Wskazówki dotyczące prezentacji: wnioski wyciągnięte z prowadzenia ponad 100 prelekcji i seminariów internetowych

W Litmus jesteśmy dumni z tego, że mamy wielu prelegentów po raz pierwszy na naszych konferencjach Litmus Live w Bostonie, San Francisco i Londynie. Aby pomóc tym bardzo utalentowanym — ale często bardzo nerwowym — ekspertom ds. marketingu e-mailowego na odprężenie, robimy wszystko, co w naszej mocy, aby zapewnić im informacje i wskazówki dotyczące prezentacji, których potrzebują, aby ich sesje były udane. Po drodze przedstawiamy sobie mówców, dajemy im mnóstwo okazji do uzyskania informacji zwrotnej od pracowników Litmusa, a nawet prowadzimy rozmowy jeden na jednego, podczas których mówcy mogą wybierać nasze mózgi, rzucać pomysły, a nawet prezentować kompletną próbę ich rozmowy.

Porady, które oferujemy naszym głośnikom Litmus Live, opierają się na zrealizowaniu kilkunastu konferencji Litmus Live, a także na naszych osobistych doświadczeniach. Justine Jordan, Jason Rodriguez i ja przeprowadziliśmy ponad sto prezentacji i webinariów. Po drodze były punkty wysokie i były punkty słabe.

Niedawny osobisty słaby punkt przypomniał mi, że wciąż mam ulepszenia do wprowadzenia, i zachęcił mnie do skontaktowania się z Justine i Jasonem, aby nasza trójka mogła podzielić się kilkoma wskazówkami dotyczącymi prezentacji w oparciu o te wnioski.

Treść prezentacji

Justine Jordan: Wszystkie prezentacje zaczynają się od pomysłu, od tematu. Upewnij się, że Twój temat jest dobrze dopasowany do zamierzonych odbiorców. Organizatorzy wydarzeń mogą w tym pomóc. Na przykład, kiedy w tym roku przyjmowaliśmy zgłoszenia prelegentów na Litmus Live, opublikowaliśmy post na blogu na temat tematów, które chcielibyśmy zobaczyć na Litmus Live 2018. Oto kilka innych rzeczy do rozważenia:

Dobrze poznaj swój temat.

Jason Rodriguez: Ludzie chcą słuchać ekspertów, więc wygłaszając przemówienie, upewnij się, że znasz swój temat od podszewki. Im lepiej znasz swój temat, tym wygodniej będziesz. Ponadto, jeśli coś pójdzie nie tak — na przykład zgubisz notatki lub slajdy przestaną działać itp. — nadal możesz pewnie mówić na swój temat.

Biorąc to pod uwagę, nie bój się wykazać wrażliwości lub prezentować nowsze tematy. Nawet eksperci zawsze się uczą, więc nie ma problemu, jeśli nie wiesz wszystkiego. Czasami najlepszym sposobem na głęboką naukę jest nauczanie, więc nie wahaj się wygłosić przemówienie na temat tego, w czym dopiero zaczynasz się zagłębiać.

Pasjonuj się swoim tematem.

Justine: Nie powinieneś po prostu znać swojego tematu, powinieneś mieć do niego pasję. Wszyscy widzieliśmy prezentacje, w których mówca po prostu nie przejmował się zbytnio tym, o czym mówił, mimo że wydawał się naprawdę kompetentny. Po prostu przechodzili przez ruchy.

Jeśli chcesz energii i uwagi swoich odbiorców, najpierw musisz im ją dać. Jest to prawie niemożliwe, jeśli po prostu nie interesujesz się swoim tematem.

Pozostań wierny sobie.

Justine: Nie forsuj humoru, jeśli nie czujesz się z tym komfortowo. Humor to tylko jeden ze sposobów na nawiązanie kontaktu z publicznością i zapadanie w pamięć. Bycie wnikliwym, pomocnym, bliskim, emocjonalnym — to tylko kilka innych sposobów na wywarcie wpływu na odbiorców.

