従業員に働きかけ、情報を提供するための16の従業員ニュースレターのヒント

公開: 2021-10-19

今日私たちが持っている無数のコミュニケーション方法にもかかわらず、電子メールは依然として従業員に到達するための最も好まれるチャネルです。

実際、95％の人がそれが彼らの主要なコミュニケーション手段であると言い、パンデミックが始まって以来、労働者の50％が実際に電子メールをより頻繁に使用しています。

従業員のニュースレターがコミュニケーションの専門家にとって不可欠なツールであり続けるのは当然のことです。

そのため、この決定的なガイドをまとめました。このガイドには、従業員に情報を提供し、エンゲージメントを維持するための16の従業員ニュースレターのヒントが含まれています。

しかし、一流の従業員ニュースレターを作成するためのすべての方法の概要を説明する前に、効果的なニュースレターで何ができるかを見てみましょう。

従業員ニュースレターの目的は何ですか？

かつて、従業員のニュースレターは、単に会社のニュースやイベントについて労働者に知らせるために使用されていました。

ただし、今日、従業員のニュースレターには、組織のニーズと目標に応じて、さまざまな目的があります。

ニュースレターは、主に情報を伝えるために使用される場合がありますが、従業員の関与、成果の祝福、企業文化への貢献などにも使用できます。

企業は、それぞれ異なる目的を持つ複数の異なる従業員ニュースレターを送信することもあります。

効果的な従業員ニュースレターが達成できるさまざまなことを見てください。

会社の最新情報、イベント、マイルストーンについて従業員に通知します。これは、従業員の74％が重要な会社のニュースを見逃していると言っているため重要です。
ポリシーとイニシアチブ、募集職種、競合他社などについて教育します。
会社のイベントやトレーニングセッションに招待します。
リモートの従業員を接続します。
従業員のフィードバックを収集します。
従業員が生成したコンテンツを紹介します。
従業員擁護活動を支援します。
知識の共有と管理に貢献します。
会社の価値観と文化を強化します。
従業員の思考リーダーを育成します。

従業員のニュースレターの目的に関係なく、つまり、今後の昼食と学習について労働者に知らせることであろうと、会社の会議からのNG集で彼らを楽しませることであろうと、すべてのニュースレターは労働者を引き付けることを目的とすべきです。

従事する従業員は、仕事に対する満足度が高く、生産性が高く、ビジネスの成長に貢献しますが、これらの印象的なメリットを享受するには、まず従業員が実際に開くコミュニケーションを作成する必要があります。

電子メールのパフォーマンスを向上させるための従業員ニュースレターのヒント

Raganの調査によると、従業員の71％は会社のコミュニケーションを読んでおらず、従業員のニュースレターへの関与は低いままです。

なんで？

従業員が受信する電子メールの62％は重要ではなく、コミュニケーションの専門家は、従業員のニュースレターを関連性があり、有用で、使いやすいものにするためにできることをすべて行っているわけではないためです。

しかし、それを実現するための従業員向けニュースレターのアイデアは数多くあります。

1.従業員のニュースレターのベストプラクティスに従います。

「送信」をクリックする前に、次のことを行っていることを確認してください。

メールの送信者を指定します。

単に会社名や一般的な「返信なし」の電子メールアドレスから従業員のニュースレターを送信する代わりに、実際の従業員の電子メールを使用してください。

これは、コミュニケーションチームまたはマーケティングチームの誰かである可能性がありますが、電子メールの内容に基づいて送信者をカスタマイズすることもできます。たとえば、会社のニュースはCEOからのものであり、採用情報はHRディレクターからのものである可能性があります。

