevor Sie eine weitere Änderung vornehmen.

Informieren Sie sich vor Ihrem Team über das neue Collaboration-Tool

Sobald Sie (hoffentlich mit Hilfe Ihres Teams) entschieden haben, welche Collaboration-Software Sie verwenden werden, lernen Sie die für Ihr Team wertvollsten Funktionen kennen. Sie möchten auf alle zukünftigen Fragen vorbereitet sein.

Bevor Sie mit der Schulung der einzelnen Funktionen beginnen, fragen Sie sie, wie sie das neue Tool erlernen möchten. Ihre technisch versierten Mitarbeiter werden einen Intensivkurs wahrscheinlich als Zeitverschwendung empfinden, während andere möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen.

Messen Sie den Kenntnisstand Ihres Teams, bevor Sie mit dem Training beginnen, um den Lernprozess speziell auf jedes Mitglied abzustimmen.

Nehmen Sie Ihr neues Collaboration-Tool erfolgreich an

Bevor Sie Änderungen in Ihrem Unternehmen vornehmen, stellen Sie sicher, dass Sie die technischen und sozialen Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter und ihre Rollen bedacht haben. Dies gilt, wenn Sie heute Landingpage-Tools evaluieren. auch draußen auf dem Markt.

Damit Ihr Team schneller und einfacher auf denselben Post-Click-Landingpages arbeiten kann, melden Sie sich noch heute für eine Instapage Enterprise-Demo an.