Einfach professionell machen: Best Practices für E-Mail-Signaturen

Wie Steve Jobs sagte: „Details sind wichtig“, und in E-Mails ist dies mehr als wahr. Der Eindruck, den Sie auf Ihre Abonnenten hinterlassen, kann und wird ihre Meinung zu Ihrem Unternehmen sowie ihre Kaufentscheidungen beeinflussen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihre E-Mails Elemente enthalten, die nicht nur Ihre Marke repräsentieren, sondern auch für Ihre Abonnenten einprägsam klingen. In diesem Artikel gehen wir auf einige der Best Practices für E-Mail-Signaturen ein – ein Detail, das Ihr Image beeinflussen kann.

Der Aufbau einer E-Mail-Signatur

Eine E-Mail-Signatur ist ein Inhaltsblock in der Fußzeile einer E-Mail, der Text und Bilder enthalten kann. Ähnlich einer Visitenkarte dient eine E-Mail-Signatur sowohl als Informationsquelle für einen Benutzer als auch als Darstellung eines Unternehmens oder einer Person. Eine E-Mail-Signatur kann verschiedene Vibes ausstrahlen – von seriös und geschäftlich bis hin zu lustig und freundlich – alles hängt vom Inhalt und Design der Signatur ab.

Es gibt keine strengen Regeln für die Elemente einer E-Mail-Signatur, aber wir empfehlen, hinzuzufügen

• Name und Familienname;
• Position in der Firma;
• Name der Firma;
• Kontaktdetails;
• Foto einer Person.

Diese Informationen sind hilfreich, um den persönlichen Kontakt herzustellen und Ihrem Publikum näher zu kommen, insbesondere wenn Sie ein hochwertiges Foto des Unternehmensvertreters verwenden. Laut Instagram-Recherchen erhalten Fotos mit Gesichtern 38 % mehr Likes und 32 % mehr Kommentare als alle anderen Bilder.

Best Practices für E-Mail-Signaturen

Um Ihnen einige gute Möglichkeiten aufzuzeigen, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur einprägsamer und passender für die Darstellung Ihres Unternehmens gestalten können, haben wir uns einige professionelle E-Mail-Signatur-Beispiele verschiedener Marken angesehen. Wir haben mehrere Best Practices für E-Mail-Signaturen in Bezug auf Strategie, Inhalt und Design der Signatur gefunden. Sehen Sie sich die folgenden Informationen an und erfahren Sie mehr über Best Practices für E-Mail-Signaturen.

Komm auf den Punkt

Die gängigste Methode zum Erstellen einer E-Mail-Signatur besteht darin, Ihren Namen, Ihre Position, Ihren Firmennamen und möglicherweise ein Foto anzugeben. Es ist neutral und klar genug, damit Sie auf Nummer sicher gehen und professionell aussehen können.

Professionelle E-Mail-Signatur-Beispiele, die diese Option veranschaulichen, sind in ihrem Inhalt und ihrem Erscheinungsbild einfach und minimalistisch. LinkedIn Premium-Vertreter verwenden beispielsweise ihr Foto und nur ihren Vornamen, um Formalitäten zu vermeiden und freundlich und zugänglich zu wirken. Wenn Sie jedoch ihrem Beispiel folgen möchten, stellen Sie einfach sicher, dass die Personen auf den Fotos, die Sie für Ihre E-Mail-Signatur auswählen, lächeln und so aussehen, als wären sie für Gespräche offen.

In der Zwischenzeit fügen die Bring-Vertreter eine kleine persönliche Nachricht in ihre E-Mail-Signaturen ein, die auf dem Thema der E-Mail basiert. In der folgenden E-Mail wurden beispielsweise die neuen Funktionen ihres Produkts vorgestellt, daher war es für den Data Scientist relevant, die Benutzer um Feedback zu bitten.

Verwenden Sie persönliche Signaturen und fügen Sie Social-Media-Symbole hinzu

Sie müssen keine Bilder verwenden, wenn Sie sie einfach durch die tatsächlichen Unterschriften Ihrer Teammitglieder ersetzen können. Eine Best Practice für E-Mail-Signaturen von Yes Marketing beweist, dass eine E-Mail-Signatur, die einen Namen, eine Berufsbezeichnung und eine echte Signatur der Person enthält, minimalistisch und elegant aussieht.

