Pianificazione delle comunicazioni: una guida rapida

Tutti i progetti richiedono la comunicazione tra le parti interessate. Sembra abbastanza semplice, ma condividere le informazioni con tutti in modo chiaro e coerente richiede un piano. Senza uno, le cose diventano disordinate e le parti interessate possono diventare confuse e infelici.

È qui che entra in gioco la pianificazione della comunicazione.

Che cos'è la pianificazione della comunicazione?

La pianificazione della comunicazione è il processo che stabilisce come avverrà la comunicazione tra i membri del team e le parti interessate, sia che si tratti di un progetto, di un'organizzazione o di entrambi. In altre parole, i manager utilizzano un piano di comunicazione per creare un processo formale per la condivisione delle informazioni.

Ciò include la creazione di sistemi di comunicazione e l'ordine delle operazioni da seguire. Questo può sembrare secco, ma in definitiva è un processo creativo e dovrebbe essere trattato come tale.

Qual è lo scopo di un piano di comunicazione?

La creazione di un piano di comunicazione fornisce un quadro di condivisione delle informazioni, indipendentemente da cosa si tratti o da chi viene condiviso. È facile presumere che la comunicazione sia semplice, un gioco da ragazzi. Questo è un errore comune. Poiché spesso presumiamo che la comunicazione sia naturale, è facile diventare informali.

La creazione di un piano ti fornisce i passaggi esatti da seguire in modo che tutti comprendano il messaggio e sappiano a chi porre domande se necessario. L'utilizzo di un piano di comunicazione come struttura per il tuo messaggio crea una risorsa affidabile che tutti possono utilizzare.

Chi dovrebbe concentrarsi sulla pianificazione della comunicazione?

La pianificazione della comunicazione è uno sforzo di gruppo e tutte le parti interessate dovrebbero collaborare alla creazione del miglior piano possibile a livello di organizzazione. Poiché dovrebbero essere coerenti indipendentemente dal dipartimento o dal progetto, è importante che tutti li capiscano.

Detto questo, la pianificazione della comunicazione è più efficace se guidata da un individuo. A seconda del contesto del piano (se sarà istituito a livello di organizzazione o utilizzato per un singolo progetto) questa persona varierà. Ad esempio, un piano di comunicazione per un'intera organizzazione potrebbe essere creato da qualcuno che si occupa delle risorse umane o della leadership. Un piano speciale per un progetto, d'altra parte, verrebbe creato dal project manager.

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Quali sono i passaggi nella pianificazione della comunicazione?

È facile perdersi tra le erbacce quando si crea un piano di comunicazione. Per assicurarti di coprire tutte le tue basi, segui questi passaggi:

1. Determinare le esigenze di comunicazione

Il miglior punto di partenza è determinare i tuoi requisiti di comunicazione specifici. Ad esempio, è utile pensare a chi comunicherà. I diversi reparti comunicheranno tra loro? Le risorse umane comunicheranno con l'intera organizzazione? Tutti questi potenziali scenari devono essere considerati.

2. Indica perché ogni comunicazione è necessaria

Una delle cose più importanti da considerare quando si crea un piano di comunicazione è il motivo per cui è addirittura necessario. Come accennato in precedenza, la comunicazione può sembrare una seconda natura. Perché abbiamo bisogno di un piano? Ma quando individuiamo esattamente perché abbiamo bisogno di un piano e come quel piano migliorerà il lavoro di squadra, siamo motivati ​​a creare qualcosa di efficace.

3. Stabilire come comunicherà il team

Questo passaggio è abbastanza semplice. Qualcuno deve decidere esattamente come avverrà la comunicazione. In altre parole, quali strumenti utilizzerà il team? Ad esempio, i team possono utilizzare la posta elettronica per alcuni messaggi e app di terze parti, come Slack, per altri. Potrebbero esserci anche documenti e rapporti che devono essere completati e archiviati.

