16 советов по информационному бюллетеню для сотрудников, которые помогут привлечь и проинформировать вашу рабочую силу
Опубликовано: 2021-10-19Несмотря на бесчисленное количество способов связи, которые у нас есть сегодня, электронная почта остается наиболее предпочтительным каналом для связи с сотрудниками.
На самом деле, 95% людей говорят, что это их основной способ общения, а 50% работников фактически используют электронную почту чаще с начала пандемии.
Неудивительно, что информационные бюллетени для сотрудников остаются важным инструментом для специалистов по коммуникациям.
Вот почему мы составили это исчерпывающее руководство, дополненное шестнадцатью советами по информационному бюллетеню для сотрудников, чтобы информировать и вовлекать ваших сотрудников.
Но прежде чем мы расскажем обо всех способах создания первоклассного информационного бюллетеня для сотрудников, давайте посмотрим, чего можно добиться с помощью эффективного информационного бюллетеня.
Какова цель информационного бюллетеня для сотрудников?
Когда-то информационные бюллетени для сотрудников использовались просто для информирования работников о новостях и событиях компании.
Однако сегодня информационные бюллетени для сотрудников могут иметь самые разные цели в зависимости от потребностей и целей организации.
Информационный бюллетень может использоваться в первую очередь, например, для передачи информации, но его также можно использовать для привлечения сотрудников, празднования достижений, внесения вклада в корпоративную культуру и т. д.
Компании могут даже рассылать несколько разных информационных бюллетеней для сотрудников, каждое из которых преследует определенную цель.
Только взгляните на то, чего может достичь эффективная рассылка для сотрудников:
- Информируйте сотрудников об обновлениях компании, событиях и вехах — это важно, поскольку 74% сотрудников говорят, что пропускают важные новости компании.
- Расскажите им о политике и инициативах, открытых вакансиях, конкурентах и многом другом.
- Приглашайте их на корпоративные мероприятия и тренинги.
- Подключайте удаленных сотрудников.
- Соберите отзывы сотрудников.
- Демонстрируйте контент, созданный сотрудниками.
- Помощь в защите интересов сотрудников.
- Способствовать обмену знаниями и управлению.
- Укрепляйте ценности и культуру компании.
- Развивайте идейных лидеров среди сотрудников.
Независимо от цели вашего информационного бюллетеня для сотрудников — будь то информирование работников о предстоящем обеде и обучении или развлечение их роликом с ляпами с конференции компании — все информационные бюллетени должны быть направлены на вовлечение сотрудников.
Вовлеченные сотрудники более удовлетворены своей работой, более продуктивны и вносят больший вклад в рост бизнеса, но чтобы воспользоваться этими впечатляющими преимуществами, вам сначала необходимо создать коммуникацию, которую сотрудники действительно откроют.
Информационный бюллетень для сотрудников: советы по улучшению эффективности электронной почты
Согласно исследованию Рэгана, 71% сотрудников не читают сообщения компании, а их взаимодействие с информационными бюллетенями остается низким.
Почему?
Потому что 62% электронных писем, которые получают сотрудники, не являются важными, и потому, что специалисты по коммуникациям не делают все возможное, чтобы информационные бюллетени для сотрудников были актуальными, полезными и удобными для восприятия.
Но у нас есть множество идей для информационных бюллетеней сотрудников, чтобы сделать именно это.
1. Следуйте рекомендациям по рассылке информационных бюллетеней для сотрудников.
Прежде чем нажать «Отправить», убедитесь, что вы сделали следующее.
Укажите, от кого пришло письмо.
Вместо того, чтобы отправлять информационный бюллетень для сотрудников просто с названия компании или с общего адреса электронной почты «нет ответа», используйте электронную почту реального сотрудника.
Это может быть кто-то из вашей команды по коммуникациям или маркетингу, но вы также можете настроить отправителя на основе содержания электронного письма. Например, новости компании могут исходить от генерального директора, а новости о найме — от директора по персоналу.
Отправка вашего информационного бюллетеня от реального человека увеличивает вероятность того, что сотрудники откроют и прочитают его.
Включите изображения.
Добавление изображений в информационный бюллетень для сотрудников делает электронное письмо более привлекательным и гарантирует, что оно будет отличаться от обычного текстового электронного письма.