Im Vergleich zu den vorherigen Beispielen für professionelle E-Mail-Signaturen finden Sie hier jedoch auch die Links zu den offiziellen Social-Media-Konten von Yes Marketing. Sie werden normalerweise mit den entsprechenden Symbolen in neutralen Schattierungen wie Grau, Weiß oder Schwarz angezeigt. Wenn es um Social-Media-Links geht, empfehlen wir Ihnen, zuerst Ihre Social-Media-Seiten regelmäßig zu aktualisieren, damit die Leute nicht einfach über einen „eingefrorenen“ Account stolpern.

Sei ein Teamspieler

Eine weitere Best Practice für E-Mail-Signaturen ist das Ausprobieren einer Firmensignatur, bei der Sie sich als Team oder als Unternehmen vorstellen und wie gewohnt Kontaktdaten angeben. Dies ist eine gute Option für diejenigen, die noch nicht bereit sind, einzelne Mitarbeiter zu vertreten.

Sehen Sie sich ein weiteres Beispiel von VSCO an. Das Unternehmen platzierte nicht nur sein Logo und Social-Media-Links in seiner Signatur, sondern fügte auch eine kurze Beschreibung hinzu, die als Repräsentation seiner Mission dient. Es sieht ordentlich aus und lenkt die Benutzer nicht vom Hauptinhalt einer E-Mail ab.

Ein gutes Beispiel für Teamplayer und einige frühere Praktiken ist diese E-Mail von HelpScout. Das Unternehmen hat am Ende der E-Mail eine handschriftliche Unterschrift hinzugefügt, die es persönlicher aussehen lässt.

Kommen Sie Ihrem Publikum näher

Um die Loyalität zu erhöhen und starke Beziehungen zu Ihrem Publikum aufzubauen, sprechen Sie mit ihm wie mit Ihrem Freund, seien Sie offen und freundlich. Haben Sie keine Angst, Ihr Gesicht zu zeigen.

Adidas zeigt uns eine großartige Signatur, die einen ihrer Redakteure menschlich macht. Ihr Redakteur ihres GamePlan-A-Digests, dessen Foto-Abonnenten auch in der Signatur sehen können, begrüßt ihre Community, gibt ein kleines Intro und bittet die Nutzer, über die in der E-Mail vorgestellten Themen nachzudenken. Diese Option hilft dem Unternehmen, Menschen zu gewinnen und zu binden. Trotz viel Text ist die Signatur durch den klugen Einsatz der Typografie lesbar.

Sie können auch eine E-Mail-Signatur verwenden, um Ihrem Publikum für sein Interesse an Ihren Produkten und Inhalten zu danken. Zum Beispiel drücken die Tentree-Mitbegründer Kalen und David ihre Dankbarkeit aus und konzentrieren sich auf die Mission der Marke, den Planeten zu retten, indem sie Social-Media-Links und alle notwendigen Kontaktdaten bereitstellen. Die minimalistischen Trennwände machen das Gesamtbild zu einem charakteristischen Licht und zarten.

Wenn Humor Ihr Ding ist, warum nicht ihn nutzen und die Stimmung Ihrer Abonnenten heben? Die Unterwäschemarke MeUndies verwendete Humor in einer ihrer E-Mails, indem sie einen kleinen Witz und Social-Media-Symbole in ihrer Signatur platzierte – einfach, aber einprägsam.

Manchmal haben Digest-E-Mails von Bloggern tatsächlich zwei Signaturen. Der Blogger kann die erste Signatur verwenden, um sich vorzustellen, während er eine kurze Beschreibung der Neuerungen und der Erwartungen an seine E-Mail gibt, dann den Hauptinhalt bereitstellt und mit einer weiteren Signatur abschließt.

Lisa Bryan, eine Gründerin der Downshiftology-Website und des YouTube-Kanals, verschickt regelmäßig E-Mails mit gesunden Rezepten. Zuerst stellt sie sich vor und schreibt ein kurzes Intro.

Nach den Rezepten stellt sie Links zu ihren sozialen Medien bereit und fügt am Ende der E-Mail ein Logo und Kontaktdaten hinzu.

Neugier wecken

Eine weitere bewährte Methode für E-Mail-Signaturen besteht darin, die Empfänger zu motivieren, Ihre E-Mail bis zum Ende durchzublättern – und so ihre Neugier zu wecken. Zum Beispiel fügt TheMuse einen Karrierecoach-Tipp des Tages in seine Signatur ein, und das ist jedes Mal anders. Beachten Sie, dass dieses Beispiel eines der wenigen ist, bei dem die Farbe verwendet wird.

