16 dicas de boletins informativos para funcionários para envolver e informar sua força de trabalho
Publicados: 2021-10-19Apesar dos inúmeros métodos de comunicação que temos hoje, o e-mail continua sendo o canal preferido para chegar aos funcionários.
De fato, 95% das pessoas dizem que é seu principal método de comunicação e 50% dos trabalhadores usam e-mail com mais frequência desde o início da pandemia.
Não é surpresa, então, que os boletins informativos dos funcionários continuem sendo uma ferramenta essencial para os profissionais de comunicação.
É por isso que reunimos este guia definitivo, completo com dezesseis dicas de boletins para funcionários para manter sua força de trabalho informada e engajada.
Mas antes de descrevermos todas as maneiras pelas quais você pode criar um boletim informativo de alto nível para funcionários, vamos dar uma olhada no que um boletim eficaz pode realizar.
Qual é o objetivo de um boletim informativo para funcionários?
Antigamente, os boletins informativos dos funcionários eram usados simplesmente para informar os trabalhadores sobre notícias e eventos da empresa.
No entanto, hoje, os boletins de funcionários podem ter uma variedade de objetivos, dependendo das necessidades e metas da organização.
Um boletim informativo pode ser usado principalmente para transmitir informações, por exemplo, mas também pode ser usado para envolver funcionários, comemorar conquistas, contribuir para a cultura da empresa e muito mais.
As empresas podem até enviar vários boletins de funcionários diferentes, cada um com um propósito distinto.
Basta dar uma olhada na variedade de coisas que um boletim informativo eficaz para funcionários pode alcançar:
- Informe os funcionários sobre atualizações, eventos e marcos da empresa – o que é importante, pois 74% dos trabalhadores dizem que perdem notícias importantes da empresa.
- Eduque-os sobre políticas e iniciativas, posições abertas, concorrentes e muito mais.
- Convide-os para eventos da empresa e sessões de treinamento.
- Conecte funcionários remotos.
- Colete o feedback dos funcionários.
- Exiba conteúdo gerado por funcionários.
- Auxiliar nos esforços de defesa dos funcionários.
- Contribuir para a partilha e gestão do conhecimento.
- Reforçar os valores e a cultura da empresa.
- Desenvolva líderes de pensamento dos funcionários.
Independentemente do objetivo de seu boletim informativo para funcionários – seja para informar os trabalhadores sobre um próximo almoço e aprender ou para entretê-los com um rolo de erros da conferência da empresa – todos os boletins devem ter como objetivo envolver a força de trabalho.
Funcionários engajados têm maior satisfação no trabalho, são mais produtivos e contribuem melhor para o crescimento da empresa, mas para colher esses benefícios impressionantes, primeiro você precisa criar comunicações que os funcionários realmente abram.
Dicas de boletins informativos para funcionários para melhorar o desempenho do e-mail
Setenta e um por cento dos funcionários não lêem as comunicações da empresa, e o envolvimento com os boletins dos funcionários permanece baixo, de acordo com a pesquisa da Ragan.
Por quê?
Porque 62% dos e-mails que os funcionários recebem não são importantes e porque os profissionais de comunicação não estão fazendo tudo o que podem para tornar os boletins informativos dos funcionários relevantes, úteis e fáceis de consumir.
Mas temos várias ideias de newsletters para funcionários para fazer exatamente isso.
1. Siga as práticas recomendadas de boletim informativo para funcionários.
Antes de clicar em “enviar”, certifique-se de ter feito o seguinte.
Designe de quem é o e-mail.
Em vez de enviar o boletim informativo de seu funcionário simplesmente pelo nome da empresa ou um endereço de e-mail genérico “sem resposta”, use o e-mail de um funcionário real.
Pode ser alguém da sua equipe de comunicação ou marketing, mas você também pode personalizar o remetente com base no conteúdo do email. Por exemplo, as notícias da empresa podem vir do CEO, enquanto uma atualização de contratação pode vir do diretor de RH.
Enviar seu boletim de uma pessoa real aumenta a probabilidade de que os funcionários o abram e o leiam.
Incluir imagens.
Adicionar imagens ao boletim informativo de seus funcionários torna o e-mail mais atraente e garante uma aparência diferente de um e-mail normal baseado em texto.
