5 pianificatori di riunioni che semplificano la prenotazione degli appuntamenti

Pubblicato: 2022-07-28

Le riunioni ottengono una cattiva reputazione per impedire ai dipendenti di lavorare e finire le attività. Per il contesto, il 92% dei dipendenti ritiene che le riunioni siano costose e improduttive.

Tuttavia, non tutte le riunioni sono una perdita di tempo. Potresti voler concedere del tempo per uno di questi importanti appuntamenti:

Un primo incontro con un caldo vantaggio
Una telefonata veloce con un prospect che vuole qualche chiarimento sulla tua proposta
Un incontro di team interfunzionale per il lancio di un prodotto
Una sessione di brainstorming con la tua agenzia creativa

Questi sono esempi di incontri importanti che meritano un posto nel tuo calendario. Grazie a una manciata di strumenti di pianificazione delle riunioni, è più facile trovare un orario comune che funzioni per tutti i partecipanti alla riunione.

Questo post del blog ti aiuterà a scegliere il miglior pianificatore di riunioni per te e la tua azienda esaminando questi argomenti:

Che cos'è un pianificatore di riunioni?
I vantaggi dell'utilizzo di un pianificatore di riunioni
5 pianificatori di riunioni utili per le piccole e medie imprese (PMI)

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Che cos'è un pianificatore di riunioni?

Un pianificatore di riunioni è un'app o un software che ti assiste nell'impostazione dell'ora e del luogo di una riunione o di un appuntamento.

Puoi collegare il tuo calendario a uno strumento di pianificazione delle riunioni, consentendogli di trovare automaticamente le ore libere. Puoi anche personalizzare ulteriormente gli orari in cui desideri pianificare le tue riunioni.

Gli scheduler delle riunioni hanno metodi diversi per programmare gli appuntamenti, a seconda del numero di partecipanti e della natura della riunione:

Per l'uno contro uno, puoi creare fasce orarie tra le quali l'altra parte può scegliere
Per più partecipanti, puoi condurre un sondaggio e consentire ai partecipanti di votare in una fascia oraria

Oltre a pianificare senza problemi le riunioni, questi strumenti possono anche svolgere altre attività come:

Sincronizzazione dei calendari
Invio automatico di promemoria delle riunioni tramite e-mail
Seguire automaticamente i partecipanti dopo la riunione
Collegamento ad altri strumenti aziendali come software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o software di vendita

Questo esempio mostra un partecipante alla riunione che fa clic su un collegamento da un'utilità di pianificazione della riunione. Dopo che il partecipante ha selezionato una data e un'ora per la riunione, l'utilità di pianificazione della riunione chiede i suoi dettagli.

Infine, l'utilità di pianificazione della riunione invia un invito del calendario a entrambe le parti. Non è necessario che i partecipanti alla riunione si inviino più volte e-mail per finalizzare un programma!

I vantaggi dell'utilizzo di un pianificatore di riunioni

Prima di esaminare i diversi strumenti di pianificazione delle riunioni che puoi utilizzare, discutiamo dei vantaggi di averne uno per te e il tuo team:

Riduci il coordinamento avanti e indietro per finalizzare un programma di riunioni
Puoi utilizzare i pianificatori delle riunioni per generare collegamenti ai pulsanti di invito all'azione (CTA) delle tue campagne
Semplifichi il processo di prenotazione degli appuntamenti per i tuoi contatti e clienti
Puoi misurare le conversioni della campagna

5 utili pianificatori di riunioni per le PMI

Ora che conosci i vantaggi dell'utilizzo di un pianificatore di riunioni, esaminiamo cinque strumenti (alcuni sono anche pianificatori di riunioni gratuiti) che puoi utilizzare:

Calendamente
Scarabocchio
SchedulerFX
Pianificazione riunioni HubSpot
Arrangr

Esaminiamo ciascuno!

1. Con calma

Prezzo: a partire da $ 8 per utente/mese (disponibile un piano base gratuito)

Questo strumento di pianificazione consente ad altre persone di prenotare riunioni con te mostrando loro la tua disponibilità e i diversi tipi di riunioni che possono prenotare.

Calendly si sincronizza con il tuo calendario esistente (Google Calendar, Office 365, Exchange Calendar o iCloud Calendar), quindi conosce le fasce orarie disponibili. Puoi anche creare diverse opzioni di riunione. Ad esempio, puoi dare alle persone la possibilità di incontrarti per 15 minuti, 30 minuti o 1 ora.

È quindi possibile inviare un collegamento alle persone che devono prenotare una riunione. Una volta che un utente ha selezionato e confermato la riunione, Calendly invia automaticamente un invito del calendario a te e all'utente.

Se desideri che i visitatori del tuo sito web prenotino un appuntamento con te, Calendly ti consente di aggiungere una pagina di pianificazione sul tuo sito. Puoi persino mostrarlo come un widget o un testo pop-up!

