5 planificateurs de réunions qui facilitent la prise de rendez-vous

Les réunions ont mauvaise réputation car elles empêchent les employés de travailler et de terminer leurs tâches. Pour le contexte, 92 % des employés pensent que les réunions sont coûteuses et improductives.

Cependant, toutes les réunions ne sont pas une perte de temps. Vous voudrez peut-être prévoir du temps pour l'un de ces rendez-vous importants :

• Une première rencontre avec un lead chaleureux
• Un appel rapide avec un prospect qui souhaite quelques éclaircissements sur votre proposition
• Une réunion d'équipe interfonctionnelle pour un lancement de produit
• Une séance de brainstorming avec votre agence créative

Ce sont des exemples de réunions importantes qui méritent une place dans votre calendrier. Grâce à une poignée d'outils de planification de réunions, il est plus facile de trouver une heure commune qui convient à tous les participants à la réunion.

Cet article de blog vous aidera à choisir le meilleur planificateur de réunions pour vous et votre entreprise en parcourant ces sujets :

• Qu'est-ce qu'un planificateur de réunion ?
• Les avantages d'utiliser un planificateur de réunion
• 5 planificateurs de réunions utiles pour les petites et moyennes entreprises (PME)

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Qu'est-ce qu'un planificateur de réunion ?

Un planificateur de réunion est une application ou un logiciel qui vous aide à définir l'heure et le lieu d'une réunion ou d'un rendez-vous.

Vous pouvez connecter votre calendrier à un outil de planification de réunions, lui permettant de trouver automatiquement vos heures libres. Vous pouvez également personnaliser davantage les heures auxquelles vous souhaitez planifier vos réunions.

Les planificateurs de réunion ont différentes méthodes pour planifier des rendez-vous, selon le nombre de participants et la nature de la réunion :

• Pour les tête-à-tête, vous pouvez créer des créneaux horaires parmi lesquels l'autre partie pourra choisir
• Pour plusieurs participants, vous pouvez mener un sondage et laisser les participants voter sur un créneau horaire

En plus de planifier des réunions de manière transparente, ces outils peuvent également effectuer d'autres tâches telles que :

• Synchronisation des calendriers
• Envoi automatique de rappels de réunion par e-mail
• Suivi automatique des participants après la réunion
• Connexion à d'autres outils commerciaux comme un logiciel de gestion de la relation client (CRM) ou un logiciel de vente

Cet exemple montre un participant à une réunion cliquant sur un lien à partir d'un planificateur de réunion. Une fois que le participant a sélectionné une date et une heure pour la réunion, l'organisateur de la réunion demande ses détails.

Enfin, le planificateur de réunion envoie une invitation de calendrier aux deux parties. Inutile pour les participants à la réunion de s'envoyer plusieurs e-mails pour finaliser un planning !

Les avantages d'utiliser un planificateur de réunion

Avant de découvrir les différents outils de planification de réunion que vous pouvez utiliser, discutons des avantages d'en avoir un pour vous et votre équipe :

• Vous réduisez la coordination des allers-retours pour finaliser un planning de rendez-vous
• Vous pouvez utiliser des planificateurs de réunions pour générer des liens pour les boutons d'appel à l'action (CTA) de vos campagnes
• Vous facilitez le processus de prise de rendez-vous pour vos prospects et clients
• Vous pouvez mesurer les conversions de campagne

5 planificateurs de réunions utiles pour les PME

Maintenant que vous connaissez les avantages d'utiliser un planificateur de réunion, passons en revue cinq outils — certains sont même des planificateurs de réunion gratuits — que vous pouvez utiliser :

1. Calendement
2. Griffonnage
3. SchedulerFX
4. Planificateur de réunion HubSpot
5. Organiser

Passons en revue chacun d'eux !

1. Calendly

Prix ​​: À partir de 8 $ par utilisateur/mois (plan de base gratuit disponible)

Cet outil de planification permet à d'autres personnes de réserver des réunions avec vous en leur indiquant votre disponibilité et les différents types de réunions qu'elles peuvent réserver.

Calendly se synchronise avec votre calendrier existant (Google Calendar, Office 365, Exchange Calendar ou iCloud Calendar), afin qu'il connaisse vos créneaux horaires disponibles. Vous pouvez également créer différentes options de réunion. Par exemple, vous pouvez donner aux gens la possibilité de vous rencontrer pendant 15 minutes, 30 minutes ou 1 heure.

Vous pouvez ensuite envoyer un lien aux personnes qui ont besoin de réserver une réunion. Une fois qu'un utilisateur sélectionne et confirme la réunion, Calendly envoie automatiquement une invitation de calendrier à vous et à l'utilisateur.