Uma diretriz comum para a proporção de texto para imagem é de 40% de imagens e 60% de texto, mas experimente e veja o que funciona melhor para seu público e sua marca.
As imagens podem incluir o cabeçalho do e-mail, fotos, gráficos, ilustrações, fotos de funcionários e muito mais.
Apenas certifique-se de que os tamanhos dos arquivos de imagem sejam pequenos, para que o boletim realmente chegue nas caixas de entrada dos funcionários e não inclua muitas imagens para evitar que seu e-mail caia em pastas de spam.
Mantenha o tamanho do arquivo pequeno.
Procure que o boletim informativo de seus funcionários tenha menos de 102 KB.
Isso garante que ele passará por filtros de spam e impedirá que o Gmail “recorte” seu e-mail e não exiba todo o conteúdo.
Certifique-se de que é compatível com dispositivos móveis.
O celular é responsável por quase 42% das aberturas de e-mail, por isso é essencial que o boletim informativo de seus funcionários tenha um design voltado para o celular.
Visualize e teste.
Antes de enviar sua newsletter, visualize-a e envie um e-mail de teste para você mesmo. A maioria das plataformas de e-mail, incluindo as populares como Mailchimp e Hubspt, tem essa opção.
Verifique o design geral e a formatação do boletim informativo, clique em todos os links para garantir que funcionem, procure por erros de digitação e veja como sua linha de assunto e texto de visualização são exibidos.
2. Concentre-se em fornecer valor.
Agora que você aprendeu o básico, é hora de dar uma olhada geral no conteúdo a ser incluído nos boletins dos funcionários.
Conforme estabelecemos anteriormente, os boletins informativos podem ter vários objetivos, mas, independentemente de o seu boletim informativo ter como objetivo transmitir informações ou contribuir para a cultura da empresa, ele falhará se os funcionários não se derem ao trabalho de lê-lo.
A melhor maneira de fazer com que as pessoas abram seu boletim informativo para funcionários e o leiam é garantir que ele forneça valor de alguma forma.
Portanto, antes de elaborar um boletim informativo para funcionários, pergunte-se como isso beneficia o leitor e identifique maneiras de tornar suas comunicações mais úteis e relevantes para cada funcionário.
Uma maneira infalível de fazer isso? Costumização.
3. Personalize os boletins informativos dos funcionários.
Nem todas as notícias da empresa são adequadas para todos os funcionários. Embora uma nova política de RH possa se aplicar a todos, a atualização técnica mais recente da equipe de engenharia pode não ser relevante para sua equipe de marketing.
Além disso, nem todo funcionário consome conteúdo da mesma maneira. Os funcionários da linha de frente podem ser mais propensos a abrir boletins no celular ou em horários diferentes do dia do que os funcionários de mesa, por exemplo.
É por isso que é tão importante utilizar a personalização e a segmentação.
Você pode enviar comunicações apenas para funcionários em determinados departamentos, por exemplo, ou criar boletins informativos para funcionários específicos do departamento.
Isso pode dar muito trabalho, é claro, especialmente se você faz parte de uma pequena equipe de comunicação, mas o EveryoneSocial facilita a entrega de conteúdo individualizado diretamente nas caixas de entrada dos funcionários.
Você pode configurar um boletim informativo de conteúdo no EveryoneSocial que puxará automaticamente postagens de tendências, atualizações de grupos específicos e conteúdo gerado por funcionários para cada indivíduo. O funcionário receberá um boletim informativo personalizado repleto de conteúdo relevante para ele – e com o qual ainda não se envolveu.
Essa abordagem automatizada para boletins de funcionários permite que o conteúdo seja publicado regularmente (+ você só precisa configurá-lo uma vez!) e garante que todos os funcionários estejam alinhados com as notícias mais importantes e relevantes.
4. Escreva linhas de assunto atraentes.
Claro, se você quiser que as pessoas leiam esses boletins de funcionários, você precisa fazer com que eles abram o e-mail primeiro. É por isso que você precisa de uma linha de assunto atraente.
Aqui estão algumas dicas de boletins para funcionários para criar uma linha de assunto que fará com que sua taxa de abertura suba rapidamente.
- Personalize-os. Adicionar o nome do destinatário aumenta as taxas de abertura de e-mail em 26%, e sua plataforma de e-mail provavelmente já possui um recurso para tornar isso fácil.
