プロジェクト予算を成功させるための 7 つのステップ

資金がなければ、プロジェクトを成功させることはできません。 そのため、プロジェクト予算は非常に重要です。プロジェクトの生命線です。 次の手順に従って、すべての段階でプロジェクトをサポートするために必要な資金を確保してください。 しかし、最初に、プロジェクト予算とは何かを定義する必要があります。

プロジェクト予算とは

プロジェクト予算は、定義された期間にわたってプロジェクトを完了するために必要な総予測コストです。 これは、プロジェクトのすべてのフェーズでプロジェクトのコストを見積もるために使用されます。 プロジェクト予算の作成は、プロジェクト計画プロセスの重要な部分です。

プロジェクトの予算には、人件費、材料調達費、運営費などが含まれます。 しかし、それは静的ドキュメントではありません。 プロジェクト予算は、できればプロジェクト予算作成ソフトウェアの助けを借りて、プロジェクト全体で見直され、復活します。

プロジェクト予算が必要な理由

明白な答えは、プロジェクトにはお金がかかるということですが、それよりも微妙な問題です。 プロジェクト予算は、プロジェクトの資金調達を促進するエンジンです。 必要な金額と必要な時期を利害関係者に伝えます。 プロジェクトの予算は、建設、マーケティング、製造など、あらゆる業界にとって重要です。

しかし、プロジェクトの予算は、プロジェクトに必要なものを手に入れる手段だけではありません。 はい、チームに支払いをしたり、機器や材料を購入またはレンタルする必要がありますが、それは話の半分にすぎません.

プロジェクト予算の重要性のもう 1 つの部分は、それがプロジェクト コストを管理するための手段であるということです。 プロジェクト計画の一部である予算は、プロジェクトの開始後に実際のコストを収集する際のパフォーマンスを測定するためのベースラインとして機能します。

関連:プロジェクト予算テンプレート

プロジェクト予算の作成

前述のように、予算を作成するには、直接費と間接費、固定費と変動費、人件費と資材、旅費、設備とスペース、ライセンス、その他プロジェクトの費用に影響を与える可能性のあるものなど、多くの要素が必要です。

プロジェクトのすべての財政的ニーズを満たすには、プロジェクトの予算を徹底的に作成し、資金調達が必要な側面を見逃さないようにする必要があります。 これを行うために、プロジェクト予算の作成と管理に向けた 7 つの重要な手順を概説しました。

1. 履歴データを使用する

あなたのプロジェクトは、特定の目的や目標を達成しようとする最初のプロジェクトではない可能性があります。 同様のプロジェクトとその予算を振り返ることは、予算を立てる上で有利なスタートを切るための優れた方法です。

2. 参照教訓

過去のデータをさらに詳しく調べるには、その成功と失敗から学ぶことができます。 より正確な見積もりにつながる明確な道筋を提供します。 彼らがどのように変化に対応し、予算を管理したかについても知ることができます。 組織内でこれらの調査結果の追跡を開始する必要がある場合は、教訓テンプレートを次に示します。

3. 専門家を活用する

プロジェクトの予算を組むためのもう 1 つのリソースは、経験と知識を持っている人 (メンター、他のプロジェクト マネージャー、またはその分野の専門家) を利用することです。 予算を作成した人に連絡することで、予定通りに進み、不必要な落とし穴を避けることができます。

4. 精度の確認

予算が決まったら、それで終わりではありません。 あなたはそれを見て、あなたの数字が正確であることを確認したいと思っています. プロジェクト中はタイプミスを見つける時ではありません。 これらの専門家や他のプロジェクト チーム メンバーに予算を確認してもらい、それが正しいことを確認することもできます。

5. 予算のベースラインと再ベースライン

プロジェクト予算は、プロジェクトが開始された後の進捗状況を測定するためのベースラインです。 プロジェクトの分散を測るツールです。 ただし、前述のように、プロジェクトで変更が発生すると、ベースラインを再設定する必要があります。 変更管理委員会が変更を承認したら、ベースラインを再設定する必要があります。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、ベースラインを簡単に設定できます。 ProjectManager の場合、ガントチャートの設定を開いて、ベースラインの設定を選択するだけです。 これで、計画された工数が保存され、プロジェクトを実行するときに実際の工数と比較できます。 プロジェクト中に必要な回数だけベースラインをリセットして、プロジェクトの差異を常に即座に測定できるようにすることができます。 今すぐツールを無料でお試しください。

6.リアルタイムで更新

変更について言えば、それらについて知るのは早ければ早いほど良いです。 プロジェクト計画ソフトウェアがクラウドベースではなく、チームがステータスを変更するとすぐに更新されない場合、貴重で費用のかかる時間を無駄にしています.

