16 個員工通訊提示，以吸引和告知您的員工

儘管我們今天擁有無數的溝通方式，但電子郵件仍然是聯繫員工的首選渠道。

事實上，95% 的人表示這是他們的主要溝通方式，自疫情開始以來，50% 的員工實際上更頻繁地使用電子郵件。

因此，員工通訊仍然是通信專業人員的重要工具也就不足為奇了。

這就是我們整理這份權威指南的原因，其中包含 16 條員工通訊提示，可讓您的員工了解並參與其中。

但在我們概述創建一流員工通訊的所有方法之前，讓我們來看看一個有效的通訊可以完成什麼。

員工通訊的目的是什麼？

曾幾何時，員工通訊僅用於向員工通報公司新聞和事件。

然而，今天，員工通訊可以有多種目標，具體取決於組織的需求和目標。

例如，時事通訊可能主要用於傳達信息，但也可用於吸引員工、慶祝成就、為公司文化做出貢獻等。

公司甚至可以發送幾個不同的員工通訊，每個通訊都有不同的目的。

看看有效的員工通訊可以實現的各種事情：

• 告知員工公司更新、事件和里程碑——這很重要，因為 74% 的員工表示他們錯過了重要的公司新聞。
• 對他們進行有關政策和舉措、空缺職位、競爭對手等方面的教育。
• 邀請他們參加公司活動和培訓課程。
• 連接遠程員工。
• 收集員工反饋。
• 展示員工生成的內容。
• 協助員工宣傳工作。
• 有助於知識共享和管理。
• 強化公司價值觀和文化。
• 培養員工思想領袖。

不管你的員工通訊的目的是什麼——無論是通知員工即將舉行的午餐和學習，還是用公司會議上的花絮來娛樂他們——所有的通訊都應該以吸引員工為目標。

敬業的員工具有更高的工作滿意度、更高的生產力，並且更好地為業務增長做出貢獻，但要獲得這些令人印象深刻的好處，您首先需要製作員工實際開放的溝通方式。

提高電子郵件性能的員工通訊提示

根據 Ragan 的研究，71% 的員工不閱讀公司通訊，員工通訊的參與度仍然很低。

為什麼？

因為 62% 的員工收到的電子郵件並不重要，而且通信專業人員並沒有盡其所能使員工時事通訊相關、有用且易於使用。

但是我們有很多員工通訊的想法可以做到這一點。

1. 遵循員工通訊最佳實踐。

在您點擊“發送”之前，請確保您已完成以下操作。

指定電子郵件的發件人。

不要僅從公司名稱或通用的“無回复”電子郵件地址發送員工通訊，而是使用實際員工的電子郵件。

這可能是您的通信或營銷團隊中的某個人，但您也可以根據電子郵件的內容自定義發件人。 例如，公司新聞可能來自首席執行官，而招聘更新可能來自人力資源總監。

從真人那裡發送您的時事通訊會增加員工打開並閱讀它的可能性。

包括圖像。

將圖像添加到您的員工通訊中可以使電子郵件更具吸引力，並確保它看起來與常規的基於文本的電子郵件不同。

文本與圖像比例的常見準則是 40% 的圖像和 60% 的文本，但請進行試驗，看看哪種方法最適合您的受眾和您的品牌。

圖像可以包括電子郵件標題、照片、圖形、插圖、員工照片等。

只需確保圖像文件大小較小，這樣時事通訊才會真正到達員工的收件箱，並且不要包含太多圖像，以免您的電子郵件落入垃圾郵件文件夾。

保持文件較小。

目標是讓您的員工通訊小於 102KB。

這樣可以確保它通過垃圾郵件過濾器，並且可以防止 Gmail “剪切”您的電子郵件而不顯示所有內容。

確保它適合移動設備。

移動設備佔打開電子郵件的近 42%，因此您的員工通訊必須採用移動優先設計。

預覽和測試。

在發送您的時事通訊之前，先預覽它並向自己發送一封測試電子郵件。 大多數電子郵件平台，包括 Mailchimp 和 Hubspt 等流行的電子郵件平台，都有此選項。