2. Scarabocchio

Prezzo: a partire da $ 6,95 per utente/mese (con una prova gratuita di 7 giorni)

Simile a Calendly, Doodle ti consente di creare incontri individuali con un collega. Puoi sincronizzare il tuo calendario di lavoro con Doodle e creare una pagina di prenotazione in modo che i tuoi clienti e altri colleghi conoscano la tua disponibilità ogni volta che desiderano incontrarti.

Questo strumento di pianificazione della riunione consente inoltre di creare un sondaggio tra i partecipanti alla riunione e di convertirlo in una riunione pianificata per l'ora che vince il sondaggio. Chi non ha votato riceverà un promemoria. Quindi, Doodle avviserà i partecipanti che hanno votato al sondaggio sul programma finale della riunione e aggiornerà il tuo calendario con il programma della riunione.

3. SchedulerFX

Prezzo: in bundle in MarketingCloudFX

SchedulerFX è un sistema automatizzato di prenotazione del calendario integrato in MarketingCloudFX, la piattaforma di automazione del marketing all-in-one di WebFX per le PMI.

Basato su IBM Watson, MarketingCloudFX tiene traccia dei più piccoli dettagli di ogni campagna, così saprai quali riunioni programmate hanno portato a una vendita. Puoi ottimizzare i tempi di contatto dei lead per acquisire più clienti utilizzando questo strumento di pianificazione delle riunioni.

Come la maggior parte dei pianificatori di riunioni, SchedulerFX consente ad altre persone di pianificare un appuntamento con te. Usa SchedulerFX per consentire a lead, potenziali clienti e clienti di prenotare una chiamata o un incontro con te e il tuo team. E poiché è integrato in MarketingCloudFX, hai anche una piattaforma di automazione del marketing all-in-one che ti consente di misurare il tuo ROI.

4. Utilità di pianificazione riunioni HubSpot

Prezzo: gratuito

HubSpot Meeting Scheduler è uno strumento semplice. Collega il tuo calendario di lavoro (Google Calendar, Office 365 o Exchange), in modo che possa identificare le tue ore libere.

Condividi il tuo link con il partecipante alla riunione, in modo che possano prenotare un programma con te. Questo pianificatore di riunioni gratuito ti consente anche di incorporare lo strumento in una pagina Web, in modo che i lead del tuo sito Web possano prenotare direttamente un appuntamento con te.

Puoi anche connettere Meeting Scheduler con il tuo abbonamento HubSpot CRM a pagamento. In questo modo sbloccherai funzionalità come la rimozione del marchio HubSpot nel tuo calendario condiviso.

5. Arrangr

Prezzo: $ 3,99 per utente/mese, con piano base gratuito disponibile

Arrangr è un altro pianificatore di riunioni gratuito (con piani a pagamento disponibili) che puoi utilizzare. Questo strumento di pianificazione ti dà la possibilità di sincronizzare il tuo calendario ora, sincronizzarlo in un secondo momento o non sincronizzarlo mai tutto!

Svolge ancora il compito di aiutare le persone a prenotare una riunione con te, consentendoti di scegliere gli slot disponibili per le riunioni o bloccando le fasce orarie occupate.

È possibile pianificare riunioni individuali e riunioni di gruppo con Arrangr. Per le riunioni di gruppo, hai due opzioni di risposta ai sondaggi per pianificare il programma che funziona meglio per tutti.

Un'opzione di sondaggio chiede ai tuoi ospiti di rispondere alle date suggerite come disponibili o non disponibili. Un'altra opzione consente l'uso di "Forse" consentendo loro di scegliere tra le opzioni Ottimo, OK, Forse e No.

Questo strumento di pianificazione ti consente anche di creare una Pagina di pianificazione, che è una pagina di destinazione per prenotare un appuntamento per i tuoi ospiti della riunione. Puoi impostare le ore durante le quali sei occupato o impostare le ore durante le quali i tuoi ospiti possono incontrarti.

Puoi impostare il tempo minimo e massimo in cui i tuoi ospiti possono incontrarti con te nella tua Pagina di pianificazione. Hai anche impostato:

Tipo di riunione: ci si incontra di persona, tramite chiamata vocale o videochiamata?
Metodi di chiamata: aggiungi le tue posizioni preferite per le riunioni di persona e le piattaforme di videochiamata in cui sei disponibile.
Messaggio personalizzato: scrivi un'introduzione per la tua pagina di pianificazione.

Scopri gli ultimi strumenti di marketing che puoi utilizzare

I pianificatori delle riunioni aiutano te e il tuo team a ridurre i tempi di prenotazione di chiamate e appuntamenti con i clienti interni ed esterni. Questi strumenti aiutano l'efficienza e la produttività del tuo team.

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