5 programadores de reuniones que facilitan la reserva de citas

Las reuniones tienen una mala reputación por evitar que los empleados trabajen y terminen las tareas. Por contexto, el 92% de los empleados piensa que las reuniones son costosas e improductivas.

Sin embargo, no todas las reuniones son una pérdida de tiempo. Es posible que desee dejar tiempo para cualquiera de estas citas importantes:

• Una reunión inicial con un líder cálido
• Una llamada rápida con un cliente potencial que quiere algunas aclaraciones sobre su propuesta
• Una reunión de equipo multifuncional para el lanzamiento de un producto.
• Una sesión de lluvia de ideas con tu agencia creativa

Estos son ejemplos de reuniones importantes que merecen un espacio en su calendario. Gracias a un puñado de herramientas de programación de reuniones, es más fácil encontrar un horario común que funcione para todos los asistentes a la reunión.

Esta publicación de blog lo ayudará a elegir el mejor programador de reuniones para usted y su negocio al analizar estos temas:

• ¿Qué es un planificador de reuniones?
• Los beneficios de usar un programador de reuniones
• 5 programadores de reuniones que son útiles para las pequeñas y medianas empresas (PYMES)

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¿Qué es un planificador de reuniones?

Un programador de reuniones es una aplicación o software que lo ayuda a configurar la hora y el lugar de una reunión o cita.

Puede conectar su calendario a una herramienta de programación de reuniones, lo que le permite encontrar automáticamente sus horas libres. También puede personalizar aún más las horas en las que desea programar sus reuniones.

Los programadores de reuniones tienen diferentes métodos para programar citas, según el número de participantes y la naturaleza de la reunión:

• Para uno a uno, puede crear intervalos de tiempo para que la otra parte elija
• Para múltiples participantes, puede realizar una encuesta y permitir que los asistentes voten en un intervalo de tiempo

Además de programar reuniones sin problemas, estas herramientas también pueden realizar otras tareas, como:

• Sincronización de calendarios
• Envío automático de recordatorios de reuniones por correo electrónico
• Seguimiento automático de los asistentes después de la reunión
• Conectarse a otras herramientas comerciales como el software de administración de relaciones con los clientes (CRM) o el software de ventas

Este ejemplo muestra a un participante de una reunión haciendo clic en un enlace de un programador de reuniones. Después de que el participante seleccione una fecha y hora para la reunión, el programador de la reunión solicita sus detalles.

Finalmente, el programador de reuniones envía una invitación de calendario a ambas partes. ¡No es necesario que los participantes de la reunión se envíen correos electrónicos varias veces para finalizar un cronograma!

Los beneficios de usar un programador de reuniones

Antes de revisar las diferentes herramientas de programación de reuniones que puede usar, analicemos los beneficios de tener una para usted y su equipo:

• Reduce la coordinación de ida y vuelta para finalizar un calendario de reuniones
• Puede utilizar programadores de reuniones para generar enlaces para los botones de llamada a la acción (CTA) de sus campañas.
• Facilita el proceso de reserva de citas para sus clientes potenciales y clientes
• Puedes medir las conversiones de campaña

5 planificadores de reuniones útiles para pymes

Ahora que conoce los beneficios de usar un programador de reuniones, veamos cinco herramientas (algunas incluso son programadores de reuniones gratuitos) que puede usar:

1. Calendario
2. Garabatear
3. ProgramadorFX
4. Programador de reuniones de HubSpot
5. Arreglar

¡Vamos a repasar cada uno!

1. Calendario

Precio: desde $8 por usuario/mes (plan básico gratuito disponible)

Esta herramienta de programación permite que otras personas reserven reuniones con usted mostrándoles su disponibilidad y los diferentes tipos de reuniones que pueden reservar.

Calendly se sincroniza con su calendario existente (Google Calendar, Office 365, Exchange Calendar o iCloud Calendar), por lo que conoce sus franjas horarias disponibles. También puede crear diferentes opciones de reunión. Por ejemplo, puede darles a las personas la opción de reunirse con usted durante 15 minutos, 30 minutos o 1 hora.

A continuación, puede enviar un enlace a las personas que necesitan reservar una reunión. Una vez que un usuario selecciona y confirma la reunión, Calendly envía automáticamente una invitación de calendario a usted y al usuario.

