5 Agendadores de reuniões que facilitam a reserva de compromissos

As reuniões têm uma má reputação por impedir que os funcionários trabalhem e terminem as tarefas. Por contexto, 92% dos funcionários acham que as reuniões são caras e improdutivas.

Nem todas as reuniões são um desperdício de seu tempo, no entanto. Você pode querer reservar tempo para qualquer um destes compromissos importantes:

• Uma reunião inicial com uma liderança calorosa
• Uma ligação rápida com um cliente em potencial que deseja alguns esclarecimentos sobre sua proposta
• Uma reunião de equipe multifuncional para o lançamento de um produto
• Uma sessão de brainstorming com sua agência criativa

Esses são exemplos de reuniões importantes que merecem um espaço na sua agenda. Graças a um punhado de ferramentas de agendamento de reuniões, é mais fácil encontrar um horário comum que funcione para todos os participantes da reunião.

Esta postagem do blog ajudará você a escolher o melhor agendador de reuniões para você e sua empresa, abordando estes tópicos:

• O que é um agendador de reuniões?
• Os benefícios de usar um agendador de reuniões
• 5 agendadores de reuniões que são úteis para pequenas e médias empresas (SMBs)

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O que é um agendador de reuniões?

Um agendador de reuniões é um aplicativo ou software que ajuda você a definir a hora e o local de uma reunião ou compromisso.

Você pode conectar seu calendário a uma ferramenta de agendamento de reuniões, permitindo que ele encontre automaticamente suas horas livres. Você também pode personalizar ainda mais as horas em que deseja agendar suas reuniões.

Os agendadores de reuniões têm métodos diferentes para agendar compromissos, dependendo do número de participantes e da natureza da reunião:

• Para encontros individuais, você pode criar intervalos de tempo para a outra parte escolher
• Para vários participantes, você pode realizar uma enquete e permitir que os participantes votem em um intervalo de tempo

Além de agendar reuniões perfeitamente, essas ferramentas também podem realizar outras tarefas, como:

• Sincronizando calendários
• Envio automático de lembretes de reuniões por e-mail
• Acompanhamento automático dos participantes após a reunião
• Conectando-se a outras ferramentas de negócios, como software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou software de vendas

Este exemplo mostra um participante da reunião clicando em um link de um agendador de reunião. Depois que o participante seleciona uma data e hora para a reunião, o agendador da reunião solicita seus detalhes.

Por fim, o agendador de reuniões envia um convite de calendário para ambas as partes. Não há necessidade de os participantes da reunião enviarem e-mails um ao outro várias vezes para finalizar uma programação!

Os benefícios de usar um agendador de reuniões

Antes de verificarmos as diferentes ferramentas de agendamento de reuniões que você pode usar, vamos discutir os benefícios de ter uma para você e sua equipe:

• Você reduz a coordenação de ida e volta para finalizar uma agenda de reuniões
• Você pode usar agendadores de reuniões para gerar links para os botões de call-to-action (CTA) de suas campanhas
• Você facilita o processo de agendamento de consultas para seus leads e clientes
• Você pode medir as conversões da campanha

5 agendadores de reuniões úteis para PMEs

Agora que você conhece os benefícios de usar um agendador de reuniões, vamos passar por cinco ferramentas — algumas são até agendadores de reuniões gratuitos — que você pode usar:

1. Calendly
2. Rabisco
3. SchedulerFX
4. Agendador de reuniões da HubSpot
5. Arranjar

Vamos passar por cada um!

1. Calendly

Preço: a partir de US$ 8 por usuário/mês (plano básico gratuito disponível)

Essa ferramenta de agendamento permite que outras pessoas marquem reuniões com você, mostrando sua disponibilidade e os diferentes tipos de reuniões que podem agendar.

O Calendly sincroniza com o seu calendário existente (Google Calendar, Office 365, Exchange Calendar ou iCloud Calendar), para que ele conheça os horários disponíveis. Você também pode criar diferentes opções de reunião. Por exemplo, você pode dar às pessoas a opção de se encontrarem com você por 15 minutos, 30 minutos ou 1 hora.

Você pode enviar um link para as pessoas que precisam agendar uma reunião. Depois que um usuário seleciona e confirma a reunião, o Calendly envia automaticamente um convite de calendário para você e o usuário.

Se você quiser que os visitantes do seu site marquem um horário com você, o Calendly permite que você adicione uma página de agendamento ao seu site. Você pode até mostrá-lo como um widget pop-up ou texto!