Обычное соотношение текста к изображению — 40% изображений и 60% текста, но поэкспериментируйте и посмотрите, что лучше всего подходит для вашей аудитории и вашего бренда.
Изображения могут включать заголовок электронной почты, фотографии, графику, иллюстрации, изображения сотрудников и многое другое.
Просто убедитесь, что размер файла изображения невелик, чтобы информационный бюллетень действительно поступал в почтовые ящики сотрудников, и не включайте слишком много изображений, чтобы ваше электронное письмо не попадало в папки со спамом.
Сохраняйте размер файла небольшим.
Стремитесь к тому, чтобы ваш информационный бюллетень для сотрудников был меньше 102 КБ.
Это гарантирует, что оно пройдет через спам-фильтры, и предотвратит «обрезку» вашей электронной почты Gmail и не отобразит весь контент.
Убедитесь, что он удобен для мобильных устройств.
Мобильные аккаунты открывают почти 42% электронных писем, поэтому очень важно, чтобы ваш информационный бюллетень для сотрудников имел дизайн, ориентированный на мобильные устройства.
Предварительный просмотр и тестирование.
Перед отправкой бюллетеня просмотрите его и отправьте себе тестовое письмо. Большинство почтовых платформ, в том числе такие популярные, как Mailchimp и Hubspt, имеют эту опцию.
Проверьте общий дизайн и форматирование информационного бюллетеня, щелкните каждую ссылку, чтобы убедиться, что они работают, найдите опечатки и посмотрите, как отображаются строка темы и текст предварительного просмотра.
2. Сосредоточьтесь на создании ценности.
Теперь, когда вы разобрались с основами, пришло время взглянуть в целом на контент, который нужно включить в информационные бюллетени для сотрудников.
Как мы установили ранее, информационные бюллетени могут преследовать различные цели, но независимо от того, предназначен ли ваш информационный бюллетень для передачи информации или внесения вклада в культуру компании, он не будет выполнять ни того, ни другого, если сотрудники не удосуживаются его прочитать.
Лучший способ побудить людей открыть ваш информационный бюллетень для сотрудников и прочитать его — убедиться, что он каким-то образом представляет ценность.
Поэтому, прежде чем создавать информационный бюллетень для сотрудников, спросите себя, какую пользу он принесет читателю, и определите способы сделать ваши сообщения более полезными и актуальными для отдельного сотрудника.
Один верный способ сделать это? Настройка.
3. Настройте информационные бюллетени сотрудников.
Не все новости компании подходят каждому сотруднику. Хотя новая кадровая политика может применяться ко всем, последнее техническое обновление от инженерной группы может не иметь отношения к вашей маркетинговой команде.
Кроме того, не все сотрудники потребляют контент одинаково. Например, сотрудники, работающие на переднем крае, могут с большей вероятностью открывать информационные бюллетени на мобильных устройствах или в разное время дня, чем, например, работники, работающие на рабочем месте.
Вот почему так важно использовать настройку и сегментацию.
Например, вы можете отправлять сообщения только сотрудникам определенных отделов или создавать информационные бюллетени для сотрудников отдела.
Конечно, это может быть большой работой, особенно если вы являетесь частью небольшой команды по связям с общественностью, но EveryoneSocial позволяет легко доставлять индивидуальный контент прямо в почтовые ящики сотрудников.
Вы можете настроить информационный бюллетень контента в EveryoneSocial, который будет автоматически извлекать популярные сообщения, обновления конкретных групп и контент, созданный сотрудниками, для каждого человека. Сотрудник будет получать персонализированную рассылку, наполненную актуальным для него контентом, с которым он еще не взаимодействовал.
Этот автоматизированный подход к информационным бюллетеням для сотрудников позволяет регулярно выпускать контент (+ вам нужно настроить его только один раз!) и гарантирует, что каждый работник будет в курсе самых важных и актуальных новостей.
4. Пишите привлекательные темы.
Конечно, если вы хотите, чтобы люди читали эти информационные бюллетени сотрудников, вы должны сначала заставить их открыть электронную почту. Вот почему вам нужна привлекательная сюжетная линия.
Вот несколько советов по информационным бюллетеням для сотрудников, которые помогут создать строку темы, которая поднимет вашу открываемость до небес.
- Персонализируйте их. Добавление имени получателя увеличивает открываемость электронной почты на 26%, и ваша почтовая платформа, вероятно, уже имеет функцию, позволяющую упростить эту задачу.