Projekt prezentacji

Jason: Jeśli chodzi o projektowanie slajdów, napisałem niektóre z moich najcenniejszych wskazówek dotyczących prezentacji na moim osobistym blogu. Jednak obejmuje to tylko niewielką część tego, co składa się na stworzenie udanej prezentacji. Oto kilka wskazówek dotyczących prezentacji:

Zachowaj prostotę.

Jason: Skup się na treści i tym, co mówisz, a nie na samych projektach slajdów. Im prostsze są slajdy, tym bardziej są zrozumiałe. Dodatkowe punkty: minimalistyczny projekt slajdu nie dezaktualizuje się tak szybko, jak slajdy przeprojektowane, dzięki czemu prezentacja jest znacznie bardziej wiecznie zielona.

Chad S. White: Zalecam również unikanie audio, wideo i dem — wszystkiego, co wiąże się z połączeniem z Internetem lub wszystkiego, co powoduje problemy z A/V. Około połowa prezentacji, które kiedykolwiek widziałem, które zawierały te elementy, miała problem podczas prezentacji na żywo.

Prowadź treścią, a nie biografią.

Chad: Tradycyjnie prezentacje rozpoczynają się slajdem tytułowym, a następnie slajdem biograficznym. Jedną ze świetnych wskazówek prezentacyjnych, które otrzymałem z lektury As We Speak autorstwa Petera Meyersa i Shann Nix, jest poprowadzenie prezentacji przez przejście od razu do tematu. Przedstaw swój główny argument. Ustawić scenę. Nawiąż kontakt ze swoimi odbiorcami i zacznij dostarczać jakąś wartość, a następnie porozmawiaj o tym, kim jesteś i dlaczego ludzi powinno to obchodzić.

Robię to w swoich prezentacjach od kilku lat i bardzo mi się to podoba. Teraz wydaje się to bardzo naturalne. Możesz zobaczyć to podejście w naszych przepływach pracy poczty e-mail, które działają (bio na slajdzie 7), taktykach e-mail, których nienawidzą klienci (bio na slajdzie 14) oraz o głównej przyczynie słabej dostarczalności poczty e-mail (bio na slajdzie 12).

Nie umawiaj się na randki ze sobą ani ze swoimi treściami.

Jason: Wrzucenie najgorętszych memów i GIF-ów na slajdy może być kuszące albo zrobienie zabawnego, aktualnego żartu. Ale jeśli spodziewasz się, że w przyszłości ponownie pojawi się prezentacja — lub jeśli opublikujesz slajdy w Internecie — wtedy aktualne treści mogą szybko datować Twoją prezentację i slajdy. Unikaj szybkich, łatwych wygranych dzięki aktualnym treściom i zamiast tego skup się na swoim przekazie. To trudne (użyłem wielu animowanych GIF-ów), ale zazwyczaj warto.

Zachowaj czytelność.

Jason: Zadbaj o duży i kontrastowy tekst slajdu. Jakość projektora na ekranie jest bardzo zróżnicowana, więc im większy tekst, tym lepiej. Większy, pogrubiony tekst pomoże również zachować zwięzłość slajdów. Zbyt duża ilość kopii zmusza publiczność do czytania twoich slajdów zamiast słuchania ciebie. Duży tekst sprawia, że ​​tekst jest krótki i skupia uwagę z powrotem na właściwym miejscu: na mówcy.

Przygotuj strategię udostępniania slajdów po prezentacji.

Czad: Większość prezentacji jest udostępniana później — bezpośrednio z uczestnikami lub przez SlideShare, lub w obu przypadkach — więc potrzebujesz na to strategii. Niektórzy tworzą prezentację na żywo, a następnie oddzielną, rozszerzoną, zoptymalizowaną pod kątem udostępniania online. Niektórzy ludzie obficie korzystają z notatek slajdów. Organizator wydarzenia może mieć tutaj pewne preferencje.