Si vous souhaitez que les visiteurs de votre site Web prennent rendez-vous avec vous, Calendly vous permet d'ajouter une page de planification sur votre site. Vous pouvez même l'afficher sous forme de widget ou de texte contextuel !

2. Griffonner

Prix ​​: À partir de 6,95 $ par utilisateur/mois (avec un essai gratuit de 7 jours)

Semblable à Calendly, Doodle vous permet de créer des réunions individuelles avec un collègue. Vous pouvez synchroniser votre calendrier de travail avec Doodle et créer une page de réservation afin que vos clients et autres collègues sachent votre disponibilité chaque fois qu'ils souhaitent vous rencontrer.

Cet outil de planification de réunion vous permet également de créer un sondage parmi les participants à la réunion et de le convertir en une réunion programmée pour l'heure qui gagne dans le sondage. Ceux qui n'ont pas voté recevront un rappel. Ensuite, Doodle informera les participants qui ont voté dans le sondage du calendrier final de la réunion et mettra à jour votre calendrier avec le calendrier de la réunion.

3. SchedulerFX

Prix ​​: Intégré à MarketingCloudFX

SchedulerFX est un système de réservation de calendrier automatisé intégré à MarketingCloudFX, la plate-forme d'automatisation marketing tout-en-un de WebFX pour les PME.

Propulsé par IBM Watson, MarketingCloudFX suit les moindres détails de chaque campagne, afin que vous sachiez quelles réunions planifiées ont conduit à une vente. Vous pouvez rationaliser vos temps de contact pour vous aider à acquérir plus de clients à l'aide de cet outil de planification de réunions.

Comme la plupart des planificateurs de réunions, SchedulerFX permet à d'autres personnes de planifier un rendez-vous avec vous. Utilisez SchedulerFX pour permettre à vos prospects, prospects et clients de réserver un appel ou une réunion avec vous et votre équipe. Et parce qu'il est intégré à MarketingCloudFX, vous disposez également d'une plate-forme d'automatisation marketing tout-en-un qui vous permet de mesurer votre retour sur investissement.

4. Planificateur de réunion HubSpot

Prix ​​: Gratuit

HubSpot Meeting Scheduler est un outil simple. Connectez votre calendrier de travail (Google Calendar, Office 365 ou Exchange), afin qu'il puisse identifier vos heures libres.

Partagez votre lien avec votre participant à la réunion, afin qu'il puisse réserver un horaire avec vous. Ce planificateur de réunions gratuit vous permet également d'intégrer l'outil sur une page Web, afin que les prospects de votre site Web puissent directement prendre rendez-vous avec vous.

Vous pouvez également connecter le planificateur de réunions à votre abonnement HubSpot CRM payant. Cela débloquera des fonctionnalités telles que la suppression de la marque HubSpot dans votre calendrier partagé.

5. Organiser

Prix : 3,99 $ par utilisateur/mois, avec un plan de base gratuit disponible

Arrangr est un autre planificateur de réunion gratuit (avec des forfaits payants disponibles) que vous pouvez utiliser. Cet outil de planification vous donne la possibilité de synchroniser votre calendrier maintenant, de le synchroniser plus tard ou de ne jamais tout synchroniser !

Il fait toujours le travail d'aider les gens à réserver une réunion avec vous en vous permettant de choisir vos créneaux de réunion disponibles ou en bloquant vos créneaux horaires occupés.

Vous pouvez planifier des réunions individuelles et des réunions de groupe avec Arrangr. Pour les réunions de groupe, vous disposez de deux options de réponse au sondage pour planifier l'horaire qui convient le mieux à tout le monde.

Une option de sondage demande à vos invités de répondre aux dates suggérées comme disponibles ou indisponibles. Une autre option permet l'utilisation de "Peut-être" en leur permettant de choisir parmi les options Génial, OK, Peut-être et Non.

Cet outil de planification vous permet également de créer une page de planification, qui est une page d'accueil de prise de rendez-vous pour vos invités à la réunion. Vous pouvez soit définir les heures pendant lesquelles vous êtes occupé, soit définir les heures pendant lesquelles vos invités peuvent vous rencontrer.

Vous pouvez définir le temps minimum et maximum que vos invités peuvent vous rencontrer sur votre page de planification. Vous définissez également :

• Type de réunion : vous rencontrez-vous en personne, par appel vocal ou par appel vidéo ?
• Méthodes d'appel : ajoutez vos emplacements préférés pour les réunions en personne et les plates-formes d'appel vidéo où vous êtes disponible.
• Message personnalisé : rédigez une introduction pour votre page de planification.

Découvrez les derniers outils marketing que vous pouvez utiliser

Les planificateurs de réunions vous aident, vous et votre équipe, à réduire le temps nécessaire pour réserver des appels et des rendez-vous avec vos clients internes et externes. Ces outils contribuent à l'efficacité et à la productivité de votre équipe.

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