16 Tips Newsletter Karyawan untuk Melibatkan dan Menginformasikan Tenaga Kerja Anda

Terlepas dari tak terhitung banyaknya metode komunikasi yang kita miliki saat ini, email tetap menjadi saluran yang paling disukai untuk menjangkau karyawan.

Faktanya, 95% orang mengatakan itu adalah metode komunikasi utama mereka, dan 50% pekerja sebenarnya lebih sering menggunakan email sejak pandemi dimulai.

Maka tidak mengherankan jika buletin karyawan tetap menjadi alat penting bagi para profesional komunikasi.

Itulah sebabnya kami menyusun panduan definitif ini, lengkap dengan enam belas kiat buletin karyawan agar tenaga kerja Anda tetap mendapat informasi dan terlibat.

Tetapi sebelum kami menguraikan semua cara Anda dapat membuat buletin karyawan terbaik, mari kita lihat apa yang dapat dicapai dengan efektif.

Apa Tujuan dari Newsletter Karyawan?

Pada suatu waktu, buletin karyawan hanya digunakan untuk memberi tahu pekerja tentang berita dan acara perusahaan.

Namun, hari ini, buletin karyawan dapat memiliki berbagai tujuan, tergantung pada kebutuhan dan tujuan organisasi.

Buletin dapat digunakan terutama untuk menyampaikan informasi, misalnya, tetapi juga dapat digunakan untuk melibatkan karyawan, merayakan pencapaian, berkontribusi pada budaya perusahaan, dan banyak lagi.

Perusahaan bahkan dapat mengirim beberapa buletin karyawan yang berbeda masing-masing dengan tujuan yang berbeda.

Lihat saja berbagai hal yang dapat dicapai oleh buletin karyawan yang efektif:

• Beri tahu karyawan tentang pembaruan perusahaan, acara, dan pencapaian — yang penting karena 74% pekerja mengatakan mereka melewatkan berita penting perusahaan.
• Didik mereka tentang kebijakan dan inisiatif, posisi terbuka, pesaing, dan banyak lagi.
• Undang mereka ke acara perusahaan dan sesi pelatihan.
• Hubungkan karyawan jarak jauh.
• Kumpulkan umpan balik karyawan.
• Tampilkan konten yang dibuat oleh karyawan.
• Bantuan dalam upaya advokasi karyawan.
• Berkontribusi untuk berbagi pengetahuan dan manajemen.
• Memperkuat nilai dan budaya perusahaan.
• Mengembangkan pemimpin pemikiran karyawan.

Terlepas dari tujuan buletin karyawan Anda — apakah itu untuk memberi tahu pekerja tentang makan siang dan belajar yang akan datang atau untuk menghibur mereka dengan gulungan blooper dari konferensi perusahaan — semua buletin harus bertujuan untuk melibatkan tenaga kerja.

Karyawan yang terlibat memiliki kepuasan kerja yang lebih tinggi, lebih produktif, dan berkontribusi lebih baik pada pertumbuhan bisnis, tetapi untuk menuai manfaat yang mengesankan ini, Anda harus terlebih dahulu membuat komunikasi yang benar-benar terbuka bagi karyawan.

Tips Newsletter Karyawan untuk Meningkatkan Kinerja Email

Tujuh puluh satu persen karyawan tidak membaca komunikasi perusahaan, dan keterlibatan dengan buletin karyawan tetap rendah, menurut penelitian Ragan.

Mengapa?

Karena 62% email yang diterima pekerja tidak penting dan karena profesional komunikasi tidak melakukan semua yang mereka bisa untuk membuat buletin karyawan relevan, berguna, dan mudah dikonsumsi.

Tapi kami punya banyak ide buletin karyawan untuk melakukan hal itu.

1. Ikuti praktik terbaik buletin karyawan.

Sebelum Anda menekan "kirim", pastikan Anda telah melakukan hal berikut.