2. Rabisco

Preço: a partir de US$ 6,95 por usuário/mês (com uma avaliação gratuita de 7 dias)

Semelhante ao Calendly, o Doodle permite criar reuniões individuais com um colega. Você pode sincronizar seu calendário de trabalho com o Doodle e criar uma página de agendamento para que seus clientes e outros colegas saibam sua disponibilidade sempre que desejarem se encontrar com você.

Essa ferramenta de agendamento de reuniões também permite criar uma enquete entre os participantes da reunião e convertê-la em uma reunião agendada para o horário que vencer na enquete. Quem não votou receberá um lembrete. Em seguida, o Doodle notificará os participantes que votaram na enquete sobre a agenda final da reunião e atualizará seu calendário com a agenda da reunião.

3. SchedulerFX

Preço: empacotado no MarketingCloudFX

O SchedulerFX é um sistema automatizado de agendamento de calendário integrado ao MarketingCloudFX, a plataforma de automação de marketing tudo-em-um da WebFX para pequenas e médias empresas.

Desenvolvido pelo IBM Watson, o MarketingCloudFX rastreia os menores detalhes de cada campanha, para que você saiba quais reuniões agendadas levaram a uma venda. Você pode otimizar seus tempos de contato para ajudá-lo a adquirir mais clientes usando esta ferramenta de agendamento de reuniões.

Como a maioria dos agendadores de reuniões, o SchedulerFX permite que outras pessoas agendem um compromisso com você. Use o SchedulerFX para permitir que seus leads, prospects e clientes marquem uma ligação ou reunião com você e sua equipe. E como está integrado ao MarketingCloudFX, você também tem uma plataforma de automação de marketing tudo-em-um que permite medir seu ROI.

4. Agendador de reuniões da HubSpot

Preço: Gratuito

O HubSpot Meeting Scheduler é uma ferramenta simples. Conecte seu calendário de trabalho (Google Calendar, Office 365 ou Exchange), para que ele possa identificar suas horas livres.

Compartilhe seu link com o participante da reunião para que ele possa agendar um horário com você. Este agendador de reuniões gratuito também permite que você incorpore a ferramenta em uma página da Web, para que os líderes do seu site possam agendar diretamente com você.

Você também pode conectar o Agendador de reuniões à sua assinatura paga do HubSpot CRM. Isso desbloqueará recursos como remover a marca HubSpot em seu calendário compartilhado.

5. Arranjar

Preço: $ 3,99 por usuário/mês, com Plano Básico Gratuito disponível

Arrangr é outro agendador de reuniões gratuito (com planos pagos disponíveis) que você pode usar. Esta ferramenta de agendamento oferece a opção de sincronizar seu calendário agora, sincronizá-lo mais tarde ou nunca sincronizar tudo!

Ele ainda faz o trabalho de ajudar as pessoas a agendar uma reunião com você, permitindo que você escolha seus horários de reunião disponíveis ou bloqueando seus horários ocupados.

Você pode agendar reuniões individuais e reuniões de grupo com o Arrangr. Para reuniões de grupo, você tem duas opções de resposta de pesquisa para planejar a programação que funciona melhor para todos.

Uma opção de enquete pede que seus convidados respondam às datas sugeridas como disponíveis ou indisponíveis. Outra opção permite o uso de “Talvez” deixando-os escolher entre as opções Ótimo, OK, Talvez e Não.

Essa ferramenta de agendamento também permite que você crie uma página de agendamento, que é uma página inicial de agendamento para os convidados da reunião. Você pode definir as horas durante as quais está ocupado ou definir as horas durante as quais seus convidados podem se encontrar com você.

Você pode definir o tempo mínimo e máximo que seus convidados podem se encontrar com você em sua página de agendamento. Você também define:

• Tipo de reunião: você está se reunindo pessoalmente, por chamada de voz ou por videochamada?
• Métodos de chamada: adicione seus locais preferidos para reuniões presenciais e as plataformas de videochamada nas quais você está disponível.
• Mensagem personalizada: escreva uma introdução para sua página de agendamento.

Saiba mais sobre as ferramentas de marketing mais recentes que você pode usar

Os agendadores de reuniões ajudam você e sua equipe a reduzir o tempo de agendamento de chamadas e compromissos com seus clientes internos e externos. Essas ferramentas ajudam na eficiência e produtividade de sua equipe.

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