Osobiście lubię tworzyć jeden slidedeck, bez niczego ukrytego w notatkach. To, co widzisz, dostajesz później. Oznacza to, że po drodze jest trochę dodatkowego tekstu narracyjnego, ale pozwala mi się skupić na jednej talii i zapewnia mocniejsze prowadnice, dzięki czemu jest mniej prawdopodobne, że zapomnę o czymś ważnym. Obie te kwestie są dla mnie ważne, ponieważ robię sporo prezentacji — pięć w ciągu pierwszych sześciu miesięcy 2018 roku — i rzadko zdarza mi się wygłaszać prezentację więcej niż raz. Twoje rozważania mogą być inne, ale to mój rachunek.

Przygotowanie prezentacji

Chad: Jeszcze nie skończyłeś, gdy stworzyłeś slajdy. Teraz musisz przedstawić prezentację. To wymaga praktyki.

Zapytaj organizatorów WSZYSTKO.

Jason: Przygotowując się do wystąpienia, nie bój się zadawać organizatorom jakichkolwiek pytań, które przyjdą Ci do głowy. W szczególności zapytaj o szczegóły techniczne swojego wykładu lub webinaru. Rzeczy jak:

• Jakie proporcje powinny mieć slajdy? (standardowy vs. szeroki)
• Jakiego oprogramowania mogę użyć do prezentacji? (Keynote, PowerPoint, Prezentacje Google itp.)
• Czy dźwięk jest obsługiwany? Co powiesz na animacje wideo lub slajdów?
• Czy będę używał Twojej maszyny czy własnej?
• Jakiego mikrofonu będę używał?
• Czy będę mieć kontrolę nad progresją slajdów? (sterowanie z klawiatury lub pilot)
• Jakich czcionek mogę używać?
• Jakiego oprogramowania do webinarów będziemy używać?

Przedstawienie tych szczegółów z przodu zapobiegnie wielu problemom, na które zwykle napotykają początkujący mówcy.

Nie poprzestawaj też na szczegółach technicznych. Organizatorzy wydarzeń są (lub powinni być) po to, aby Twoja przemowa odniosła sukces. Zapytaj ich o strój, demografię odbiorców, rodzaje dostępnych przekąsek lub cholernie o cokolwiek innego. Organizatorzy są źródłem nie tylko dla uczestników, ale także prelegentów.

Upewnij się, że masz dobry czas.

Chad: Ćwicz swoją sesję z włączonym zegarem, aby upewnić się, że wypełniasz swój przedział czasowy, a także nie przekraczasz wyznaczonego czasu. Zakończenie prezentacji 20 minut wcześniej nie robi wielkiego wrażenia. I nie oczekuj, że wypełnisz duże braki pytaniami i odpowiedziami, ponieważ czasami nie ma pytań. Ponieważ to taka dzika karta, nie polecałbym zostawiać więcej niż 10 minut na pytania i odpowiedzi, jeśli organizatorzy wydarzenia w ogóle na to pozwalają.

Usunęliśmy pytania i odpowiedzi na Litmus Live, po części dlatego, że stawianie na scenie z pytaniem, na które nie możesz lub nie chcesz odpowiedzieć, jest ogromnym zniechęceniem, szczególnie dla początkujących mówców. Zamiast tego mamy przedział czasowy Zapytaj eksperta, w którym wszyscy prelegenci i niektórzy zaproszeni eksperci mają dwuosobowe stoły, na których mogą spotkać się z uczestnikami jeden na jednego i odpowiedzieć na wszelkie pytania, jakie mogą mieć.

Osobiście uwielbiam nasze podejście, ponieważ wtedy sesje kończą się mocnymi nutami, a nie nieprzewidywalnością pytań. Ponadto ludzie mogą zadawać znacznie bardziej szczegółowe, szczegółowe pytania w trybie jeden na jednego, więc jest to bardziej korzystne dla uczestników.

Przejrzyj swoje wcześniejsze prezentacje.