- Воспитывайте чувство любопытства, срочности или FOMO (страх упустить что-то). Создавайте строки темы, которые заставят получателей открыть письмо и узнать больше. Например, попробуйте что-то вроде «Этот лайфхак сэкономит ваше время» или «Остался только один день, чтобы зарегистрироваться» вместо «Научитесь экономить время» или «Запишитесь на обучение».
- Добавьте смайлики. Простое добавление смайлов в тему письма может увеличить открываемость на 29%.
- Держать его коротким. Ограничьте длину строк темы до 60 символов или менее, чтобы ваши строки темы не обрезались в почтовых ящиках мобильных устройств.
5. Включите контент, созданный сотрудниками.
Фотографии, видео, сообщения в блогах и любой другой контент, созданный вашими сотрудниками, — отличный способ добавить индивидуальности в информационный бюллетень для сотрудников.
Обмен контентом, созданным сотрудниками, или EGC, имеет множество преимуществ, включая повышение вовлеченности сотрудников и повышение удовлетворенности работой.
Кроме того, когда вы делитесь EGC, это порождает больше этого ценного контента, потому что побуждает сотрудников делиться своими мыслями, идеями и опытом.
6. Приглашайте сотрудников на мероприятия.
Независимо от того, проводите ли вы внутреннее обучение или спонсируете внешнюю конференцию, пригласите людей принять участие через информационный бюллетень для сотрудников.
Некоторые почтовые платформы имеют функции управления событиями, которые позволяют даже вставлять приглашения и позволять людям отвечать на вопросы.
Вы можете еще больше вовлечь сотрудников, поощряя их участие. Пригласите их представить идеи, стать волонтерами или подать заявку на роль спикеров или модераторов.
7. Сделайте информационный бюллетень частью вашей стратегии управления изменениями.
Информационные бюллетени сотрудников часто отправляются через регулярные промежутки времени, например, еженедельно или ежемесячно. Но вы можете отправлять эти информативные сообщения всякий раз, когда вам нужно сообщить членам команды о важных новостях.
Это особенно важно, если компания претерпевает серьезные изменения, такие как слияние или поглощение. В этих случаях информационный бюллетень для сотрудников должен стать неотъемлемой частью вашей стратегии управления изменениями.
Но делайте больше, чем просто сообщайте информацию — дайте понять, как эти изменения повлияют на сотрудников. Это заставляет их чувствовать, что их ценят и ценят, и приводит к большей общей вовлеченности сотрудников.
8. Выделите сотрудников.
Есть множество причин, по которым признание сотрудников ценно на рабочем месте — оно улучшает удержание, повышает доверие и улучшает моральный дух, и это лишь некоторые из них.
И все же 82% работающих американцев говорят, что не получают достаточного признания на работе.
Однако выделение членов команды в информационном бюллетене для сотрудников может изменить это.
Демонстрируйте достижения людей в работе, но также отмечайте личные достижения и новости, такие как волонтерская деятельность, отпуск, дни рождения, браки, рождения и многое другое.
9. Делитесь открытыми вакансиями и новостями о найме.
Используйте информационный бюллетень для сотрудников, чтобы информировать сотрудников о вакансиях и новых сотрудниках.
Пригласите их продвигать открытые вакансии и направлять кандидатов. И познакомьте их с последними членами команды.
Если сотрудники будут в курсе того, как растет компания, это поможет им чувствовать себя более связанными со своими товарищами по команде и вовлеченными в свою работу.
10. Добавьте видео.
Люди на 75% чаще смотрят видео в информационном бюллетене для сотрудников, чем читают текст, поэтому время от времени ставьте себе целью включать видео.
Они могут быть чисто информативными, например, директор по персоналу объясняет новую политику или преимущества, или они могут быть беззаботными и забавными способами продемонстрировать культуру компании, например, пародия от маркетинговой команды или ролик с яркими моментами корпоративного мероприятия.
И не забудьте включить слово «видео» в строку темы письма, так как это может повысить открываемость на 6%.
11. Включите призывы к действию.
Увеличьте вовлеченность сотрудников в информационный бюллетень, включив в него призывы к действию.
Приглашайте людей узнать больше, оставить отзыв, зарегистрироваться, ответить на вопросы, стать волонтером, поделиться своими мыслями и т. д.
