16 conseils pour le bulletin d'information des employés pour engager et informer votre personnel
Publié: 2021-10-19Malgré les innombrables méthodes de communication dont nous disposons aujourd'hui, le courrier électronique reste le canal préféré pour joindre les employés.
En fait, 95 % des gens disent que c'est leur principal moyen de communication, et 50 % des travailleurs utilisent en fait plus fréquemment le courrier électronique depuis le début de la pandémie.
Il n'est donc pas surprenant que les bulletins d'information des employés demeurent un outil essentiel pour les professionnels de la communication.
C'est pourquoi nous avons élaboré ce guide définitif, avec seize conseils pour le bulletin d'information des employés afin de tenir votre personnel informé et engagé.
Mais avant de décrire toutes les façons dont vous pouvez créer un bulletin d'information de premier ordre pour les employés, examinons ce qu'un bulletin efficace peut accomplir.
Quel est le but d'un bulletin d'information pour les employés ?
À une certaine époque, les bulletins d'information des employés servaient simplement à informer les travailleurs des actualités et des événements de l'entreprise.
Cependant, aujourd'hui, les bulletins d'information des employés peuvent avoir une variété d'objectifs, selon les besoins et les objectifs de l'organisation.
Un bulletin d'information peut être utilisé principalement pour transmettre des informations, par exemple, mais il peut également être utilisé pour engager les employés, célébrer les réalisations, contribuer à la culture de l'entreprise, etc.
Les entreprises peuvent même envoyer plusieurs newsletters à leurs employés, chacune ayant un objectif distinct.
Jetez simplement un coup d'œil à la variété de choses qu'un bulletin d'information efficace pour les employés peut accomplir :
- Informez les employés des mises à jour, des événements et des jalons de l'entreprise, ce qui est important puisque 74 % des employés déclarent manquer des nouvelles importantes de l'entreprise.
- Renseignez-les sur les politiques et les initiatives, les postes vacants, les concurrents, etc.
- Invitez-les aux événements de l'entreprise et aux sessions de formation.
- Connectez les employés distants.
- Recueillir les commentaires des employés.
- Présentez le contenu généré par les employés.
- Aide aux efforts de défense des intérêts des employés.
- Contribuer au partage et à la gestion des connaissances.
- Renforcer les valeurs et la culture de l'entreprise.
- Développer les leaders d'opinion des employés.
Quel que soit l'objectif de votre bulletin d'information pour les employés - qu'il s'agisse d'informer les travailleurs d'un déjeuner-causerie à venir ou de les divertir avec un bêtisier de la conférence de l'entreprise - tous les bulletins d'information doivent viser à impliquer la main-d'œuvre.
Les employés engagés ont une plus grande satisfaction au travail, sont plus productifs et contribuent mieux à la croissance de l'entreprise, mais pour récolter ces avantages impressionnants, vous devez d'abord élaborer des communications que les employés ouvrent réellement.
Conseils pour la newsletter des employés pour améliorer les performances des e-mails
Selon une étude de Ragan, 71 % des employés ne lisent pas les communications de l'entreprise et l'engagement envers les bulletins d'information des employés reste faible.
Pourquoi?
Parce que 62 % des e-mails que les employés reçoivent ne sont pas importants et que les professionnels de la communication ne font pas tout leur possible pour rendre les newsletters des employés pertinentes, utiles et faciles à utiliser.
Mais nous avons de nombreuses idées de bulletins d'information pour les employés pour y parvenir.
1. Suivez les meilleures pratiques de newsletter des employés.
Avant de cliquer sur "envoyer", assurez-vous d'avoir effectué les opérations suivantes.
Indiquez de qui provient l'e-mail.
Au lieu d'envoyer la newsletter de votre employé à partir du simple nom de l'entreprise ou d'une adresse e-mail générique "sans réponse", utilisez l'e-mail d'un véritable employé.
Il peut s'agir d'un membre de votre équipe de communication ou de marketing, mais vous pouvez également personnaliser l'expéditeur en fonction du contenu de l'e-mail. Par exemple, les nouvelles de l'entreprise peuvent provenir du PDG, tandis qu'une mise à jour sur l'embauche peut provenir du directeur des ressources humaines.
L'envoi de votre newsletter par une personne réelle augmente la probabilité que les employés l'ouvrent et la lisent.
Inclure des images.
L'ajout d'images à la newsletter de vos employés rend l'e-mail plus attrayant et garantit qu'il est différent d'un e-mail textuel ordinaire.