Si desea que los visitantes de su sitio web programen una cita con usted, Calendly le permite agregar una página de programación en su sitio. ¡Incluso puede mostrarlo como un widget emergente o texto!

2. Garabato

Precio: comienza en $ 6.95 por usuario / mes (con una prueba gratuita de 7 días)

Similar a Calendly, Doodle le permite crear reuniones individuales con un colega. Puede sincronizar su calendario de trabajo con Doodle y crear una página de reserva para que sus clientes y otros colegas sepan su disponibilidad en cualquier momento que deseen reunirse con usted.

Esta herramienta de programación de reuniones también le permite crear una encuesta entre los participantes de la reunión y convertirla en una reunión programada para la hora que gana en la encuesta. Aquellos que no votaron recibirán un recordatorio. Luego, Doodle notificará a los participantes que votaron en la encuesta sobre el cronograma final de la reunión y actualizará su calendario con el cronograma de la reunión.

3. Programador de efectos

Precio: Incluido en MarketingCloudFX

SchedulerFX es un sistema de reserva de calendario automatizado que se incluye en MarketingCloudFX, la plataforma de automatización de marketing todo en uno de WebFX para pymes.

Con la tecnología de IBM Watson, MarketingCloudFX realiza un seguimiento de los detalles más pequeños de cada campaña, por lo que sabrá qué reuniones programadas generaron una venta. Puede optimizar los tiempos de contacto de sus clientes potenciales para ayudarlo a adquirir más clientes utilizando esta herramienta de programación de reuniones.

Como la mayoría de los programadores de reuniones, SchedulerFX permite que otras personas programen una cita contigo. Use SchedulerFX para permitir que sus clientes potenciales, prospectos y clientes programen una llamada o una reunión con usted y su equipo. Y debido a que está incluido en MarketingCloudFX, también tiene una plataforma de automatización de marketing todo en uno que le permite medir su ROI.

4. Programador de reuniones de HubSpot

Precio: Gratis

HubSpot Meeting Scheduler es una herramienta sencilla. Conecta tu calendario de trabajo (Google Calendar, Office 365 o Exchange), para que pueda identificar tus horas libres.

Comparta su enlace con el participante de la reunión para que pueda reservar un horario con usted. Este programador de reuniones gratuito también le permite insertar la herramienta en una página web, para que los clientes potenciales de su sitio web puedan programar una cita directamente con usted.

También puedes conectar el Programador de reuniones con tu suscripción paga de HubSpot CRM. Al hacerlo, se desbloquearán funciones como eliminar la marca de HubSpot en tu calendario compartido.

5. Arreglar

Precio: $3.99 por usuario/mes, con Plan Básico Gratis disponible

Arrangr es otro programador de reuniones gratuito (con planes pagos disponibles) que puede usar. ¡Esta herramienta de programación le brinda la opción de sincronizar su calendario ahora, sincronizarlo más tarde o nunca sincronizarlo todo!

Todavía hace el trabajo de ayudar a las personas a programar una reunión con usted al permitirle elegir sus espacios de reunión disponibles o bloquear sus espacios de tiempo ocupados.

Puede programar reuniones individuales y grupales con Arrangr. Para las reuniones de grupo, tiene dos opciones de respuesta de encuesta para planificar el horario que funcione mejor para todos.

Una opción de encuesta les pide a sus invitados que respondan a las fechas sugeridas como disponibles o no disponibles. Otra opción permite el uso de "Quizás" al permitirles elegir entre las opciones Genial, OK, Quizás y No.

Esta herramienta de programación también le permite crear una página de programación, que es una página de destino para reservar una cita para los invitados a la reunión. Puede establecer las horas durante las cuales está ocupado o establecer las horas durante las cuales sus invitados pueden reunirse con usted.

Puede establecer el tiempo mínimo y máximo que sus invitados pueden reunirse con usted en su página de programación. También configuras:

• Tipo de reunión: ¿se reunirá en persona, a través de una llamada de voz o a través de una videollamada?
• Métodos de llamada: agregue sus ubicaciones preferidas para reuniones en persona y las plataformas de videollamadas donde está disponible.
• Mensaje personalizado: escriba una introducción para su página de programación.

Conozca las últimas herramientas de marketing que puede utilizar

Los programadores de reuniones lo ayudan a usted y a su equipo a acortar el tiempo para programar llamadas y citas con sus clientes internos y externos. Estas herramientas ayudan a la eficiencia y productividad de su equipo.

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