Come scrivere e progettare un'ottima firma e-mail

Quando pensiamo alle opportunità di email marketing, ci concentriamo sulle email promozionali e transazionali. Queste e-mail sono solitamente progettate ed eseguite dal team di marketing di un'azienda, ossessionato dall'oggetto, dalla copia e dal design.

Ma per quanto riguarda le comunicazioni 1:1 quotidiane della tua azienda tra di loro, potenziali clienti, clienti e partner? Le migliaia di email inviate ogni giorno dai tuoi dipendenti rappresentano una grande opportunità. Che faccia parte della promozione delle vendite, delle comunicazioni del servizio clienti o di un annuncio interno, una firma e-mail è un bene immobile di prima qualità pronto per essere ottimizzato e spesso viene trascurato.

Ci siamo incontrati con Dan Hanrahan, fondatore e CEO di Sigstr, per parlare di come gli e-mail marketer possono ottimizzare ogni e-mail, non solo quelle del reparto marketing.

Come puoi utilizzare le email dei dipendenti come opportunità di branding e coinvolgimento? Che ruolo giocano le firme e-mail?

I professionisti del marketing dedicano il loro cuore ai contenuti e investono in eventi per aiutare il business. SiriusDecisions afferma che il 65% dei contenuti non viene utilizzato. Questo è un grosso problema.

Allo stesso tempo, ogni dipendente aprirà Gmail o Outlook e premerà Invia 10.000 volte all'anno. 10.000! Quando ti fermi e consideri che il pubblico è selezionato manualmente e include i tuoi clienti, potenziali clienti e partner più importanti, è lo stesso pubblico che ci sforziamo di raggiungere con i nostri investimenti di marketing.

Per un'azienda B2B, le impressioni del marchio raccolte dai dipendenti fanno impallidire il numero di impressioni generate dal sito web. Le tradizionali e-mail di marketing inviate da un provider di servizi di posta elettronica continueranno a essere una pietra miliare dei programmi di marketing. Ma i tuoi dipendenti sono anche il tuo marchio. Interagiscono con gli stakeholder più importanti per il tuo business. Una firma coerente e sempre in linea con il marchio unita a un sottile invito all'azione (CTA) può generare un enorme valore per l'azienda.

Esistono diverse opportunità con le firme e-mail a seconda del reparto in cui si trova il dipendente?

Assolutamente! Le risorse umane dovrebbero promuovere la pagina Carriere o il contenuto culturale, mentre il servizio clienti promuove il portale di supporto e i collegamenti alle vendite a un caso di studio recente. Di recente abbiamo scritto un post sul blog su questo.

Una firma dovrebbe anche cambiare a seconda del destinatario che legge l'e-mail. Spesso sentiamo dire che determinate persone o team inviano e-mail solo ad altri nell'azienda. Se gli unici destinatari di un'e-mail sono interni alla mia azienda, la firma dovrebbe favorire le comunicazioni interne. Pensa ai cambiamenti benefici, alla salute e al benessere, alla conformità, alla gestione del cambiamento o al famoso giorno della camicia hawaiana. La firma è un'opportunità per comunicare ciò che è più importante senza richiedere un invio aggiuntivo.

Quali sono alcune delle sfide per le aziende che creano firme e-mail coerenti tra tutti i dipendenti?

In genere, quando i dipartimenti di marketing cercano di lanciare un nuovo design di firma e-mail, devono inviare un'e-mail a livello aziendale contenente il formato della nuova firma, nonché una guida in 10 passaggi su come aggiornare la firma. Spesso è una firma valida per tutti e il successo è impossibile da misurare. L'adozione è impossibile da monitorare e il risultato è un pasticcio di firme incoerenti con vecchi loghi e link al vecchio blog!

Uno dei nostri clienti ci ha recentemente detto che in passato avrebbero ospitato concorsi a premi per i quali i gruppi dell'azienda aggiornavano per primi le loro firme e-mail. Non dovresti ricorrere alla corruzione per cercare di avere firme e-mail di marca coerente!