- Promova um senso de curiosidade, urgência ou FOMO (medo de perder). Crie linhas de assunto que façam os destinatários quererem abrir o e-mail e saber mais. Por exemplo, tente algo como "Este truque vai economizar seu tempo" ou "Apenas um dia para se inscrever" em vez de "Aprenda a economizar tempo" ou "Inscreva-se no treinamento".
- Adicione emojis. Simplesmente incluir um emoji na linha de assunto pode aumentar a taxa de abertura em 29%.
- Mantenha breve. Limite suas linhas de assunto a 60 caracteres ou menos para garantir que suas linhas de assunto não sejam cortadas em caixas de entrada móveis.
5. Inclua conteúdo gerado por funcionários.
Fotos, vídeos, postagens de blog e qualquer outro conteúdo criado por seus funcionários são uma ótima maneira de adicionar um toque pessoal ao boletim informativo de seus funcionários.
O compartilhamento de conteúdo gerado por funcionários, ou EGC, tem vários benefícios, incluindo maior envolvimento dos funcionários e satisfação no trabalho.
Além disso, quando você compartilha o EGC, ele gera mais conteúdo valioso porque incentiva os funcionários a compartilhar seus próprios pensamentos, ideias e experiências.
6. Convide os funcionários para participar de eventos.
Esteja você hospedando uma sessão de treinamento interna ou patrocinando uma conferência externa, convide pessoas para participar por meio de seu boletim informativo para funcionários.
Algumas plataformas de e-mail têm recursos de gerenciamento de eventos que permitem até mesmo incorporar convites e permitir que as pessoas respondam.
Você pode envolver ainda mais os funcionários incentivando sua participação. Convide-os a enviar ideias, voluntariar-se ou candidatar-se a oradores ou moderadores.
7. Faça do boletim informativo parte de sua estratégia de gerenciamento de mudanças.
Os boletins informativos dos funcionários geralmente são enviados em intervalos regulares, como semanais ou mensais. Mas você pode enviar essas mensagens informativas sempre que precisar informar os membros da equipe sobre notícias importantes.
Isso é especialmente importante se a empresa estiver passando por uma grande mudança, como uma fusão ou aquisição. Nesses casos, seu boletim informativo para funcionários deve ser uma parte essencial de sua estratégia de gerenciamento de mudanças.
Mas faça mais do que simplesmente transmitir informações – deixe claro como os funcionários são afetados por essas mudanças. Isso faz com que eles se sintam valorizados e apreciados e leva a um maior envolvimento geral dos funcionários.
8. Destaque os funcionários.
Existem inúmeras razões pelas quais o reconhecimento dos funcionários é valioso no local de trabalho – melhora a retenção, aumenta a confiança e melhora o moral, apenas para citar alguns.
E, no entanto, 82% dos americanos empregados dizem que não recebem reconhecimento suficiente no trabalho.
Destacar os membros da equipe no boletim informativo do funcionário pode mudar isso.
Mostre as realizações de trabalho das pessoas, mas também reconheça realizações pessoais e notícias, como esforços voluntários, férias, aniversários, casamentos, nascimentos e muito mais.
9. Compartilhe vagas em aberto e notícias de contratações.
Use o boletim informativo do funcionário para manter os funcionários informados sobre anúncios de emprego e novas contratações.
Convide-os para promover vagas abertas e indicar candidatos. E apresentá-los aos membros mais recentes da equipe.
Manter os trabalhadores informados sobre como a empresa está crescendo os ajudará a se sentirem mais conectados com seus colegas de equipe e engajados com seu trabalho.
10. Adicione vídeo.
As pessoas são 75% mais propensas a assistir a um vídeo em um boletim informativo de funcionários do que ler um texto, então faça questão de incluir vídeos de tempos em tempos.
Estes podem ser puramente informativos, como o diretor de RH explicando uma nova política ou benefício, ou podem ser maneiras alegres e divertidas de mostrar a cultura da empresa, como um esquete da equipe de marketing ou um destaque de um evento da empresa.
E certifique-se de incluir a palavra “vídeo” no assunto do seu e-mail, pois isso pode aumentar as taxas de abertura em 6%.
11. Inclua CTAs.
Aumente o envolvimento com o boletim informativo dos funcionários, incluindo chamadas para ação.
Convide pessoas para saber mais, fornecer feedback, inscrever-se, confirmar presença, ser voluntário, compartilhar seus pensamentos e muito mais.