Une règle commune pour le rapport texte/image est de 40 % d'images et 60 % de texte, mais expérimentez et voyez ce qui fonctionne le mieux pour votre public et votre marque.
Les images peuvent inclure l'en-tête de l'e-mail, des photos, des graphiques, des illustrations, des photos d'employés, etc.
Assurez-vous simplement que la taille des fichiers image est petite, afin que la newsletter arrive réellement dans les boîtes de réception des travailleurs, et n'incluez pas trop d'images pour éviter que votre e-mail n'atterrisse dans les dossiers de spam.
Gardez la taille du fichier petite.
Visez à ce que la newsletter de vos employés soit inférieure à 102 Ko.
Cela garantit qu'il passera à travers les filtres anti-spam et empêchera Gmail de "couper" votre e-mail et de ne pas afficher tout le contenu.
Assurez-vous qu'il est adapté aux mobiles.
Le mobile représente près de 42 % des ouvertures d'e-mails. Il est donc essentiel que la newsletter de vos employés ait une conception axée sur le mobile.
Aperçu et test.
Avant d'envoyer votre newsletter, prévisualisez-la et envoyez-vous un e-mail de test. La plupart des plateformes de messagerie, y compris les plus populaires comme Mailchimp et Hubspt, ont cette option.
Vérifiez la conception générale et la mise en forme de la newsletter, cliquez sur chaque lien pour vous assurer qu'ils fonctionnent, recherchez les fautes de frappe et voyez comment votre ligne d'objet et votre texte d'aperçu s'affichent.
2. Concentrez-vous sur la création de valeur.
Maintenant que vous maîtrisez les bases, il est temps de jeter un coup d'œil sur le contenu à inclure dans les newsletters des employés.
Comme nous l'avons établi précédemment, les newsletters peuvent avoir une variété d'objectifs, mais que votre newsletter soit destinée à transmettre des informations ou à contribuer à la culture de l'entreprise, elle échouera si les employés ne prennent pas la peine de la lire.
La meilleure façon d'amener les gens à ouvrir votre bulletin d'employés et à le lire est de s'assurer qu'il apporte de la valeur d'une manière ou d'une autre.
Donc, avant de créer un bulletin d'information pour les employés, demandez-vous comment il profite au lecteur et identifiez les moyens de rendre vos communications plus utiles et pertinentes pour l'employé individuel.
Un moyen infaillible de le faire ? Personnalisation.
3. Personnalisez les newsletters des employés.
Toutes les actualités de l'entreprise ne conviennent pas à tous les employés. Bien qu'une nouvelle politique RH puisse s'appliquer à tout le monde, la dernière mise à jour technique de l'équipe d'ingénierie peut ne pas être pertinente pour votre équipe marketing.
De plus, tous les employés ne consomment pas le contenu de la même manière. Les travailleurs de première ligne peuvent être plus susceptibles d'ouvrir des newsletters sur mobile ou à différents moments de la journée que les employés de bureau, par exemple.
C'est pourquoi il est si important d'utiliser la personnalisation et la segmentation.
Vous pouvez envoyer des communications uniquement aux employés de certains services, par exemple, ou créer des bulletins d'information spécifiques aux employés.
Cela peut représenter beaucoup de travail, bien sûr, surtout si vous faites partie d'une petite équipe de communication, mais EveryoneSocial facilite la diffusion de contenu individualisé directement dans les boîtes de réception des employés.
Vous pouvez configurer une newsletter de contenu dans EveryoneSocial qui extraira automatiquement les publications de tendance, les mises à jour de groupes spécifiques et le contenu généré par les employés pour chaque individu. L'employé recevra une newsletter personnalisée remplie de contenu qui le concerne et avec lequel il ne s'est pas encore engagé.
Cette approche automatisée des newsletters des employés permet au contenu de sortir régulièrement (+ vous ne devez le configurer qu'une seule fois !) et garantit que chaque travailleur est aligné sur les nouvelles les plus importantes et les plus pertinentes.
4. Rédigez des lignes d'objet attrayantes.
Bien sûr, si vous voulez que les gens lisent ces newsletters d'employés, vous devez d'abord les amener à ouvrir l'e-mail. C'est pourquoi vous avez besoin d'une ligne d'objet convaincante.
Voici quelques conseils pour la newsletter des employés afin de créer une ligne d'objet qui fera monter en flèche votre taux d'ouverture.
- Personnalisez-les. L'ajout du nom du destinataire augmente les taux d'ouverture des e-mails de 26 %, et votre plate-forme de messagerie dispose probablement déjà d'une fonctionnalité pour en faire un jeu d'enfant.