実在の人物からニュースレターを送信すると、従業員がニュースレターを開いて読む可能性が高くなります。

画像を含めます。

従業員のニュースレターに画像を追加すると、メールがより魅力的になり、通常のテキストベースのメールとは異なって見えるようになります。

テキストと画像の比率の一般的なガイドラインは、40％の画像と60％のテキストですが、オーディエンスとブランドに最適なものを試してみてください。

画像には、メールヘッダー、写真、グラフィック、イラスト、従業員の写真などを含めることができます。

画像ファイルのサイズが小さいことを確認してください。そうすれば、ニュースレターは実際に従業員の受信トレイに届きます。また、スパムフォルダにメールが届かないように画像を多く含めないでください。

ファイルサイズを小さくしてください。

従業員のニュースレターが102KB未満になるようにします。

これにより、スパムフィルタを確実に通過し、Gmailがメールを「クリップ」してすべてのコンテンツを表示しないようにします。

モバイルフレンドリーであることを確認してください。

メールの開封の42％近くをモバイルが占めているため、従業員のニュースレターはモバイルファーストのデザインであることが不可欠です。

プレビューとテスト。

ニュースレターを送信する前に、プレビューしてテストメールを送信してください。 MailchimpやHubsptなどの人気のあるものを含むほとんどの電子メールプラットフォームには、このオプションがあります。

ニュースレターの全体的なデザインとフォーマットを確認し、すべてのリンクをクリックして機能することを確認し、タイプミスを探し、件名とプレビューテキストがどのように表示されるかを確認します。

2.価値の提供に焦点を合わせます。

基本を理解したので、次は従業員のニュースレターに含めるコンテンツの全体像を見てみましょう。

以前に確立したように、ニュースレターにはさまざまな目的がありますが、ニュースレターが情報を伝えることを目的としているか、企業文化に貢献することを目的としているかに関係なく、従業員がわざわざ読んでいなければ、ニュースレターは失敗します。

人々にあなたの従業員のニュースレターを開いてそれを読んでもらうための最良の方法は、それが何らかの方法で価値を提供することを確実にすることです。

したがって、従業員のニュースレターを作成する前に、それが読者にどのように役立つかを自問し、コミュニケーションをより有用で個々の従業員に関連させる方法を特定してください。

それを行う確実な方法の1つは？カスタマイズ。

3.従業員のニュースレターをカスタマイズします。

すべての会社のニュースがすべての従業員に適しているわけではありません。新しいHRポリシーがすべての人に適用される場合がありますが、エンジニアリングチームからの最新の技術アップデートは、マーケティングチームに関連しない場合があります。

また、すべての従業員が同じ方法でコンテンツを消費するわけではありません。たとえば、最前線の労働者は、デスクの労働者よりもモバイルで、または1日の異なる時間にニュースレターを開く可能性が高くなります。

そのため、カスタマイズとセグメンテーションを利用することが非常に重要です。

たとえば、特定の部門の従業員にのみ通信を送信したり、部門固有の従業員ニュースレターを作成したりできます。

もちろん、これは大変な作業になる可能性があります。特に、小規模なコミュニケーションチームの一員である場合はなおさらですが、EveryoneSocialを使用すると、個別のコンテンツを従業員の受信トレイに直接配信できます。

EveryoneSocialでコンテンツニュースレターを設定して、トレンドの投稿、特定のグループの更新、および従業員が生成した各個人のコンテンツを自動的に取得できます。従業員は、自分に関連するコンテンツでいっぱいの、まだ関わっていないパーソナライズされたニュースレターを受け取ります。

従業員のニュースレターへのこの自動化されたアプローチにより、コンテンツを定期的に送信でき（+設定する必要があるのは1回だけです！）、すべての従業員が最も重要で関連性のあるニュースに確実に対応できるようになります。