Se stai utilizzando un software di gestione dei progetti come ProjectManager, puoi gestire tutti i piani di progetto, le comunicazioni di progetto e la documentazione del progetto in un'unica piattaforma online intuitiva.

4. Decidere con quale frequenza avverrà la comunicazione ufficiale

Molti piani stabiliscono intervalli concreti per la comunicazione, indipendentemente dal messaggio. Queste comunicazioni possono essere considerate come "check-in" e servono a mantenere tutti sulla stessa pagina e sentirsi informati. Questo crea anche una registrazione scritta del passato.

5. Assegnare responsabilità di comunicazione

Chiunque crei il piano è anche responsabile di decidere chi si occuperà della condivisione: capi dipartimento, ufficiali, ecc. Queste persone potrebbero quindi potenzialmente passare i propri messaggi a qualcuno incaricato di mettere insieme un aggiornamento completo o formattare le informazioni in un certo modo. Tutte queste responsabilità devono essere considerate e assegnate.

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Parti importanti di un piano di comunicazione

Mentre stai scrivendo un piano di comunicazione, ci sono cinque cose importanti da tenere a mente. Quando tutte e cinque queste cose vengono prese in considerazione, puoi sentirti sicuro di aver coperto tutte le tue basi. Il modo migliore per assicurarti di comprendere questi elementi è rispondere alle seguenti domande relative a ciascuno:

Pubblico

"Per chi è questo messaggio e c'è più di un pubblico?"

Stabilire l'audience del messaggio è il posto migliore per iniziare la comunicazione. Ad esempio, pensa a chi comunicherà, ad esempio diversi dipartimenti, dirigenti, agenzie esterne, ecc. Questo pubblico influenzerà il messaggio e il modo in cui viene consegnato.

Messaggio

"Qual è il messaggio stesso e questo messaggio è chiaro?"

Il messaggio è ciò che guida un piano di comunicazione. Prima di iniziare a creare il tuo piano, devi essere sicuro di sapere esattamente cosa stai cercando di comunicare, nei termini più semplici possibili.

Scopo del messaggio

“Perché è importante condividere questo messaggio?”

Determina lo scopo esatto del messaggio per assicurarti che sia chiaro e includa tutte le informazioni necessarie. Come? Prova a descrivere lo scopo del messaggio con il minor numero di parole possibile. Questo può essere un esercizio impegnativo, ma migliora l'importanza del messaggio.

Metodo di comunicazione

"Come verrà condiviso esattamente il messaggio e quali sistemi verranno utilizzati?"

Questa parte della pianificazione della comunicazione è piuttosto secca. Come persona che lo crea, devi assicurarti che i membri del team capiscano da dove arriveranno i messaggi e come dovrebbero rispondere. Ad esempio, se tutti i tuoi messaggi verranno consegnati attraverso un determinato canale slack, è necessario specificarlo. Allo stesso modo, se desideri mantenere tutte le tue comunicazioni all'interno di uno strumento di gestione del progetto, questo deve essere chiarito.

Tempi di comunicazione

"Quanto spesso dovrebbe aver luogo la comunicazione e qual è l'intervallo migliore?"

Vengono impostati i migliori piani di comunicazione per mantenere viva e coerente la comunicazione, anche se alcuni messaggi sono semplici check-in. I piani peggiori vengono creati per fornire solo annunci enormi. Un modo per evitarlo è stabilire un intervallo per l'uscita dei messaggi. Questo potrebbe essere settimanale, mensile o anche giornaliero, in alcuni casi. Ad esempio, uno potrebbe includere istruzioni per creare e condividere un rapporto giornaliero con un supervisore.

Perché utilizzare un modello di piano di comunicazione?

Quando è il momento di creare un piano di comunicazione ufficiale, l'utilizzo di un modello può essere estremamente vantaggioso. Come abbiamo mostrato, possono essere documenti complessi e in essi c'è di più di quanto sembri.