Призывы к действию не только повышают количество кликов, но и помогают сотрудникам понять, «почему» контент, который вы включили в информационный бюллетень.
12. Обобщите основные выводы.
Каким бы интересным или информативным ни был ваш информационный бюллетень для сотрудников, не все будут его читать.
Но вы можете быстро сообщить о своих наиболее важных моментах, включив маркированный список с кратким изложением содержания в верхней части информационного бюллетеня.
13. Спросите об обратной связи.
Сотрудники хотят чувствовать себя комфортно, высказывая свое мнение, и знать, что их мысли ценятся, поэтому попросите их оставить отзыв в информационном бюллетене.
Спросите, что они хотели бы видеть в будущем, какие у них есть советы по информационным бюллетеням для сотрудников и многое другое.
Информационный бюллетень для сотрудников также является отличным способом распространения пульсовых опросов для оценки удовлетворенности и вовлеченности сотрудников.
14. Включите программу защиты ваших сотрудников.
Есть причина, по которой ведущие мировые бренды, такие как Facebook, T-Mobile и Dell, инвестируют в защиту интересов сотрудников — это работает.
Но ключ к постоянному успеху в защите интересов заключается в расширении вашей программы и вовлечении сотрудников, и информационные бюллетени для сотрудников могут помочь вам в этом.
Используйте свой информационный бюллетень, чтобы пригласить больше людей присоединиться к вашему решению для защиты интересов сотрудников, предлагать контент для обмена, подчеркивать многочисленные преимущества, которые работники могут получить, участвуя в нем, а также рекламировать конкурсы и включать ваших лучших участников в список лидеров.
Ваше решение для защиты интересов сотрудников также должно иметь возможности рассылки новостей — вот почему это центральная функция EveryoneSocial.
15. Экспериментируйте и получайте удовольствие.
Как мы уже говорили, информационный бюллетень для сотрудников не должен быть просто средством предоставления информации о компании — его также можно использовать для развлечения, повышения морального духа и внесения вклада в корпоративную культуру.
Так что не бойтесь немного повеселиться.
Используйте GIF-файлы, рассказывайте анекдоты, делитесь анекдотами или глупыми моментами из офиса.
Вы также можете играть в такие игры, как викторины, устраивать конкурсы или розыгрыши, давать рекомендации, делиться рецептами и т. д.
16. Анализируйте эффективность электронной почты.
Очень важно знать, какие строки темы побуждают ваших людей открыть информационный бюллетень, по каким ссылкам они нажимают и так далее.
Эти данные показывают вам, какой контент находит отклик у сотрудников, и дают вам возможность предпринимать шаги для постоянного улучшения эффективности ваших информационных бюллетеней для сотрудников.
Тем не менее, по данным Международной ассоциации деловых коммуникаторов, 60% специалистов по коммуникациям не оценивают эффективность своих внутренних коммуникаций.
К счастью, большинство почтовых платформ позволяют легко отслеживать эти показатели.
Например, вы можете с первого взгляда увидеть, как работают ваши электронные письма с контентом EveryoneSocial.
«Мне нравится, что я могу видеть количество получателей, количество открытий и переходов по электронным письмам EveryoneSocial», — говорит Шеннон Ма, менеджер по глобальному почтовому маркетингу Instructure. «Я могу легко просматривать данные, экспортировать их и точно видеть, что интересует людей».
Получите лучшее решение для рассылки новостей сотрудникам
Ясно, что в информационных бюллетенях для сотрудников нет недостатка. Однако мы понимаем, что у специалистов по коммуникациям и маркетингу также нет недостатка в ежедневных задачах.
Вот почему содержательные электронные письма EveryoneSocial — отличный способ дополнить информационный бюллетень для сотрудников или даже послужить его альтернативой.
Вы можете настроить информационный бюллетень контента за считанные минуты, запланировать его отправку через регулярные промежутки времени и доверять ему, чтобы держать всех в курсе самых важных элементов, которыми делятся в EveryoneSocial.
Контент, настроенный для каждого сотрудника, попадет прямо в его почтовые ящики. И вам не придется разрабатывать, обновлять, тестировать и постоянно рассылать информационные бюллетени для сотрудников, освобождая свое время для всех других задач на вашей тарелке.
Но это еще не все, что может сделать EveryoneSocial!