檢查時事通訊的整體設計和格式，單擊每個鏈接以確保它們正常工作，查找拼寫錯誤，並查看您的主題行和預覽文本的顯示方式。

2. 專注於提供價值。

現在您已經掌握了基礎知識，是時候對要包含在員工通訊中的內容進行全面了解了。

正如我們之前建立的，時事通訊可以有多種目標，但無論您的時事通訊是為了傳達信息還是為公司文化做出貢獻，如果員工不費心閱讀它，它都將無法做到。

讓人們打開您的員工通訊並閱讀它的最佳方法是確保它以某種方式提供價值。

因此，在製作員工通訊之前，先問問自己它如何使讀者受益，並找出使您的通訊更有用且與個別員工相關的方法。

一種萬無一失的方法嗎？ 定制。

3. 定制員工通訊。

並非所有公司新聞都適合每位員工。 雖然新的人力資源政策可能適用於所有人，但工程團隊的最新技術更新可能與您的營銷團隊無關。

此外，並非每個員工都以相同的方式消費內容。 例如，與辦公桌工作人員相比，一線工作人員可能更有可能在移動設備上或在一天中的不同時間打開新聞通訊。

這就是為什麼利用定制和細分如此重要的原因。

例如，您可以僅向某些部門的員工發送通信，或製作部門特定的員工通訊。

當然，這可能是一項繁重的工作，尤其是如果您是小型通信團隊的一員，但 EverySocial 可以輕鬆地將個性化內容直接發送到員工的收件箱。

您可以在EveryoneSocial 中設置內容通訊，自動為每個人提取熱門帖子、特定群組更新和員工生成的內容。 員工將收到一份個性化的時事通訊，其中包含與他們相關的內容——但他們尚未參與。

這種員工通訊的自動化方法允許內容定期發布（+您只需設置一次！）並確保每個員工都與最重要、最相關的新聞保持一致。

4. 寫引人入勝的主題行。

當然，如果你想讓人們閱讀那些員工通訊，你必須先讓他們打開電子郵件。 這就是為什麼你需要一個引人注目的主題行。

這裡有一些員工通訊技巧，可以製作一個主題行，讓您的開放率飆升。

• 個性化它們。 添加收件人的姓名可將電子郵件打開率提高 26%，而且您的電子郵件平台可能已經具備了讓這一點變得輕而易舉的功能。
• 培養好奇心、緊迫感或 FOMO （害怕錯過）。 製作主題行，讓收件人想要打開電子郵件並了解更多信息。 例如，嘗試“這個 hack 將節省您的時間”或“僅剩一天即可註冊”與“學習節省時間”或“註冊培訓”之類的內容。
• 添加表情符號。 只需在主題行中包含一個表情符號即可將打開率提高 29%。
• 保持簡短。 將您的主題行限制為 60 個字符或更少，以確保您的主題行不會在移動收件箱中被截斷。