Tentukan dari siapa email itu berasal.

Alih-alih mengirim buletin karyawan Anda hanya dari nama perusahaan atau alamat email umum "tidak ada balasan", gunakan email karyawan yang sebenarnya.

Ini bisa menjadi seseorang di tim komunikasi atau pemasaran Anda, tetapi Anda juga dapat menyesuaikan pengirim berdasarkan konten email. Misalnya, berita perusahaan bisa datang dari CEO, sementara pembaruan perekrutan bisa datang dari direktur SDM.

Mengirim buletin Anda dari orang sungguhan meningkatkan kemungkinan karyawan akan membuka dan membacanya.

Sertakan gambar.

Menambahkan gambar ke buletin karyawan Anda membuat email lebih menarik dan memastikan tampilannya berbeda dari email berbasis teks biasa.

Pedoman umum untuk rasio teks-ke-gambar adalah 40% gambar dan 60% teks, tetapi bereksperimenlah dan lihat apa yang paling cocok untuk audiens dan merek Anda.

Gambar dapat mencakup header email, foto, grafik, ilustrasi, gambar karyawan, dan banyak lagi.

Pastikan ukuran file gambar kecil, sehingga buletin benar-benar akan tiba di kotak masuk pekerja, dan jangan menyertakan terlalu banyak gambar untuk menghindari email Anda mendarat di folder spam.

Usahakan ukuran file tetap kecil.

Usahakan agar buletin karyawan Anda berada di bawah 102KB.

Hal ini memastikan bahwa email tersebut akan melewati filter spam, dan akan mencegah Gmail dari "memotong" email Anda dan tidak menampilkan semua konten.

Pastikan mobile-friendly.

Akun seluler untuk hampir 42% email terbuka, jadi buletin karyawan Anda harus memiliki desain yang mengutamakan seluler.

Pratinjau dan uji.

Sebelum mengirim buletin Anda, lihat pratinjaunya dan kirimkan email percobaan kepada Anda sendiri. Sebagian besar platform email, termasuk yang populer seperti Mailchimp dan Hubspt, memiliki opsi ini.

Periksa keseluruhan desain dan pemformatan buletin, klik setiap tautan untuk memastikannya berfungsi, cari kesalahan ketik, dan lihat bagaimana baris subjek dan teks pratinjau Anda ditampilkan.

2. Fokus pada pemberian nilai.

Sekarang setelah Anda menguasai dasar-dasarnya, inilah saatnya untuk melihat gambaran besar tentang konten yang akan disertakan dalam buletin karyawan.

Seperti yang telah kami tetapkan sebelumnya, buletin dapat memiliki berbagai tujuan, tetapi terlepas dari apakah buletin Anda dimaksudkan untuk menyampaikan informasi atau berkontribusi pada budaya perusahaan, buletin tidak akan berhasil jika karyawan tidak mau membacanya.

Cara terbaik untuk membuat orang membuka buletin karyawan Anda dan membacanya adalah memastikan bahwa itu memberikan nilai dalam beberapa cara.

Jadi, sebelum membuat buletin karyawan, tanyakan pada diri Anda sendiri bagaimana hal itu bermanfaat bagi pembaca dan temukan cara untuk membuat komunikasi Anda lebih berguna dan relevan bagi masing-masing karyawan.

Salah satu cara pasti untuk melakukan itu? Kustomisasi.

3. Sesuaikan buletin karyawan.

Tidak semua berita perusahaan cocok untuk setiap karyawan. Meskipun kebijakan SDM baru mungkin berlaku untuk semua orang, pembaruan teknis terbaru dari tim teknik mungkin tidak relevan dengan tim pemasaran Anda.

Juga, tidak setiap karyawan mengkonsumsi konten dengan cara yang sama. Pekerja garis depan mungkin lebih cenderung membuka buletin di ponsel atau pada waktu yang berbeda dalam sehari daripada pekerja meja, misalnya.