- Favorisez un sentiment de curiosité, d'urgence ou FOMO (peur de rater quelque chose). Créez des lignes d'objet qui incitent les destinataires à ouvrir l'e-mail et à en savoir plus. Par exemple, essayez quelque chose comme "Ce hack vous fera gagner du temps" ou "Plus qu'un jour pour vous inscrire" par rapport à "Apprenez à gagner du temps" ou "Inscrivez-vous à une formation".
- Ajoutez des émoticônes. Le simple fait d'inclure un emoji dans la ligne d'objet peut augmenter le taux d'ouverture de 29 %.
- Soyez bref. Limitez vos lignes d'objet à 60 caractères ou moins pour vous assurer que vos lignes d'objet ne soient pas coupées dans les boîtes de réception mobiles.
5. Inclure le contenu généré par les employés.
Les photos, vidéos, articles de blog et tout autre contenu créé par vos employés sont un excellent moyen d'ajouter une touche personnelle à votre newsletter d'employés.
Le partage de contenu généré par les employés, ou EGC, présente de nombreux avantages, notamment un engagement accru des employés et une satisfaction au travail.
De plus, lorsque vous partagez EGC, cela engendre davantage de ce précieux contenu car il encourage les employés à partager leurs propres pensées, idées et expériences.
6. Invitez les employés à assister à des événements.
Que vous organisiez une session de formation interne ou que vous parrainiez une conférence externe, invitez les gens à y participer via votre newsletter destinée aux employés.
Certaines plateformes de messagerie ont des fonctionnalités de gestion d'événements qui vous permettront même d'intégrer des invitations et de permettre aux gens de répondre.
Vous pouvez même impliquer davantage les employés en encourageant leur participation. Invitez-les à soumettre des idées, à faire du bénévolat ou à postuler pour être conférenciers ou modérateurs.
7. Intégrez la newsletter à votre stratégie de gestion du changement.
Les newsletters des employés sont souvent envoyées à intervalles réguliers, par exemple hebdomadaires ou mensuels. Mais vous pouvez envoyer ces messages informatifs chaque fois que vous avez besoin d'informer les membres de l'équipe de nouvelles importantes.
Ceci est particulièrement important si l'entreprise subit un changement majeur tel qu'une fusion ou une acquisition. Dans ces cas, le bulletin de vos employés devrait être un élément essentiel de votre stratégie de gestion du changement.
Mais ne vous contentez pas de transmettre des informations, indiquez clairement comment les employés sont touchés par ces changements. Cela les fait se sentir valorisés et appréciés et conduit à un plus grand engagement global des employés.
8. Mettez en surbrillance les employés.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la reconnaissance des employés est précieuse sur le lieu de travail - elle améliore la rétention, augmente la confiance et améliore le moral, pour n'en nommer que quelques-unes.
Et pourtant, 82 % des salariés américains déclarent ne pas être suffisamment reconnus au travail.
La mise en évidence des membres de l'équipe dans le bulletin des employés peut cependant changer cela.
Présentez les réalisations professionnelles des gens, mais reconnaissez également les réalisations personnelles et les nouvelles, telles que les efforts de bénévolat, les vacances, les anniversaires, les mariages, les naissances, etc.
9. Partagez les postes vacants et les nouvelles sur l'embauche.
Utilisez le bulletin des employés pour tenir les travailleurs informés des offres d'emploi et des nouvelles embauches.
Invitez-les à promouvoir les postes vacants et à recommander des candidats. Et présentez-leur les derniers membres de l'équipe.
Tenir les travailleurs au courant de la croissance de l'entreprise les aidera à se sentir plus connectés à leurs coéquipiers et engagés dans leur travail.
10. Ajoutez une vidéo.
Les gens sont 75 % plus susceptibles de regarder une vidéo dans un bulletin d'information des employés que de lire un texte, alors assurez-vous d'inclure des vidéos de temps en temps.
Celles-ci peuvent être purement informatives, comme le directeur des ressources humaines expliquant une nouvelle politique ou un nouvel avantage, ou elles peuvent être des façons légères et amusantes de présenter la culture de l'entreprise, comme un sketch de l'équipe marketing ou une vidéo des faits saillants d'un événement d'entreprise.
Et assurez-vous d'inclure le mot "vidéo" dans la ligne d'objet de votre e-mail, car cela peut augmenter les taux d'ouverture de 6 %.
11. Inclure les CTA.
Augmentez l'engagement avec le bulletin d'information des employés en incluant des appels à l'action.