7.軌道に乗る

ProjectManager のように、リアルタイムで追跡するプロジェクト管理ソフトウェアを持つことの重要性は、後でではなくすぐに軌道に乗るために必要な情報を提供することです。 状況は変化し、プロジェクトは常に軌道から外れます。 成功するのは、より早く軌道に乗るプロジェクトです。

これらの構成要素を使用してプロジェクトの費用を管理すると、プロジェクトの成功のための健全な基盤ができあがります。

プロジェクト予算の例

プロジェクトの予算がどのように作成されるかをさらに説明するために、アプリを作成しているとしましょう。 最初に把握する必要があるのは、人件費と材料費です。 プログラマー、デザイナー、コンテンツ開発者、開発チームなどが必要です。これは、すべてのタスクを一覧表示し、チームをそれらに割り当てるのに役立ちます。これは、優れたタスク管理の特徴です。 このようにして、すべてのペニーが計上されます。

プロジェクトとチームのタスクを分類したら、次に必要な資料を調べる必要があります。 ラップトップ、その他のデバイスや機器が必要ですか? これを考慮する必要があります。

ここで、他の項目に注目してください。 チームを収容するための旅費とレンタル スペースが必要になる場合があります。 次に、どのプロジェクトにも当てはまる固定項目があります。 これらは、コストが設定され、プロジェクトの過程で変更されないものです。 また、予算の他の場所に収まらないその他のコストの列も必要になります。

予算には、計画と実績の列が必要です。 そのアプリを作成しているときは、方向転換する可能性が高く、それが予算に影響を与えます。 これらの列は、支出を追跡して予算内に収まるようにする方法です。

無料のプロジェクト予算テンプレート

予算をまとめる手助けが必要な場合、ProjectManager には、ほとんどの基本をレイアウトするテンプレートがあります。 追加のサポートが必要な場合は、無料のプロジェクト予算テンプレートをお試しください。

無料のマーケティング予算テンプレート

このマーケティング予算テンプレートは、マーケティング キャンペーンの正確なベースラインを作成するための優れたツールです。 チームのニーズに合わせてカスタマイズできます。

無料見積もりテンプレート

予算を書き留める準備が整う前に、プロジェクトを構成するすべてのタスクについて、それぞれに必要なリソースを含め、いくつかの見積もりを作成する必要がある場合があります。 当社の見積もりテンプレートを使用すると、これらの見積もりを作成して関係者と共有できます。

ProjectManager は、プロジェクトが予算を守るのに役立ちます

ProjectManager は、クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 つまり、リアルタイムのダッシュボードにデータを即座に配信するため、6 つの指標にわたってプロジェクトを監視できます。 実際のコストが計画した予算と異なる場合、より迅速に把握し、より迅速に対応できます。

また、ソフトウェアで予算を計画し、経費を追加してから、リソース管理機能を使用して、プロジェクトに自動的に追加されるリソース、労働力、時給を割り当てることもできます。 ガント チャートを使用してタスク レベルで経費を追加し、タスク レベルでも経費をレポートします。

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プロジェクト予算の詳細

正確な予算を立てることが、プロジェクトを成功させるための鍵であることは明らかです。 このチュートリアル ビデオで、プロジェクト予算の立て方を説明している常駐のプロジェクト管理専門家である Jennifer Bridges (PMP) の話を聞いてみませんか。

参考までにスクリーンショットです！

見てくれてありがとう！

プロのヒント:プロジェクトに参加しているときに、予算と実際のコストを追跡して、その予算を順守しているかどうかを確認してください。 予算を立てたら、それを管理する方法を知らなければならないからです。

転写:

今日は、プロジェクト予算の作成方法について説明します。 それでは、7 つの専門的なヒントを共有したいと思います。

しかし、まず第一に、プロジェクトの予算が何であるかを明確にしましょう。 特定の期間中にプロジェクトを完了し、特定の結果を得るために予測される総コストです。

いくつかのコンポーネントが含まれていることを確認したいと思います。

まず、プロジェクトに直接関連する直接費と間接費を含めます。

また、固定費と変動費、人件費、資材、旅費も含めたいと考えています。

含める必要がある旅行関連の費用、必要な機器、スペース、リースまたはライセンス費用が含まれる場合があります。

また、他にも費用がかかる場合がありますが、これらはほんの一部です。

とにかくプロジェクトの予算を作成する必要があるのはなぜですか? 予算と実際のコストを追跡するのに役立つからです。

これにより、最終的に、または途中で、私たちがどのように行っているかを知ることができる分散が得られます.

それでは、専門家のヒントについて話しましょう。 まず、履歴データが存在する場合はそれを使用します。 同様のプロジェクトがある場合は、データを比較できるように履歴データを使用すると、ゼロから始める必要がなくなります。

また、学んだ教訓を参照してください。 同じレッスンを繰り返さないようにしたいのです。 それを取得して、このプロジェクトに含めることもできます。

専門家を活用します。これには、チーム メンバーも含まれます。 したがって、同様のプロジェクトを行ったことがある可能性のあるチームは、利害関係者だけでなく、情報を提供できます。

次に、精度を確認します。 プロジェクト予算を作成したら、データが正確であることを確認するために、情報を入力して人々に見てもらいたいと思うでしょう。

また、ベースライン。 プロジェクトの予算を確定したら、ベースラインが必要です。それは、プロジェクト全体で差異を測定するために使用するものです。 私にとっての再ベースラインは、失敗したプロジェクトと成功したプロジェクトの間の鍵の 1 つです。 予算に変更があり、変更管理委員会がそれらを承認した場合、その予算のベースラインを変更することができます。

また、予算をリアルタイムで更新したいと考えています。 変更がある場合は、定期的に一貫して行われていることを確認して、正しい数値に対して追跡していることを確認してください。

また、少しでも逸脱すると問題が悪化するだけなので、できるだけ早く元の状態に戻してください。

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