4.魅力的な件名を書きます。

もちろん、人々にそれらの従業員のニュースレターを読んでもらいたい場合は、最初に電子メールを開かせる必要があります。そのため、説得力のある件名が必要です。

ここでは、オープンレートの急騰を送信する件名を作成するための従業員向けニュースレターのヒントをいくつか紹介します。

それらをパーソナライズします。 受信者の名前を追加すると、電子メールの開封率が26％増加します。また、電子メールプラットフォームには、これを簡単にする機能がすでに備わっている可能性があります。
好奇心、切迫感、またはFOMO（見逃しの恐れ）の感覚を育みます。受信者がメールを開いて詳細を知りたくなるような件名を作成します。たとえば、「このハックで時間を節約できます」や「登録まであと1日」、「時間を節約する方法を学ぶ」や「トレーニングに登録する」などを試してみてください。
絵文字を追加します。 件名に絵文字を含めるだけで、オープン率が29％向上します。
短くしてください。 件名を60文字以下に制限して、モバイルの受信トレイで件名が途切れないようにします。

5.従業員が生成したコンテンツを含めます。

写真、ビデオ、ブログ投稿、および従業員が作成したその他のコンテンツは、従業員のニュースレターに個人的なタッチを加えるための優れた方法です。

従業員が生成したコンテンツ（EGC）を共有することには、従業員の関与や仕事の満足度の向上など、多くの利点があります。

さらに、EGCを共有すると、従業員が自分の考え、アイデア、経験を共有するようになるため、この貴重なコンテンツがより多く得られます。

6.従業員をイベントに招待します。

内部トレーニングセッションを主催する場合でも、外部会議を後援する場合でも、従業員のニュースレターを介して人々を招待します。

一部の電子メールプラットフォームには、招待状を埋め込んで人々に出欠確認をさせることさえできるイベント管理機能があります。

参加を促すことで、従業員をさらに引き付けることができます。アイデアを提出したり、ボランティアをしたり、講演者やモデレーターに応募したりするように招待します。

7.ニュースレターを変更管理戦略の一部にします。

従業員のニュースレターは、毎週または毎月など、定期的に送信されることがよくあります。ただし、重要なニュースについてチームメンバーに伝える必要がある場合は、いつでもこれらの有益なメッセージを送信できます。

これは、企業が合併や買収などの大きな変化を遂げている場合に特に重要です。このような場合、従業員のニュースレターは変更管理戦略の重要な部分である必要があります。

ただし、単に情報を伝えるだけではなく、これらの変更によって従業員がどのような影響を受けるかを明確にしてください。これにより、彼らは高く評価され、高く評価されていると感じ、全体的な従業員の関与を高めることができます。

8.従業員を強調表示します。

従業員の表彰が職場で価値がある理由はたくさんあります。ほんの数例を挙げると、それは定着率を高め、信頼を高め、士気を高めます。

それでも、雇用されているアメリカ人の82％は、職場で十分な認知を得ていないと述べています。

ただし、従業員ニュースレターでチームメンバーを強調表示すると、これを変更できます。

人々の仕事の成果を紹介するだけでなく、ボランティア活動、休暇、誕生日、結婚、出産などの個人的な成果やニュースも認識します。

9.募集中のポジションと採用ニュースを共有します。

従業員ニュースレターを使用して、従業員に求人情報や新入社員に関する情報を提供します。

募集職種を宣伝し、候補者を紹介するように招待します。そして、最新のチームメンバーに紹介します。

会社がどのように成長しているかについて労働者を常に把握しておくことは、彼らがチームメートとのつながりを深め、仕事に従事していると感じるのに役立ちます。

10.ビデオを追加します。

人々はテキストを読むよりも従業員のニュースレターでビデオを見る可能性が75％高いので、時々ビデオを含めるようにしましょう。

これらは、HRディレクターが新しいポリシーやメリットを説明するなど、純粋に有益なものにすることも、マーケティングチームのスキットや会社のイベントのハイライトリールなど、会社の文化を紹介するための気楽で楽しい方法にすることもできます。