Justine: Chcesz być lepszy? Oglądaj filmy z twoich przeszłych rozmów, aby poprawić. Zwróć uwagę na:

• Język ciała, zwłaszcza sposób używania rąk
• Kontakt wzrokowy z publicznością
• Korzystanie ze sceny i mównicy, jeśli taka istnieje
• Tiki werbalne, jak powiedzenie „Umm”

Ponownie obejrzałem prezentację, którą wygłosiłem na WistiaFest i zdałem sobie sprawę, że mam tik werbalny. Ciągle powtarzałem: „Prawda?!” przez całą moją prezentację. Kiedy już wiedziałem, że to robię, pozwoliło mi to naprawić. Oglądanie było bolesne, ale mój styl prezentacji znacznie się poprawił (nie oszukujmy się) zmuszając się do oglądania każdego wideo z prezentacji.

Odpocząć.

Jason: Wreszcie, nie lekceważ tego, jak wyczerpujące może być wygłaszanie prezentacji. Odpocznij dużo w nocy przed przemówieniem, zjedz trochę jedzenia na chwilę przed wyjściem na scenę i bądź nawodniony. Wiele konferencji ma imprezy i otwarte bary. To może być kuszące, aby jeść, pić lub pozostawać zbyt późno, ale bądź świadomy tego, co mówi ci twoje ciało, zanim zaczniesz mówić. Zapraszam do wzięcia udziału w imprezach, po prostu poznaj swoje ograniczenia i nie przesadzaj. Ostatnią rzeczą, jakiej pragniesz, jest być zmęczonym, skacowanym, spragnionym i ospałym na scenie. To też ostatnia rzecz, jakiej chcą uczestnicy.

Planowanie awaryjne prezentacji

Justine: Bądź przygotowany na wszystko, co może się wydarzyć i miej mentalny plan, jak sobie z tym poradzić. Co poszło nie tak? Cóż, miałem…

• Clicker nie działa (co zostało nagrane na wideo, aby przyszłe pokolenia mogły się cieszyć… ehhhhhh)
• Moje slajdy mrugają bez końca z powodu wadliwego projektora
• Moje slajdy nie wyświetlają mojej grafiki
• Zapalenie krtani tak, że mój głos brzmiał jak Kermit the Frog
• Mój przedział czasowy rozszerzył się i skurczył
• Moje audio lub wideo nie działają

Jeśli może się nie udać, w końcu się nie uda. Oto kilka wskazówek dotyczących prezentacji, które pomogą Ci się zabezpieczyć:

Miej pod ręką wiele kopii prezentacji.

Czad: Przygotuj prezentację na dysku USB i wyślij ją z wyprzedzeniem, aby mogli załadować ją na komputer konferencyjny, jeśli jest używany. Zapisanie prezentacji w Dropbox lub OneDrive nie zaszkodzi. Jeśli korzystałeś z Prezentacji Google, wyeksportuj prezentację do PPT i zapisz ją również we wszystkich tych miejscach.

Dowiedz się, jak wydłużyć lub skrócić swoją rozmowę w locie.

Justine: W przypadku, gdy twój przedział czasowy się wydłuży (hej, to się zdarza!) lub zmniejszy się (z powodu innego mówcy, problemów technicznych lub czegoś innego), przygotuj plan, jak odpowiednio dostosować swoją przemowę. Będziesz bohaterem organizatora wydarzenia, jeśli uda ci się przywrócić jego harmonogram. Dowiedz się, gdzie możesz dodać (lub odjąć) szczegóły z historii, podać przykład lub zagłębić się w temat.

Przynieś dodatkowe adaptery, piloty itp.

Chad: Nie licz na to, że organizator imprezy lub miejsce wydarzenia mają cały sprzęt, którego możesz potrzebować. Na przykład przed niedawną konferencją, na której przemawiałem, wysłałem żądanie audio-wideo, wskazując, że chcę uruchomić prezentację na własnym komputerze, i określiłem, że jest to MacBook Pro — jeden z nowych wymyślnych ma tylko porty USB-C [cue złowieszcza muzyka]. Jednak kiedy dotarłem do pokoju, nie mieli odpowiedniego adaptera. Nie pomogło to, że poprzedni mówca skończył pięć minut, co dało mi tylko 5 minut na ustawienie. Znalezienie osoby A/V z hotelu zajęło następnie co najmniej 5 minut, więc zanim otrzymałem pomoc, byłem w czasie prezentacji.

