Tata Kelola TI: Definisi, Kerangka Kerja dan Perencanaan

Teknologi informasi lazim di hampir setiap industri dan organisasi di seluruh dunia. Ini adalah disiplin yang beragam dan menantang dengan banyak bagian yang bergerak dan skenario kritis. Apalagi, teknologi informasi terus berkembang. Tata kelola TI memastikan bahwa departemen TI siap menghadapi apa yang akan terjadi selanjutnya, tanpa kehilangan fokus pada apa yang penting.

Apa itu Tata Kelola TI?

Pada tingkat dasarnya, tata kelola TI adalah satu atau beberapa proses yang memungkinkan staf TI untuk mengelola risiko dengan lebih baik dan beroperasi secara efisien untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Tata kelola TI adalah proses yang sangat cocok di bawah payung tata kelola perusahaan, yang merupakan kumpulan prosesnya sendiri yang dirancang untuk menjaga seluruh perusahaan tetap efektif dan efisien.

Tata kelola TI adalah metodologi fleksibel yang dapat sedikit dimodifikasi agar sesuai dengan industri yang digunakannya. Jika Anda bertanya kepada dunia bisnis, tata kelola TI adalah tentang mengelola kinerja untuk efisiensi. Tetapi jika Anda bertanya kepada akademisi? Anda mungkin mendapatkan definisi yang membaca lebih lanjut tentang membuat kerangka kerja akuntabilitas untuk menciptakan keluaran yang diinginkan dari departemen TI.

Tetapi jika Anda merincinya lebih jauh, tata kelola TI adalah penggabungan dari banyak hal. Setelah berevolusi dari banyak metode lain, tata kelola TI telah mengambil bagian dari metodologinya dari:

• “The Principles of Scientific Management” — sebuah metode organisasi perusahaan yang berfokus pada hasil ilmiah selama era industri.
• “Total Quality Management” — sebuah metode yang berfokus pada penciptaan lingkungan kerja di mana karyawan berusaha untuk terus meningkat.
• “Sistem Manajemen Mutu” — metode yang bertindak sebagai kumpulan proses organisasi yang berfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan.

Hasil yang diinginkan

Tiga hasil utama yang diinginkan dari penerapan tata kelola TI di organisasi mana pun biasanya adalah:

1. Pastikan nilai bisnis dihasilkan oleh informasi dan teknologi
2. Mengawasi kinerja manajer TI
3. Menilai risiko yang terkait dengan departemen TI dan menguranginya sesuai kebutuhan

Istilah Kunci dalam Tata Kelola TI

Bagi mereka yang baru mendapatkan pemahaman dasar tentang segala hal yang diperlukan tata kelola TI, ini dapat membingungkan dengan semua jargon industri di luar sana. Berikut adalah beberapa istilah IT rumit yang didefinisikan.

• Manajemen TI: Jangan bingung dengan tata kelola TI, manajemen TI adalah tentang bagaimana sumber daya TI dimanfaatkan dari perspektif perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Ini berbeda dengan tata kelola TI karena tata kelola TI adalah tentang mengungkap apa yang benar-benar dapat dicapai oleh suatu organisasi ketika menggunakan sumber daya TI-nya secara efektif.
• Kepatuhan TI: Kepatuhan di dunia TI dapat berarti menciptakan proses pertahanan yang memadai yang mengelola baik pengelolaan proses kepatuhan maupun integritas sistem kepatuhan. Oleh karena itu, kepatuhan TI berkisar pada pengambilan kendali untuk melindungi informasi pribadi atau pribadi, termasuk bagaimana informasi itu disimpan, disimpan, atau dibagikan.
• Kontrol TI: Ini adalah tugas khusus yang dilakukan oleh staf TI untuk memastikan bahwa tujuan bisnis selalu diingat.
• Governance, Risk and Compliance (GRC): Diciptakan oleh Open Compliance and Ethics Group (OCEG), istilah ini mengacu pada pengelompokan kemampuan tertentu yang menggabungkan tata kelola, manajemen risiko, dan kinerja untuk mencapai tujuan bisnis yang andal dan mengatasi ketidakpastian.
• Tata Kelola yang Baik: Ini adalah metode untuk mengukur seberapa efektif organisasi publik untuk kepentingan publik yang maksimal, sebagian besar dari perspektif politik. Konsep tata kelola yang baik juga merupakan komponen kunci dalam mengelola risiko dan memastikan kepatuhan dari perspektif TI.
• Bersertifikat dalam Tata Kelola Teknologi Informasi Perusahaan (CGEIT): Ini adalah sertifikasi yang netral terhadap vendor, dirancang untuk staf TI di bisnis besar dan organisasi yang bertanggung jawab atas tata kelola TI.
• Asosiasi Audit dan Kontrol Sistem Informasi (ISACA) : ISACA adalah organisasi nirlaba independen yang "terlibat dalam pengembangan, adopsi, dan penggunaan pengetahuan dan praktik industri terkemuka yang diterima secara global untuk sistem informasi."