Includere una firma e-mail che promuova messaggi di marketing nelle risposte del servizio clienti è una buona idea? Ti metti davanti ai tuoi clienti, ma il contesto è giusto?

Questo torna alla domanda sulle diverse opportunità all'interno dei diversi dipartimenti per le firme e-mail. Se sei impegnato con il servizio clienti, l'obiettivo dovrebbe essere quello di aiutarti il ​​più rapidamente possibile. Le firme per i rappresentanti del servizio clienti devono contenere contenuti utili sulla knowledge base o sulle domande frequenti. Dovrebbe contenere anche il mio numero di telefono diretto insieme a un collegamento all'app/portale di supporto per vedere lo stato della mia richiesta o del mio ticket.

Quali sono alcune insidie ​​​​comuni nell'uso delle firme e-mail per il marketing?

Per essere efficace con il marketing esclusivo, l'azienda deve prima disporre di un solido piano di marketing e di un ottimo content marketing. Una volta che hai contenuti ed eventi da promuovere, è il momento di promuovere la consapevolezza e il coinvolgimento tramite il marketing esclusivo. Il prossimo passo è creare un CTA ben progettato per la firma.

L'invio di un'immagine grafica della firma e-mail significa che le e-mail inviate dai dipendenti vengono convertite da testo normale a HTML?

No! Un'e-mail non può essere convertita, ma se desideri inviare un'e-mail con una grafica della firma dovrai inviare quell'e-mail in formato HTML. Puoi modificare il formato predefinito nelle impostazioni della posta elettronica.

Che tipo di test A/B dovresti eseguire con le campagne di firma e-mail? Qualche esempio di esperimenti che i marketer dovrebbero provare con le loro firme?

Abbiamo testato diverse dimensioni, forme, colori, posizionamenti, ecc. Attraverso la piattaforma di Sigstr possiamo misurare i risultati attraverso i clic e le percentuali di clic. Nel nostro uso di Sigstr, abbiamo testato due versioni di una campagna e la prima ha avuto una percentuale di clic che ha raddoppiato la seconda, probabilmente attribuita a un CTA più chiaro:

Quali sono alcuni modi in cui puoi misurare se una firma e-mail sta influenzando le conversioni? Come si può rintracciare una conversione in una firma e-mail?

I marketer amano misurare. Abbiamo un'ossessione per le metriche! Ma così tante strade sono inaffidabili nel dimostrare l'impatto sui profitti di un'azienda. Ci sono un sacco di modi in cui, come industria, abbiamo padroneggiato l'analisi del monitoraggio, come Bitly e Google UTM per citarne alcuni.

COSA INCLUDERE IN UNA FIRMA EMAIL

Cosa costituisce una "grande" firma e-mail? Cosa dovrebbe includere e cosa dovrebbe tralasciare? Qualche buon esempio o buona pratica? Qualche scorciatoia o modello che consiglieresti?

Abbiamo dedicato molto tempo a creare, testare, riconfigurare e perfezionare la formula per un'ottima firma e-mail. Abbiamo trovato il successo nella semplicità. Mantieni il testo breve e di facile lettura. Vuoi le informazioni più rilevanti nella tua firma e-mail.

Vuoi che sia il più facile possibile per le persone raggiungerti, quindi assicurati di includere il tuo numero di telefono! In termini di inclusione delle icone social, è meglio collegare i due profili social più importanti nella tua firma. Ecco un modello che (sfrontatamente) consigliamo:

Come distinguersi con una firma e-mail? Ci sono situazioni in cui non vorresti distinguerti?

Potremmo suggerire che le migliori firme e-mail non dovrebbero essere prepotenti. Coerenza e semplicità = successo. Immagini e collegamenti sono usati con saggezza per attirare l'attenzione sulle 3-4 aree più importanti. Le migliori firme sono quelle che richiedono poco spazio, immagini, testo, link, ecc. per raggiungere due obiettivi:

• Trasmetti le informazioni chiave per saperne di più su di me e sulla mia azienda.
• Coinvolgi il destinatario con una campagna ben progettata e pertinente.