Itulah mengapa sangat penting untuk memanfaatkan kustomisasi dan segmentasi.

Anda dapat mengirim komunikasi hanya kepada karyawan di departemen tertentu, misalnya, atau membuat buletin karyawan khusus departemen.

Itu bisa menjadi banyak pekerjaan, tentu saja, terutama jika Anda adalah bagian dari tim komunikasi kecil, tetapi EveryoneSocial membuatnya mudah untuk mengirimkan konten individual langsung ke kotak masuk karyawan.

Anda dapat mengatur buletin konten di EveryoneSocial yang secara otomatis akan menarik posting yang sedang tren, pembaruan grup tertentu, dan konten yang dibuat oleh karyawan untuk setiap individu. Karyawan tersebut akan menerima buletin pribadi yang berisi konten yang relevan bagi mereka — dan yang belum pernah mereka ajak berinteraksi.

Pendekatan otomatis untuk buletin karyawan ini memungkinkan konten untuk keluar secara teratur (+ Anda hanya perlu mengaturnya sekali!) dan memastikan bahwa setiap pekerja selaras dengan berita yang paling penting dan relevan.

4. Tulis baris subjek yang menarik.

Tentu saja, jika Anda ingin orang membaca buletin karyawan tersebut, Anda harus membuat mereka membuka email terlebih dahulu. Itulah mengapa Anda membutuhkan baris subjek yang menarik.

Berikut adalah beberapa tip buletin karyawan untuk membuat baris subjek yang akan membuat tarif terbuka Anda meroket.

• Personalisasi mereka. Menambahkan nama penerima akan meningkatkan rasio buka email sebesar 26%, dan platform email Anda kemungkinan besar sudah memiliki fitur untuk mempermudah hal ini.
• Menumbuhkan rasa ingin tahu, urgensi, atau FOMO (takut ketinggalan). Buat baris subjek yang membuat penerima ingin membuka email dan mempelajari lebih lanjut. Misalnya, coba sesuatu seperti "Peretasan ini akan menghemat waktu Anda" atau "Hanya satu hari tersisa untuk mendaftar" vs. "Belajar menghemat waktu" atau "Mendaftar untuk pelatihan".
• Tambahkan emoji. Cukup memasukkan emoji di baris subjek dapat meningkatkan tingkat pembukaan sebesar 29%.
• Tetap pendek. Batasi baris subjek Anda hingga 60 karakter atau kurang untuk memastikan baris subjek Anda tidak terpotong di kotak masuk seluler.

5. Sertakan konten yang dibuat oleh karyawan.

Foto, video, posting blog, dan konten lain yang dibuat oleh pekerja Anda adalah cara yang bagus untuk menambahkan sentuhan pribadi ke buletin karyawan Anda.

Berbagi konten yang dibuat karyawan, atau EGC, memiliki banyak manfaat, termasuk peningkatan keterlibatan karyawan dan kepuasan kerja.

Plus, ketika Anda membagikan EGC, itu menghasilkan lebih banyak konten berharga karena mendorong karyawan untuk berbagi pemikiran, ide, dan pengalaman mereka sendiri.

6. Mengundang karyawan untuk menghadiri acara.

Baik Anda mengadakan sesi pelatihan internal atau mensponsori konferensi eksternal, undang orang untuk hadir melalui buletin karyawan Anda.

Beberapa platform email memiliki fitur manajemen acara yang bahkan memungkinkan Anda untuk menyematkan undangan dan memungkinkan orang untuk melakukan RSVP.

Anda bahkan dapat lebih melibatkan karyawan dengan mendorong partisipasi mereka. Undang mereka untuk mengirimkan ide, menjadi sukarelawan, atau melamar menjadi pembicara atau moderator.