Os CTAs não apenas aumentam sua taxa de cliques, mas também ajudam os funcionários a entender o “porquê” por trás do conteúdo que você incluiu no boletim informativo.
12. Resuma as principais conclusões.
Não importa o quão envolvente ou informativo seja o boletim informativo de seus funcionários, nem todo mundo vai lê-lo.
Mas você pode comunicar rapidamente seus pontos mais importantes incluindo uma lista com marcadores resumindo o conteúdo na parte superior do boletim informativo.
13. Peça feedback.
Os funcionários querem se sentir à vontade para expressar suas opiniões e saber que seus pensamentos são valorizados, então peça a eles seus comentários sobre o boletim informativo.
Pergunte o que eles gostariam de ver no futuro, quais dicas de boletim informativo para funcionários eles têm e muito mais.
O boletim informativo dos funcionários também é uma ótima maneira de distribuir pesquisas de pulso para avaliar a satisfação e o engajamento dos funcionários.
14. Conecte seu programa de defesa dos funcionários.
Há uma razão pela qual as principais marcas do mundo, como Facebook, T-Mobile e Dell, investem na defesa dos funcionários: funciona.
Mas a chave para vencer continuamente na advocacia é expandir seu programa e manter os funcionários engajados, e os boletins informativos dos funcionários podem ajudá-lo a fazer isso.
Use seu boletim informativo para convidar mais pessoas para participar de sua solução de defesa de funcionários pura, sugerir conteúdo para compartilhamento, destacar os inúmeros benefícios que os trabalhadores podem obter participando e promover concursos e apresentar seus principais participantes no placar de líderes.
Sua solução de defesa de funcionários também deve ter recursos de boletim informativo — é por isso que é um recurso central do EveryoneSocial.
15. Experimente e divirta-se.
Como dissemos, o boletim informativo do funcionário não precisa ser simplesmente um meio para fornecer informações da empresa - ele também pode ser usado para entreter, melhorar o moral e contribuir para a cultura da empresa.
Portanto, não tenha medo de se divertir um pouco com isso.
Use GIFs, conte piadas, compartilhe anedotas ou momentos bobos do escritório.
Você também pode jogar jogos como curiosidades, apresentar um concurso ou sorteio, fazer recomendações, compartilhar receitas e muito mais.
16. Analise o desempenho do e-mail.
É essencial saber que tipo de linha de assunto atrai seu pessoal para abrir um boletim informativo, em quais links eles clicam e assim por diante.
Esses dados mostram qual conteúdo ressoa com os funcionários e permitem que você tome medidas para melhorar continuamente o desempenho do boletim informativo para funcionários.
No entanto, 60% dos profissionais de comunicação não medem a eficácia de seus esforços de comunicação interna, de acordo com a Associação Internacional de Comunicadores de Negócios.
Felizmente, a maioria das plataformas de e-mail facilita o rastreamento dessas métricas para você.
Por exemplo, você pode ver rapidamente o desempenho de seus e-mails de conteúdo do EveryoneSocial.
“Adoro poder ver o número de destinatários, as aberturas e os cliques com os e-mails do EveryoneSocial”, diz Shannon Ma, gerente global de marketing por e-mail da Instructure. “Posso analisar facilmente os dados, exportá-los e ver exatamente no que as pessoas estão interessadas.”
Obtenha a melhor solução de boletim informativo para funcionários
Claramente, não faltam dicas de boletins informativos para funcionários. No entanto, entendemos que os profissionais de comunicação e marketing também não têm falta de tarefas a cumprir no dia a dia.
É por isso que os e-mails de conteúdo do EveryoneSocial são uma ótima maneira de aumentar o boletim informativo de seus funcionários ou até mesmo servir como uma alternativa.
Você pode configurar um boletim informativo de conteúdo em questão de minutos, agendá-lo para enviar em intervalos regulares e confiar nele para manter todos atualizados sobre os itens mais importantes compartilhados no EveryoneSocial.
O conteúdo personalizado para cada funcionário chegará diretamente em suas caixas de entrada. E você não terá que projetar, atualizar, testar e enviar boletins de funcionários constantes, liberando seu tempo para todas as outras tarefas em seu prato.
Mas isso não é tudo que o EveryoneSocial pode fazer!