5. 包括員工生成的內容。

員工創建的照片、視頻、博客文章和任何其他內容是為員工通訊添加個人風格的好方法。

共享員工生成的內容 (EGC) 有很多好處，包括提高員工敬業度和工作滿意度。

此外，當您分享 EGC 時，它會產生更多有價值的內容，因為它鼓勵員工分享自己的想法、想法和經驗。

6. 邀請員工參加活動。

無論您是舉辦內部培訓課程還是讚助外部會議，都可以通過您的員工通訊邀請人們參加。

一些電子郵件平台具有事件管理功能，甚至可以讓您嵌入邀請並讓人們回复。

您甚至可以通過鼓勵員工參與來進一步吸引他們。 邀請他們提交想法、志願服務或申請成為演講者或主持人。

7. 讓時事通訊成為您變革管理策略的一部分。

員工通訊通常定期發送，例如每週或每月。 但是，當您需要告訴團隊成員重要新聞時，您可以發送這些信息性消息。

如果公司正在經歷合併或收購等重大變革，這一點尤其重要。 在這些情況下，您的員工通訊應該是您變革管理策略的重要組成部分。

但要做的不僅僅是傳達信息——明確員工如何受到這些變化的影響。 這使他們感到受到重視和讚賞，並提高了員工的整體參與度。

8. 突出員工。

員工認可在工作場所很有價值的原因有很多——它可以提高保留率、增加信任和提高士氣，僅舉幾例。

然而，82% 的就業美國人表示他們在工作中沒有得到足夠的認可。

不過，在員工通訊中突出顯示團隊成員可以改變這一點。

展示人們的工作成就，同時也認可個人成就和新聞，例如志願者工作、假期、生日、婚姻、出生等等。

9. 分享空缺職位和招聘新聞。

使用員工通訊讓員工了解職位發布和新員工。

邀請他們宣傳空缺職位並推薦候選人。 並將他們介紹給最新的團隊成員。

讓員工了解公司的發展情況，這將有助於他們感覺與隊友之間的聯繫更加緊密，並參與到他們的工作中。

10.添加視頻。

人們觀看員工通訊中的視頻的可能性比閱讀文本的可能性高 75%，因此請務必不時包含視頻。

這些可以是純粹的信息，例如人力資源總監解釋新政策或福利，或者它們可以是展示公司文化的輕鬆有趣的方式，例如營銷團隊的短劇或公司活動的精彩片段。

並確保在您的電子郵件主題行中包含“視頻”一詞，因為這可以將打開率提高 6%。

11. 包括 CTA。

通過包括號召性用語來增加與員工通訊的參與度。

邀請人們了解更多信息、提供反饋、註冊、回复、志願者、分享他們的想法等等。

CTA 不僅可以提高您的點擊率，還可以幫助員工了解您在時事通訊中包含的內容背後的“原因”。

12. 總結要點。

無論您的員工通訊多麼引人入勝或內容豐富，並不是每個人都會閱讀它。

但是您可以通過在時事通訊頂部包含總結內容的項目符號列表來快速傳達您最重要的觀點。

13. 尋求反饋。

員工希望在表達自己的意見時感到自在，並且知道他們的想法受到重視，因此請向他們詢問對時事通訊的反饋。

詢問他們將來希望看到什麼，他們有哪些員工通訊提示等等。

員工通訊也是分發脈搏調查以衡量員工滿意度和敬業度的好方法。

14.插入您的員工倡導計劃。

Facebook、T-Mobile 和戴爾等世界頂級品牌投資於員工宣傳是有原因的——它奏效了。

但是，在宣傳中不斷獲勝的關鍵是擴大您的計劃並保持員工的參與度，而員工通訊可以幫助您做到這一點。

使用您的時事通訊邀請更多人加入您的純遊戲員工倡導解決方案，建議分享內容，突出員工通過參與可以獲得的眾多好處，並促進競賽並在排行榜中展示您的頂級分享者。

您的員工倡導解決方案還應該具有時事通訊功能——這就是為什麼它是EveryoneSocial 的核心功能。

15. 嘗試並玩得開心。

正如我們所說，員工通訊不僅是傳遞公司信息的途徑——它還可以用來娛樂、提高士氣和為公司文化做出貢獻。

所以不要害怕玩得開心。

使用 GIF，講笑話，分享辦公室周圍的軼事或愚蠢的時刻。

您還可以玩瑣事等遊戲，參加比賽或贈品，提出建議，分享食譜等等。

16. 分析電子郵件性能。

了解什麼樣的主題行會吸引您的員工打開時事通訊、他們點擊哪些鏈接等非常重要。

這些數據向您展示了哪些內容能引起員工的共鳴，並使您能夠採取措施不斷提高員工通訊的績效。

然而，據國際商業傳播者協會稱，60% 的傳播專業人士並未衡量其內部傳播工作的有效性。

幸運的是，大多數電子郵件平台都可以輕鬆地為您跟踪這些指標。

例如，您可以一目了然地了解您的 EveryoneSocial 內容電子郵件的執行情況。

“我很高興我可以看到EveryoneSocial 電子郵件的收件人數量、打開次數和點擊次數，”Instructure 的全球電子郵件營銷經理Shannon Ma 說。 “我可以輕鬆查看數據，將其導出，並準確了解人們感興趣的內容。”

獲得最佳員工通訊解決方案

顯然，不乏員工通訊提示。 但是，我們了解通信和營銷專業人員每天也有很多任務要完成。

這就是為什麼EveryoneSocial 的內容電子郵件是增加您的員工通訊甚至作為替代品的好方法。

您可以在幾分鐘內設置內容簡報，安排它定期發送，並相信它可以讓每個人都了解EveryoneSocial 中共享的最重要項目的最新信息。

為每位員工定制的內容將直接進入他們的收件箱。 而且您不必設計、更新、測試和發送持續的員工通訊，從而騰出時間來處理所有其他任務。

但這並不是EveryoneSocial 能做的全部！

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