また、メールの件名に「動画」という単語を含めるようにしてください。これにより、開封率が6％向上する可能性があります。

11.CTAを含めます。

召喚状を含めることにより、従業員のニュースレターとのエンゲージメントを高めます。

人々に詳細を学び、フィードバックを提供し、サインアップし、出欠確認を行い、ボランティアをし、考えを共有するように勧めます。

CTAはクリック率を高めるだけでなく、ニュースレターに掲載したコンテンツの背後にある「理由」を従業員が理解するのにも役立ちます。

12.重要なポイントを要約します。

従業員のニュースレターがどれほど魅力的で有益であっても、誰もがそれを読むわけではありません。

ただし、ニュースレターの上部に内容をまとめた箇条書きを含めることで、最も重要なポイントをすばやく伝えることができます。

13.フィードバックを求めます。

従業員は自分の意見を安心して表明し、自分の考えが大切にされていることを知りたいので、ニュースレターでフィードバックを求めてください。

彼らが将来見たいもの、彼らが持っている従業員のニュースレターのヒントなどを尋ねてください。

従業員ニュースレターは、従業員の満足度とエンゲージメントを測定するための脈拍調査を配布するための優れた方法でもあります。

14.従業員擁護プログラムをプラグインします。

Facebook、T-Mobile、Dellなどの世界のトップブランドが従業員の擁護に投資するのには理由があります—それは機能します。

しかし、アドボカシーで継続的に勝つための鍵は、プログラムを拡大し、労働者の関与を維持することです。従業員のニュースレターはそれを支援することができます。

ニュースレターを使用して、より多くの人々を純粋な遊びの従業員擁護ソリューションに参加させ、共有するコンテンツを提案し、参加することで労働者が享受できる多くのメリットを強調し、コンテストを宣伝し、リーダーボードからトップシェアラーを紹介します。

従業員擁護ソリューションにはニュースレター機能も必要です。これがEveryoneSocialの中心的な機能である理由です。

15.実験して楽しんでください。

すでに述べたように、従業員向けニュースレターは、会社情報を提供するための単なる手段である必要はありません。また、娯楽、士気の向上、企業文化への貢献にも使用できます。

だから、それを少し楽しむことを恐れないでください。

GIFを使用したり、ジョークを言ったり、オフィスの周りからの逸話やばかげた瞬間を共有したりします。

また、雑学クイズなどのゲームをプレイしたり、コンテストや景品を紹介したり、おすすめを作成したり、レシピを共有したりすることもできます。

16.電子メールのパフォーマンスを分析します。

ニュースレターを開くように人々を誘惑する件名の種類、クリックするリンクなどを知ることは重要です。

このデータは、どのコンテンツが従業員の共感を呼んでいるかを示し、従業員のニュースレターのパフォーマンスを継続的に改善するための措置を講じることができます。

それでも、国際ビジネスコミュニケーター協会によると、コミュニケーションの専門家の60％は、社内のコミュニケーション活動の効果を測定していません。

幸いなことに、ほとんどの電子メールプラットフォームでは、これらのメトリックを簡単に追跡できます。

たとえば、EveryoneSocialコンテンツの電子メールのパフォーマンスを一目で確認できます。

「EveryoneSocialメールで受信者数、開封数、クリック数を確認できるのが気に入っています」と、InstructureのグローバルメールマーケティングマネージャーであるShannonMa氏は述べています。「データを簡単に確認してエクスポートし、人々が何に興味を持っているかを正確に確認できます。」

最高の従業員ニュースレターソリューションを入手

明らかに、従業員のニュースレターのヒントに不足はありません。ただし、コミュニケーションとマーケティングの専門家にも、日常的に完了するタスクが不足していないことを理解しています。

そのため、EveryoneSocialのコンテンツメールは、従業員のニュースレターを補強したり、代わりに使用したりするのに最適な方法です。

コンテンツニュースレターを数分で設定し、定期的に送信するようにスケジュールを設定し、EveryoneSocialで共有される最も重要なアイテムについて全員に最新の情報を提供することを信頼できます。

各従業員に合わせてカスタマイズされたコンテンツは、受信トレイに直接届きます。また、従業員向けの定期的なニュースレターをデザイン、更新、テスト、送信する必要がないため、他のすべてのタスクに時間を割くことができます。

しかし、EveryoneSocialができるのはそれだけではありません！