7. Jadikan buletin sebagai bagian dari strategi manajemen perubahan Anda.

Newsletter karyawan sering dikirim secara berkala, seperti mingguan atau bulanan. Tetapi Anda dapat mengirim pesan informatif ini kapan pun Anda perlu memberi tahu anggota tim tentang berita penting.

Hal ini terutama penting jika perusahaan sedang mengalami perubahan besar seperti merger atau akuisisi. Dalam kasus ini, buletin karyawan Anda harus menjadi bagian penting dari strategi manajemen perubahan Anda.

Tetapi lakukan lebih dari sekadar menyampaikan informasi — jelaskan bagaimana karyawan dipengaruhi oleh perubahan ini. Ini membuat mereka merasa dihargai dan dihargai dan mengarah pada keterlibatan karyawan yang lebih besar secara keseluruhan.

8. Soroti karyawan.

Ada banyak alasan mengapa pengakuan karyawan berharga di tempat kerja — itu meningkatkan retensi, meningkatkan kepercayaan, dan meningkatkan moral, hanya untuk beberapa nama.

Namun 82% orang Amerika yang bekerja mengatakan bahwa mereka tidak menerima pengakuan yang cukup di tempat kerja.

Menyoroti anggota tim di buletin karyawan dapat mengubah ini.

Pamerkan pencapaian pekerjaan orang, tetapi juga kenali pencapaian dan berita pribadi, seperti upaya sukarela, liburan, ulang tahun, pernikahan, kelahiran, dan banyak lagi.

9. Bagikan posisi terbuka dan berita perekrutan.

Gunakan buletin karyawan untuk memberi tahu pekerja tentang posting pekerjaan dan karyawan baru.

Undang mereka untuk mempromosikan posisi terbuka dan merujuk kandidat. Dan perkenalkan mereka kepada anggota tim terbaru.

Menjaga pekerja tetap mengetahui tentang bagaimana perusahaan berkembang akan membantu mereka merasa lebih terhubung dengan rekan satu tim dan terlibat dengan pekerjaan mereka.

10. Tambahkan video.

Orang-orang 75% lebih cenderung menonton video di buletin karyawan daripada membaca teks, jadi pastikan untuk menyertakan video dari waktu ke waktu.

Ini bisa murni informatif, seperti direktur SDM yang menjelaskan kebijakan atau manfaat baru, atau itu bisa menjadi cara yang ringan dan menyenangkan untuk menunjukkan budaya perusahaan, seperti sandiwara dari tim pemasaran atau sorotan utama dari acara perusahaan.

Dan pastikan untuk menyertakan kata "video" di baris subjek email Anda karena ini dapat meningkatkan tarif terbuka sebesar 6%.

11. Sertakan CTA.

Tingkatkan keterlibatan dengan buletin karyawan dengan menyertakan ajakan bertindak.

Undang orang untuk mempelajari lebih lanjut, memberikan umpan balik, mendaftar, RSVP, menjadi sukarelawan, membagikan pemikiran mereka, dan banyak lagi.

CTA tidak hanya meningkatkan rasio klik Anda, tetapi juga membantu karyawan memahami "mengapa" di balik konten yang Anda sertakan dalam buletin.

12. Meringkas takeaways kunci.

Tidak peduli seberapa menarik atau informatif buletin karyawan Anda, tidak semua orang akan membacanya.

Tetapi Anda dapat dengan cepat mengomunikasikan poin terpenting Anda dengan menyertakan daftar berpoin yang merangkum konten di bagian atas buletin.

13. Mintalah umpan balik.

Karyawan ingin merasa nyaman menyuarakan pendapat mereka dan tahu bahwa pemikiran mereka dihargai, jadi mintalah umpan balik mereka di buletin.

Tanyakan apa yang ingin mereka lihat di masa mendatang, kiat buletin karyawan apa yang mereka miliki, dan banyak lagi.

Newsletter karyawan juga merupakan cara yang bagus untuk mendistribusikan survei pulsa untuk mengukur kepuasan dan keterlibatan karyawan.