Przywiozłem ze sobą adapter sieciowy USB-C z portem HDMI, ale nie mieli połączenia HDMI dla projektora. Próbowałem uruchomić prezentację przez Google Slides, ale nie wyświetlała się ona poprawnie w najwyraźniej przestarzałej przeglądarce na komputerze organizatora, więc następnie przeszliśmy do wersji PPT mojej prezentacji, którą zapisałem w Dropbox. W końcu to zadziałało… ale spóźniłem się o 10 minut na start, co spowodowało, że pospieszyłem się, aby nadrobić czas.

Przetestuj swoją prezentację na wydarzeniu przed rozpoczęciem sesji.

Chad: Niektórzy organizatorzy konferencji nalegają na to. Jeśli nie, powinieneś nalegać. Gdybym zrobił to podczas wydarzenia, o którym właśnie wspomniałem, powiadomiłoby mnie to o problemach z adapterem. Zaalarmowałoby mnie to również, że projektor zmywał moje slajdy, sprawiając, że niektóre z moich wykresów były prawie niemożliwe do odczytania — problem, który nie został rozwiązany z powodu tego, jak późno już działał.

Ta prezentacja była frustrująca zarówno dla mnie, jak i dla publiczności, co jasno wynikało z opinii uczestników. Niektórzy widzieli, że staram się jak najlepiej wykorzystać złą sytuację. Inni czuli się mniej więcej jak osoba, która powiedziała: „Prezentacja nie była kontrolowana i wiele z niej nie było widocznych dla publiczności. Mówca był defensywny i odrzucił odpowiedzialność, co było zniechęcające”. Auć! I to było tym bardziej bolesne, że to prawda. Nie wziąłem dostatecznej odpowiedzialności za sytuację, w której się znalazłem i żałuję tego. Następnym razem na pewno będę lepiej przygotowany.

Nie przepraszaj.

Justine: Kiedy coś idzie nie tak lub czujesz, że popełniłeś błąd, kuszące jest przeproszenie lub szukanie wymówek. Nie przepraszaj za zdenerwowanie, problemy techniczne lub wadliwy pilot. Pamiętaj, że „przedstawienie musi trwać”, a ty jesteś gwiazdą, więc wykorzystaj sytuację.

W prawie wszystkich przypadkach jesteś znacznie bardziej świadomy problemu niż publiczność, a przeprosiny posłużą jedynie do odwrócenia ich uwagi od treści i do tego, za co przepraszasz. Skoncentruj publiczność na swoich treściach.

Kiedy moje slajdy migały stale podczas mojej 45-minutowej rozmowy, zażartowałem na temat testowania renderowania slajdów (ukłon w stronę mojego tematu, renderowanie wiadomości e-mail) i ruszyłem dalej, ignorując miganie. Kiedy moja grafika całkowicie zniknęła, namalowałem słowny obrazek, mówiąc: „Wyobraź sobie, że to zdjęcie twojego e-maila na iPhonie…”. Gdy dźwięk lub wideo nie działa, wyjaśnij, co powinno być odtwarzane, lub całkowicie je pomiń. Weź głęboki oddech i ruszaj dalej – wkrótce się skończy!

Chad: Uff. To było oczyszczające. Mamy nadzieję, że nasze trudne lekcje pomogą Ci w prowadzeniu bardziej udanych prezentacji, niezależnie od tego, czy występujesz na Litmus Live, czy na innym wydarzeniu.

Dołącz do nas na Litmus Live Dołącz do błyskotliwych umysłów, które mierzą się z największymi wyzwaniami w branży i uzyskaj spostrzeżenia, przykłady z życia wzięte i praktyczne wskazówki, których potrzebujesz, aby podnieść poziom swojego e-mail marketingu. Kup bilety →