PROBLEMI DI RENDERING

Dovresti aggiungere i pulsanti di follow social nella tua firma e-mail e, in tal caso, come ti assicuri che abbiano un bell'aspetto ovunque?

Ti consigliamo di non avere più di quattro link nella tua firma, quindi è importante includere solo i tuoi profili social di maggior impatto. Se il social è una parte importante della tua strategia, incoraggiamo i clienti a selezionare uno o due più importanti e a promuovere quei pulsanti social nella firma.

Per assicurarti che i pulsanti social abbiano un bell'aspetto, utilizza le seguenti linee guida:

• Usa una dimensione file uniforme per tutte le icone social
• Usa un formato file PNG
• Considera la possibilità di abbinare i colori delle icone alle linee guida del marchio della tua azienda

I banner o la grafica nelle firme e-mail vengono spesso visualizzati come allegati o immagini incorporate. Ci sono soluzioni alternative a questo problema? In quali client di posta funziona?

Non incorporare immagini. Ospitali invece. Ad esempio, le immagini della campagna e della firma generate da Sigstr non vengono mai allegate alle e-mail degli utenti. L'ancora HTML e i tag dell'immagine vengono aggiunti alla firma dell'utente e entrambi gli attributi "anchor href" e "image src" vengono risolti in un servizio web. All'apertura da parte di un destinatario, il servizio web viene chiamato e restituisce le immagini appropriate per ogni mittente/destinatario.

Come entra in gioco il blocco delle immagini con le firme e-mail?

I destinatari delle e-mail devono avere le immagini abilitate per vedere le firme e-mail grafiche, come le campagne CTA di Sigstr. In generale, la maggior parte dei destinatari ha le immagini abilitate per impostazione predefinita. Ma nel caso in cui non lo facciano, è importante testare le tue campagne!

Controlla come appare la tua firma con le immagini bloccate per assicurarti che le informazioni chiave siano ancora disponibili tramite il testo e assicurati che tutte le immagini includano un testo alternativo avvincente per incoraggiare le immagini ad essere abilitate dal destinatario. Aggiungere una battuta spiritosa, chiamare il tuo lettore per la mancanza di un'immagine fantastica nel testo ALT è divertente. Se stai inviando messaggi più incentrati sull'azienda, attieniti alle nozioni di base su da chi proviene il testo e dove finisce il collegamento.

Esistono client di posta elettronica noti per supportare (o non supportare) le firme di posta elettronica?

Se un client di posta elettronica supporta HTML, può supportare la firma di posta elettronica. La maggior parte delle aziende nel mercato odierno utilizza Gmail o Outlook come client di posta elettronica predefinito. Le e-mail inviate da modelli di automazione del marketing (si pensi a Hubspot o Pardot), strumenti di supporto e sistemi di contabilità supportano anche il canale di marketing della firma e-mail.

Quali tipi di "fallback" puoi mettere in atto quando una firma e-mail non funziona in un client di posta elettronica?

I client di posta elettronica che supportano l'HTML dovrebbero supportare il marketing della firma e-mail. Se per qualche motivo, il client di posta elettronica non supporta l'HTML, è comunque importante creare un marchio coerente tra la firma e-mail dei dipendenti. Sigstr lo fa offrendo un modello uniforme per lo spazio della firma.

Se un client di posta elettronica non supporta l'HTML, ma supporta il rich text, puoi indirizzare i destinatari a una pagina di destinazione specifica utilizzando una campagna di testo con un collegamento associato anziché un'immagine o un elemento grafico.

Cosa devi tenere a mente quando ottimizzi le firme e-mail per dispositivi mobili, soprattutto se la tua stessa e-mail non è reattiva?

Quando esegui l'ottimizzazione per i dispositivi mobili, è importante considerare le dimensioni della campagna che stai pubblicando. La best practice consiste nel creare una campagna di larghezza non superiore a 295 pixel. Inoltre, consigliamo un modello di firma che tenga conto della larghezza del dispositivo. È importante verificare che tutti i testi, i collegamenti e le immagini vengano visualizzati come previsto.

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