14. Pasang program advokasi karyawan Anda.

Ada alasan mengapa merek top dunia seperti Facebook, T-Mobile, dan Dell berinvestasi dalam advokasi karyawan — ini berhasil.

Tetapi kunci untuk terus menang dalam advokasi adalah memperluas program Anda dan membuat pekerja tetap terlibat, dan buletin karyawan dapat membantu Anda melakukannya.

Gunakan buletin Anda untuk mengundang lebih banyak orang untuk bergabung dengan solusi advokasi karyawan permainan murni Anda, menyarankan konten untuk dibagikan, menyoroti banyak manfaat yang dapat diperoleh pekerja dengan berpartisipasi, dan mempromosikan kontes dan menampilkan pembagi teratas Anda dari papan peringkat.

Solusi advokasi karyawan Anda juga harus memiliki kemampuan buletin — itulah mengapa ini menjadi fitur utama EveryoneSocial.

15. Bereksperimen dan bersenang-senanglah.

Seperti yang telah kami katakan, buletin karyawan tidak harus sekadar jalan untuk menyampaikan informasi perusahaan — tetapi juga dapat digunakan untuk menghibur, meningkatkan moral, dan berkontribusi pada budaya perusahaan.

Jadi jangan takut untuk sedikit bersenang-senang dengannya.

Gunakan GIF, ceritakan lelucon, bagikan anekdot atau momen konyol dari sekitar kantor.

Anda juga dapat bermain game seperti trivia, menampilkan kontes atau giveaway, membuat rekomendasi, berbagi resep, dan banyak lagi.

16. Analisis kinerja email.

Sangat penting untuk mengetahui jenis baris subjek yang memikat orang-orang Anda untuk membuka buletin, tautan apa yang mereka klik, dan seterusnya.

Data ini menunjukkan kepada Anda konten apa yang sesuai dengan karyawan dan memberdayakan Anda untuk mengambil langkah-langkah guna terus meningkatkan kinerja buletin karyawan Anda.

Namun 60% profesional komunikasi tidak mengukur efektivitas upaya komunikasi internal mereka, menurut Asosiasi Komunikator Bisnis Internasional.

Untungnya, sebagian besar platform email memudahkan pelacakan metrik ini untuk Anda.

Misalnya, Anda dapat melihat kinerja email konten EveryoneSocial Anda secara sekilas.

“Saya senang bisa melihat jumlah penerima, pembukaan, dan klik dengan email EveryoneSocial,” kata Shannon Ma, manajer pemasaran email global Instructure. “Saya dapat dengan mudah melihat data, mengekspornya, dan melihat dengan tepat apa yang diminati orang.”

Dapatkan Solusi Newsletter Karyawan Terbaik

Jelas, tidak ada kekurangan tip buletin karyawan. Namun, kami memahami bahwa profesional komunikasi dan pemasaran juga tidak kekurangan tugas untuk diselesaikan setiap hari.

Itu sebabnya email konten EveryoneSocial adalah cara yang bagus untuk menambah buletin karyawan Anda atau bahkan berfungsi sebagai alternatifnya.

Anda dapat menyiapkan buletin konten dalam hitungan menit, menjadwalkannya untuk dikirim secara berkala, dan memercayainya untuk membuat semua orang mendapatkan informasi terbaru tentang item terpenting yang dibagikan di EveryoneSocial.

Konten yang disesuaikan untuk setiap karyawan akan langsung masuk ke kotak masuk mereka. Dan Anda tidak perlu merancang, memperbarui, menguji, dan mengirim buletin karyawan terus-menerus, membebaskan waktu Anda untuk semua tugas lain yang ada di piring Anda.

Tapi tidak hanya itu yang bisa dilakukan Semua Orang!

Pesan demo untuk melihat bagaimana platform kami dapat merevolusi komunikasi internal Anda dan banyak lagi.