Apa itu Kerangka Tata Kelola TI?

Ini bisa saja berakhir dalam istilah kunci kami, tetapi ada begitu banyak jenis kerangka kerja tata kelola TI yang memiliki bagian tersendiri.

Sederhananya, kerangka tata kelola TI adalah peta jalan yang mendefinisikan metode yang digunakan oleh organisasi untuk menerapkan, mengelola, dan melaporkan tata kelola TI dalam organisasi tersebut.

Kerangka kerja tata kelola TI yang paling umum adalah:

• COBIT: Sejauh ini, ini adalah kerangka kerja paling populer di luar sana. Ini memberi staf referensi 37 proses TI, dengan setiap proses didefinisikan dengan input dan output proses, tujuan, metode untuk mengukur kinerja, dan banyak lagi.
• AS8015-2005: Sebuah standar teknis yang dikembangkan di Australia dan diterbitkan pada tahun 2005, kerangka kerja ini adalah kerangka kerja 12 halaman yang mencakup enam prinsip untuk tata kelola TI yang efektif.
• ISO/IEC 38500:2015: Kerangka kerja ini bertujuan untuk membantu mereka yang berada di puncak organisasi untuk lebih memahami kewajiban hukum dan etika mereka dalam hal penggunaan TI perusahaan mereka.
• ITIL: Singkatan dari Information Technology Infrastructure Library, kerangka kerja ini mencakup lima praktik terbaik manajemen mulai dari strategi hingga desain yang bertujuan untuk memastikan bahwa TI mendukung operasi bisnis inti.
• COSO: Dari Komite Organisasi Sponsor Komisi Treadway, kerangka kerja ini berfokus pada proses yang lebih umum dan kurang berfokus pada TI, dengan penekanan pada manajemen risiko perusahaan dan pencegahan penipuan.
• CMMI: Juga dikenal sebagai kerangka Integrasi Model Kematangan Kemampuan, proses ini menggunakan skala 1 hingga 5 untuk lebih memahami bagaimana kinerja dan kematangan organisasi dari waktu ke waktu.
• FAIR: Juga dikenal sebagai Analisis Faktor Risiko Informasi, kerangka kerja ini memiliki penekanan pada keamanan siber dan penilaian risiko, dengan tujuan akhir untuk membuat keputusan yang lebih tepat.

Dan itu bukan daftar lengkap kerangka kerja di luar sana; ada banyak lagi kerangka kerja tata kelola TI yang menawarkan pandangan penuh dan sebagian dari proses tata kelola TI yang dapat berguna dalam penerapan proses tata kelola TI yang solid dan efektif.

Apa Manfaat Tata Kelola TI?