Seien Sie mobilfreundlich

Die mobile Natur von Mobilgeräten ermöglicht es Benutzern, immer online zu sein und ihre Posteingänge häufiger zu überprüfen.

Laut Adobe verwenden 81 % der Benutzer regelmäßig ein Mobiltelefon, um ihre E-Mails abzurufen, und 74 % der Desktop-Benutzer rufen ihre E-Mails über ihren Computer ab. Ihre E-Mails müssen auf jedem Gerät gut aussehen. Hier empfehlen wir Ihnen, responsive Vorlagen zu verwenden. Stellen Sie immer sicher, dass Ihre Signatur nicht mit Bildern oder einem komplizierten Design überladen ist, Faktoren, die sie auf Mobilgeräten möglicherweise zu lang machen.

In der Signatur von Instapage-E-Mails finden Sie keine lange Signatur. Stattdessen können Sie den Namen, die Position, das Foto und die Social-Media-Symbole des Mitarbeiters sehen. Der Name ist fett geschrieben und ist somit das Erste, was Sie nach dem Foto sehen.

Wählen Sie ein Design passend zu Ihrer Marke

Auch wenn wir im Allgemeinen davon abraten, zu viele Schriftarten und Farben in Ihrer Signatur zu verwenden, aus Angst, dass sie dadurch zu ablenkend oder chaotisch werden könnten. Denken Sie daran, dass Ihre Signatur immer den Stil- und Markenrichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen sollte.

Hier ist eine minimalistische und klassische Signatur von Davy's Wine Merchants. Es präsentiert ein Logo, das bereits viele Details und Kurven enthält, sodass keine zusätzlichen Dekorationen im Text erforderlich sind.

Lily's Kitchen verfolgte einen anderen Ansatz und machte eine bannerähnliche Unterschrift. Es enthält ihr Logo, Social-Media-Symbole, eine Telefonnummer sowie nützliche Links zu ihren Filialen und Anweisungen zur Auswahl von Tiernahrung. Es werden vier Hauptfarben verwendet, die jedoch alle neutral sind und genau richtig zusammenpassen.

So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur mit SendPulse

Mit SendPulse können Sie ganz einfach eine E-Mail-Signatur von Grund auf neu erstellen. Gehen Sie einfach zum "Drag and Drop Email Builder", klicken Sie auf "Neuen Abschnitt hinzufügen" und wählen Sie das Layout aus, das Sie verwenden möchten. Sie können so viele Informationen hinzufügen, wie Sie möchten ― basierend auf Ihren Zielen. Ziehen Sie dann den Inhalt, den Sie in jedem Teil der Signatur sehen möchten.

Fügen Sie anschließend Bilder, Kontaktdaten, Symbole für soziale Medien und alle anderen Informationen hinzu, die Ihre Benutzer sehen sollen. Die Signatur reagiert reaktionsschnell und passt sich an Desktop-, Mobil- und Tablet-Benutzer an.

Jetzt bist du dran

Eine E-Mail-Signatur kann beeinflussen, wie Nutzer Ihre Marke wahrnehmen, wie lange sie sich an Sie erinnern und ob sie sich in Sie verlieben. Vernachlässigen Sie dieses kleine, aber wichtige Detail also nie. Befolgen Sie diese Best Practices für E-Mail-Signaturen, um das Beste für Ihre Marke daraus zu machen:

1. Strategie . Geben Sie Ihrer Unterschrift einen Zweck, einschließlich aller Informationen, die Ihr Publikum braucht, und versuchen Sie, etwas Lustiges und Interessantes hinzuzufügen, damit sich die Leute an Sie erinnern.
2. Kopieren . Stellen Sie sicher, dass Sie professionell, aber freundlich klingen, damit die Benutzer das Gefühl haben, dass sie Sie jederzeit kontaktieren und Feedback geben können, das gehört wird. Überladen Sie Ihre Unterschrift jedoch nicht mit inspirierenden Zitaten und anderen irrelevanten Informationen, die möglicherweise „käsig“ aussehen.
3. Gestaltung . Mischen Sie nicht zu viele Farben und Schriftarten, heben Sie die wichtigsten Informationen hervor, probieren Sie bannerartige Signaturen aus und schenken Sie Ihrem Publikum mit positiven Fotos ein Lächeln.

Verwenden Sie den SendPulse Drag and Drop Builder, um Ihre professionelle E-Mail-Signatur schnell und einfach zu erstellen.