L'utilizzo di un modello di piano di comunicazione aiuta a proteggerti dall'omettere informazioni pertinenti o dalla creazione di un documento difficile da capire. Abbiamo tutti scritto qualcosa che ha perfettamente senso nella nostra testa ma non è così chiaro agli altri lettori. I modelli del piano di comunicazione sono progettati specificamente per eliminare questo rischio e stabilire un formato affidabile e coerente per comunicare.

Migliori pratiche per la pianificazione della comunicazione

La pianificazione della comunicazione arriva con la sua giusta dose di sfide, come qualsiasi altra cosa. Queste migliori pratiche possono aiutare a evitare il singhiozzo.

Creare un sistema di responsabilità

Inevitabilmente, ci saranno momenti in cui sembrerà più facile "uscire dal copione" e dimenticare di seguire un piano. Ciò è particolarmente vero quando un messaggio è semplice, ma è altrettanto importante seguire il piano per motivi di coerenza.

Per questo motivo, è utile mettere in atto un sistema di responsabilità che ricordi a tutti quanto sia importante utilizzare sempre il piano. Quando tutti comprendono questa importanza, è meno probabile che si discostino dal piano.

Valutare regolarmente l'efficacia

Realizzare il miglior piano di comunicazione possibile può essere un lavoro in corso, quindi non mettere il tuo su uno scaffale per raccogliere polvere. Monitora invece la sua efficacia e cerca continuamente nuovi modi per migliorare il piano. Man mano che le organizzazioni e i progetti crescono, i piani potrebbero dover adattarsi.

Se ci sono problemi di comunicazione, potrebbe essere il momento di valutare perché sono accaduti e cosa si sarebbe potuto fare per evitarli. Allo stesso modo, i piani di comunicazione potrebbero dover adattarsi man mano che le organizzazioni e i progetti crescono per rimanere efficaci.

Ascolta il feedback degli stakeholder

Il feedback delle persone che effettivamente utilizzano il piano è inestimabile. Se i membri del team e le parti interessate non apprezzano fortemente il piano, è molto meno probabile che lo utilizzino. Allo stesso modo, se il piano di comunicazione non sta facendo il suo lavoro, condividendo chiaramente le informazioni, è tempo di apportare modifiche. Se le parti interessate non comprendono le informazioni, non ha alcun senso condividerle.

Come ProjectManager semplifica la pianificazione della comunicazione

I piani di comunicazione sono documenti statici. Il software di gestione dei progetti li dà vita e fornisce ai membri del team gli strumenti esatti di cui hanno bisogno per seguire il piano. Quando il tuo piano di comunicazione e questi strumenti risiedono nella stessa posizione, il piano stesso è molto più facile da seguire.

ProjectManager riduce il tempo e l'energia necessari per creare un piano di comunicazione e metterlo in pratica. Indipendentemente dal fatto che utilizzi un modello o crei un piano di comunicazione da zero, carica il documento in ProjectManager in modo che qualsiasi membro del team sappia esattamente dove trovarlo. Perché quando un piano di comunicazione è facile da trovare e accedere, è molto più probabile che tutti lo utilizzino.

Organizza la tua squadra e le loro abilità

Quando hai creato il tuo piano di comunicazione, è il momento di metterlo in pratica! ProjectManager offre tutte le funzionalità necessarie per ispirare ed eseguire il piano di comunicazione più efficace possibile. I membri del team possono lasciare commenti nelle attività e taggarsi a vicenda, nonché aggiungere altri membri del team alle attività. Questi tag e commenti rendono facile porre domande, ottenere risposte e fare riferimento alla comunicazione in futuro.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che fornisce al tuo team una piattaforma collaborativa per pianificare, monitorare e riferire sui propri progressi. Scopri come può rendere i tuoi progetti più produttivi ed efficienti provando il software oggi stesso gratuitamente.