Manajer TI dan administrator sistem tahu teknologi seperti punggung tangan mereka. Mereka bekerja dengannya hari demi hari dan terus mengikuti tren terbaru setiap saat. Jadi, bagi administrator, sepertinya menambahkan proses tata kelola TI adalah langkah tambahan yang ditambahkan ke hari-hari sibuk mereka. Namun, ada banyak manfaat untuk tata kelola TI, termasuk:

• Mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan, mitra, dan pelanggan tidak pernah mudah, tetapi menunjukkan bahwa Anda telah mengambil langkah ekstra untuk menerapkan rencana tata kelola TI memberi mereka jaminan tambahan bahwa Anda serius.
• Mengontrol risiko Anda tidak datang secara otomatis. Itu harus dipelajari di lingkungan kerja di mana standar, proses yang dapat direplikasi telah diterapkan. Tata kelola TI membantu melacak risiko dalam lingkungan eksperimental yang terkendali.
• Pastikan perusahaan Anda memenuhi peraturan dan regulasi seputar kepatuhan, sehingga Anda dapat mengurangi risiko dan menghilangkan kewajiban.
• Lebih menyelaraskan departemen TI Anda dengan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan, sehingga mereka dapat memprioritaskan proyek mereka dengan lebih baik.
• Ukur kinerja departemen TI Anda dengan lebih baik dan optimalkan prosesnya, sehingga mereka tidak perlu membuang waktu untuk proses kikuk yang sebelumnya ada.

Tips Implementasi dan Perencanaan Tata Kelola TI

Ketika datang ke tata kelola TI, yang terbaik adalah mendekati implementasi dan perencanaan proses yang hebat dengan memahami bahwa satu ukuran tidak cocok untuk semua. Berikut adalah beberapa tips untuk Anda mulai.

1. Pahami peran apa yang akan dimainkan oleh tata kelola TI di organisasi Anda, apakah itu dipimpin oleh CIO atau di tingkat departemen.
2. Mulailah dengan salah satu template yang kami definisikan di atas. Ada banyak yang memberi Anda langkah-langkah nyata yang harus diambil untuk mengimplementasikan dengan sukses, seperti COBIT, yang memberikan masukan, tujuan, metode untuk mengukur kinerja, dan banyak lagi. (37, tepatnya!)
3. Staf TI — setelah diterapkan, jangan menghindar dari partisipasi. Ini mungkin tampak seperti menambahkan langkah ekstra untuk hari Anda, tetapi semakin Anda dapat menjaga departemen Anda selaras dengan tujuan bisnis secara keseluruhan, semakin sedikit Anda harus memvalidasi nilai Anda bagi perusahaan.

Bagaimana ProjectManager Membantu Tata Kelola TI

Di atas segalanya, menerapkan proses tata kelola TI yang tepat harus dimulai dengan dukungan tidak hanya dari atas, tetapi juga dari bawah. Membuat semua orang di halaman yang sama adalah yang terbaik dari ProjectManager.

Perlu berkolaborasi dengan administrator sistem TI Anda? ProjectManager memberi Anda bagan Gantt berbasis cloud sehingga Anda dapat menjadwalkan tugas, menetapkan dependensi, berkolaborasi dengan tim Anda, dan melacak kinerja semuanya. Karena ProjectManager berbasis cloud, itu juga berarti staf TI Anda dapat dengan mudah diluncurkan, tanpa perlu implementasi atau pelatihan. Jadi Anda dapat memuat alat Anda langsung di browser Anda dan kembali ke bisnis.

ProjectManager juga penuh dengan alat pelacakan dan pelaporan, sehingga Anda selalu dapat melihat kemajuan proyek TI. Dasbor proyek kami melaporkan data proyek secara real time dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca. Jika Anda mencari pelaporan yang lebih tradisional, perangkat lunak kami memiliki alat pelaporan proyek otomatis tempat Anda dapat membuat laporan status, laporan varians, laporan beban kerja, dan lainnya hanya dengan satu klik.

Proses tata kelola TI yang kikuk dapat mengembalikan staf TI Anda. Mengawasi kinerja yang dioptimalkan dan menganalisis risiko dengan mudah. ProjectManager didedikasikan untuk memberi tim perangkat lunak yang mereka butuhkan untuk merencanakan proses, menetapkan tugas, dan berkolaborasi secara efektif. Daftar untuk uji coba gratis kami selama 30 hari hari ini.