Invitez les gens à en savoir plus, à fournir des commentaires, à s'inscrire, à répondre, à faire du bénévolat, à partager leurs réflexions, et plus encore.
Les CTA augmentent non seulement votre taux de clics, mais ils aident également les employés à comprendre le « pourquoi » derrière le contenu que vous avez inclus dans la newsletter.
12. Résumez les principaux points à retenir.
Peu importe à quel point votre bulletin d'information pour les employés est engageant ou informatif, tout le monde ne le lira pas.
Mais vous pouvez communiquer rapidement vos points les plus importants en incluant une liste à puces résumant le contenu en haut de la newsletter.
13. Demandez des commentaires.
Les employés veulent se sentir à l'aise pour exprimer leurs opinions et savoir que leurs pensées sont appréciées, alors demandez-leur leur avis sur le bulletin.
Demandez-leur ce qu'ils aimeraient voir à l'avenir, quels sont leurs conseils pour les bulletins d'information des employés, et plus encore.
Le bulletin d'information des employés est également un excellent moyen de distribuer des sondages éclair pour évaluer la satisfaction et l'engagement des employés.
14. Branchez votre programme de défense des employés.
Il y a une raison pour laquelle les plus grandes marques mondiales comme Facebook, T-Mobile et Dell investissent dans la défense des intérêts des employés : ça marche.
Mais la clé pour gagner continuellement en plaidoyer est d'étendre votre programme et de maintenir l'engagement des travailleurs, et les bulletins d'information des employés peuvent vous aider à le faire.
Utilisez votre newsletter pour inviter plus de personnes à rejoindre votre solution pure play de défense des intérêts des employés, suggérer du contenu à partager, mettre en évidence les nombreux avantages que les travailleurs peuvent retirer en participant, promouvoir des concours et présenter vos meilleurs partageurs du classement.
Votre solution de défense des droits des employés doit également avoir des capacités de newsletter - c'est pourquoi c'est une fonctionnalité centrale de EveryoneSocial.
15. Expérimentez et amusez-vous.
Comme nous l'avons dit, le bulletin d'information des employés ne doit pas être simplement un moyen de diffuser des informations sur l'entreprise - il peut également être utilisé pour divertir, améliorer le moral et contribuer à la culture d'entreprise.
Alors n'ayez pas peur de vous amuser un peu avec.
Utilisez des GIF, racontez des blagues, partagez des anecdotes ou des moments idiots du bureau.
Vous pouvez également jouer à des jeux-questionnaires, proposer un concours ou un cadeau, faire des recommandations, partager des recettes, etc.
16. Analysez les performances des e-mails.
Il est essentiel de savoir quel type de lignes d'objet incite vos collaborateurs à ouvrir une newsletter, sur quels liens ils cliquent, etc.
Ces données vous montrent quel contenu résonne auprès des employés et vous permettent de prendre des mesures pour améliorer continuellement les performances de votre bulletin d'information des employés.
Pourtant, 60 % des professionnels de la communication ne mesurent pas l'efficacité de leurs efforts de communication interne, selon l'International Association of Business Communicators.
Heureusement, la plupart des plates-formes de messagerie facilitent le suivi de ces mesures pour vous.
Par exemple, vous pouvez voir en un coup d'œil les performances de vos e-mails de contenu EveryoneSocial.
« J'adore pouvoir voir le nombre de destinataires, les ouvertures et les clics avec les e-mails d'EveryoneSocial », déclare Shannon Ma, responsable mondiale du marketing par e-mail chez Instructure. "Je peux facilement consulter les données, les exporter et voir exactement ce qui intéresse les gens."
Obtenez la meilleure solution de newsletter pour les employés
De toute évidence, les conseils pour les bulletins d'information des employés ne manquent pas. Cependant, nous comprenons que les professionnels des communications et du marketing ne manquent pas non plus de tâches à accomplir au quotidien.
C'est pourquoi les e-mails de contenu d'EveryoneSocial sont un excellent moyen d'augmenter la newsletter de vos employés ou même de lui servir d'alternative.
Vous pouvez configurer une newsletter de contenu en quelques minutes, planifier son envoi à intervalles réguliers et lui faire confiance pour tenir tout le monde au courant des éléments les plus importants partagés dans EveryoneSocial.
Le contenu personnalisé pour chaque employé atterrira directement dans leur boîte de réception. Et vous n'aurez pas à concevoir, mettre à jour, tester et envoyer constamment des newsletters aux employés, libérant ainsi votre temps pour toutes les autres tâches de votre assiette.
Mais ce n'est pas tout ce que EveryoneSocial peut faire !